Использование проездных билетов в командировке можно подтвердить любыми документами

ФНС сообщила, как подтвердить срок нахождения в командировке в случае отсутствия проездных документов

Если поездка в командировку совершена на автомобиле сторонней автотранспортной компании без оформления проездных билетов, то срок нахождения в командировке можно определить по служебной записке и по документам, подтверждающим маршрут следования транспорта. В случае отсутствия проездных документов срок пребывания работника в командировке подтвердит служебная записка и (или) иной документ от принимающей стороны, подтверждающий фактический срок пребывания сотрудника в командировке. Об этом проинформировала ФНС России в письме от 24.11.15 № СД-4-3/20427.

Чиновники ссылаются на Положения об особенностях направления работников в служебную командировку (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положения).

В пункте 7 Положений сказано: фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Если проездные документы по каким-то причинам отсутствуют, фактический срок пребывания работника в командировке подтверждают документы по найму жилого помещения. При отсутствии таковых работник представляет служебную записку и (или) иной документ от принимающей стороны, подтверждающий фактический срок пребывания сотрудника в командировке (см. также письмо Роструда от 19.10.15 № 2450-6-1).

Если поездка совершена на служебном, личном транспорте или на автомобиле третьих лиц (по доверенности), то работник должен приложить к служебной записке путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Авторы комментируемого письма признают, что Положения о командировках охватывают не все возможные варианты проезда работника в командировку. В частности, в этом документе не оговорено, как определить время пребывания сотрудника в месте командирования, если поездка совершена на машине сторонней автотранспортной компании (на основании соответствующего договора), при которой не выдаются билеты. Какими документами можно подтвердить фактический срок пребывания сотрудника в командировке?

В Федеральной налоговой службе считают, что для любых ситуаций, при которых проезд не обязан сопровождаться оформлением проездных документов, следует руководствоваться положениями абзаца второго пункта 7 Положения о командировках. То есть срок нахождения работника в командировке может быть определен по служебной записке и по документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листам, маршрутным листам, счетам, квитанциям, кассовым чекам и иным документам, подтверждающим маршрут следования транспорта). При этом указанный в служебной записке работника срок не должен выходить за рамки срока, зафиксированного в соответствующем решении руководителя о направлении работника в командировку.

Как подтвердить срок нахождения в командировке, если перевозчик не оформляет билет

В письме от 24.11.15 № СД-4-3/20427 ФНС рассказала, как документально подтвердить фактический срок пребывания работника в месте командирования при использовании автотранспорта сторонней организации на основании договора перевозки.

Ранее фактический срок пребывания работника в месте командирования определялся по отметкам в командировочном удостоверении о дате выезда (приезда) в место командирования. Однако постановлением правительства от 29.12.2014 № 1595 отменены командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе в командировке.

С 8 августа 2015 года вступило в силу постановление правительства от 29.27.2015 № 771, которым предусмотрены варианты подтверждения срока пребывания работника в месте командирования в зависимости от способа проезда.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. Также предусмотрен способ подтверждения данного срока в случае проезда на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности).

При таком способе проезда фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

Кроме того, положением о командировках (постановление 749 в новой редакции) учтены ситуации, когда у налогоплательщика по каким-то причинам отсутствуют проездные документы, на основании которых работник пользовался услугами транспортной компании.

Но все же оно охватывает не все возможные варианты проезда, например – транспортом лица, оказывающего автотранспортные услуги, на основании договора, при котором не оформляются проездные документы (билеты).

По мнению ФНС, норма положения, предусматривающая проезд на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), может применяться также для любых иных ситуаций, при которых проезд не обязан сопровождаться оформлением проездных документов.

ФНС полагает, что при направлении работника в командировку транспортом лица, оказывающего автотранспортные услуги без оформления билетов на основании договора срок нахождения в командировке может быть определен по служебной записке работника и документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. При этом должно соблюдаться условие, что указанный в служебной записке срок не выходит за рамки срока, указанного в решении руководителя о направлении работника в командировку.

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить

Какими документами подтвердить авансовый отчет по командировке

По роду профессиональной деятельности каждый пятый работник уезжает в командировки, которые оплачиваются работодателем и учитываются в бухгалтерском учете на основании документов. Ниже даны ответы на важные вопросы: какие затраты возмещаются работодателем, какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов, как оплатить суточные без документов.

1. Типы командировочных расходов

2. Как правильно отразить порядок

3. Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов:

3.1. как подтвердить расходы на проезд в командировку

3.2.документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья

3.3. какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

3.4. каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника

3.5. зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета

4. Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов.

В России организация командировок регламентируется ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (от 13.10.2008 г. №749).

Различают следующие типы командировочных расходов:

• на проезд – платежи за общественный транспорт, плата за проездной билет и выдачу в поезде постельного белья;
• на бронирование и аренду жилья в месте командировки или остановки;
• личные затраты (суточные) – на еду и персональные потребности работника;
• иные затраты на телефон, интернет, банковские и другие услуги.

При командировке за границу работодатель также оплачивает:

• госпошлину при оформлении загранпаспорта или визы;
• консульские и аэродромные сборы;
• сборы за въезд или перевозку автомобиля;
• оплата медицинского страхования;
• прочие необходимые платежи.

Как правильно отразить порядок командировок

Процедура и суммы возврата командировочных расходов регламентируются нормативными актами фирмы (ст. 168 ТК РФ). Работодатель указывает здесь точную сумму выплат, правила исчисления и подтверждение командировочных расходов, обосновывающие документы, перечисляются затраты, подлежащих возмещению.

Важно отметить, что не все подряд затраты обоснованы. Следовательно, в список командировочных затрат лучше не вписывать:

• оплата сервиса в барах и ресторанах;
• платежи за услуги зала официальных лиц и делегаций в аэропортах;
• затраты на пользование услуг сторонних организаций.

Так подобные расходы не снижают сумму доходов при расчете налоговой базы налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов

После приезда из командировки специалист обязан за три рабочих дня сдать авансовый отчет по стандартной форме, указав здесь затраты за период отъезда, и документы для оплаты командировочных расходов.

В зависимости от вида затрат на служебную поездку сотрудник предоставляет документальное доказательство. Как подтвердить расходы на проезд в командировку:

1. При выезде на транспорте общего пользования (самолет, поезд), на автобусе, троллейбусе, легковом либо грузовом автомобиле, речном и морском судне предоставляется билет; багажная квитанция при сдаче вещей, посадочный талон, купон или распечатка электронного билета;

1. Служебную поездку на собственном или служебном автомобиле подтвердит путевой лист, маршрутный лист (при не указании в путевом листе места следования), кассовые документы (чек, счет, квитанция, служебная записка;

1. При проезде на такси сдается кассовый чек, квитанция, заказ-наряд;

1. При поездке на транспорте организации, которая оказывает услуги по договору: договор об оказании транспортных услуг, акт приема передачи, счет- фактура и платежное поручение.

При покупке электронного билета на железнодорожный транспорт сотрудник предъявляет для отчета контрольный купон, а электронного билета на самолет – маршрутную квитанцию авиабилета и посадочный талон. Оплата покупки билета банковской картой не требует подтверждения выпиской банка.

Документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья подразделяются от сдачи в аренду номера в гостинице или квартиры. Так аренду гостиницы специалист подтвердит, приложив к отчету квитанцию, чек, счет, талон либо договор об оказании услуг по аренде номера. Важно, чтоб в документе были указаны данные арендодателя, работника, сроках и цене сдачи.

В случае, пребывания в период отъезда на съемном жилье, работник предоставляет договор найма либо аренды квартиры, доказав оплату распиской арендодателя.

Какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

Суточные затраты – это персональные расходы работника (например, питание). Но когда командировка один день, то суточные не начисляются. Суммы к уплате суточных при служебной поездке по России – 700 рублей, при зарубежной – 2500 рублей (п.3ст.217 НК РФ). Если потрачена сумма больше лимита, то разница облагается НДФЛ.

Каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника. Подтверждением иных затрат в командировке послужат чеки, квитанции или счета об уплате телефона, интернета, банковских, курьерских или почтовых услуг.

Зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета. Подобные поездки подтверждаются теми же платежными документами, что и по России. Так как для заграничной командировки требуется заграничный паспорт, то при его оформлении сотрудником, работодатель возмещает оплату госпошлины. Также расходы в поездке за рубеж подтверждают выписки банка по конвертации валюты. При оплате затрат по обмену бухгалтерия фирмы учитывает курс валюты на момент снятия наличных.

Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов

При отсутствии документальных доказательств бухгалтерия не зачислит командировочные к общим расходам для исчисления налога на прибыль. Но установить период командировки, можно приложив счет гостиницы, с указанием количества дней пребывания. Либо сотрудником составляется служебка для подтверждения командировки при утере билета.

Подводя итоги, важно отметить, что документы, подтверждающие командировочные расходы и правила их оформления указаны в нормативной документации фирмы. В период трех рабочих дней по приезду работник сдает подтверждающие документы для авансового отчета по командировке, помимо суточных. Все доказанные затраты подлежат возмещению за счет средств организации.

Какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник

Сотрудник вернулся из командировки, потерял посадочные талоны. Электронные билеты в наличии есть. Билеты приобретались по безналу через агентство. Как учесть расходы на проезд? Какой документ мы должны дополнительно запросить у сотрудника?

По вопросу отражения в бухучете

Расходы на проезд отразите проводкой:

Дебет 76 (60) Кредит 51– оплачены проездные билеты для сотрудника, направленного в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку спишите так:

Дебет 26 (20, 25, 44. ) Кредит 76 (60)– списаны расходы на командировку.

В бухучете понесенные расходы подтверждают первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями части 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

По вопросу налогообложения

Расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, включите в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно. Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который: оформлен в соответствии с требованиями законодательства России или обычаями делового оборота государства, где они были произведены; косвенно подтверждает произведенные расходы.

При приобретении электронного билета необходимо подтвердить: оплату билета; факт поездки.

Оплату билета может подтвердить один из следующих документов: подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета; другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

При этом к документам, оформленным на бланках строгой отчетности и подтверждающим покупку билета, относятся: маршрут/квитанция, которая является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд авиатранспортом; контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), который является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд железнодорожным транспортом; квитанция электронного многоцелевого документа, которая является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд всеми видами пассажирского транспорта.

Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.

Следует отметить, что при наличии документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку, достаточно иметь один из двух документов, подтверждающих поездку: только распечатку электронного билета или только посадочный талон.

Если распечатки посадочного талона были утеряны сотрудником, расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной агентством и заверенной его печатью. В ней должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (Ф.И.О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.). Такой порядок установлен в письмах Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61, от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50, от 21 сентября 2011 г. № 03-03-07/33, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168.

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

1.Какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме

В бухучете понесенные расходы подтверждают первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно. Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который:*

• оформлен в соответствии с требованиями законодательства России или обычаями делового оборота государства, где они были произведены;
• косвенно подтверждает произведенные расходы.

Это следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

При приобретении электронного билета необходимо подтвердить:*

Оплату билета может подтвердить один из следующих документов:*

• чек контрольно-кассовой техники;
• слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
• подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
• другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

При этом к документам, оформленным на бланках строгой отчетности и подтверждающим покупку билета, относятся:*

• маршрут/квитанция, которая является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд авиатранспортом (п. 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134);
• контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), который является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд железнодорожным транспортом (п. 2 приказа Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322, письмо Минфина России от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/719);
• квитанция электронного многоцелевого документа, которая является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд всеми видами пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса России от 18 мая 2010 г. № 116).

Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.

Следует отметить, что при наличии документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку, достаточно иметь один из двух документов, подтверждающих поездку: только распечатку электронного билета или только посадочный талон. Такой вывод следует из писем Минфина России от 6 марта 2012 г. № 03-04-06/3-57, от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384, от 21 августа 2008 г. № 03-03-06/1/476 и от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649.*

Косвенным подтверждением расходов, связанных с проездом в командировку, при налогообложении прибыли может служить одновременное наличие:

• документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку (например, приказ руководителя);
• документов, которые подтверждают пребывание сотрудника в командировке (например, счета гостиниц, счета-фактуры, квитанции к приходному кассовому ордеру, кассовые чеки, акты).

При этом в распечатке электронного билета (посадочном талоне) должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд сотрудника в командировку (в частности, инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, маршрут, стоимость билета, дата полета или проезда, номер посадочного места). При необходимости может быть указана и другая информация (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50).

Если распечатки электронного билета и (или) посадочного талона нет (например, были утеряны сотрудником), расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком (его представителем) и заверенной его печатью. В ней должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (Ф.И.О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.). Такой порядок установлен в письмах Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61, от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50, от 21 сентября 2011 г. № 03-03-07/33, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168*.

Если электронный билет (архивная справка) составлен на иностранном языке, для подтверждения расходов к нему должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык. При этом в отношении электронного авиабилета необходимо учитывать следующее. Основные реквизиты авиабилета (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) указаны кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора. Перечень кодификаторов приведен на официальном сайте Минтранса России в рубрике «Авиация» (Документы/Минтранс/Авиация). Если в электронном авиабилете значения, обозначенные на иностранном языке, совпадают с наименованием реквизитов, приведенных в соответствующих кодификаторах, то в целях признания расходов дополнительного перевода на русский язык не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983, от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656. В противном случае (при несоответствии реквизитов электронного авиабилета кодификаторам) для подтверждения расходов должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык.

Внимание: для целей вычета НДС по электронным билетам наличие маршрут/квитанции (контрольного купона электронного проездного документа, квитанции электронного многоцелевого документа), оформленной на утвержденном бланке строгой отчетности (с выделенной суммой налога), является обязательным (п. 1 и 7 ст. 172 НК РФ).

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль

Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, включите в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)*

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

3.Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику

При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов, сервисных сборов и т. д.) в бухучете сделайте проводку:

Дебет 76 (60) Кредит 51
– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты, сервисный сбор на билет и т. д. для сотрудника, направленного в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку спишите так:

Дебет 26 (20, 25, 44. ) Кредит 76 (60)
– списаны расходы на командировку.*

Собираем документы, подтверждающие проезд по электронному билету

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Любая командировка связана с расходами. В соответствии с трудовым законодательством затраты работника на командировку должны быть компенсированы. В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника. Совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках. Так, для руководства компании может быть установлен повышенный размер компенсации командировочных расходов, а для рядовых сотрудников лимиты расходования денег в командировке могут быть более скромным (подробнее об этом см., «Различным категориям работникам можно установить разный размер суточных»).

Командировочные расходы должны быть документально подтверждены

К авансовому отчету о служебной поездке работник должен приложить все документы, подтверждающие расходы на командировку. В том числе, нужно документально подтвердить расходы на проезд.
В случае покупки электронного билета на самолет или поезд следует подтвердить факт оплаты билета и факт поездки. Для этого работник должен предоставить в организацию (письмо Минфина России от 09.01.2017 №03-03-06/1/80056):

• чек ККТ или иной документ, подтверждающий оплату поездки (слип, чек терминала, банковская выписка, подтверждающая покупку билета и т.д.);
• маршрут/квитанция электронного билета, если сотрудник использует для поездки самолет (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11 2006 №134);
• контрольный купон электронного билета, если сотрудник едет поездом (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 №322);
• квитанция электронного многоцелевого документа, если для командировки использован иной вид транспорта, например, автобус (п. 2 приказа Минтранса России от 18.05.2010 №116);
• посадочный талон;
• распечатанный электронный билет.

В электронном билете и посадочном талоне должна быть указана следующая информация (письмо Минфина России от 06.06.2017 №03-03-06/1/35214):

• ФИО командированного работника;
• номер рейса;
• маршрут;
• стоимость билета;
• дата отправления;
• время окончания посадки;
• номер посадочного места;
• штамп о досмотре.

Если электронный билет составлен на иностранном языке, то его основные реквизиты нужно обязательно перевести на русский, приложив к электронному билету сделанный перевод (письмо ФНС России от 07.06.2011 №ЕД-4-3/8983).

На практике может возникнуть ситуация, когда командированный работник потерял посадочный талон или не предоставил иные документы, подтверждающие расходы на проезд.
В этом случае расходы на проезд в командировку можно не возмещать вовсе или же возместить, но в минимальном размере. Причем второй вариант является более предпочтительным с точки зрения минимизации рисков возникновения трудового спора с командированным сотрудником.

Конкретный порядок возмещения расходов на проезд в командировку, если, например, потерян посадочный талон, нужно прописать в Положении о командировке или ином локальном акте организации, регулирующем данную сферу («Составляем положение о командировках: образец 2017»).

Часто бывает, что сотрудником утерян посадочный талон. Именно этот документ подтверждает факт поездки сотрудника, если он добирался до места назначения на самолете. В случае утери посадочного талона или контрольного купона при поездке на поезде расходы сотрудника подтвердит справка перевозчика. Справка авиаперевозчика должна содержать (письмо Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296):

• ФИО работника;
• маршрут следования;
• номер рейса;
• номер посадочного места в самолете;
• стоимость билета;
• дату полета.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Подтверждаем командировку в отсутствие командировочного удостоверения

• Россол Сергей | корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»

С огласно новой редакции Положения об особенностях направления работников в служебные командировки 1 командировочное удостоверение и служебное задание при направлении работника в командировку оформлять не требуется. Каким образом теперь необходимо оформлять командировки и стоит ли торопиться отказываться от «старой формы» командировочных удостоверений, мы и обсудим в данной статье.

Действующее законодательство определяет командировку как выполнение работником служебного задания вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом согласно п. 3 Положения о командировках под местом постоянной работы следует понимать место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором (командирующая организация). Такой узкий подход к дефиниции привел законодателя к необходимости дополнительно оговорить, что поездка работника, направляемого в командировку в обособленное подразделение, находящееся вне места постоянной работы, также признается ­командировкой (там же).

Соответственно, командировкой не признаются поездки сотрудников, чья работа изначально носит разъездной характер (торговые представители), и тех, чья работа осуществляется в пути (проводники и стюардессы). Кроме них, в этот список, на наш взгляд, необходимо включить дистанционных работников. Они трудятся вне места нахождения организации и не имеют рабочего места, а значит, и выезжать им с ­формальной точки зрения неоткуда.

Выделим два изменения, внесенных в Положение о командировках, о которых должны знать кадровики. Во-первых, фактический срок командировки определяется по проездным документам (п. 7 Положения).

Во-вторых, термин «распоряжение работодателя» сменился термином «решение работодателя», оставив неизменным остальные составляющие понятия командировки (п. 3 Положение о командировках). Причин для второго уточнения пока не видно. Возможно, данное «косметическое» уточнение предугадывает последующие законодательные новеллы, например, расширение полномочий профсоюзов или подготовку к введению в ТК РФ требования о согласии работника для направления его в командировку. А возможно, либеральным разработчикам поправок не понравилась жесткость формулировки.

Впрочем, такое изменение во всех случаях представляется довольно удивительным, особенно с учетом того, что ст. 166 ТК РФ по-прежнему оперирует понятием «распоряжение работодателя». Более того, именно термин «распоряжение» в настоящий момент, по нашему мнению, является правильным. Ведь распоряжение – это реализация управомоченного лица своего права и одновременно акт (документ, устное распоряжение), направленный вовне и требующий однозначной реакции от других лиц. А решение – это явление во внешний мир внутренней воли, реализация которой требует последующих действий либо лица, изъявившего волю (издание распоряжения, приказа, устное волеизъявление), либо третьих лиц, которых такое решение касается. В целом данная правка, на наш взгляд, не несет смысловой нагрузки, незначительным образом смещая акценты.

Командировка всегда влечет дополнительные затраты (билет, оплата жилья, расходы на питание и т.п.). Поскольку заинтересован в командировке работодатель, логичным является и то, что такие расходы несет именно он. Работник же обеспечивается гарантиями на время командировки (сохранение рабочего места, выплата суточных и пр.). В соответствии с абз. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную ­командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Необходимо учитывать, что поскольку командировка для работодателя – это факт хозяйственной жизни, то и правила приема расходов по ней четко регламентированы. Более того, ранее расходы еще и строго нормировали. Например, в п. 6 утратившего силу постановления Сов­мина СССР от 17.01.1980 № 46 «О служебных командировках в пределах СССР» было указано, что командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения на основании оплаченных счетов, но не свыше 4 рублей в сутки – при командировании в Москву, ­Ленинград и столицы союзных республик.

Чтобы понять, что документирование данной процедуры всегда было довольно сложным и требовало определенной кропотливости в подборе документов как от работника, так и от организации, достаточно обратиться к письму ФНС РФ от 25.11.2009 № МН-22-3/890 «О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение)». Из него следует, что первичным документом, содержащим информацию о хозяйственных операциях, является авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие фактически понесенные работником в процессе командировки расходы.

При этом, как отмечалось в письме, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебное задание для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными.

Как мы отметили, авансовый отчет подтверждал осуществление командировки как факт хозяйственной жизни в налоговом учете. Однако он сам мог быть отклонен полностью или в части при отсутствии ­надлежащих оправдательных документов. Напомним, ранее к ним ­относились:

• командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
• документы о найме жилого помещения (договор найма, расписки об оплате, кассовые чеки и т.п.);
• документы о фактических расходах по проезду (билеты, страховки на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, ­квитанции об оплате услуг по оформлению проездных документов и т.п.);
• документы об иных расходах, связанных с командировкой (например, товарные и кассовые чеки на представительские расходы).

Форма командировочного удостоверения позволяла использовать его для получения достаточно большого объема информации. Если рассмотреть его более внимательно, то по сути, это был универсальный ­документ, позволяющий установить:

1. куда был командирован работник (организация или местность);
2. с какой целью;
3. на сколько дней он был направлен в командировку;
4. когда фактически выбыл из места нахождения организации, когда прибыл по месту командировки;
5. взаимодействовал ли сотрудник с лицами, к которым он был командирован.

Таким образом, командировочное удостоверение позволяло установить целый ряд фактов – начиная с самой командировки (была ли она фактически) и заканчивая датами нахождения работника по месту командировки. Кроме всего прочего, данный документ с высокой степенью достоверности подтверждал еще один важный для организации момент: были ли действия работодателя направлены на достижение уставных ­целей, т.е. имеют ли они экономическую целесообразность для ­организации.

Кстати, отсутствие экономической целесообразности в последнее время становится одним из излюбленных аргументов налоговых органов при отказе в принятии к налоговому учету тех или иных расходов. Что скрывать, у руководства и бенефициаров компании всегда есть соблазн использовать деньги организации для собственных целей. Например, вместо поездки в отпуск оформить командировку и слетать в теплые края, не потратив на это ни гроша из собственного кармана.

Необходимость проставления в командировочном удостоверении печати организаций, в которых побывал командировочный, в качестве одной из своих целей имело именно борьбу с непроизводственным характером поездок. Поэтому вполне можно представить ситуацию, когда в отсутствие командировочного удостоверения проверяющий исключит из расходов компании деньги, потраченные генеральным директором на полет в Сочи, аргументировав это тем, что у компании в этом городе нет контрагентов.

Можно много спорить о законности целого ряда требований налоговой инспекции, однако нужно понимать, что возникновение конфликта с проверяющими возможно буквально на ровном месте. А практика показывает, что стоимость сопровождения спора может оказаться намного выше, чем те усилия, которые требовались, чтобы его избежать.

С командировками может получиться именно так. Необходимо достаточно четко понимать, что отмена одного из обязательных документов никоим образом не сказывается на требованиях, предъявляемых к авансовому отчету как документу налогового учета. Оправдательные документы к нему в любом случае необходимо прикладывать, причем ­подтверждать такими документами нужно те же факты, что и ранее.

Итак, как и ранее, при проведении проверки организации необходимо будет доказать проверяющим:

• сам факт командировки;
• срок командировки;
• наличие взаимосвязи между поездкой сотрудника и деятельностью компании (экономическую целесообразность поездки);
• осуществление работником действий, направленных на достижение цели командировки.

Безусловно, часть фактов, ранее подтверждавшихся командировочным удостоверением, можно подтвердить иными оправдательными документами. Поэтому в последней редакции Положения о командировках указывается, что фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Если же работник пользуется личным транспортом, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование автомобиля для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Факт поездки будет подтверждаться как наличием билетов, так и совокупностью иных оправдательных документов по прочим расходам (по проживанию, представительским и пр.).

При этом, на наш взгляд, возрастет значимость других документов, ранее носивших вспомогательный характер. Так, при определении взаимосвязи между поездкой и хозяйственной деятельностью компании основную роль теперь будет играть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Соответственно, при составлении такого документа можно рекомендовать включить в него указание на цель командировки, ссылку на служебное задание или непосредственно в тексте приказа прописать детализированное задание на командировку.

Сложнее обстоит дело с подтверждением факта исполнения работником полученного задания. С одной стороны, налоговым органам незачем контролировать, провел ли сотрудник переговоры, встретился ли с контрагентами, участвовал ли в проверке товара. Все это относится к области внутреннего контроля работодателя, поэтому отмена ­командировочного удостоверения выглядит достаточно логично.

С другой стороны, с точки зрения проверяющих, ситуация может представляться не столь однозначно. Можно обратить внимание на то, что разработаны порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (п. 8 Положения о командировках, приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы», далее – ­Порядок).

Данный ­Порядок, кроме всего прочего, устанавливает обязанность организаций вести журналы выбытия в командировку собственных работников и прибытия на предприятия работников других организаций. То есть имеет место перекрестный учет работников. Добавим к этому оригинальность мышления отдельных сотрудников налоговых инспекторов и в результате при проверках мы можем получить требования о предоставлении сведений из таких журналов от контрагентов организации. На первый взгляд, подобное предположение отдает паранойей, однако опыт 2008 и 1998 годов подсказывает, что в кризисные периоды российской истории скрупулезность и принципиальность в действиях налоговых органов могут находиться на грани здравого смысла. Кроме того, необходимо учитывать, что любое новшество, даже когда оно направлено на упрощение ситуации, требует определенного периода адаптации, в течение которого возможны ­разнообразные эксцессы.

Что можно рекомендовать в этой ситуации? На наш взгляд, не стоит торопиться и отказываться от командировочного удостоверения как такового. Данный документ нес определенную смысловую нагрузку, причем не только в отношениях, связанных с налоговым учетом; этот документ конкретизировал цель командировки и в определенной степени дисциплинировал работников. В ряде случаев он также позволял работодателю контролировать исполнение цели командировки сотрудником. Да, безусловно, для организаций, в которых командировка – это событие на грани форс-мажора, отказ от командировочных удостоверений означает, что одной бумажкой в бюрократическом документообороте стало меньше. Но, возможно, тем работодателям, для которых командировки являются нормой, стоит задуматься о сохранении обновленной версии командировочного удостоверения в своем арсенале, закрепив его форму и порядок использования в локальном ­нормативном акте.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение о командировках), утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, с изменениями, внесенными постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, вступившими в силу в январе этого года. Вернуться назад

Оцените статью: