Форма табеля учета рабочего времени

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

• Я — рабочий день,
• Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Трудовым Кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2019 год (ТУРВ), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени 2019 года.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определен порядок ее заполнения и применения. Предлагаем выбрать подходящий и скачать табель учета рабочего времени (бланк простой).

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время может отражаться в таблице учета двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый день работы.

В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Как заполнять календарь (табель) рабочего времени на 2019 год

При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее – Указания). При этом используются специальные обозначения. Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.

Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенный (К) или цифровой (06) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы.

Чтобы упростить процесс, вы можете подобрать и скачать программу «Табель учета рабочего времени» бесплатно. В них уже есть все формы, а расчет производится автоматически.

Табель учета рабочего времени скачать чистый бланк

Год документа: 2019

Вид документа: Табель, Форма, Бланк

Форматы для скачивания: DOC, EXCEL, PDF

Табель учета рабочего времени ‒ документ, использующийся с целью внесения информационных данных касательно проведенного времени на рабочем месте сотрудником компании. Основываясь на указанных сведениях, бухгалтер начисляет зарплату и выплаты. Такой документ должен быть в любой организации не зависимо от формы собственности. При его отсутствии предусматривается административная ответственность согласно действующему законодательству.

Бланк T-12‒T-14 может заполняться персонально работником, сотрудником, входящим в кадровый отдел, главным структурного подразделения или нанятым табельщиком. Он считается основным учетным документом и в зависимости от особенностей кадрового учета, может заводиться на лиц организации либо для каждого отдела вестись в индивидуальном порядке.

В документ вносятся данные организации, содержащие: полное название, код ОКПО, вид деятельности, правовой статус и структурный отдел на который распространяется табель. Затем в предусмотренное поле вписывается порядковый номер, отвечающий документообороту, и фиксируется отчетный период. Форма Т-13 используется, когда фиксация присутствия и отсутствия на рабочем месте сотрудника выполняется автоматически.

Чистый табель учета рабочего времени считается регулярным документом, поэтому каждый месяц составляется по-новому. Все экземпляры имеют определенный порядковый номер, который приравнивается к месяцу их создания. Данный вид документации разрешен для заполнения в письменной и электронной форме. После внесения нужных данных выполняется его подпись ответственными лицами.

• 
• 

Для чего требуется вести табель учета рабочего времени

Благодаря табелю учета кадровики и бухгалтера могут совершать:

• Подсчет времени наемного работника;
• Контроль над соблюдением графика в рабочий период;
• Начисление заработной платы на основании указанной информации.

Такой документ выдается каждому работнику вместе с трудовой книжкой при увольнении.

Трудовым законодательством РФ не регламентируется применение действующей формы табеля, но скачать в Excel готовый бланк будет намного проще и быстрее, чем самостоятельно его составлять. Форма Т-12 ведется вручную и состоит из 2-х разделов:

• Подсчет времени потраченного на работу;
• Расчет, связанный с выплатой з/п.

В документ заносятся отработанное и неотработанное время, которое отображается в часах и минутах. Он оформляется за месяц и должен содержать ведомости о штате работников. Готовый бланк подписывается главным лицом и специалистом кадрового отдела, после чего направляется к бухгалтеру.

Согласно правилам внесения данных в табель учета времени, формы 0504421 на период 2017 года информация относительно присутствия и отсутствия работника отображается в виде кодов. Предусматриваются обозначения с использованием букв и цифр:

• «Я», «01» — работа в дневную смену;
• «Р», «14» — отпуск в связи с беременностью, родами и усыновлением недавно рожденного ребенка;
• «ОЖ», «15» — отпуск для ухода за новорожденным малышом до момента исполнения им 3-х лет;
• «ОТ», «09» — главный отпуск, который оплачивается;
• «ОД», «10» — дополнительный отпуск, который оплачивается.

На нашем сайте вы сможете бесплатно загрузить чистый бланк табеля учета рабочего времени и прочих документов, которые востребованы в различных сферах деятельности. При необходимости есть возможность посмотреть пример правильного заполнения документации с учетом всех требований. Для поиска нужного файла воспользуйтесь поиском.

Каждая компания и предприниматель, выступающий работодателем, при использовании труда наемных работников должны учитывать их рабочее время. Законодательство предусматривает для этих целей применение специального бланка, который называется табель рабочего времени. Обязанность по его заполнению возлагается на ответственных должностных лиц.

ТК РФ устанавливает, что каждый работодатель независимо от форм собственности должен вести учет отработанного времени его работников. За отсутствие табелирования предусмотрено административное наказание как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников.

Табель — это бланк, который содержит информацию о рабочих днях по каждому сотруднику, а также не выходы на работу по уважительной или неуважительной причинам. Он может вестись двумя способами:

1. Все данные о присутствии или отсутствии сотрудников ведутся ежедневно.
2. Данные в табель вносятся в случае отклонения, т.е. при отсутствии, неявки, опоздания и т.д.

На основе сведений этого документа производится начисление зарплаты всему персоналу компании. Он позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины, а также норму продолжительности рабочей недели, длительность сверхурочной работы , выполнение обязанностей в выходные дни.

Законодательством установлена при пятидневной работе — 40-часовая продолжительность недели, при шестидневке — 36-часовая. При суммированном учете норма может нарушаться, главное требование при этом, чтобы она соответствовала определенному размеру за отчетный период, например, квартал.

Табелирование возлагается на определенного работника, которого контролирует руководитель его структурного подразделения. Записи в табеле делаются каждый день.

Согласно нормам закона хозяйствующий субъект вправе использовать бланк по форме Т-12 или форме Т-13, утвержденные Росстатом. Первый вариант используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Второй документ может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.

Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательный реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.

Заполнение табеля можно вести вручную или с использованием компьютера. В последнем случае все сведения вносятся в программу, а сам бланк распечатывается в конце месяца.

При этом используются специальные обозначения в табеле. Они бывают буквенные и цифровые. Например, работа сотрудника в пределах нормы отражается буквой Я или кодом 01. В документе проставляется сначала код, а потом продолжительность работы. Просто так шифры использовать нельзя, они должны заполняться на основе подтверждающих документов или иным образом.

В табеле отражается все время, в том числе служебные поездки, отпуска, больничные и т. д. Можно проставлять код вида оплаты труда в табеле, который представляет собой четырехзначный цифровой шифр. Например, для зарплаты используется код 2000, для гражданско-правовых договоров — 2010, для отпуска и компенсации – 2012, для больничных листов — 2300 и т. д.

Закрытие табеля происходит в последнее число месяца или на следующий день. Ответственное лицо передает его на проверку и подпись начальнику отдела, а потом направляет его в отдел кадров. Кадровая служба сверяет сведения из предоставленного табеля с документами по личному составу. После этого табель учета рабочего времени направляется в бухгалтерию для произведения начисления зарплаты.

Отработанный документ подшивается в специальные папки, и по окончании года его отдают в архив, где он может храниться до пяти лет. Если в компании в соответствии со специальной оценкой существуют вредные и опасные условия труда, такой бланк нужно сохранять до 75 лет.

Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное название компании и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке — для какого структурного подразделения составляется этот табель.

Затем записываются порядковый номер документа, дата составления, а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).

После этого заполняется основная часть документа.

Графа 1 — номер по порядку строки в данном табеле

Графы 2 и 3 — Полные Ф.И.О. работника, его должность, присвоенный табельный номер.

Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой — в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.

Основные коды для заполнения посещаемости:

• Я – если сотрудник полностью отработал рабочий день.
• К – если сотрудник находится в служебной командировке.
• В – данным кодом отмечаются выходные и праздничные дни.
• ОТ – при нахождении работника в основном ежегодном оплачиваемом отпуске.
• Б – При болезни сотрудника (больничный) или временной нетрудоспособности.
• ДО – если сотрудник взял отпуск без сохранения зарплаты (за свой счет).
• Р – отпуск предоставляемый сотруднице по случаю беременности и родам.
• ОЖ – отпуск по уходу за ребенком не достигшим возраста 3-х лет.
• НН – в случае неявки работника на рабочее место по невыясненным причинам. Можно либо оставить пустое место или указать данный код до выяснения причины отсутствия, если они уважительные, то необходимо будет проставить соответствующий причине код.

В графе 5 проставляются сколько дней и часов, выработано за каждую половину месяца — дни сверху, часы снизу.

В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.

Графы 7-9 используются для указания сведений, предназначенных для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в табель, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7-8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.

Если же в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.

Основные коды по оплате труда:

• 2000 – при выплате заработной платы по стандартным трудовым договорам и командировочных.
• 2010 – в случае оплаты труда по договорам гражданско-правового характера.
• 2012 – если сотруднику выплачиваются отпускные.
• 2300 – при выплате больничных и пособий по временной нетрудоспособности.

В графы 10-13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте — здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.

В нижней части табеля слева ставится фамилия, должность и личная подпись лица, которое его заполняло. Напротив него справа документ подписывают руководитель подразделения, по которому составлен табель и работник отдела кадров с указанием их данных. Здесь указывается дата подписания каждым из ответственных лиц.

К основному табелю может заводиться дополнительный лист, который нужно заполнить на работника при его увольнении. В конце месяца он прикладывается к общему табелю, в котором делается запись на выбывшего работника «Уволен».

Если сотрудник не появился на работе по неизвестной причине, то в табеле в графе 4 нужно проставлять код «НН» или «30» – «Неявки по невыясненным причинам». После того как работник подтверждает причину отсутствия — больничный лист, прогул и т. д., в табель вносятся исправления и код «НН» меняется на соответствующий причине неявки.

Если работник, заболел находясь в ежегодном отпуск и по возвращению из него принес больничный, в таком случае указанные дни болезни в табеле отмечаются кодом (Б) вместо проставленных дней отпуска (ОТ). При этом отпуск будет продлен на время болезни сотрудника.

Если в соответствии с производственным календарем на период отпуска выпадают праздничные дни, например майские праздник, то эти дни не входят в отпуск – вместо них следует внести код (В). Остальные дни также отмечаются соответствующим кодом (ОТ). Так, например, отпуск может попасть на день России, если он берется с 11 по 18 июня. В таком случае 13 июня отмечается кодом (В).

Бланк форма Т-12:

Скачать бланк табеля учета рабочего времени Т-12 в формате Excel.

Бланк формы Т-13:

Образец заполнения формы Т-12 табеля учета рабочего времени

В любых организациях в обязательном порядке ведется табель учета рабочего времени. Правила оформления этого документа, его назначение и готовый пример, который можно использовать в качестве образца – все это рассматривается далее.

Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.

Назначение этого документа двойное:

1. Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
2. Получить данные по неявкам за аналогичный период.

Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.

Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.

Документ состоит из 3 основных частей:

1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.

Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.

В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С текстом приказа все ответственные должны ознакомиться и поставить свою подпись и дату.

В общем случае порядок выглядит так:

1. Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
2. После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
3. После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
4. Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Когда документ будет заполнен и подписан всеми ответственными лицами, то его подшивают и отправляют в архив на хранение. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Но если труд на предприятии осуществляется в опасных и вредных условиях, время хранения значительно увеличивается – не менее 75 лет.

При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

• трудящимся неофициально;
• внешним совместителям;
• работающим на основании гражданского договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Здесь фиксируются такие сведения:

1. Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
2. Коды по ОКУД и ОКПО.
3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Здесь нужно заполнить все графы:

Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:

1. Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
2. Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).

Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.

Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

• лицо, ведущее документ (если таковой есть)
• представитель отдела кадров;
• начальник подразделения.

Видео комментарий по заполнению:

Есть несколько случаев, когда самого табеля не хватит, поскольку учет предполагает фиксирование дополнительной информации. Тогда следует оформить еще один лист:

1. Если сотрудник увольняется в середине месяца или в начале. В этом случае все фактически отработанные дни и часы фиксируются как раз на дополнительном листе. А в бланке делают запись «Уволен» ровно той датой, когда и состоялось увольнение. Затем документ сдается вместе с дополнительным листом.
2. Также он понадобится, когда работник не работал, но при этом на контакт не вышел и о причинах своей неявки не уведомил. Если он так и не появился (или не взял документов, подтверждающих уважительность причины), и наступило время сдавать документ, ставится код 30 (буквенное обозначение «НН»).

В подобных случаях лучше делать все отметки карандашом. Если впоследствии выяснится, что работник, например, получил больничный, следует проставить отметку по коду 19 (буква «Б»).

Если нормальное количество часов (8 часов в день и 40 часов в неделю) соблюдать не удается, то общую продолжительность фактически выработанного времени определяют как простую сумму. Такой порядок существует на предприятиях, которые:

• работают круглосуточно, посменно;
• используют гибкий график;
• организуют вахтовый метод работы.

Тогда основным понятием становится учетный период. – календарный месяц, 1 квартал или весь год. Конкретный интервал выбирается в зависимости от особенностей работы предприятия. Например, если предполагается труд в опасных и вредных условиях, то за основу берется период в 1 квартал.

Если в течение какого-либо времени сотрудник не выполнял работу по уважительным причинам, то это время не учитывается (т.е. оно исключается полностью).

В большинстве случаев документ оформлять достаточно просто, поскольку учет основан на равномерном, одинаковом распределении рабочего времени по каждому сотруднику. Однако подобный порядок нередко нарушается в силу определенных обстоятельств, например:

1. Если коллега отпрашивается, и руководитель не возражает, то фиксируют только фактически отработанные часы (целым числом). Отсутствие обозначают пометкой «Я» или двумя цифрами «01».
2. Если он заболел, то ставят «Б», а в нижней части поля оставляют пустыми. Разумеется, наличие больничного – обязательное требование для такой пометки.
3. Если был запланирован отгул, и работник взял его по согласованию, в соответствии с действующим порядком, ставят обозначение «НВ» (в цифровом варианте код «28»). Бывают случаи, когда истинные причины отсутствия временно неизвестны. Тогда можно поставить «НН», но в случае прояснения ситуации выбирается соответствующее обозначение, а «НН» зачеркивается.
4. Если коллега отправился в командировку, помечают «К». Когда он официально вернется и приступит к обычным обязанностям, ставят букву «Я».

Учет рабочего времени предполагает фиксирование информации, которая может измениться в течение дня или недели, поэтому и табель предусматривает возможность внесения изменений. Корректировки необходимо вносить для того, чтобы отразить фактическую ситуацию, истинность которой подтверждается документально.

При этом существуют 2 способа внесения исправлений:

1. Допускается наличие неточностей, но при этом документ дополняется так называемым корректирующим бланком. Обе бумаги подаются для проверки вместе.
2. Корректируется исходный документ, а дополнительный бланк не составляется. Тогда нужно осторожно перечеркнуть все неверные данные. Это делается с помощью горизонтальной черты. Если ошибочные сведения содержатся в соседних полях, прочеркивается единая линия.

При этом обязательно вносится соответствующая запись, которая детально объясняет ситуацию, например:

Ее можно сделать на ближайшем свободном поле.

Корректное ведение документа – прямая обязанность компании. В противном случае могут последовать довольно ощутимые штрафные выплаты.

Интересно, что в Трудовом кодексе нет как таковой статьи, которая устанавливает ответственность за отсутствие табеля. Однако в КоАП она есть – это статья 5.27. Регламентируется, что отсутствие документа приведет к штрафным санкциям:

1. Для ответственных лиц от 1000 до 5000 рублей.
2. Для компании как юридического лица от 30000 до 50000 рублей.

В случае наличия табеля с ошибками применяются иные меры. Они устанавливаются в зависимости от того, будет ли выявлен злой умысел, повлекший эти ошибки. Например, компания приписывает сотруднику дни, фактически не отработанные, чтобы «уменьшить» свою прибыль и благодаря этому оплатить меньший налог. Санкции будут применяться в соответствии с конкретными обстоятельствами нарушения (во многом они будут зависеть от суммы).

Оцените статью: