Журнал учета корпоративных карт

Назначение и порядок ведения журнала учета корпоративных карт

Корпоративные карты в последнее время все чаще используются различными организациями для осуществления повседневных расчетов. Они являются удобными, поэтому вводятся в деятельность предприятия.

Оформление карты производится для оговоренных локальными нормативными актами сотрудников. Выдача осуществляется банком с предварительным открытием корпоративного счета.

Для проверки использования, выдачи и возврата платежных средств в компании должен быть заведен журнал учета корпоративных карт. Он оформляется ответственным лицом в определенном порядке.

Корпоративные карты – универсальные средства расчетов, необходимые для проведения платежей в качестве оплаты товаров, услуг, снятия наличных средств. Они применяются на основании пунктов Положения об эмиссии банковских карт и операциях с ними.

Банковские организации вводят в оборот дебетовые, кредитные и предоплаченные карты. Каждая из них может быть выпущена как физическим или юридическим лицом, так и индивидуальным предпринимателем.

Оформление карты возможно только на работников конкретного предприятия, которые подали заявление на ее выпуск. При этом сделать это может не каждый сотрудник, а только лицо, должность которого отражена в списке пользователей корпоративной картой.

Для осуществления выдачи необходимо заключение договора между предприятием и сотрудником. На основании бумаги человек может использовать карту в определенном порядке.

На сумму, которую можно использовать, устанавливается определенный лимит. Он может быть постоянным и временным.

В некоторых случаях ограничения предусматриваются исключительно для:

• наличных платежей;
• безналичного использования средств;
• операций, проводимых на территории иностранного государства.

Корпоративные карты могут использоваться только с соблюдением некоторых условий:

• Средства не могут быть зачислены на карту через третьих лиц.
• Операции проводятся на счете предприятия. Поэтому если сотрудник захочет потратить лишние средства на личные нужды, начальник обязательно увидит это.
• В тот момент, когда производятся расходы, средства считаются подотчетными. Банковская организация может запросить подтверждающую документацию по операциям.
• При валютных операциях проводится уведомление банка в 10-дневный период. В документе приводятся обоснования расходов, а также расчеты.

Преимущества корпоративных карты выделяют многие организации, которые ввели их в качестве платежных средств. С помощью них расходы стали легче не только для работников фирмы, но и бухгалтеров, ведущих учет, работодателей, контролирующих расходы.

Выделяют несколько пунктов, которые отличают такой тип карт от обычной:

Компания может самостоятельно определить виды платежных корпоративных карт, которые будут использоваться для расчетов. Банковскими организациями предоставляется множество типов. Прежде всего, стоит определить дебетовую или кредитную карту необходимо выдать сотрудникам.

В первом случае работник будет тратить средства, имеющиеся на счету предприятия. Если выбирается кредитная карта, то определенная договором с банком сумма зачисляется в виде кредита на счет.

Даже если в ходе работы будут использованы дебетовые карты, имеется возможность частичного кредитования. Услуга называется овердрафтом. Она применяется при отсутствии собственных средств на карте в ходе оплаты товаров. Овердрафт представляет собой небольшой займ, который можно тратить, когда личные деньги закончились.

Корпоративные карты могут быть именными и неименными. При обозначении имени на платежном средстве использовать его может только определенный сотрудник. Дополнительно на карту наносятся специальные знаки, отражающие фирму работодателя.

Неименные карты выпускаются для всей компании. Они выдаются любому лицу, входящему в определенный локальными нормативными актами список.

Порядок оформления корпоративной карты содержит несколько основных пунктов:

• Перед созданием самого платежного средства в банковской организации открывается специальный счет. Он необходим для зачисления средств, которые будут доступны при использовании платежной карты.
• Далее создаются сами карты, заверенные образцами подписей сотрудников.
• Предприятие и банк заключают договор на открытие счета и проведение расчетов по корпоративным картам.
• Чтобы средства списывались с основного счета, составляется дополнительное соглашение.

Правила заполнения акта о возврате денежных сумм вы можете увидеть здесь.

При предоставлении необходимой документации и открытии счета, заявителю нужно передать в банк:

• пофамильный список сотрудников, которые допущены к использованию карт, внесенный в специальный реестр;
• заявление сотрудника на выдачу с подписью начальника организации;
• приказ о выдаче платежных средств указанным сотрудникам.

Карта может быть выдана только тому работнику, который прописан в заявлении и приказе. Если самостоятельно он получить ее не может в силу каких-либо обстоятельств, то выдача осуществляется доверенному лицу после оформления нотариальной доверенности с подтверждением данного права.

Предприятие должно определиться со списком сотрудников, которые будут использовать неименные корпоративные карты. Пофамильный перечень утверждается на основании приказа или распоряжения начальника организации.

При создании документа можно ориентироваться на приведенный ниже образец:

Общество с ограниченной ответственность «Сладовар»

об утверждении списка работников,

которые вправе использовать корпоративные карты

г. Москва 15 августа 2019 года

В соответствии с порядком перехода организации на безналичные расчет с подотчетными лицами

Утвердить список сотрудников, допущенных к использованию корпоративных карт и распоряжению денежными средствами на их счете:

1. Генеральный директор Ульянченко А.Ю.
2. Главный бухгалтер Осинцева М.В.
3. Коммерческий директор Лиманов В.Г.
4. Главный специалист по закупкам Арзуманова И.И.
5. Аудитор Солонинкина А.С.
6. Менеджер по закупкам Баранова С.Е.

Генеральный директор ________________ /Ульянченко А.Ю./

При увольнении одного из указанных в списке лиц или приеме на работу нового работника, который также может использовать корпоративные карты, список составляется в приказном порядке заново. Документ повторно направляется в банк при любых изменениях.

Образец заполнения журнала учета корпоративных карт

В компании должен быть налажен контроль, связанный с хранением, движением корпоративных платежных средств.

Он необходим для исключения вероятности:

• потерь корпоративных карт;
• нецелевого использования;
• хищения денег.

Именные карты всегда остаются у держателей. Они должны соблюдать требования безопасности.

Если карта неименная, она может быть выдана сотруднику только в случае необходимости. Чаще всего платежные средства предоставляются при отъезде в командировку, представительских расходах.

Порядок передачи карты работнику не прописывается на законодательном уровне. Поэтому компании рекомендуется самостоятельно установить его в локальных документах.

Чаще всего в ходе выдачи сотрудником составляется заявление с указанием цели и предположительными расходами. Представитель работодателя подписывает документ и прописывает лимитированную сумму, которая может использоваться работником.

Выдача осуществляется на определенный срок. Он отражен в положении, разработанном предприятием. Продлить его может только руководитель в особенных случаях. Чаще всего продление возможно при постоянных длительных командировках сотрудника.

Если карту вовремя не вернут, то лицо, осуществляющее контроль, сообщает об отсутствии платежного средства главному бухгалтеру. Карта моментально блокируется, а к нарушителю применяются меры.

Для того, чтобы отслеживать движение платежных средств, в предприятии оформляется журнал учета корпоративных карт.

В документе прописываются:

• дата выдачи;
• срок, отводимый на использование;
• цель передачи средства;
• номер карты;
• лимитированная сумма;
• должность, фамилия, имя, отчество сотрудника, получившего карту.

Ведение документа осуществляется назначенным руководителем ответственным лицом. Он удостоверяется, что при выдаче и возврате карты сотрудник ставит свою подпись. Также заверяется данный факт отметкой бухгалтера предприятия.

Платежные карты корпоративного характера являются весьма удобными. Поэтому большое количество организаций активно использует их в повседневной деятельности.

На каком основании оформляют заявление о предоставлении другого дня отдыха за работу в выходной день — расскажем далее.

О правилах оформления заявления на отпуск генерального директора читайте тут.

Журнал выдачи и возврата корпоративных банковских карт

Список сотрудников на выдачу корпоративных карт (приложение к договору на обслуживание счета для расчетов по операциям с использованием международных корпоративных карт (вариант: карт Visa Business))

Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт (образец заполнения)

Положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании. Порядок использования корпоративных банковских карт (образец заполнения)

Акт выдачи энергонезависимых карт памяти, технологических карт, карт для доступа к голосованию с надписью “ТЕСТ” и бумажных лент для МПУ для проведения тестирования и тренировки КЭГ (УСГ-П)

Список должностных лиц, уполномоченных подписывать списки на зачисление средств на счета международных банковских карт сотрудников общества с ограниченной ответственностью, с образцами подписей этих лиц и оттисков печати (приложение к договору о порядке выпуска и обслуживания международных дебетовых карт для сотрудников организации)

Список доверенных лиц, которым поручено передавать в открытое акционерное общество акционерный коммерческий банк списки и дискеты для зачисления заработной платы сотрудников общества с ограниченной ответственностью на счета международных банковских карт (приложение к договору о порядке выпуска и обслуживания международных дебетовых карт для сотрудников организации)

Тарифы на обслуживание дебетовых банковских карт “Зарплатная” для организации (приложение к договору о порядке выпуска и обслуживания международных дебетовых карт для сотрудников организации)

Примерное положение о порядке использования корпоративных банковских карт

1. Сведения о ПИН-коде корпоративной карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.

2. Отчет о целевом расходе денежных средств по корпоративной банковской карте представляется в бухгалтерию организации:

– при использовании корпоративной карточки исключительно для получения наличных денег – не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, а при выдаче карты для оплаты командировочных расходов – не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (для работников подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющих отчет в бухгалтерию организации, – не позднее 5 рабочих дней);

– при использовании корпоративной карточки для безналичной оплаты расходов – не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты.

К отчетам кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.

3. Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, то списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его заработной платы.

4. Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1.

5. Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2.

6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Приложение N 1
к положению от _______ N __

Приложение N 2
к положению от _______ N __

Форма настоящего документа приведена в качестве примера и может применяться как основа при разработке аналогичной формы с учетом специфики деятельности организации.

Порядок использования корпоративных банковских карт регламентируется Инструкцией о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 18.01.2013 N 34.

Использование денежных средств находящихся на корпоративной банковской карте на предстоящие расходы определяется Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых постановлений Правления Национального банка Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107 (ред. от 12.11.2012).

Журнал выдачи и возврата корпоративных банковских карт

Список сотрудников на выдачу корпоративных карт (приложение к договору на обслуживание счета для расчетов по операциям с использованием международных корпоративных карт (вариант: карт Visa Business))

Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт (образец заполнения)

Положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании. Порядок использования корпоративных банковских карт (образец заполнения)

Акт выдачи энергонезависимых карт памяти, технологических карт, карт для доступа к голосованию с надписью “ТЕСТ” и бумажных лент для МПУ для проведения тестирования и тренировки КЭГ (УСГ-П)

Список должностных лиц, уполномоченных подписывать списки на зачисление средств на счета международных банковских карт сотрудников общества с ограниченной ответственностью, с образцами подписей этих лиц и оттисков печати (приложение к договору о порядке выпуска и обслуживания международных дебетовых карт для сотрудников организации)

Список доверенных лиц, которым поручено передавать в открытое акционерное общество акционерный коммерческий банк списки и дискеты для зачисления заработной платы сотрудников общества с ограниченной ответственностью на счета международных банковских карт (приложение к договору о порядке выпуска и обслуживания международных дебетовых карт для сотрудников организации)

Тарифы на обслуживание дебетовых банковских карт “Зарплатная” для организации (приложение к договору о порядке выпуска и обслуживания международных дебетовых карт для сотрудников организации)

Как учитывать движение денег по банковской карте и их расходование работником

Корпоративная банковская карта — хороший выход, если работникам надо самим что-то оплачивать. Деньги на счете принадлежат организации, но карта выпускается на конкретного работник а п. 1.5 Положения, утв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П (далее — Положение № 266-П) . О правилах использования корпоративной карты и учета операций, с ней связанных, мы и расскажем.

ПРАВИЛО 1. О карточном счете надо информировать налоговую и внебюджетные фонды

Для корпоративной карты открывается отдельный банковский сче т п. 2 ст. 11 НК РФ . Об этом счете (как о его открытии, так и о его закрытии) надо сообщить и в ИФНС, и в ПФР, и в ФСС по месту нахождения организации.

Рекомендуемую ПФР форму сообщения об открытии счета можно найти: сайт ПФР → Работодателям → Уплата страховых взносов и представление отчетности → Отчетность и порядок ее представления → Рекомендуемые образцы документов

Сделать это нужно в течение 7 рабочих дней со дня открытия такого счет а п. 2 ст. 23, п. 6 ст. 6.1 НК РФ; п. 1 ч. 3 ст. 28, ч. 6 ст. 4 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ); Постановление Президиума ВАС от 21.09.2010 № 2942/10 . Для этого следует направить:

• в налоговую — сообщение по форме № С-09-1 утв. Приказом ФНС от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@ . Заполняя эту форму, информируйте именно об открытии счета в банке, а не о возникновении прав на использование корпоративного электронного средства платежа (КЭСП). Ведь КЭСП и корпоративная банковская карта — не одно и то же.

• в ФСС — сообщение по рекомендованной им форм е Письмо ФСС от 28.12.2009 № 02-10/05-13656 ;
• в ПФР — сообщение по рекомендованной форме, которую можно найти на сайте Фонда.

Кстати, к одному карточному счету может быть выпущено несколько карт — основная и дополнительны е п. 2.1 Положения № 266-П . Причем к одному и тому же счету могут быть выпущены карты на разных работников вашей организации. О выпуске каждой из дополнительных карт сообщать в инспекцию и фонды не нужно.

ПРАВИЛО 2. Выдача корпоративной карты на счетах бухучета не отражается

Сама карта принадлежит банку, поэтому в учете она никак не отражается. Если банковская карта именная и работник сам будет получать ее в банке, то вести журнал учета банковских корпоративных карт необязательно. Хотя иногда бухгалтеру приходится заполнять доверенность на получение конкретным работником в банке корпоративной карты (образец доверенности, как правило, предоставляет сам банк).

О том, кому из работников выданы карты, банк может сообщить вашей организации в реестре на выпуск международных корпоративных карт или в ином документе (это зависит от принятой в банке системы документооборота и условий, прописанных в вашем с ним договоре).

ПРАВИЛО 3. Через кассу не надо проводить деньги, полученные работником через банкомат

В последнее время бухгалтеры жалуются на то, что инспекторы при проверках делают им замечания: в кассовой книге не отражены операции по снятию работниками денег с банковской карты. Якобы эти деньги в день их снятия надо оформить как поступившие в кассу и тут же — как выданные под отчет. Если же через кассу такие деньги не прошли, то штрафуют организацию за неоприходование в кассу наличност и ст. 15.1 КоАП РФ .

“ Когда мы только открыли банковскую корпоративную карту, то боялись, что будут сложности с расчетом кассового остатка. Ведь закрываемся мы в 18.00, а работник может снять наличные через банкомат даже глубокой ночью. Но оказалось, что эти деньги по кассе вообще не надо проводит ь ” .

Зухра,
г. Уфа

Однако понятно, что деньги в кассу физически «не попадали». Так что бухгалтерия не может ни оприходовать их, ни выдать под отчет. Поэтому в кассовой книге такие операции отражаться не должны. И суды поддерживают именно такую позицию, отказывая налоговикам во взыскании штрафов с организаци й Постановления 7 ААС от 20.12.2012 № А03-6142/2012; 3 ААС от 30.01.2013 № А33-15574/2012 .

Из этого также следует, что деньги, снятые с карты наличными, не нужно учитывать при расчете кассового остатка на конец дня.

ПРАВИЛО 4. О «карточных» деньгах работник должен отчитаться

Работник, на имя которого выпущена карта, может расплачиваться с ее помощью за покупки или снимать наличные через банкома т п. 2.5 Положения № 266-П . Деньги, которые находятся на счете корпоративной банковской карты, — это деньги, которые работник еще не получил и которыми он еще никак не воспользовался. Отчитываться за них работнику будет нужно, только когда он либо снимет с карты наличные, либо что-нибудь оплатит картой.

Полученные через банкомат деньги по сути сродни деньгам, выданным работнику под отчет. Ведь, прежде всего, это деньги организации. Разумеется, работник не должен после каждой покупки сразу бежать в бухгалтерию и писать отчет. Достаточно делать это раз в несколько дней — порядок должен утвердить руководитель организации. Сумма, которую работник может потратить, ограничена остатком денег на корпоративной карте (если, конечно, на карте не установлен кредитный лимит и не предусмотрена возможность овердрафта). Обратившись в банк, организация может установить и дополнительные ограничения для каждой из карт.

Чтобы контролировать расходование денег компании, лучше издать приказ о правилах использования корпоративных банковских карт. В нем важно закрепить срок, в течение которого работник обязан отчитаться о деньгах, потраченных посредством карты или снятых с нее.

Отчет работник может составлять или по унифицированной форме № АО-1, или по форме, самостоятельно разработанной вашей организацией. К примеру, вместо строки «получен аванс из кассы» можно предусмотреть строки «получены деньги через банкомат по корпоративной карте» и «использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов».

Есть мнение, что, когда работник приобрел что-либо для компании, оплатив это картой в безналичном порядке, составлять полноценный авансовый отчет необязательно. Несомненно, работник все равно должен представить в бухгалтерию подтверждающие документы и сроки для этого также должны быть регламентированы руководством вашей организации (к примеру, в том же приказе). Только вот приложить такие документы (чеки ККТ, накладные, товарные чеки) работник может к служебной записке.

Но надо сказать, что большинству бухгалтеров привычнее, когда все отчеты составляются по форме № АО-1. К тому же название «авансовый отчет» поможет избежать споров с инспекторами при проверке правильности расчета налога на прибыль. Ведь «датой осуществления» представительских расходов, расходов на командировки, содержание служебного транспорта, иных подобных затрат считается дата утверждения авансового отчета о потраченных работником деньга х подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ .

Раз в месяц банк, как правило, предоставляет организации отчет по каждой корпоративной карте. Получив его, можно проверить полноту авансовых отчетов работников. Проще всего тем организациям, у которых подключен интернет-банк.

ПРАВИЛО 5. Если работник не отчитался за «карточные» деньги, их можно удержать из его зарплаты

Если работник в установленный в вашей организации срок не представил документы, оправдывающие расход списанных с карты денег, то по распоряжению руководства бухгалтерия может удержать их из зарплаты работника. То же самое можно сделать, если сотрудник истратил деньги не по назначению, к примеру на какие-то свои личные цел и статьи 238, 241 ТК РФ .

Нельзя никому сообщать ПИН-код банковской карты. А если ее украли или она потеряна, надо как можно скорее позвонить в банк, выдавший карту, и заблокировать ее.

Однако учтите, что одного приказа руководства для такого удержания не достаточно. Нужно доказать размер ущерба и вину работника. Сумма причиненного организации ущерба может быть взыскана с работника по распоряжению руководителя, есл и статьи 238, 241, 246, 247, 248 ТК РФ :

• такое распоряжение сделано не позднее 1 месяца со дня установления организацией размера причиненного работником ущерба;
• сумма ущерба не превышает средний месячный заработок работника.

Если хотя бы одно из этих условий у вас не соблюдается, удержание из зарплаты работника незаконно.

“ Ответственность за расходование средств по корпоративной банковской карте в пределах установленных расходных лимитов несет держатель такой карты (то есть работник, на чье имя она выпущена).

В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, использованная не по назначению сумма взыскивается с виновного работника в соответствии со статьями 238, 241 и 248 ТК РФ. То есть нужно:

• доказать, что причиненный организации ущерб явился следствием виновных действий работника;
• определить сумму этого ущерба;
• соблюсти порядок взыскания такого ущерба, предусмотренный Трудовым кодексом. В частности, это означает, что по распоряжению работодателя с него можно взыскать ущерб только в пределах среднемесячного заработк а ” .

Не исключено, что работник использует деньги с корпоративной карты не по назначению. Чтобы обезопасить фирму, лучше ограничить возможность использования им денег на карте определенным лимитом. Если такой лимит будет меньше среднемесячного заработка работника, взыскать с него деньги, использованные не по назначению, будет проще.

Учтите, что не всегда получится за один раз взыскать с работника сумму причиненного им ущерба, даже если его размер не превышает среднемесячного заработка работника — держателя карты. Ведь в данном случае общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% ст. 138 ТК РФ . Причем предельный размер удержаний нужно считать от суммы, которая осталась после удержания НДФЛ Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852 .

Правда, работник может и добровольно возместить причиненный им ущерб, даже если сумма такого ущерба больше его среднемесячного заработка.

Если же работник против того, чтобы из его зарплаты что-то удерживали, эти деньги для вашей организации еще не потеряны. Можно обратиться в суд.

ПРАВИЛО 6. Безналичные траты работника и снятие им наличных проводим через счет 71

Проводки, которыми должны отражаться операции с использованием корпоративной банковской карты, зависят от типа этой карты. Она бывает:

• дебетовая — когда списания с карты по общему правилу возможны только в пределах имеющихся на ней денежных средств;
• кредитная — когда можно расходовать и деньги организации, имеющиеся на карте, и деньги банка, предоставляемые в рамках утвержденного кредитного лимита.

Но и в том и в другом случае списание денег с карты, которое происходит по инициативе работника (ее держателя), привычнее проводить через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласны с этим и аудиторы.

“ Расходование средств работником с корпоративной банковской карты нормативными документами (включая План счетов) специально не оговаривается, но по экономическому смыслу — это подотчетные средства. Поэтому на практике организации используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Очень важно, чтобы именно тот, кто выполнял платежи по банковской карте или снимал с нее наличные, отчитался за эти деньги.

Пока работник не представит авансовый отчет, за ним будет числиться дебетовый остаток на счете 71. При этом не имеет значения, как расходовались средства с карты — путем оплаты в магазинах или путем снятия наличных.

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» менее логично применять для отражения расходования денег с корпоративной банковской карты. Ведь его смысловая нагрузка несколько иная — на нем, как правило, отражаются разовые операции, отличные от регулярного расходования средств в рамках должностных обязанностей работников (займы работникам, компенсация материального ущерба, приобретение путевок и т. п.) ” .

Приведем проводки по операциям по дебетовой карте (будем рассматривать на примере рублевых карт).

? Наша компания хочет сделать несколько корпоративных банковских карт на разных работников для удовлетворения служебных нужд фирмы. Есть ли какие-нибудь правила по использованию сотрудниками корпоративных карт в организации?

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, организации необходимо:

– разработать положение о порядке использования корпоративных карт;

– утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт в организации;

– ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке;

– организовать в организации учет приема и выдачи корпоративных банковских карт.

Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников организации, которые по долгу службы так или иначе участвуют в этом процессе. Составить данный документ поможет электронная справочная система “Юрист предприятия”.

В Положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

– перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте;

– лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;

– срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;

– порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;

– срок, в течение которого работник должен представить в организацию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Положением о порядке использования корпоративных банковских карт в национальной валюте юридическими лицами (от 18.04.2005 г. № 1470) установлен 10-дневный срок;

– примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к Положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;

– требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;

– порядок действий при утрате карты;

– виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. При оформлении корпоративных карт организация подает в банк утвержденный руководителем список сотрудников организации, имеющих право использовать карты.

Если руководитель организации решил, что удобнее использовать неименные корпоративные карты, он издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании.

Составляя список, имейте в виду, что он не может полностью дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности, выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг.

Ознакомьте сотрудников с положением под роспись

Всех сотрудников, на которых выпущены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративных банковских карт.

Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).

Хранение, выдача и возврат корпоративных карт

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, в компании должен быть налажен строгий контроль хранения и движения корпоративных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности.

Как правило, неименные корпоративные карты выдают сотрудникам для выполнения определенного задания − оплаты командировочных, представительских или других расходов. С подробными разъяснениями по указанным расходам можно ознакомиться в ЭСС «Практическая бухгалтерия».

Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:

– сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;

– уполномоченный руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты.

Обратите внимание: организация вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.

Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании.

Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.

Если неименная корпоративная карта не возвращена в срок, лицо, уполномоченное контролировать ее движение, должно сообщить об этом главному бухгалтеру. Затем принимается решение о блокировке карты или ином решении вопроса с виновным подотчетным лицом.

Журнал учета движения корпоративных карт

Дату, срок, цель выдачи корпоративной карты, ее номер, лимит, должность и фамилию работника фиксируют в журнале регистрации приема и выдачи карт (журнале движения корпоративных банковских карт).

Факты получения и возврата сотрудником корпоративной карты должны подтверждаться подписями в журнале подотчетного лица и работника бухгалтерии, который несет ответственность за их хранение.

Как отчитаться за потраченные деньги

Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте установлен Положением о порядке использования корпоративных банковских карт в национальной валюте юридическими лицами (от 18.04.2005 г. № 1470).

Елена ЕРМОХИНА,

наш эксперт-юрист.

Оцените статью: