Заявление сотрудника на выдачу корпоративной карты

Пример составления заявления сотрудника на выдачу корпоративной карты

Платежные корпоративные карты набирают популярность у различных организаций. Они считаются надежными и удобными в использовании.

Применять карты возможно при оплате хозяйственных расходов на командировки и представительские нужды. Это значительно облегчает задачу бухгалтерии и сотруднику. Ведь многочисленные бумажки не выписываются, а средства не выдаются на руки.

Для получения платежного средства требуется составить заявление сотрудника на выдачу корпоративной карты. Оно оформляется в соответствии с некоторыми правилами.

Корпоративная карта является пластиковым банковским средством для совершения платежей при оплате товаров и услуг, выдаче наличных через банкоматы и банки. Обращение осуществляется в соответствии с Положением об эмиссии банковских карт и операциях с их использованием.

Кредитной организацией осуществляется эмиссия:

• дебетовых;
• кредитных;
• предоплаченных карт, зарегистрированных на физлиц, ИП, юрлиц.

Корпоративная карта оформляется только на сотрудников организации, заявляющих на ее выпуск. При этом между фирмой и человек заключает договор, согласно которому работник имеет возможность распоряжаться деньгами компании.

Карты могут быть лимитированными. Ограничение носит постоянный или временный характер.

Также лимит устанавливается только на:

• наличные расчеты;
• безналичные платежи;
• заграничные операции.

Выделяют ряд требований, которые должны соблюдать держатели корпоративных карт. Зачислять на счет средства путем перечисления с карты третьих лиц запрещено.

Все операции будут видны по счету компании. Поэтому личные траты исключаются.

При снятии средств они становятся подотчетными. Поэтому возможен запрос банком первичных документов по операциям. Если операции проводятся в иностранной валюте, компания за 10 дней должна предоставить их обоснование с приложением расходных и расчетных документов.

Корпоративные карты являются удобными в использовании как для сотрудников, так и для руководства, бухгалтерии.

Поэтому выделяют различные преимущества использования платежного средства:

• С помощью карты проводятся различные платежи при покупке товаров, оказании услуг, оплате работы поставщиков. Также средство используется, если у лица намечаются представительские расходы или командировка. Личные покупки по карте запрещены. Также нельзя на нее перечислять заработную плату сотрудника.
• Карта подходит как для безналичных покупок, так и для выдачи денежных средств.
• При выдаче средств под отчет деньги снимаются со счета на основании чека, подписанного руководителем. В банке оформляется приходно-кассовый ордер, а запись об операции вносится в кассовую книгу. Карточный счет облегчает процедуру. Руководитель должен только подписать платежное поручение. При присоединении карты к счету и этот шаг не потребуется.
• В случае обычного использования подотчетных сумм, работником составляется заявление, которое подписывается руководителем с указанием суммы и срока предоставления отчетности. Корпоративные карты не требуют подобных действий.
• При вторичном использовании карты работник отчитывается по факту траты.
• Корпоративные карты не имеют верхней границы лимита, которая при обычных расчетах установлена в пределе 100 000 рублей. Компания самостоятельно может определить ограничение по платежам.

Бланк заявления сотрудника на выдачу корпоративной карты

Для того, чтобы выбрать тип платежного средства, необходимо выяснить наиболее удобные для использования в компании виды. Банки предоставляют различные карты, среди которых выделяют дебетовые и кредитные.

При использовании первой осуществляются траты собственных средств организации. Во втором случае предоставляются деньги, выданные в займ.

Иногда дебетовые карты предусматривают возможность открытия овердрафта. Он требуется, если на карте недостаточно денег для совершения покупки. Тогда клиент может воспользоваться кредитными средствами.

Карты могут выпускаться как в виде именных, так и обычных. Именные выдаются конкретному сотруднику. Помимо фамилии и имени на карте прописывается название предприятия и знаки компании.

Выпуск неименных карт предусматривается для компании в целом. Использовать карту может любое подотчетное лицо.

Для того, чтобы использовать в работе корпоративные карты, необходимо дополнительно открыть счет специально для этих целей.

При этом выделяют особый порядок оформления:

• составление заявления в банк для открытия счета;
• оформление карты с образцами подписей;
• подписание договора об открытии счета при расчетах с помощью корпоративных карт;
• оформление дополнительного соглашения для списания средств с основного счета.

Когда документы будут предоставлены, а счет открыт, необходимо направить в банковскую организацию:

• реестр с пофамильным списком сотрудников, которые будут использовать карты;
• заявление на выдачу карты от держателя за подписью руководителя;
• приказ на выдачу карты лицам, отраженным в реестре.

Выдача платежного средства осуществляется непосредственно тому лицу, который является держателем карты. Он должен быть отмечен в заявлении о предоставлении карты. Также получить ее может доверенное лицо при наличии нотариального подтверждения передачи прав.

Составление локальных нормативных актов для работы

Чтобы вести учет расхода и контролировать движение карт предприятие должно разработать локальные нормативные акты. Основным среди них является положение о порядке использования корпоративных карт. Если его не издавать, то важно прописать правила в другом документе.

К ним относят положение о:

• порядке и размере средств на командировки;
• выдаче подотчетных денежных средств;
• предоставлении авансовых отчетов о хозрасходах и командировках.

Положение о выдаче подотчетных средств должно содержать:

• цель выпуска карты;
• основания для ее предоставления;
• порядок использования;
• сроки предоставления отчета авансового характера о потраченных средствах;
• ответственность работника за трату денег не по назначению при отсутствии документального подтверждения целевого использования;
• правила осуществления контроля за сохранностью карты и денежных средств на ней.

Дополнительно для учета утверждается специальный регистр.

В нем прописываются:

• номер карты;
• фамилия, имя, отчество держателя;
• дату предоставления и возврата платежного средства.

Передача на руки и возврат подтверждаются самим сотрудником. Также при процедуре участвует ответственное за учет карт лицо.

Образец заполнения заявления сотрудника на выдачу корпоративной карты

Заявление сотрудника на выдачу корпоративной карты и другие случаи применения

Для использования сотрудниками корпоративных карты предприятие должно:

• оформить положение о правилах применения карт;
• составить список сотрудников, которые могут, в соответствии со служебным положением, использовать карты;
• провести ознакомление сотрудников с документом под роспись;
• наладить учет выдачи и приема карт;
• отразить в учетной политике порядок учета сумм, которые имеются на отдельном счете.

Как оформить по правилам отказ от сверхурочной работы — расскажем далее.

Положение является документом, согласно которому все работники должны использовать корпоративные карты.

В нем необходимо прописать:

• расходы и операции, которые могут проводиться по корпоративной карте (в пределах государства и за границей);
• лимит расчета (для каждой категории должностей);
• срок возврата карты;
• правила предоставления отчетности по суммам, которые были израсходованы;
• документы, которые могут использоваться в качестве подтверждающих по расходам (можно представить визуально);
• необходимость защиты пинкода карты;
• действия при потере карты;
• ответственность за нарушение пунктов положения;
• способы возмещения ущерба.

По карте могут проводиться различные операции.

Среди них выделяют:

• снятие наличных средств для командировок, хозяйственной деятельности и представительских расходов на территории РФ;
• безналичную оплату в командировках, при ведении хозяйственной деятельности и осуществлении представительских расходов на территории РФ;
• снятие валюты за пределами государства для расходов в командировках и представительского характера;
• безналичную оплату за пределами государства для расходов в командировках и представительского характера.

Если не разрабатывать положение об использовании карт, можно внести сведения об этом в другой нормативный акт внутреннего характера.

Использование карт возможно только теми сотрудниками, которые являются держателями. В момент оформления предприятие подает список лиц, которые будут применять средства в повседневной деятельности. При выборе неименных карт издается специальный приказ с перечислением должностей, допущенных к использованию.

Сотрудники, отмеченные в приказе, знакомятся с положением или актом, содержащим раздел об использовании корпоративных карт. Фиксация факта ознакомления производится на последней странице положения или в специальном журнале.

Для исключения возможности утраты, нецелевого использования или присвоения карты сотрудником, предприятие должно наладить работу по контролю за платежными средствами. Именные карты выдаются сотрудникам под обязанность соблюдения защиты.

Передача карты производится в порядке, регламентированном положением. В этом случае принимается заявление сотрудника на выдачу корпоративной карты, а ответственное лицо устанавливает лимит средств по карте.

Для составления заявления можно ориентироваться на приведенный ниже образец:

Прошу Вас выдать мне корпоративную карту неименного образца для осуществления расходов в командировках.

Основанием является Приказ о командировке №325-к от 21.04.2016 года.

18 апреля 2019 года________________

Выдача карт производится на срок, оговоренный в приложении. Дольше использовать средство можно только по распоряжению руководства. Обычно это происходит при частых командировках сотрудника.

Если карта не будет возвращена вовремя, то оповещается о данном факте бухгалтер. Средство подлежит блокировке, а виновное лицо привлекается к ответственности.

Правила отчета о потраченных работником средствах не регламентируются законодательно. Поэтому в обязанность компании входит их разработка на основе норм при отчетности по наличным суммам.

Дата предоставления отчета авансового характера устанавливается в положении об использовании корпоративных карт. Он составляет определенное количество рабочих дней после выполнения поручения или возвращения из командировки.

Для предоставления сведений используется унифицированная форма или разрабатывается собственная. В последнем случае учитывается специфика расходов наличных и безналичных средств.

Подтвердить расходы квитанцией о выдаче наличные невозможно. Дополнительно нужно приложить чеки, ордера о непосредственных платежах деньгами. Оставшиеся наличные вносятся в кассу предприятия. Отчет утверждается только руководством организации.

Важно оповестить госорганы о создании корпоративного счета. Сообщение, форма которого предусматривается как № С-09-1, предоставляется в ИФНС. Если данные не будут переданы, то Налоговая служба может оштрафовать предприятие на 5 000 рублей.

Также проводится уведомление ФСС. Для этого направляется сообщение по специальной форме. Она отражена в письме ФСС РФ №02-10/05-656.

Аналогичный порядок предусматривается и в отношении Пенсионного Фонда. Форма, которая рекомендуется для оповещения, представлена на сайте учреждения в разделе Работодателям.

Корпоративные карты являются удобными системами оплаты. Но для эффективности их использования важно установить определенный предприятием порядок.

Как оформить приказ о распределении обязанностей между сотрудниками — читайте вот здесь.

Отсюда вы сможете узнать, как оформляется книга учета доходов ИП.

“Зарплата”, 2014, N 4

Как правильно организовать использование корпоративных карт? Какие документы оформить? Как отладить взаимодействие подотчетных лиц и бухгалтерии? Ответы на эти вопросы найдете в статье.

Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П.

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:

• разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);
• утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И “Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)”);
• ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
• организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 “О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”);
• прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).

Примечание. Подробнее о бухучете читайте в следующем номере.

Составляем положение о порядке использования корпоративных карт

Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников компании, которые по долгу службы так или иначе втянуты в этот процесс.

Примечание. В статье будем исходить из того, что компания решила открыть отдельный специальный карточный счет.

Какие моменты нужно отразить в положении об использовании корпоративных карт

В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

• перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;
• лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;
• срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
• порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
• срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
• примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;
• требования по обеспечению защиты сведений о ПИН-коде;
• порядок действий при утрате карты;
• виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Корпоративные карты — самое удобное средство расчетов с подотчетными лицами. Как их оформить и получить в банке, расскажем в статье.

Выдавать деньги под отчет можно разными способами. Один из них — использовать корпоративные банковские карты.

Корпоративная карта — универсальное средство расчетов, альтернатива чековой книжки. Карта может быть выпущена к специальному карточному счету либо к расчетному счету компании.

Корпоративные карты облегчают жизнь и руководителям, и бухгалтерам, и кассиру, и подотчетным лицам.

Примечание. Для каких целей можно использовать корпоративную карту

Корпоративную карту удобно использовать для оплаты товаров, расчетов с поставщиками, командировочных, представительских, хозяйственных расходов. Нельзя использовать корпоративные карты для оплаты личных покупок или получения зарплаты.

Двойное назначение. Корпоративные карты работник может использовать как для получения наличных денег, так и для безналичных расчетов.

Сокращается документооборот. Чтобы выдать под отчет наличные, как правило, их необходимо снять с расчетного счета. Для этого руководитель подписывает чек. По нему кассир получает деньги в банке, оформляет кассовый приходный ордер (п. 3.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П, далее — Положение ЦБ РФ N 373-П), делает запись в кассовой книге (унифицированная форма N КО-5, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88).

При пополнении специального карточного счета руководителю достаточно подписать обычное платежное поручение. А если карта выпущена к расчетному счету компании, то и этого делать не нужно.

Пунктом 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П предусмотрено, что для получения подотчетных сумм работник обязан оформить заявление. К нему должен приложить руку руководитель компании, указав сумму и срок, на который работнику выдаются деньги.

Примечание. Работодатель вправе по своему усмотрению обязать подотчетников оформлять заявления для контроля, например, сроков представления авансовых.

При использовании корпоративных банковских карт подотчетному лицу нет необходимости писать заявление на выдачу денег.

Из цепочки документооборота исключаются расходные кассовые ордера, которые обязательно нужно оформлять при выдаче подотчетных сумм наличными (п. 4.1 Положения ЦБ РФ N 373-П).

Вторичное использование одним подотчетным лицом корпоративной карты никак не увязано с предоставлением им авансового отчета по первому случаю расходования подотчетных сумм, как это требуется при расчетах наличными (п. 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П). Если иное не установлено внутренним локальным нормативным актом, работник может отчитаться однократно по всем подотчетным тратам.

100 000 руб. — не предел. При оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты не надо соблюдать лимит расчетов (100 000 руб.), установленный пунктом п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У для расчетов наличными в рамках одного договора.

Примечание. В компании может быть установлен свой лимит расчетов корпоративными картами.

Прежде чем оформить корпоративные карты для расчетов с подотчетниками, необходимо определиться, какие именно карты удобнее использовать вашей компании.

Банки могут выпустить корпоративные карты разных видов (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России от 24.12.2004 N 266-П, далее — Положение N 266-П): дебетовые (расчетные) и кредитные. На дебетовой (расчетной) карте — собственные деньги компании, на кредитной — заемные средства.

Примечание. Овердрафт к дебетовой карте

В некоторых случаях к дебетовой карте открывается овердрафт — кредит, предоставляемый банком-эмитентом карты клиенту при недостаточности или отсутствии на ее банковском счете денежных средств (п. 1.5 Положения N 266-П).

И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Кроме имени и фамилии держателя, эмбоссируется наименование компании.

Неименные — выпускаются на компанию. Такой корпоративной картой может пользоваться любое из избранных подотчетных лиц.

Примечание. Эмбоссирование — нанесение данных на карточке в виде рельефных знаков.

Для каждой корпоративной карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Компания может установить как постоянные, так и временные лимиты расходования средств по картам. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно определить лимиты на разные категории трат: снятие наличных, предельный размер однократного безналичного списания, операции за рубежом и др.

Примечание. Срок действия корпоративных карт — три года.

Какие карты чаще применяют для расчетов с подотчетниками

Как показывает практика, компании в основном используют дебетовые неименные корпоративные карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

Эмиссию карт осуществляет кредитная организация — банк (п. 1.5 Положения N 266-П).

Банк-эмитент с учетом действующих нормативных актов, изданных ЦБ РФ, устанавливает условия выпуска корпоративных карт — перечень необходимых документов, тарифы за обслуживание и пр.

Как мы отметили выше, дебетовые корпоративные карты могут быть привязаны к расчетному или специальному карточному счету.

Примечание. Выпущенные банком карты принадлежат ему на праве собственности.

Опасности привязки корпоративных карт к расчетному счету

Если корпоративная карта привязана к расчетному (текущему) счету компании, держатель карты (подотчетное лицо) имеет открытый доступ к денежным средствам компании.

Обезопасить остаток на расчетном счете можно, установив лимит по карте.

При использовании специального карточного счета банк открывает компании на основании договора специальный банковский счет. Средства, переведенные на него, которые предполагается выдавать под отчет, отделены от основных денег компании.

Расходование денег с такого счета допускается только с использованием карты (за исключением случая перечисления остатка при закрытии счета). Счет может быть открыт организацией в рублях или иностранной валюте.

Об открытии нового счета в течение семи рабочих дней нужно уведомить налоговую инспекцию (подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ), а также ПФР и ФСС РФ (подп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Если же компания оформляет карты к уже открытому карточному счету, то уведомлять никого не нужно. Корпоративная карта сама по себе не является самостоятельным видом банковского счета. Она представляет собой средство платежа, с помощью которого компания распоряжается деньгами на счете (п. 1.12 Положения ЦБ РФ N 266-П).

Примечание. Специальный карточный счет — в рублях или валюте?

Удобнее открыть рублевый специальный карточный счет. При наличии рублевого карточного счета открывать валютный карточный счет не обязательно. Ведь в соответствии с пунктом 2.4 Положения N 266-П операции с корпоративной картой могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета. При получении иностранной валюты по рублевой корпоративной карте банк просто сконвертирует необходимую сумму.

Какие документы нужны для оформления корпоративных карт

Заметим, что список документов для оформления корпоративных карт в банке, где открыт расчетный счет компании, отличается от списка, который предложит вам другой, незнакомый банк. На с. 61 приведены для сравнения два варианта.

Расчеты с подотчетными лицами через корпоративные карты (Каменная Ю.Ю.)

Дата размещения статьи: 24.05.2015

В современных условиях все больше организаций и предприятий переходит на безналичные расчеты с сотрудниками как в рамках зарплатного проекта, так и по подотчетным суммам. Как и все новое, данные расчеты вызывают на практике вопросы у бухгалтеров, ведь Положение о порядке ведения кассовых операций регулирует только наличные расчеты с подотчетниками.
——————————–
Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П.

Давайте разберемся в вопросах, которые могут возникнуть у бухгалтера при использовании на предприятии корпоративных карт для расчетов с подотчетными лицами. Действует ли лимит расчетов наличными? Можно ли перечислять суммы под отчет на зарплатную карту, а не на корпоративную? Как поступить, если нет заявления от работника на выдачу средств под отчет? Можно ли выдать деньги работнику повторно, если он не отчитался по предыдущему подотчету?

Перечисление подотчетных сумм на корпоративную карточку

Нужно ли уведомлять инспекцию об открытии счета?

Нужно ли заявление о выдаче денег под отчет на каждый факт использования корпоративной карты?

Иными словами, расчеты с подотчетными лицами через корпоративные карты признаются безналичными. Соответственно, правила наличных расчетов к ним не применяются, значит, нет необходимости составлять заявление и визировать его у руководителя на каждое использование карты.
При этом для контроля расходов, осуществляемых с помощью корпоративной карты, сумму расходов можно ограничить либо лимитом, установленным к карте, либо прописанным лимитом во внутренних документах компании, либо остатком денег на счете, к которому открыта корпоративная карта.

В течение какого срока работник должен отчитаться при использовании корпоративной карты?

Работник не отчитался по предыдущему расчету по корпоративной карте: можно ли ему снова воспользоваться картой?

Наличные деньги выдаются под отчет при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Этого требует п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций.
Однако данное правило распространяется только на получение работником наличных денег. А расчеты посредством корпоративных карт, как уже упоминалось, не приравнены к расчетам наличными, а признаются безналичными, поэтому названное правило к ним не применяется.
Кроме того, арбитры считают, что административной ответственности за данное нарушение не предусмотрено (см. Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда N 09АП-10884/2013).
Следовательно, если даже работник не отчитался по сумме, потраченной с помощью корпоративной карты, он вправе снова воспользоваться картой.

Работник не отчитался: начислять ли НДФЛ?

Списание задолженности работника будет означать прекращение его обязательств перед организацией по возврату денежных средств, значит, на дату списания задолженности у него и возникнет налогооблагаемый доход.
Задолженность работника может быть погашена досрочно, если организация примет решение простить работнику долг (ст. 415 ГК РФ). Тогда на дату прощения долга работник получит право распоряжаться денежными средствами и у него возникнет налогооблагаемый доход (Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610).
Таким образом, до тех пор пока есть вероятность того, что работник отчитается, существует возможность удержания неиспользованных сумм (поскольку не истек срок исковой давности), выданные денежные средства не должны признаваться экономической выгодой работника (Постановление ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012).
Дополнительную информацию по вопросу начисления НДФЛ на невозвращенные подотчетные суммы можно почерпнуть из статьи Е.Н. Саяпиной “За выданные под отчет суммы работник должен обязательно отчитаться”, N 7, 2013.

Нужно ли соблюдать лимит расчетов наличными при расчетах с помощью корпоративных карт?

Пунктом 1 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У ограничены расчеты между юридическими лицами, юридическими лицами и предпринимателями наличными денежными средствами. Лимит составляет 100 000 руб. в рамках одного договора.
Однако использование корпоративной банковской карты – это безналичный расчет. Значит, сумма платежа может превышать 100 000 руб., если работник оплачивает товары (работы, услуги) посредством карты.
При этом нужно понимать, что снятие наличных денег работником через банкомат означает получение денежных средств под отчет физическим лицом. И поскольку в таком случае подотчетник осуществляет дальнейшие платежи от лица организации, данные наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита (Письмо Банка России от 04.12.2007 N 190-Т).
Штраф за нарушение лимита расчетов для организации составляет от 40 000 до 50 000 руб. Кроме того, оштрафован может быть и руководитель организации на основании ст. 15.1 КоАП РФ – на сумму от 4000 до 5000 руб.

Подотчет через зарплатные карты сотрудников

При использовании корпоративных карт для расчетов с подотчетными лицами организации нет необходимости уведомлять об этом налоговую инспекцию и фонды (если, конечно, речь не идет об открытии отдельных счетов для выпуска карты). В силу того что расчеты с подотчетными лицами посредством использования корпоративных карт являются безналичными, на них не распространяются правила наличных расчетов. Поэтому сотруднику нет необходимости визировать у руководителя заявление на использование карты (каждый раз, когда возникает необходимость оплатить ту или иную покупку в производственных целях) и отчитываться о потраченных суммах в течение трех дней, равно как и соблюдать лимит расчетов, установленный только в отношении наличности. Если организация сочтет удобным перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты работников, она вправе использовать и такой вариант расчетов с подотчетными лицами.

Корпоративные карты для юридических лиц: особенности, тарифы и условия

Расходы, связанные с хозяйственной или основной деятельностью компании, зачастую удобнее оплачивать с карты, чем обычным банковским переводом по реквизитам. К таким случаям относятся накладные, представительские, транспортные, командировочные расходы. Для решения этих задач можно оформить корпоративную банковскую карту, которой сможет пользоваться ограниченный круг сотрудников.

Нужна ли вашей компании такая услуга и какие преимущества она дает? В этой статье мы рассмотрим основные моменты, связанные с корпоративными картами для юридических лиц, и проанализируем несколько предложений конкретных банков, предлагаемые ими условия и тарифы.

Отличие корпоративной банковской карты от обычной состоит в том, что она привязана к счету юридического лица — расчетному или отдельному карточному. По сути дела, везде, где требуется выдать деньги сотруднику под отчет, компания может просто воспользоваться корпоративной картой, которая может быть как дебетовой, так и кредитной, именной или на предъявителя. Это позволяет упростить и оптимизировать те расходы компании, которые аналогичны расходам обычного физического лица. Необходимо купить, например, подарок кому-то из сотрудников на день рождения, организовать маленький праздник в отделе, отправить кого-то в срочную командировку с проживанием в гостинице, пригласить клиента на обед или заказать такси — список можно продолжать бесконечно.

Выпуск и выдача корпоративных карт производятся в соответствии с «Положением об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», утвержденным ЦБ РФ 24 декабря 2004 года под № 266-П. Если предприятию нужна корпоративная карта, руководитель должен обратиться в банк с заявлением. К заявлению, как правило, требуется приложить следующие документы (конкретный список каждый банк устанавливает на свое усмотрение):

• Учредительные документы предприятия.
• Выписка из ЕГРЮЛ.
• Заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты.
• Паспорт держателя карты.
• Доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте.

После рассмотрения заявления и пакета документов в случае положительного решения банка подписывается договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт. В договоре отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться данными платежными инструментами. По каждой карте может быть установлен индивидуальный лимит на списание средств, например не более 50 000 рублей в месяц.

Порядок использования корпоративных банковских карт

Каким образом будут использоваться корпоративные банковские карты, определяет исключительно руководство предприятия. Порядок использования фиксируется в локальном нормативном документе — Положении, которое дает ответы на следующие вопросы:

• Порядок пользования PIN-кодом карты. PIN-код — конфиденциальная информация, разглашение которой любым третьим лицам недопустимо.
• Сроки предоставления отчета о расходе денежных средств по карте. Например, в течение пяти рабочих дней сотрудник обязан отчитаться директору организации и/или главному бухгалтеру и приложить к отчету чеки.
• Санкции при непредставлении отчета. Списанные с карты суммы удерживаются из зарплаты сотрудника, производившего расчеты.
• Учет корпоративных карт (оформленные карты, выдача и возврат карт). Как правило, создается специальный журнал учета.
• Меры на случай утраты или хищения корпоративной банковской карты. Карта должна быть немедленно заблокирована, для этого следует связаться с банком. Если держатель карты не успел этого сделать вовремя и компания понесла ущерб, сумма ущерба взыскивается с держателя карты.

Общее правило: оплата по карте проводится только безналичным расчетом.

Факт расчетов с помощью корпоративной банковской карты будет отображен в выписке по счету, к которому она привязана. Проводка списания средств формируется на дату банковской выписки.

Руководителям предприятий можно порекомендовать этот платежный инструмент в силу следующих его плюсов:

1. Есть возможность делать онлайн-покупки с предоплатой.
2. Средства компании доступны в любое время суток, можно снимать наличные в банкомате.
3. В случае сомнительных операций или потери карты, ее можно заблокировать и сохранить средства.
4. Можно быстро осуществить платеж на сумму более 100 тысяч рублей (это порог для наличных расчетов, осуществляемых юридическими лицами).
5. Можно расплачиваться картой за границей, с автоматической конвертацией валют.
6. По карте можно установить лимит расходов.
7. Бухгалтерия может контролировать расходы по карте, заказав детальную выписку.
8. В режиме реального времени работает SMS-информирование обо всех операциях по карте.
9. Информировать налоговые органы и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт не требуется, как и об открытии карточных счетов. Эта обязанность была отменена Федеральным законом от 2 апреля 2014 года № 52-ФЗ [1] .

Таким образом, сокращается время на выдачу денежных средств сотрудникам, упрощается отчетность, повышается безопасность пользования деньгами компании.

Карта является только платежным инструментом, она обязательно привязана к банковскому счету. Без открытого счета карта не выдается. Однако предприятию совсем не обязательно оформлять корпоративные карты в том банке, где у него есть расчетный счет. Достаточно изучить предложения банков и открыть отдельный карточный счет там, где по корпоративным картам предлагаются наиболее выгодные условия оформления и обслуживания. В качестве примера рассмотрим предложения по обслуживанию корпоративных карт от трех известных российских банков.

Сбербанк

Обслуживание корпоративной банковской карты будет стоить 2500 рублей в год. Количество карт, привязанных к одному счету, не ограничивается. Можно вносить наличные через банкомат, не более 100 000 рублей, с комиссией 0,3% от суммы. Снимать наличные можно через банкоматы Сбербанка (комиссия составит 1,4%, но не менее 250 рублей) или через банкоматы других банков (комиссия составит 3%, но не менее 300 рублей). Лимит, устанавливаемый банком по каждой карте, — 170 000 рублей в день. По всем привязанным к одному счету картам лимит, устанавливаемый банком, — 5 000 000 рублей в месяц. SMS-информирование — 60 рублей в месяц. Управление средствами по карте в приложении «Сбербанк-онлайн» бесплатно. Карта и ПИН-код выдаются в том офисе банка, где открыт расчетный счет. Заявку на оформление корпоративной карты можно заполнить и отослать онлайн.

«Россельхозбанк»

Обслуживание корпоративной банковской карты будет стоить 2000 рублей в год. Количество карт, привязанных к одному счету, не ограничивается. Наличные через банкомат вносить нельзя. Снимать наличные можно через банкоматы «Россельхозбанка» (комиссия составит 1%) или через банкоматы других банков (комиссия составит 2%, но не менее 300 рублей). Лимит, устанавливаемый банком по каждой карте, — 300 000 рублей в день. По всем привязанным к одному счету картам лимит, устанавливаемый банком, — 500 000 рублей в месяц. SMS-информирование стоит 60 рублей в месяц, онлайн-банкинг — бесплатно. Карта и ПИН-код выдаются в том офисе банка, где открыт расчетный счет. Заявку на оформление корпоративной карты необходимо предоставить в банк в письменном виде и в двух экземплярах.

«ЮниКредит Банк»

Как можно увидеть, чем больше возможностей по карте предоставляет банк, тем дороже годовое обслуживание. В зависимости от выбранной платежной системы, по корпоративным картам ваше предприятие будет иметь скидки и дополнительные преимущества Mastercard Business или Visa Business. Кроме того, вы можете оформить корпоративные карты Mastercard Gold или Visa Gold. Их обслуживание стоит значительно дороже, но они дают дополнительные возможности при аренде автотранспорта, бронировании номеров в отелях, пользовании услугами в аэропортах. Удобен вариант оформления карт класса Gold для руководства компании и класса Business для остальных сотрудников.

Корпоративная банковская карта упрощает взаимодействие руководства и сотрудников по финансовым вопросам, делает его менее формальным, сокращает количество бюрократических процедур. При этом безопасность использования денежных средств повышается. Таким образом, высвобождаются ресурсы на выполнение бизнес-задач, повышается эффективность работы, растет лояльность сотрудников.

*Информация действительна на 1 апреля 2018 года, не является публичной офертой.

Оцените статью: