Минфин нельзя заменять из-за ошибки первичный учетный документ новым документом

Минфин: первичный документ, составленный с ошибкой, нельзя заменять новым документом

Если в первичном документе, принятом к бухучету, обнаружится ошибка, то такой документ можно только исправить. Заменять его новым документом нельзя. На это обратил внимание Минфин России в письме от 23.10.17 № 03-03-10/69280.

Разъяснения достаточно простые. Авторы письма ссылаются на Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В пункте 7 статьи 9 данного закона установлено, что в первичном учетном документе допускаются исправления. Исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Что же касается замены документа, составленного с ошибкой, новым документом, то такая процедура в Законе № 402-ФЗ не предусмотрена. Из этого можно сделать вывод о том, что заменять «ошибочный» документ новым нельзя.

Первичный документ с ошибкой нельзя менять на новый

Если в первичном документе, принятом к бухучету, обнаружена ошибка, то его нужно исправить. Менять его на новый документ нельзя. Письмо Минфина России от 23 октября 2017 г. № 03-03-10/69280.

В комментируемом письме Минфин пояснил, почему первичный документ с ошибкой нельзя заменить новым, а можно только внести в него исправления.

Основной документ, которым руководствуются бухгалтеры, составляя первичку, это Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете).

В пункте 7 статьи 9 этого закона сказано, что в первичный учетный документ можно вносить исправления. Каждое исправление должно содержать дату исправления, а также подписи, фамилии и инициалы работников, составивших документ, в котором сделано исправление.

А вот заменить документ, в котором допущена ошибка, на новый, нельзя. Ведь Законом о бухучете это не предусмотрено.

Поэтому избегайте замены уже принятого к учету первичного документа на вновь составленный. Лучше исправьте ошибку так, как это описано в пункте 7 статьи 9 Закона о бухучете.

Замена первичных бухгалтерских документов запрещена

Законодательством не предусмотрена замена первичных документов, если в них были выявлены ошибки

Для всех бухгалтеров, занимающихся составлением бухгалтерских отчетов для разного рода предприятий Минфином было сделано заявление о том, что согласно закону «О бухгалтерском учете», заменить первоначально поданные документы, в которых были допущены ошибки, нельзя, но можно внести исправления.

– Минфин объяснил всем, кто является плательщиками налогов, что исправить ошибки в предоставленных отчетных документах бухгалтера первоначально уже нельзя. Существует официальный документ, датированный 22.01.2016 года №07-01-09/2235, которое гласит, что если в изначально поданном документе, который принят бухгалтерией, обнаружились ошибки, тогда его нельзя менять на аналог. Такое действие является нарушением законодательства «О бухгалтерском учете».

Подробнее в статье услуг бухгалтерский учет.

— Документ №07-01-09/2235 указывает: Ошибки в первичных документах (за исключением кассовых и банковских) исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное (п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

— В кассовых и банковских документах исправлять ничего нельзя – запрещено!.

– Сотрудники, которые занимаются вопросом урегулирования отчетов бухгалтеров, утверждают, что любое предприятие самостоятельно должно решить, каким образом исправлять ошибки в напечатанных документах и в электронных.

402 ФЗ статья 9 п. 4 гласит: Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

– Но такие действия можно совершать только опираюсь на закон, соблюдая все правила. Также в документации предприятия прописывается данный способ с учетом всех особенностей документооборота. Как правило, этот способ вносится в положение бухгалтерского учета ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации».

402 ФЗ статья 9 п. 7 указывает: В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

• Сотрудники Департамента рекомендуют воспользоваться подсказкой Правительства РФ, ФНС и Минфина, когда возникнет вопрос о том, какой из способов исправления выбрать.

Примером в этом случае может послужить способ, благодаря которому исправляют ошибки в счетах-фактурах, он разрабатывался для учета в компаниях в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 года №1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов».

Минфин России считает, что ошибочный первичный документ нужно исправлять, а не заменять

Специалисты финансового ведомства дали разъяснения по поводу того, как поступать в случае обнаружения ошибки в первичном учетном документе уже принятом к бухгалтерскому учету (письмо Минфина России от 22 января 2016 г. № 07-01-09/2235). Так, в ведомстве считают, что составить новый документ в качестве замены ошибочного первичного документа нельзя. Дело в том, что это не предусмотрено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее, закон о бухучете).

А вот внести исправления при выявлении ошибки в документ можно (п. 7 ст. 9 закона о бухучете). Причем организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований законодательства и принимая во внимание особенности документооборота. В частности, по мнению Минфина России, при разработке таких способов можно ориентироваться на действующие нормативные правовые акты, регулирующие аналогичные вопросы. Например, это могут быть Правила заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Обратим внимание, что в случае внесения исправлений в первичный документ, обязательно указывается дата исправления, а также проставляются подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 7 ст. 9 закона о бухучете).

Самостоятельно разработанные организацией правила для внесения исправлений в ошибочные документы целесообразно установить в учетной политике.

Первичный документ с ошибкой: заменить или исправить

Если в первичном документе, который вы уже приняли к учету, будет найдена ошибка, документ нужно исправить. Минфин России запрещает (!) нам заменить ошибочный документ новым. Эту свою позицию чиновники изложили в письме от 23 октября 2017 г. № 03-03-10/69280.

Основной документ, которым руководствуются бухгалтеры, составляя первичку, это Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В пункте 7 статьи 9 закона сказано, что в первичный учетный документ можно вносить исправления. Каждое исправление должно содержать дату исправления, а также подписи, фамилии и инициалы работников, составивших документ, в котором сделано исправление. А про замену документа, в котором допущена ошибка, ничего не сказано.

На этом и основано мнение Минфина. В первичный документ с ошибкой нужно внести исправления. Интересно, как Минфин может проверить заменили мы ошибочный документ новым или нет.

Сама по себе процедура внесения исправлений в документ означает, что нужно составить еще несколько документов. Где мы должны писать, что исправляем, почему исправляем, по чьей вине исправляем, ФИО участников этой «акции» и т.д. Ладно еще, если это касается крупной сделки или банковских документов (деньги все-таки). А, если просто заказали бумагу в офис, ошиблись в дате. Просто копировали и дату не исправили.

В общем, будьте внимательны с первичкой. Если исправляете документы, проверяйте внимательно номера, даты, подписантов. Да, и штрих-корректором пользоваться не стоит. Это слишком заметно любому проверяющему.

Как исправить документы и выполнить все требования закона, смотрите в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера» О том, как исправить первичные учетные документы и к каким последствиям приведут ошибки в «первичке» смотрите ниже.

^^^Подробнее: Исправление ошибок в «первичке»

Все факты хозяйственной жизни организации оформляются оправдательными документами. Эти документы должны быть составлены с учетом требований законодательства. Ведь иначе соответствующие расходы налогоплательщика могут быть не приняты для целей налогообложения.

Как исправить первичные документы

Как быть, если в первичном документе все-таки допущена ошибка? Многие бухгалтеры при исправлении ошибок пользуются специальным штрих-корректором. Этого делать нельзя.

Чтобы исправить ошибку правильно, обратимся к Закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В части 7 статьи 9 этого документа записано, что исправления в первичных документах допускаются, если иное не предусмотрено федеральными законами или нормативно-правовыми актами. При исправлении в документе указывается дата внесения изменений и проставляются подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Аналогичное указание на порядок исправления документов содержится и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н; далее – ПВБУ): «Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений».

Согласно пункту 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное. Исправление должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписями лиц, подписавших документ, рядом с исправлением должна быть проставлена дата исправления.

В письме от 22 января 2016 года № 07-01-09/2235 Минфин России отметил, что организация может самостоятельно разработать способы внесения исправлений как в бумажные, так и в электронные первичные документы (ч. 2 – 4 ст. 8 Закона № 402-ФЗ, ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций», утв. приказом Минфина России от 6 октября 2008/ г. № 106н). В разработке таких способов можно руководствоваться действующими нормативными правовыми актами, которые регулируют аналогичные вопросы.

В частности, в Правилах заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС (утв. постановлением Правительства России от 26 декабря 2011 г. № 1137) прописан порядок внесения исправлений в счет-фактуру. При разработке способов внесения исправлений в «первичку» организации, среди прочего, могут также ориентироваться на этот порядок.

Добавим, что первичный документ с ошибкой, который уже принят к бухгалтерскому учету, нельзя заменить на новый документ (письмо Минфина России от 23 октября 2017 г. № 03-03-10/69280). Можно только внести исправления в уже имеющуюся «первичку». Связано это с тем, что Законом № 402-ФЗ замена попросту не предусмотрена. Поэтому лучше исправьте ошибку так, как это описано в пункте 7 статьи 9 Закона о бухучете.

Последствия ошибок в «первичке»

Ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса.

. Имейте в виду: с 1 января 2014 года действие статьи 120 Налогового кодекса распространяется не только на организации, но и на предпринимателей.

Размер штрафа следующий:

-10 000 рублей, если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
-30 000 рублей, если нарушение совершалось в течение нескольких налоговых периодов;
-20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если в результате нарушения налоговая база оказалась заниженной.

Под «грубым нарушением правил учета доходов и расходов» понимается, в частности, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета.

Если необходимые первичные документы у фирмы оформлены, но в них содержатся отдельные недостатки, ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения не применяется. Однако первичные документы следует составлять правильно, так как от этого во многом зависит и обоснованность подтверждаемых расходов.

Если требования законодательства по оформлению первичных документов не будут выполнены, то при налоговой проверке инспекторы могут «снять» соответствующие расходы, мотивировав это тем, что они не подтверждены документально. Конечно, подобные претензии во многом формальны, но к чему лишние споры?
Источник: http://www.buhgalteria.ru/article/n161939/?utm_source=social&utm_medium=art&utm_campaign=fb
Бухгалтерия.ру
***********************************************************************************

И еще: Несколько способов закрытия компаний. Риски каждого из способов. Подберем схему. http://www.barrit.ru/cgi-bin/practic.cgi?c=r&id=1169

Кстати, через офшор закрыть компанию уже не интересна, по крайней мере через BVI (http://www.barrit.ru/cgi-bin/practic.cgi?c=r&id=2508).

1.Продажа фирмы или смена учредителей и директора

Продажа фирмы третьим лицам или смена участников и директора на номинальных – самый дешевый и самый ненадежный способ избавиться от фирмы. Этот способ мы рекомендуем использовать только как промежуточный в комплексе с другими.

Категорически не рекомендуем использовать только этот способ, так как с 31.03.2015 г. это грозит уголовной ответственностью. С 31 марта 2015 г. статьи 173.1., 173.2 УК РФ действуют в новой редакции (Федеральный закон № 67-ФЗ от 30.03.2015 г.) и предусматривают уголовную ответственность за использование подставных лиц в качестве участников и/или исполнительного органа фирмы.

Плюсы:
1) самый дешевый способ;
2) самый быстрый способ (4 недели).

Минусы:
1) Закрытие компании не происходит (не исключается из ЕГРЮЛ), а продолжает существовать. К ней можно предъявить претензии. В том числе к периоду деятельности предшествующего директора;
2) высокие риски: субсидиарная (т.е. личная имущественная) ответственность бывших участников и директора, судебные иски, уголовная ответственность по ст. 173.1 и 173.2 УК РФ.

Для снижения рисков рекомендуется оформлять договор купли-продажи фирмы через нотариуса с иностранным гражданином и/или иностранной управляющей компанией в исполнительном органе.

2.Смена учредителей и директора + смена адреса (смена региона)

В последнее время процедура смены адреса/региона вызывает достаточно много сложностей. Налоговая пытается противодействовать такому способу закрытия компании, особенно фирмам с долгами в бюджет.

Причем проблемы могут возникнуть как на этапе перевода компании в другой регион (неоднократная подача документов на перевод, увеличение нотариальных расходов), так и после успешной регистрации смены адреса.

В судебной практике стали частыми такие случаи: через определенный срок ИФНС проводит выездную проверку по новому адресу и, не находя подтверждения местонахождению, возвращает организацию по старому адресу. Т.е., затратив немалые деньги, можно прийти к тому же результату, с которого начали.

3.Реорганизация присоединением или слиянием

Как правило, ликвидируемая компания присоединяется к фирме из другого региона. При удачном завершении ваша фирма прекращает существовать и исключается из ЕГРЮЛ. Но существует несколько подводных камней, о которых практически не пишут.

Кратко перечислю 3 основные проблемы, с которыми можно столкнуться.

1) Проблемные фирмы в одной связке с вашей.
Ваша компания может присоединяться к правопреемнику в группе с совершенно неизвестными вам другими фирмами. Их число может доходить до 20-30. Это значит, что при возникновении проблем с одной из присоединяемых фирм пострадает вся связка. Это привлечет внимание налоговой инспекции, которая может инициировать проверку с нехорошими последствиями.

2) Претензии налоговой в течение 3-х лет после присоединения.
Присоединение в связке с другими фирмами может пройти успешно. Ваша фирма будет исключена из ЕГРЮЛ. Но в течение 3-х последующих лет могут возникнут претензии к одной из реорганизуемых фирм, бывших в связке с вашей. Тогда ИФНС может отменить реорганизацию, восстановить фирму в ЕГРЮЛ и инициировать проверку.

3) Участники вашей фирмы становятся участниками фирмы-правопреемника.
Бывают случаи, когда некоторые юр. фирмы при присоединении оставляют участников ликвидируемой компании в составе участников правопреемника. То есть ваша фирма исключается из ЕГРЮЛ, но участники вашей компании перемещаются к правопреемнику. Вместе с большим количеством других незнакомцев со своим багажом проблем.

Обратите внимание на эти моменты. Задайте вопросы юристу, чтобы избежать сюрпризов в будущем.

4.Реорганизация фирмы присоединением «один к одному»

Одна ваша организация присоединяется к правопреемнику без ненужного соседства других фирм. Это более безопасный способ.

Плюсы:
1) исключаются риски, связанные с другими компаниями в связке;
2) такое присоединение не вызывает подозрений ИФНС, следовательно проходит немного быстрее.

Дополнительной подстраховкой может быть последующее официальное закрытие
компании – правопреемника. При такой процедуре максимально сокращены риски, нет налоговой проверки вашей компании. Также исключена возможность отмены закрытия компании, так как произведено официальное закрытие компании -правопреемника с соблюдением всех необходимых юридических процедур.

Минусы: единственный недостаток – достаточно высокая стоимость.

Способ не очень распространен на сегодняшний день. Но, по нашему мнению, совершенно незаслуженно.

Процедура реорганизации проходит также, только в качестве правопреемника выступает компания с участниками-иностранными лицами и управляющей компанией в качестве исполнительного органа (директора).

Этот способ безопаснее, чем реорганизация с правопреемником РФ, по такой причине. Сейчас отменить процедуру реорганизации можно только опросив действующих лиц правопреемника. В случае с иностранцем это сделать достаточно сложно. Следовательно, при соблюдении всех необходимых действий и мер предосторожности, отменить процедуру нельзя.

Основной момент, который влияет на успешность реорганизации – кто заверяет документы от лица правопреемника у нотариуса и подписывает необходимые документы.

Есть 2 безопасных варианта:
1. Документы заверяются за границей, апостилируются и переводятся, тогда заявителем фигурирует иностранец, но это увеличивает срок и стоимость.

2. Документы заверяет представитель-резидент на территории РФ на основании доверенности, которая сдается в регистрационный орган, и из которой следует, что данное лицо не имеет права вести финансово-хозяйственную деятельность, а наделено лишь курьерской функцией.

Плюсы: основное отличие такого присоединения в том, что отменить его нельзя.

Минусы: процедура несколько дороже обычной.

6. Закрыть компанию через офшор

Это закрытие компании через оформление вашей компании на иностранную инкорпорацию (офшор).

Этот способ не очень распространен, так как есть определенные сложности в его исполнении, но имеет несомненные плюсы:

Ошибки в «первичке» нужно исправлять, а не заменять документ

Налоговая служба и Минфин заявляют: такой способ исправления ошибок в первичном учетном документе, как замена некорректно составленного документа на новый, законом о бухучете не предусмотрен.

Дело в том, что в пункте 7 статьи 9 закона о бухучете сказано, что в первичном учетном документе допускаются исправления. Такое исправление должно содержать дату внесения правок, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

При этом исправления в счета-фактуры вносятся посредством составления корректировочного или исправленного документа. Однако это отдельный случай и применять этот порядок для устранения ошибок в «первичке», например, подтверждающей «прибыльные» расходы, нельзя.

Новостная рассылка для бухгалтера

Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.

Получайте бесплатную рассылку бухгалтерских новостей на электронную почту.

Минфин: нельзя заменять из-за ошибки первичный учетный документ новым документом

Если организация приняла к бухгалтерскому учету первичный документ, а затем обнаружила в нем ошибку, исправить ее можно только путем внесения правок. Заменить такой документ на новый нельзя, поскольку законодательством это не предусмотрено.

На это указал Минфин России в письме от 23.10.2017 № 03-03-10/69280.

Напомним, что по действующим правилам работник, исправляющий первичный документ, должен указать дату исправления, поставить свою подпись, а также указать фамилию, инициалы либо иные реквизиты, позволяющие идентифицировать его в случае необходимости (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”).

Информационная система 1С:ИТС обновляется каждый день. Не пропускайте последние новости – подпишитесь на бесплатную рассылку сайта.

• актуальность: десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
• право выбора: вы подписываетесь только на те категории новостей, которые хотите получать;
• экономию денег и времени: рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС и вам не нужно отбирать новости самим;
• конфиденциальность: ваш e-mail не передается третьим лицам;
• сохранность: все самое важное остается в вашей почте, а не теряется в дебрях Интернета.

Чтобы подписаться на новости или изменить содержимое рассылки, укажите Ваш почтовый адрес

Как исправить ошибки в первичных учетных документах? (Сурков А.А.)

Дата размещения статьи: 13.04.2016

Общеизвестно, что основой бухгалтерского и налогового учета являются первичные учетные документы. Все документы, применяемые в деятельности субъекта, можно разделить на внутренние и внешние (первые он оформляет, по сути, сам для себя – например, расчетные документы по заработной плате, авансовые отчеты, акты о приеме и списании товарно-материальных ценностей и прочие, вторыми он обменивается с контрагентами (третьими лицами)). Закон N 402-ФЗ допускает два способа оформления первичных документов: на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Ни один из них не является приоритетным, поскольку бумажный документ равнозначен электронному (разумеется, если они оформлены и подписаны с учетом требований законодательства ).

——————————–
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”.
Разъяснения по данному вопросу приведены в Письме Минфина России от 11.01.2016 N 03-03-06/61.

На практике при составлении первичных документов (на бумаге или в электронном виде) нередко допускаются ошибки (например, в суммовых или количественных показателях). Эти ошибки, несомненно, должны быть исправлены. Но как их исправить? Какие требования законодательства следует учесть?

Первичные учетные документы

Требования Закона N 402-ФЗ к порядку исправления первичных документов

Исправление электронных первичных документов

Исправление бумажных первичных документов

В настоящее время большинство первичных документов составляются не вручную, а с помощью специализированных бухгалтерских программ (например, “1С-Бухгалтерия”), то есть автоматизированным способом. В связи с вышесказанным возникает вопрос: какой это документ – бумажный или электронный?
Несмотря на названный способ составления первичного документа, для его дальнейшего использования в документообороте экономического субъекта он, как правило, распечатывается, и на нем проставляются подписи ответственных сотрудников. Данное обстоятельство, в свою очередь, указывает на то, что мы в рассматриваемом случае имеем дело с обычным бумажным документом. То есть исправлять документ, сформированный при помощи бухгалтерской программы, нужно в том же порядке, что и созданный вручную.
Далее перейдем непосредственно к самому порядку исправления таких первичных документов.

“Корректурный” способ исправления

“Корректурный” способ исправления ошибок изложен в разд. 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (далее – Положение). Несмотря на солидный возраст названного документа, он является действующим и применяется в части, не противоречащей Закону N 402-ФЗ. Алгоритм “корректурного” способа исправления ошибок заключается в следующем:
– зачеркивается ошибочная запись;
– вносится правильная запись;
– проставляется надпись “Исправленному верить”;
– указывается дата внесения исправления;
– вписываются должность и Ф.И.О. лица, внесшего исправление;
– ставится личная подпись данного лица.
——————————–
Утверждено Минфином СССР от 29.07.1983 N 105.

Способ выставления корректирующего документа

За ориентир при разработке таких способов внесения исправлений они предложили взять правила исправления счетов-фактур, определенные Постановлением Правительства РФ N 1137.
Иными словами, хотя формально чиновники Минфина прямо не разрешили использовать дубликаты при исправлении первичных документов, они допускают возможность их оформления при исправлении ошибок в первичных документах. Однако делать это можно только с учетом требований Закона N 402-ФЗ и прочих правовых нормативных актов, а также при условии закрепления обозначенного способа в учетной политике для целей бухгалтерского учета.
Остается добавить, что возможность использования метода выставления нового (исправленного) первичного документа взамен первоначального документа отмечают и арбитры. Например, судьи Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда в Постановлении от 28.03.2013 по делу N А13-9242/2012 указали: законодательство РФ не запрещает вносить изменения в первичные учетные документы, в том числе путем их замены на оформленные надлежащим образом, без изменения показателей, влияющих на объем и содержание произведенных хозяйственных операций .
——————————–
Постановлением ФАС СЗО от 26.09.2013 по делу N А13-9242/2012 оставлено в силе.

Аналогичный вывод сделан в Постановлении Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.02.2013 по делу N А64-3569/2012: законодательство о налогах и сборах не исключает права налогоплательщика и его контрагентов вносить исправления в счета-фактуры и первичные документы, составленные с нарушением установленного порядка либо содержащие недостоверные сведения о совершенных хозяйственных операциях, и не запрещает налогоплательщику устранять несоответствие первичных документов требованиям бухгалтерского законодательства путем внесения в неправильно оформленный документ исправлений, его переоформления, замены на оформленный в установленном порядке и представлять переоформленные первичные документы в налоговый орган или в суд для обоснования правомерности применения налоговых вычетов или расходов по налогу на прибыль.

Минфин России считает, что ошибочный первичный документ нужно исправлять, а не заменять

Специалисты финансового ведомства дали разъяснения по поводу того, как поступать в случае обнаружения ошибки в первичном учетном документе уже принятом к бухгалтерскому учету (письмо Минфина России от 22 января 2016 г. № 07-01-09/2235). Так, в ведомстве считают, что составить новый документ в качестве замены ошибочного первичного документа нельзя. Дело в том, что это не предусмотрено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ « О бухгалтерском учете » (далее, закон о бухучете).

А вот внести исправления при выявлении ошибки в документ можно ( п. 7 ст. 9 закона о бухучете ). Причем организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований законодательства и принимая во внимание особенности документооборота. В частности, по мнению Минфина России, при разработке таких способов можно ориентироваться на действующие нормативные правовые акты, регулирующие аналогичные вопросы. Например, это могут быть Правила заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС , утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Обратим внимание, что в случае внесения исправлений в первичный документ, обязательно указывается дата исправления, а также проставляются подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц ( п. 7 ст. 9 закона о бухучете ).

Самостоятельно разработанные организацией правила для внесения исправлений в ошибочные документы целесообразно установить в учетной политике.

Минфин: первичный документ с ошибкой заменить нельзя

Закон о бухучете не содержит положений о замене «первички». По мнению ведомства, единственным способом устранить ошибку является исправление документа. Суды не так категоричны. Например, ФАС Московского округа отмечал, что можно заменить первичный документ на новый с теми же реквизитами.

Если компания решит руководствоваться разъяснением Минфина, ей нужно учитывать следующее. Исправление должен заверить тот, кто составил первичный документ. При этом нужно указать дату корректировки, а также фамилию и инициалы либо иные идентифицирующие данные.

Правила исправления «первички», представленной на электронном или бумажном носителе, организация может установить в учетной политике.

Документ: Письмо Минфина России от 22.01.2016 N 07-01-09/2235

Ключевые слова: бухучет; первичный документ

Обзор подготовлен специалистами компании «Консультант Плюс» и предоставлен компанией «КонсультантПлюс Свердловская область» — информационным центром Сети КонсультантПлюс в г. Екатеринбурге и Свердловской области

Заменить нельзя исправить: новые рассуждения ФНС о замене “ошибочной” первички

В идентичных письмах от 5 марта 2018 г. N СД-4-3/4226@, от 23 марта 2018г. N СД-4-3/5412@ ФНС рассмотрела вопрос о возможности подтверждения расходов первичкой, исправленной в порядке, аналогичном порядку исправления счетов-фактур.

На эту тему два года назад было выпущено письмо Минфина, о котором ФНС напомнила. Законом о бухучете не предусмотрена замена ранее принятого к бухучету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения ошибок, указывало ведомство. Организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные документы. При разработке таких способов, по мнению ведомства, допустимо ориентироваться, среди прочего, на действующие нормативные правовые акты, регулирующие аналогичные вопросы (например, на правила заполнения счета-фактуры, утвержденные постановлением 1137).

ФНС продолжила эту мысль. Пунктом 7 правил предусмотрено, что в счет-фактуру исправления вносятся путем составления нового экземпляра, в котором указывается номер и дата счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дата исправления. Таким образом реализуется порядок, аналогичный пункту 4.2 положения о документах и документообороте в бухучете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105, а именно: по совокупности в первоначальном документе и документе с исправленными данными имеется в наличии информация о неправильном и верном тексте, дате исправления и подтверждении исправления подписями лиц, подписавших документ.

Такой порядок внесения исправлений в первичные документы, составленные в электронном виде, реализован в форматах представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг), документа о передаче товаров, утвержденных ФНС в конце 2015 года, а также в формате счета-фактуры и в формате первичного документа, включающего в себя счет-фактуру, появившимся два года назад.

ФНС не высказалась прямо в пользу возможности замены “ошибочной” первички, однако, видимо, из письма следует вывод, что служба изменила свое недавнее мнение о невозможности замены первичного документа новым. Вместе с тем, как видим, утверждение о том, что законом о бухучете такая замена не предусмотрена, тоже никуда не делось. Кстати, Минфин в октябре 2017 года также отмечал, что ошибки в первичке исправляются не ее заменой, а заверенной надписью.

Оцените статью: