Фнс скан-копии документов не заменяют оригиналов

Копия документов вместо оригиналов: можно ли учесть такие расходы?

Организация является поставщиком продукции и осуществляет доставку товаров до покупателей посредством услуг транспортной компании. Первичные документы, сопровождающие передачу товаров покупателю, передаются ему через водителя транспортной компании. Вторые экземпляры первичных документов, подписанные покупателем, передаются организации по почте. Бывают случаи, когда указанные документы по почте до адресата не доходят. Может ли поставщик принимать к учету отсканированные копии документов, полученных от покупателя?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Отсутствие первичных документов, равно как и наличие первичных документов, оформленных в виде сканированных копий, влечет для организации-поставщика негативные последствия, так как свидетельствует о нарушении требований бухгалтерского и налогового законодательства.

Обоснование вывода:

В соответствии с частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. В силу норм ст. 313 НК РФ, на основании первичных документов ведется также и налоговый учет.

Причем в целях налогового учета расходы организации должны удовлетворять требованиям, установленным ст. 252 НК РФ.

Так, расходами признаются осуществленные налогоплательщиком обоснованные и документально подтвержденные затраты, направленные на получение дохода. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

На основании части 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются – лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Нормы Закона N 402-ФЗ не предусматривают обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных форм организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Следовательно, первичные документы, самостоятельно разработанные организацией и определенные руководителем на основании части 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, включающие обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, являются документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Анализ положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ показывает: данная норма не содержит прямого запрета на использование в качестве первичного учетного документа его копии.

Более того, часть 8 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусматривают требование о включении в состав документов бухгалтерского учета копий первичных документов, если их оригиналы изымаются в установленном порядке.

В то же время из содержания части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ следует, что первичный документ должен содержать личную подпись лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

Следует отметить, что нормами НК РФ также не предусмотрено принятие к учету копий первичных документов, изготовленных на бумажном носителе.

В письме УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968 представлены разъяснения, из которых следует, что факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.

ФНС России в письме от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@ приходит к выводу, что подлинником является документ оформленный на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции.

Замена подлинника документа его электронным скан-образом с подписанием такого образа усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех участвующих сторон в случае обязанности предоставления подлинника документа действующим законодательством не предусмотрена.

При этом специалисты финансового и налоговых служб допускают, что в случае отсутствия у налогоплательщика документов, подтверждающих произведенные расходы, эти расходы могут быть подтверждены надлежаще заверенными копиями отсутствующих документов (письма Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22, от 11.07.2008 N 03-03-06/2/77, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209, УФНС по г. Москве от 02.02.2009 N 08-19/008020).

Сложившаяся судебная практика также подтверждает, что отсутствие подлинных первичных документов может являться предметом споров с налоговыми органами.

При этом в арбитражной практике встречается мнение о том, что в целях налогообложения прибыли расходы, подтвержденные копиями первичных документов, признать можно.

Например, в постановлении АС Московского округа от 03.11.2015 N Ф05-14748/2015 рассматривалась ситуация, когда налогоплательщик при налоговой проверке представил инспекции не оригиналы первичных учетных документов (товарные накладные, акты выполненных работ), а выполненные на бумажных носителях факсовые копии данных документов. Инспекция исключила эту сумму из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Судьи, признавая недействительным решение налоговой, указали на необоснованность выводов налогового органа относительно недоказанности заявленных налогоплательщиком расходов, аргументируя свою позицию следующим:

законодательство о бухгалтерском учете не содержит прямого запрета на использование в качестве оправдательного документа его копии;

полученные по факсу первичные документы от контрагентов содержали все обязательные реквизиты, необходимые для осуществления бухгалтерского учета, в связи с чем расходы являются подтвержденными;

учитывая разъяснения, данные в постановлении Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57, налоговый орган, указывая на представление налогоплательщиком ненадлежащих документов в подтверждение расходов по налогу на прибыль, должен был исчислить налог на прибыль организаций расчетным путем в соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ (что не было сделано);

налоговый орган обладал правом по проведению мероприятий налогового контроля путем истребования документов у контрагентов заявителя в силу п. 1 ст. 93.1 НК РФ, но не воспользовался этим правом.

Аналогично в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 02.12.2010 N Ф07-11552/2010 отмечено, что наличие у налогоплательщика только “факсовых” копий первичных документов, а не их оригиналов не означает отсутствие у него реальных затрат.

В постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2010 N А05-3208/2009, ФАС Московского округа от 19.01.2012 N Ф05-14417/11 и от 28.10.2008 N КА-А40/9050-08 судьи также посчитали возможным учесть в целях налогообложения прибыли расходы, подтвержденные копиями первичных документов.

Однако в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 28.01.2008 N А29-2743/2007 судьи пришли к выводу, что копии первичных учетных документов, заверенные главным бухгалтером, не могут служить основанием для отнесения спорных затрат на расходы, уменьшающие доходы.

Кроме того, суд может признать неподтвержденными расходы, если в представленных копиях первичных документов отсутствуют обязательные реквизиты (например подписи ответственных лиц) (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.07.2013 N 14АП-1128/13).

Таким образом, наличие арбитражной практики свидетельствует о том, что отсутствие оригиналов первичных документов может привести к спору с налоговыми органами.

Отметим, что судами выносятся решения, при этом учитываются обстоятельства каждого конкретного дела. Предугадать исход судебного решения в Вашем случае невозможно. Поэтому считаем, что во избежание претензий со стороны налоговых органов организации следует затребовать от контрагента оригиналы первичных документов либо копии первичных документов, заверенных в установленном действующим законодательством порядке.

Из п.п. 3.1.23 и 3.1.25 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, следует, что заверенной копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, на котором в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие его юридическую значимость.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись “Верно”; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст).

При этом считаем, что заверенная копия первичного документа, изготовленного на бумажном носителе, должна содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа, в том числе подписи ответственных лиц обеих сторон.

О необходимости заверения копий документов с учетом требований Госстандарта России смотрите также письма Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-Р3/39142, от 28.01.2013 N 03-03-06/3/1, от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122, от 01.09.2011 N 03-01-11/4-288 и др.

В заключение заметим, что в силу п. 2 ст. 160 ГК РФ допускается использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Тем не менее, Минфин России высказывает мнение, что несмотря на то, что соглашением сторон может быть предусмотрена передача документов между сторонами – участниками сделки в форме факсимильной копии, подобный документ может быть использован только в оперативном управлении для принятия управленческих решений и не может быть принят к бухгалтерскому учету при отражении хозяйственных операций в качестве оправдательного документа, так как факсимильная копия не гарантирует действительность на ней подписи (письмо Минфина России от 20.12.2000 N 16-00-14/820).

Таким образом, полагаем, что отсутствие первичных документов, равно как и наличие первичных документов, оформленных в виде сканированных копий, влечет для организации-поставщика негативные последствия, так как свидетельствует о нарушении требований бухгалтерского и налогового законодательства.

Полученные от контрагентов по факсу или с использование электронной почты копии первичных документов могут использоваться только в целях оперативного принятия управленческих решений.

Для целей бухгалтерского учета и налогового учета все-таки необходимо получать от контрагентов их оригиналы.

В рассматриваемой ситуации стороны могут предусмотреть условиями договоров сроки представления первичных документов, оформленных надлежащим образом.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Галимарданова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

20 августа 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

ФНС отказывается принимать для проверки скан-копии бумажных документов

ФНС России рассказала о том, какие документы налогоплательщик обязан предоставить проверяющим по запросу. Об этом идет речь в письмо от 17 мая 2016 г. № АС-4-15/ [email protected] . Налоговики разъяснили, что если проверяющие запросили у налогоплательщика подлинник документа, который был составлен в бумажной форме, нельзя представлять его электронный скан-образ взамен.

Скан-копия документа, даже удостоверенная усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц участников сделки, по мнению ФНС России, не является заменой оригинала. Если стороны первоначально составили документ на бумажном носителе, который был подписан собственноручно ответственными лицами, то именно он признается подлинником и должен быть предоставлен налогоплательщиком на проверку.

Такая позиция ФНС, как сказано в письме, подкреплена положением Национального стандарта РФ “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185. В этом документе определены признаки подлинников документов, имеющих юридическое и учетное значение. Кроме того, несмотря на распространения электронных документов и внедрения ЭДО между государственными учреждениями и юридическими лицами, статьей 153 и статьей 161 Гражданского кодекса РФ регламентировано удостоверение действий юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, в простой письменной форме.

Также в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” определено, что организации должны составлять первичные учетные документы на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Если законодательство или договор предусматривают представление в государственный орган или стороннюю организацию первичного учетного документа, составленного в электронном виде, в бумажной форме, то субъект хозяйствования обязан самостоятельно и за свой счет изготовить копию этого документа на бумаге и заверить ее соответствующим образом. В своем письме налоговая служба фактически запретила обратный порядок действий – предоставление электронной копии бумажного документа.

Электронные сканы не считаются оригиналами документов

Вопрос от читателя Клерк.Ру Танзиля Газаева (г. Казань)

Можно ли отправлять через оператора ЭДО отсканированные документы и будут ли они считаться юридически значимыми?

Отправить сканы документов через оператора ЭДО можно. При этом важно понимать, что отсканированные документы – это всего лишь копии бумажных оригиналов, т. е. электронные сканы оригиналами являться не будут. Говорить про юридическую значимость в этом случае не имеет смысла. Если вам действительно необходимо отправить заверенные копии бумажных оригиналов в электронном виде, то да вы можете сделать это через сервис оператора. При этом сканы будут подписаны электронной подписью.

В случае, если все-таки нужны электронные оригиналы, то документы следует создавать сразу в электронном виде, подписывая электронной подписью. При этом необходимо соблюдать требования законодательства относительно форматов, форм, видов электронной подписи и регламентов обмена, если таковые имеются. Например, формат электронного счета-фактуры утвержден Приказом ФНС № ММВ-7-6/93@, форма – Постановлением Правительства № 1137, порядок обмена определен Приказом Минфина № 50н, а подписывать электронные счета-фактуры допускается только квалифицированной ЭП на основании ст. 169 Налогового кодекса. Подобные требования могут выдвигаться, как к некоторому определенному документу, так и к группе документов, например, первичные бухгалтерские документы.

Получить персональную консультацию Карины Кассис в режиме онлайн очень просто – нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Если у Вас появились вопросы в области бухгалтерского учета, налогообложения, права или кадров и Вам нужен ответ на основании законодательной базы с ссылками на первоисточники, смело обращайтесь к нам. Опытные специалисты практики подготовят ответ с обоснованием и выводами по Вашему вопросу.

Организация – покупатель не получила первичные документы от поставщика и запросила оригиналы. Поставщик предоставил электронные скан – копии документов, подписанные ЭЦП. Правомерно ли такие документы принять к учету в целях исчисления налога на прибыль, если электронный документооборот сторонами не применяется?

Замена подлинника документа скан – копией с подписанием ЭЦП, не предусмотрена действующим законодательством и не соответствует понятию оригинала документа, как составленному на бумаге, так и в электронной форме. Подтвердить расходы при исчислении налога на прибыль таким документом – не правомерно.

Расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии их связи с деятельностью, направленной на получение дохода. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Из указанной нормы следует, что НК РФ не содержит строгого перечня документов, подтверждающих те или иные расходы для цели налогообложения прибыли, но указывает на то, что они должны соответствовать действующему законодательству (Письмо ФНС России от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@).

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

А действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153 и ст. 161 ГК РФ).

При этом подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, что следует из п. 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Поэтому, в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.

Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон № 63-ФЗ) определяет условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

В частности, согласно п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью.

При этом электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Согласно Постановлению Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)», сканирование документа – это получение его электронного образа. Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.

Исходя из условий рассматриваемого вопроса между контрагентами электронный документооборот не применяется. Оптовый поставщик выдает документы своим покупателям только на бумаге.

Учитывая вышеизложенное в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником. Сканирование документа – это получение его электронного образа. Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.

Замена подлинника документа его электронным скан-образом с подписанием такого образа ЭЦП, не предусмотрена действующим законодательством и не соответствует понятию оригинала документа, как составленному на бумаге, так и в электронной форме. Подтвердить расходы при исчислении налога на прибыль таким документом- не правомерно.

Автор: Е.В. Пшеничная
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс

Если Вы не нашли ответа на свой вопрос, обращайтесь к нам за консультацией. Мы с удовольствием ответим на Ваш вопрос на основании проверенных документов, включенных в Систему Консультант Плюс

По запросу ФНС теперь можно предоставлять скан-копии документов

Налоговая запросила документы? Вовсе не обязательно их распечатывать и везти к ним. Теперь достаточно предоставить скан-копии в соответствии с требованиями ФНС.

В правовых актах о налогах и сборах нет никаких сведений о максимальном количестве запрашиваемых налоговиками документов, как сообщила Федеральная налоговая служба в своем письме от 22.09.2017 № СД-4-3/19092.

Согласно ФЗ №130, вышедшему и опубликованному 01.05.2016, налогоплательщики наделены новым правом относительно запрашиваемых бумаг: теперь их можно предоставлять в электронном формате.

Документы в бумажном виде, запрашиваемые ФНС, можно направлять в электронной форме в виде скан-копий по месту требования. Кроме того, важно, чтобы все необходимые имеющиеся сведения были отображены точно, в частности реквизиты документа.

Внимание! Скан-копия документа — это изображение, полученное путем сканирования или снимка на цифровую камеру подлинника документа.

Формат файла должен соответствовать тем, которые установлены налоговой инспекцией. Отправить запрашиваемые налоговиками бумаги можно несколькими способами:

• через личный кабинет налогоплательщика (в электронной форме);
• по телекоммуникационным каналам связи (в электронной форме);
• лично или через представителя (в бумажном виде);
• заказным письмом по почте (в бумажном виде).

Итог: можно не расходовать бюджет на изготовление большого числа копий документов.

Можно ли предоставлять подлинники? Можно. В том случае когда лицо, в отношении которого ведется выездная налоговая проверка, не отказалось передать оригиналы документов для ознакомления ФНС, их отсканированные копии предоставлять уже не нужно.

При проведении проверки – камеральной, выездной или встречной – налоговики вправе потребовать у организации/ИП представить дополнительные документы (пп. 1 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ). НК РФ предусматривает несколько способов, как это сделать (п. 2 ст. 93 НК РФ):

• руководитель организации (ИП) лично или через представителя передает документы в инспекцию;
• документы отправляют по почте заказным письмом (как правило, с описью вложения);
• документы передаются в ИФНС в электронном виде по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

В налоговые органы, естественно, представляются не оригиналы документов, а их копии, которые должны быть надлежаще заверены. И если вы подаете копии на бумаге, то лучше к ним приложить опись документов.

Бумажная копия документа заверяется подписью руководителя организации (ИП) либо лица, уполномоченного доверенностью. Требовать нотариального заверения копий налоговики не вправе (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если документ содержит в себе несколько страниц, то заверить нужно либо каждую страницу в нем, либо пронумеровать и прошить все страницы, сделать бумажную наклейку и уже на ней поставить заверительную надпись. При этом количество страниц в документе не должно превышать 150, и прошивка должна быть выполнена так, чтобы не мешала ознакомлению с текстом на каждой страницей. В том числе на листах должны быть четко различимы подписи, печати, даты и т.д. (Письмо Минфина от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 , п. 21 Письма ФНС от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ ).

Если заверяется каждая страница, то в надписи фиксируется верность документа, ставится дата, должность, ФИО лица, подтверждающего подлинность, и его подпись. К примеру, запись может выглядеть так:

«Копия верна. 18.10.2018 Генеральный директор ООО «Шанс-М» Щукин А.П. Щукин».

Также поверх надписи можно поставить печать, если она есть. Но это необязательно (Письмо ФНС от 06.09.2016 N ОА-4-17/16629@ ).

Если же надпись наносится на бумажную наклейку прошитого документа, то на ней кроме прочего должно быть указано «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ____ листов». Причем количество листов обозначается словами, т. е. прописью (Письмо Минфина от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142 ).

Отметим, что в надписи не нужно указывать место хранения документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 14.08.2018 N 24-15/176045@ ).

Электронные документы можно направить в инспекцию по ТКС в утвержденном налоговиками формате (Приказ ФНС от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@ ), а также в виде скан-образов, в соответствии с порядком их представления (утв. Приказом ФНС от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ ). Заверены документы должны быть усиленной квалифицированной электронной подписью.

По запросу ФНС теперь можно предоставлять скан-копии документов

Налоговая запросила документы? Вовсе не обязательно их распечатывать и везти к ним. Теперь достаточно предоставить скан-копии в соответствии с требованиями ФНС.

В правовых актах о налогах и сборах нет никаких сведений о максимальном количестве запрашиваемых налоговиками документов, как сообщила Федеральная налоговая служба в своем письме от 22.09.2017 № СД-4-3/19092.

Согласно ФЗ №130, вышедшему и опубликованному 01.05.2016, налогоплательщики наделены новым правом относительно запрашиваемых бумаг: теперь их можно предоставлять в электронном формате.

Документы в бумажном виде, запрашиваемые ФНС, можно направлять в электронной форме в виде скан-копий по месту требования. Кроме того, важно, чтобы все необходимые имеющиеся сведения были отображены точно, в частности реквизиты документа.

Внимание! Скан-копия документа — это изображение, полученное путем сканирования или снимка на цифровую камеру подлинника документа.

Формат файла должен соответствовать тем, которые установлены налоговой инспекцией. Отправить запрашиваемые налоговиками бумаги можно несколькими способами:

• через личный кабинет налогоплательщика (в электронной форме);
• по телекоммуникационным каналам связи (в электронной форме);
• лично или через представителя (в бумажном виде);
• заказным письмом по почте (в бумажном виде).

Итог: можно не расходовать бюджет на изготовление большого числа копий документов.

Можно ли предоставлять подлинники? Можно. В том случае когда лицо, в отношении которого ведется выездная налоговая проверка, не отказалось передать оригиналы документов для ознакомления ФНС, их отсканированные копии предоставлять уже не нужно.

ФНС отказалась принимать на проверку сканы бумажных документов

Федеральная налоговая служба (ФНС) РФ разъяснила, какие документы налогоплательщик должен предоставлять на проверку по запросу ведомства. Об этом говорится в письме ФНС от 17 мая 2016 года.

В документе указывается, что сканы-копии документов, направленные на проверку, не будут приниматься ведомством, поскольку они не заменяют подлинник. Налоговики пояснили, что замена оригинала документа его сканом-образом с электронным подписями ответственных лиц не предусмотрено законодательством.

В письме отмечается, что, если стороны изначально составили документ на бумажном носителе, который был подписан участниками сделки, то именно он признается подлинником и должен быть предоставлен инспекторам на проверку.

В своем письме ФНС ссылается на положение Национального стандарта РФ “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, которое прописывает признаки подлинников документов, имеющих юридическое значение. Кроме того, в статьях 153 и 161 Гражданского кодекса РФ указано, что действия юрлиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, должны совершаться в простой письменной форме.

Положение о составлении документов на бумажных носителях прописано также в статье 9 Федерального закона “О бухгалтерском учете”. Согласно этому пункту, организации должны составлять первичные учетные документы на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом, если профильное ведомство или орган требуют предоставления документа именно в бумажном виде, то юрлицо должно самостоятельно изготовить копию электронного документа на бумаге и заверить его соответствующим образом.

В ходе налоговой проверки налоговый орган вправе истребовать у налогоплательщика необходимые для осуществления налогового контроля документы (п. 1 ст. 93 НК РФ). Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Но при необходимости налоговики имеют право ознакомиться с подлинниками документов (п. 2 ст. 93 НК РФ). Можно ли в этом случае вместо подлинников предоставить налоговикам скан-образы документов?

Ответ на этот вопрос содержится в письме ФНС России от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@. В нем налоговики указали следующее.

Действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153 и ст. 161 ГК РФ).

Подлинником документа является первый или единичный его экземпляр (п. 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). В случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.

Замена подлинника документа его электронным скан-образом с подписанием такого образа усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех участвующих сторон в случае обязанности предоставления подлинника документа действующим законодательством не предусмотрена.

В ФНС считают, что замена подлинника его электронным образом законодательством не предусмотрена. На законных ли основаниях ревизоры отказываются принимать отсканированные бумаги? На этот вопрос «Расчет» попросил ответить Марию Артемову, финансового директора ООО «Беркшир Адвайзори Групп».

В письме от 17 мая 2016 года № АС-4-15/8657@ ФНС ответила на вопрос о замене «первички», составленной на бумажном носителе, заверенной скан-копией документа электронного образца. Служба рассматривает частную ситуацию, которая связана с подтверждением затрат на перевозку грузов. В данном контексте позволю согласиться с проверяющими только в том случае, когда для перевозки грузов были привлечены транспортные компании. В пункте 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» закреплено, что организации должны составлять первичные учетные документы на бумажном носителе и/или в виде электронного документа, подписанного ЭП. Требования к реквизитам таких документов указаны в пункте 2 вышеуказанной статьи. Понятно, что их можно учесть в документе, составленном как на бумажном носителе, так и в электронном форме.

Однако в случае, когда компания несет затраты, связанные с перевозкой грузов (товаров), необходимо также руководствоваться Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, Общими правилами перевозки грузов автомобильным транспортом, а также Правилами перевозки грузов автомобильным транспортом. В соответствии с этими нормативными актами, основным документом, предназначенным для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их передвижения, является товарно-транспортная накладная. Этот документ подтверждает заключение договора перевозки грузов. При этом обязанность по его оформлению лежит на грузоотправителе – заказчике.

Если при покупке товара новый владелец груза не привлекает к его перевозке транспортные компании, то оформление товарно-транспортной накладной не является обязательным. В данном случае достаточно составить товарную накладную. И сделать это можно в виде электронного документа.

Товарно-транспортная накладная является основным документом, подтверждающим фактическое оказание услуг по перевозке грузов, по которому производится прием товара к перевозке и передача его грузополучателю. Такой документ должен быть оформлен на бумажном носителе с собственноручными подписями, и он же будет являться подлинником.

Исходя из этой же логики, если при покупке товара новый владелец груза не привлекает к его перевозке транспортные компании, то оформление товарно-транспортной накладной не является обязательным. В данном случае достаточно составить товарную накладную. И сделать это можно в виде электронного документа с ЭП сторон, а не на бумажном носителе. И в этом случае ФНС не вправе требовать от компании оригинал документа, оформленного на бумажном носителе с собственноручными подписями. Такой позиции придерживаются ВАС РФ (постановление от 9 декабря 2010 г. № 8835/10) и Минфин (письма от 31 января 2011 г. № 03-03-06/1/42, 15 июня 2010 г. № 03-03-06/1/413).

Получается, что в рассматриваемом письме ФНС ответила на частный вопрос. Это и позволило ей прийти к непонятному на первый взгляд выводу.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Оцените статью: