Журнал по форме км-5

Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста. Форма № КМ-5

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов. Узнать больше >>

• Кассовые ордеры
• Кассовая книга
• Платежный ордер
• Аккредитив
• АО-1. Авансовый отчёт
• Акт сверки взаиморасчетов
• Бланк товарного чека

• Документы по учету ККМ
• Платежное поручение
• Платежное требование
• Инкассовое поручение
• Книга учета денежных средств
• Объявление на взнос наличными
• Журнал регистрации кассовых документов

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Применяется в организациях, работающих без кассира-операциониста (в случае установки ККМ на прилавках магазинов или для работы официанта), для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счётчиков.

Унифицированная форма № КМ-5 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Посмотреть образец заполнения: стр.1 стр.2

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>

Специальная программа для малого бизнеса

Класс365 – онлайн программа для всех:

• 50 актуальных бланков документов
• Торговый и Складской учёт
• CRM-система для работы с клиентами
  
• Банк и Касса
• Интеграция с интернет-магазинами
• Встроенная почта и отправка SMS
• Отчеты в один клик

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации, а также печатью. Все записи в журнале ведутся специалистом, работающим на ККМ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.

Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня. В них отражают показания контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Приём-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и контролера-кассира, продавца, официанта и др.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте и фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Правила заполнения журнала регистрации по форме № КМ-5

Журнал КМ-5 — документ, использовавшийся теми хозяйствующими субъектами, которые применяли ККМ с ЭКЛЗ, но работали без кассиров-операционистов. Рассмотрим, каких правил ведения и заполнения журнала КМ-5 следовало придерживаться при его применении.

Журнал КМ-5 использовался хозяйствующими субъектами торговой и сервисной направленности в тех случаях, когда расчеты с покупателями осуществлял не кассир-операционист, а сотрудник иного профиля, например продавец-консультант, официант, парикмахер. Наличие кассира-операциониста требовало применения журнала другой формы (КМ-4).

С середины 2016 года (с обновлением закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ) все формы, имеющие шифр КМ, стало возможно заменять на разработанные самостоятельно. А с середины 2017 года после исключения из применения касс, оснащенных ЭКЛЗ, необходимость в применении этих форм (как и их аналогов) исчезла вообще.

О том, какого рода техника сменила кассы, оснащенные ЭКЛЗ, читайте в материале «Порядок перехода на онлайн-кассы с 2016 года».

Обе формы (и КМ-5, и КМ-4) введены в оборот постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении форм учета торговых операций» от 25.12.1998 № 132.

Форму КМ-5 можно скачать на нашем сайте.

Журнал по форме КМ-5 требовалось прошивать, пронумеровывать, заверять печатью, а также подписями специалиста ФНС, генерального директора и главного бухгалтера еще до внесения в него записей. Для каждого кассового аппарата заводился отдельный журнал. Название ККМ, его заводской и учетный номера фиксировались на обложке документа.

Также на обложке журнала КМ-5 указывались:

• название торговой или сервисной хозяйствующего субъекта, код ОКПО, ИНН, название конкретного подразделения, в котором использовалась ККТ;
• период, за который в журнал вносились записи;
• Ф. И. О. и должность сотрудника, ответственного за ведение журнала.

Записи в журнал заносили непосредственно те сотрудники, которые пробивали на ККМ чеки в течение смены. Поскольку журнал должен был быть распечатан, прошит и заверен печатью еще перед заполнением, данные в него нельзя было вносить с помощью компьютера. Они делались ручкой. При ошибках допускались исправления, но их обязательно должны были удостоверять своей подписью руководитель и главный бухгалтер.

Срок хранения заполненного журнала, являющегося первичным документом, равен 5 годам (п. 1 ст. 29 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

О том, сколько следует хранить иные бухгалтерские документы, читайте в материале «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

В самом начале рабочей смены сотрудник, осуществлявший работу с ККМ, оснащенной ЭКЛЗ, вписывал в соответствующие графы журнала дату заступления на смену, номер своего отдела, а также свои Ф. И. О. После этого он фиксировал в столбце № 4 порядковый номер фискального элемента ККТ по состоянию на конец предыдущей смены, а в столбце № 6 вписывал показания контрольного счетчика ККТ на начало текущей смены.

В конце рабочей смены заносились показания в столбцы № 7, 8, 9. В самой нижней строке таблицы указывались итоговые цифры за рабочую смену.

Показания в столбце № 5 в общем случае приводить не требовалось. Данная графа журнала КМ-5 предназначалась для заполнения представителем ФНС — после ремонта или при перерегистрации ККМ.

По окончании рабочего дня журнал КМ-5 подписывался сотрудником, который принимал наличные средства от покупателей или клиентов, лицом, ответственным за ведение документа, а также представителем руководства хозяйствующего субъекта.

Данный вид журналов используют на предприятиях (организациях), которые работают без кассира-операциониста, а именно:

• в организациях общественного питания, где денежные средства (выручку) передают официанту;
• в организациях сферы обслуживания, где денежные средства (выручку) получает приемщик заказов;
• в магазинах, где кассовые аппараты установлены на прилавках, а продавцы пробивают чеки и т.д.

Предназначение журнала – учет операций прихода наличных денежных средств (выручки) по каждой ККМ. Кроме того, журнал предоставляется пользователям как контрольно-регистрационный документ показаний счетчиков. Он должен быть пронумерован, прошнурован и подписан главным бухгалтером, руководителем организации, налоговым инспектором.

Помимо этого, журнал должен быть скреплен печатью предприятия.

Для каждой ККТ заводится отдельный журнал.

Записи в данном документе ведет специалист, работающий с ККТ, в хронологическом порядке ежедневно шариковой ручкой или чернилами без помарок.

Форма № КМ-5 заполняется следующим образом: в начале рабочей смены или дня кассир в первой по третью графу указывает дату, номер его отдела и свои ФИО.

4 графа – порядковый номер контрольного счетчика на конец предыдущей смены или рабочего дня.

6 графа – показания на начало смены или рабочего дня.

По окончанию смены или рабочего дня делаются остальные журнальные записи. В графах 5, 7 вписывают показания счетчиков. В графу 8 – показания о выручке, которые должны быть равны разности граф 7 и 6.

Сдачу и прием денег оформляют в журнале подписями контролера-кассира, представителя администрации организации, официанта, продавца и др. Если результаты сумм фактической выручки и данных с контрольной ленты расходятся, то сначала выясняют причины расхождения, а затем вносят выявленные излишки или недостачи в определенные графы журнала.

Графа «Показания» заполняется при перерегистрации ККТ, проверке, снятие с учета, передаче в ремонт сотрудником центра технического обслуживания или налоговой инспекции.

Работники, которые принимают выручку от покупателей, имеют право сдать ее в главную кассу в течение смены или дня, а не только при ее (его) окончании. По этой причине в графе 9 указывают суммы выручки, которая была сдана в течение смены или дня. Она должна совпадать с суммой выручки, полученной за смену или день (Графа 8). При этом разница между графами 8 и 9 обязательно должна быть равна части той выручки, которая была сдана в главную кассу предприятия (организации) в конце смены или дня.

Журнал должен подписать ответственный за него работник, который принимал наличные денежные средства в течение смены или дня, а также представитель администрации организации по окончанию смены или рабочего дня.

Справка-отчет кассира (форма № КМ-6) фиксирует показания счетчиков ККТ.

Журналы должны храниться в организации не менее пяти лет.

Вносимые в журнал исправления должны быть оговорены и заверены соответствующими подписями контролера-кассира, кассира, официанта или продавца, главного бухгалтера и руководителя организации.

Скачать бланк формы № КМ-5 (Размер: 36,5 KiB | Скачиваний: 979)

Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста. Форма КМ-5. Правила заполнения

Журнал регистрации по форме КМ-5 ведётся в тех организациях, где не предусмотрены кассиры-операционисты: в магазинах, где ККТ стоит на прилавках, и чеки пробивает продавец, на предприятиях общепита, в сфере обслуживания и т.п.

Бланк формы КМ-5. Журнал регистрации показаний счетчиков ККМ

Посмотреть бланк журнала регистрации по форме КМ-5: стр. 1, стр. 2

Образец заполнения формы КМ-5. Журнал регистрации показаний счетчиков ККМ

Просмотреть образец заполнения журнала регистрации по форме КМ-5: стр. 1, стр. 2

Унифицированные бланки и печатные формы документов на 2018 г.

• ✓ Платежные документы
• ✓ Кассовые документы
• ✓ Типовые формы договоров
• ✓ Документы на транспортрировку товаров
• ✓ Документы по учету товаров

• ✓ Документы ККМ и ККТ
• ✓ Должностные инструкции
• ✓ Деловые письма
• ✓ Документы по учету материалов
• ✓ Бланки и формы доверенностей

Как правильно заполнить журнал регистрации показаний счетчиков ККМ по форме КМ-5

Перед началом ведения страницы журнала нумеруются, прошиваются, заверяются печатью организации и подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера предприятия.

На каждую ККМ заводится свой журнал. Записи в нём делает тот, кто непосредственно работает на данном кассовом аппарате – ежедневно, по порядку, шариковой ручкой. В случае ошибки допустимы исправления; они должны быть заверены заполняющим журнал, а также директором и главбухом организации.

На обложке журнала указываются:

• наименование организации, её код по ОКПО, ИНН, наименование структурного подразделения, если показания счётчиков снимаются в нём,
• название ККМ, её заводской и регистрационный номер,
• период (месяцы и год), за который ведётся журнал,
• должность и ФИО с расшифровкой лица, работающего на ККМ и заполняющего журнал.

Внутри журнала, в табличной части бланка последовательно расписываются данные на каждый день:
дата, номер отдела (если есть), ФИО ответственного лица, отчет фискальной памяти на конец смены предыдущего дня, показания суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочей смены, сумма выручки за смену и количество денег, сданное в течение дня (если это делалось), подписи ответственного лица и представителя руководства организации, контролирующего ведение журнала.

Пятую графу заполнять не обязательно, т.к. у современных ККМ эта функция отсутствует.

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

• Торговый и складской учет
• Интеграция с фискальными регистраторами
• CRM, заказы и сделки
• Печать первичных документов
• Банк и касса, взаиморасчеты
• Интеграция с интернет-магазинами
• Интеграция со службами доставки
• Интеграция с IP-телефонией
• Email и SMS рассылка
• КУДиР, налоговая декларация (УСН)

При использовании ККТ и отсутствии в штате должности кассира-операциониста кассовый журнал ведут по шаблону формы КМ-5. Этот документ может заполнять любой сотрудник, который назначен руководителем компании ответственным за ведение журнала. Так, полномочия по оформлению данной учетной книги могут быть предоставлены официанту, бармену, курьеру, продавцу. Форма имеет унифицированную структуру, в неизменном виде ее применяют с 1999 года. Но с введением онлайн-касс требования к документу поменялись.

В конце 2012 года Минфин предпринял попытку упростить документооборот субъектов хозяйствования. Для этого было разрешено отказаться от ряда унифицированных учетных форм – предприятиям дали возможность пользоваться собственными образцами, которые адаптированы под специфику деятельности фирмы. Но эта норма не затронула кассовую документацию.

Все формы кассовых бланков, включая журнал КМ-5, продолжали использоваться в неизменном виде: шаблоны утверждены Госкомстатом в постановлении от 25.12.1998 г. под № 132.

В 2016 году Минфин обновил свои разъяснения в отношении кассовой документации. В письме от 16.09.2016 г. № 03-01-15/54413 сказано, что изменение Закона о правилах применения ККТ привело к утрате взаимоувязки его с постановлением Госкомстата № 132. Это обусловило снятие обязательств по применению унифицированных форм кассовых документов. Такая позиция была продублирована Налоговой службой в письме от 26.09.2016 г. № ЕД-4-20/18059.

В 2017 году субъекты хозяйствования продолжают заполнять образец КМ-5, но предприятиям дана возможность вносить в шаблон свои корректировки. А при необходимости компания может создать собственный образец журнала и утвердить его учетной политикой или внутренним распоряжением в качестве используемого кассового регистра.

На обложке или титульной странице необходимо указать наименование учетного документа и основные реквизиты предприятия. Здесь также обязательно прописывают данные, по которым можно идентифицировать эксплуатируемую кассовую технику и ее пользователей.

Для каждого эксплуатируемого на предприятии или в его обособленных подразделениях кассового аппарата заводят отдельный кассовый журнал. Ключевыми требованиями к его оформлению выступают:

• наличие нумерации листов;
• все страницы должны быть прошнурованы;
• исправления подтверждают сразу несколько подписантов – лицо, ответственное за ведение журнала, руководитель и бухгалтер;
• выручку показывают по состоянию на начало рабочей смены и на момент ее окончания;
• значение отраженной выручки совпадает с показателями счетчиков кассового устройства.

Если отдельные числовые данные имеют расхождения, каждому такому факту должны соответствовать письменные пояснения ответственных лиц. Это правило распространяется на случаи, когда суммы по контрольной ленте и указанная в журнале выручка не совпадают. При даче объяснений необходимо указать точную сумму расхождений и обозначить их характер – излишек или недостача. Несоответствия обязательно фиксируют в журнале.

Заполнением журнала занимаются лица, которые в течение рабочего дня пробивали чеки на закрепленном за этой учетной книгой кассовом аппарате.

Работник, который на протяжении дня принимал наличность от клиентов, обязан проставить свою подпись в журнале под итоговыми данными выручки.

Форма КМ-5. Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно – кассовых машин, работающих без кассира – операциониста

Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно – кассовых машин, работающих без кассира – операциониста по форме КМ-5 применяется в организациях, работающих без кассира – операциониста (в случае установки ККМ на прилавках магазинов или для работы официанта), для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно – кассовой машине, а также является контрольно – регистрационным документом показаний счетчиков. Код формы по ОКУД 0330105.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Все записи в журнале ведутся специалистом, работающим на ККМ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера – кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки.

Прием – сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и контролера – кассира, продавца, официанта и др. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте и фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

Бланк формы № КМ-5

Форма журнала КМ-5 ведется российскими хозяйствующими субъектами, в штате которых должность кассира-операциониста как самостоятельная штатная единица отсутствует (например, в кафе ККТ может применяться официантом или другим уполномоченным лицом, а в магазине – продавцом, и т.п.) Необходимость применения этой формы при осуществлении соответствующих операций введена государством начиная с 1999 года. Однако актуальным является вопрос о сохранении такой необходимости в настоящее время. Он связан со значительными изменениями в рассматриваемой сфере правового регулирования. Рассмотрим нормативные акты, регулирующие применение и порядок заполнения указанного журнала.

В декабре 2012 года Минфином РФ была распространена информация о том, что с 2013 года законодательно установленная необходимость использования унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России, отменяется за отдельными исключениями. В число таких исключений, в т.ч., попали кассовые документы.

С 1999 года учет операций с применением ККТ сопровождался заполнением форм, указанных в Постановлении Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (далее – Постановление № 132). В их числе была и рассматриваемая форма журнала КМ-5.

Однако в Письме Минфина РФ от 16.09.2016 N 03-01-15/54413 отмечается, что так как Постановление № 132 принято не на основе Федерального закона, регулирующего правоотношения по применению ККТ, то оно к законодательству о ККТ не относится. Следовательно, утвержденные этим Постановлением формы обязательными к применению не являются.

Важно, что это письмо распространено налоговиками (Письмо ФНС России от 26.09.2016 N ЕД-4-20/18059@ ) для сведения всех заинтересованных лиц.

Несмотря на необязательность применения форм, сам журнал вести все же придется, т.к. официальные разъяснения по поводу отмены такой обязанности компетентными органами не распространялись. Такой журнал может быть запрошен налоговым органом в рамках исполнения государственной функции по контролю за применением ККТ, а соответствующий субъект будет обязан его предоставить (п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ , пп. «в» п. 29 Административного регламента, утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 N 133н, пп. «в» п. 34 Административного регламента, утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 132н).

Порядок заполнения унифицированной формы журнала КМ-5

Основываясь на вышеуказанных нормах, приходим к выводу, что хозяйствующие субъекты имеют возможность самостоятельно разработать и применять соответствующую закону кассовую документацию, связанную с использованием ККТ (в т.ч. рассматриваемый журнал). Однако в данной статье мы остановимся на применении унифицированной формы журнала.

Скачать бланк формы КМ-5

Этот журнал заполняется отдельно по каждой из единиц ККТ, применяемых без введения отдельной должности кассира–операциониста.

Основные требования к журналу таковы:

• должен быть прошнурован, пронумерован;
• не должен содержать не заверенных уполномоченными лицами исправлений;
• должен содержать сведения о контрольных и суммирующих показателях выручки на начало и конец дня;
• случаи несоответствия сумм на контрольной ленте и выручки должны сопровождаться выяснением причин и занесением сумм недостач или излишков в журнал.

Форма KM-5. Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста. Образец заполнения

Компании и предприниматели, ведущие расчеты с наличными должны осуществлять расчеты с использованием кассового аппарата. Для поддержания кассовой дисциплины в надлежащем состоянии и обеспечить возможность передать сведения в инспекцию, разработана система первичных учетных документов. Формы, необходимые к заполнению утверждены Госкомстатом и успешно применяются в российских организациях. В данной статье мы рассмотрим, для чего необходима форма KM-5 при регистрации показаний счетчиков контрольно – кассовых машин и проанализируем особенности ее заполнения.

Форма КМ-5: что представляет собой и где она используется

В зависимости от специфики деятельности в компании и от того, на кого возложена обязанность отражать расчеты с клиентами в учетных документах, законодательство требует заполнять журналы регистрации КМ-4 или КМ-5.

Важно! Унифицированный журнал КМ-5 предназначен для тех компаний, в которых не предусмотрена должность кассира-операциониста и работу с кассовым аппаратом осуществляет любой, уполномоченный руководством организации, сотрудник.

В качестве примера таких компаний можно привести следующие:

• В организациях общепита, когда расчеты с клиентами осуществляет официант (бармен);
• В компаниях, деятельность которых связана с оказанием услуг, где выручку принимает уполномоченное лицо, занимающееся оформлением заказа;
• В магазинах, когда отдельная позиция для кассового работника не выделена и операции на фискальнике пробивает продавец. Часто встречается в магазинах, не относящихся к категории магазинов самообслуживания, в которых ККТ находится в каждом отделе.

В чем же заключается предназначение журнала КМ-5?

Важно! Назначением данной формы, определенным Госкомстатом России, является учет приходных операций наличной выручки отдельно по каждому элементу контрольно-кассовой техники компании (или ее подразделения). В дополнение, Журнал КМ-5 служит инструментов контроля над показаниями счетчиков.

К ведению журнала законодательством установлены определенные требования, целью которых является стандартизация журналов российских компаний и приведение их к единым сопоставимым формам. Помимо этого требования позволяют обеспечить безопасность учетного документа КМ-5 от внесения несанкционированных исправлений злоумышленниками. Читайте также статью: → “Форма KM-1: Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины”

Принципы заполнения формы КМ-5:

1. Прежде чем приступать к заполнению этого первичного учетного документа, его необходимо зарегистрировать в инспекции ФНС. Регистрация осуществляется либо одновременно с постановкой на учет кассового аппарата, либо, если журнал закончился в процессе работы, обратиться в инспекцию в иное время, заранее подготовив журнал к эксплуатации.
2. Вносить записи в журнал можно только в том случае, если он пронумерован, прошнурован и скреплен печатью организации. Особых указаний относительно способов прошивки не установлено, поэтому следует исходить из обеспечения комфортного использования журнала. Следует оставлять небольшой запас нити, позволяющий полноценно открывать журнал, не повреждая при этом страницы документа.
3. Все записи должны быть сделаны шариковой ручкой. В связи с тем, что этот документ должен быть прошит и пронумерован, законодательством не предусмотрен электронный способ заполнения формы.

Важно! На каждый кассовый аппарат должен быть оформлен отдельный журнал КМ-5, изменения в который необходимо вносить ежедневно (при наличие операций на ККТ).

Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста – это контрольно-регистрационный документ показаний счетчиков ККМ, используемый в организациях, в которых согласно штатному расписанию нет должности кассира-операциониста.

Такой журнал могут применять:

• В магазине, где кассовый аппарат стоит на прилавке и чеки пробивает продавец.
• В организациях сферы обслуживания, когда выручку получает приемщик заказов.
• В организациях общественного питания, когда денежные средства принимает официант и др.

КМ-5 осуществляет регистрацию показаний счетчиков и учет выручки по каждой ККМ. Его пронумеровывают, прошнуровывают, скрепляют подписью (руководитель, главный бухгалтер, налоговый инспектор) и печатью. Записи ведутся каждый день в хронологическом порядке лицом, работающим на ККТ.

Графы 1-3. В начале смены прописывается дата, номер отдела, ФИО.

Графа 4. Порядковый номер контрольного счетчика на конец предыдущей смены.

Графа 6. Показания на начало смены.

Графы 5 и 7. Показания счетчиков на конец смены.

Графа 8. Показатель данной графы равен разности графы 7 и графы 6.

Передача денег заверяется в журнале подписями представителей администрации и продавца или официанта и т.п. В случае расхождения суммы выручки и данных на контрольной ленте, выясняются причины и расхождения (излишки, недостача) заносятся в соответствующие графы.

Графу «Показания» заполняет работник центра технического обслуживания или налоговый инспектор после поверки, снятии с учета ККТ, передачи машины в ремонт.

Графа 9. Прописывается выручка, сданная в течение смены. Показатели графы 8 и 9 должны совпадать.

Формы первичной учетной документации при применении ККТ

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО “BKR-Интерком-Аудит”

Формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132.

При учете денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно – кассовых машин применяются формы первичной учетной документации №№КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9.

При вводе в эксплуатацию новой контрольно-кассовой техники и при проведении в организациях инвентаризации для оформления перевода показаний суммирующих счетчиков и регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули применяется Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма №КМ-1).

Перевод показаний суммирующих счетчиков на нули и регистрация контрольных счетчиков ККТ осуществляется в присутствии комиссии, в состав которой в обязательном порядке входит представитель контролирующей организации или представитель налогового ведомства. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых как контрольный передается в организацию, обслуживающую и контролирующую контрольно-кассовую технику, второй экземпляр остается в организации.

Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе представителя контролирующей организации, руководителя, главного бухгалтера, старшего кассира и кассира организации и фиксирует показания следующих счетчиков:

· контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти);

· регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули;

· главного суммирующего счетчика;

· секционных суммирующих денежных счетчиков.

При заполнении акта в строке «Номер»/«Производителя» проставляется номер контрольно-кассовой техники, указанный в ее техническом паспорте, в строке «Номер»/«Регистрационный» указывается номер, под которым данная ККМ зарегистрирована в налоговом ведомстве.

Причина составления акта указывается в строке «Основание».

При ремонте контрольно-кассовых машин специалистами центра технического обслуживания и при передаче их для работы в другие организации для оформления снятия показаний счетчиков применяется Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма №КМ-2). Ремонт контрольно-кассовой техники производится с разрешения администрации организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти).

Акт составляется и подписывается членами комиссии, в состав которой, как и при составлении Акта формы №КМ-1, входит в обязательном порядке представитель контролирующей организации или налоговый представитель, а также руководитель, старший кассир, кассир организации и специалист центра технического обслуживания ККТ.

На передачу контрольно-кассовой техники в другую организацию или в центр технического обслуживания для ремонта составляется накладная. Акт вместе с составленной накладной не позднее следующего дня сдаются в бухгалтерию организации. Отметки об этом делаются в Журнале кассира-операциониста (форма №КМ-4) в конце записей за рабочий день.

После ремонта показания счетчиков проверяются и фиксируются в акте, а кожух контрольно-кассовой техники пломбируется.

Нередки случаи, когда покупатель отказывается от покупки и обращается к администрации торговой организации с требованием возвратить ему денежные средства. В этом случае руководитель подписывает пробитый в кассе чек и разрешает кассиру возвратить покупателю денежные средства, при этом денежные средства могут быть возвращены только по чеку, пробитому в данной кассе, и в сумме, указанной в чеке.

Для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам, используется Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма №КМ-3). Акт составляется и подписывается в единственном экземпляре комиссией, в состав которой входят руководитель, заведующий отделом или секцией, старший кассир и кассир-операционист. Акт, в котором перечисляется номер и сумма каждого чека, вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдается в бухгалтерию организации, где и хранится в документах за данное число.

Следует учесть, что на сумму денежных средств по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в Журнал кассира-операциониста (форма №КМ-4).

Во всех организациях, осуществляющих денежные расчеты с населением с применением контрольно-кассовой техники, учитывается приход и расход наличных денежных средств по каждой контрольно-кассовой технике. Для этой цели применяется Журнал кассира-операциониста (форма №КМ-4), который помимо этого является также контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями представителя налогового органа, а также руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. В журнале ведется учет выручки, полученной с применением контрольно-кассовой техники.

Записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Если при записи данных в журнал допущены ошибки, то внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При совпадении показаний их заносят в журнал за текущий день или смену на начало работы и заверяют подписями кассира и дежурного администратора.

Дата снятия отчета указывается в графе 1, показания денежных счетчиков на начало и конец смены записываются в графы 6 и 9, общая сумма выручки указывается в графе 10, сумма выручки, сданная наличными, записывается в графу 11 журнала, сумма выручки по кредитным карточкам указывается в графе 12 «Оплачено по документам».

Для записи сумм, выписанных по возвращенным покупателями чекам, на основании данных Акта по форме №КМ-3, а также количества напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков, предусмотрена графа 4 журнала. В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет, вместе с которым по приходному кассовому ордеру сдает выручку старшему кассиру.

Запись в журнале кассира-операциониста делается после снятия показаний счетчиков и проверки фактической суммы выручки, произведенная запись подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

В случае расхождения результатов сумм на контрольной ленте с выручкой следует выяснить причину расхождения, а выявленные недостачи или излишки занести в соответствующие графы Журнала кассира-операциониста.

Во многих организациях, работающих без кассира-операциониста (установка ККТ на прилавках магазинов, для работы официантов) для учета операций по приходу наличный денежных средств (выручки) по каждой контрольно-кассовой технике применяется Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма №КМ-5). Как и предыдущий журнал, он также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков и должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями представителя налогового органа, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Записи в Журнале ведутся специалистом, работающим на контрольно-кассовой машине, ежедневно в хронологическом порядке после окончания рабочего дня (смены) чернилами или шариковой ручкой. В журнал заносятся показания контрольных и суммирующих денежных счетчиков и сумма выручки. Прием – сдача денежных средств оформляется подписями представителя администрации организации, контролера-кассира, продавца, официанта и другими. В случае расхождений суммы фактической выручки с результатом сумм на контрольной ленте выявляются причины расхождения, выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

В случае внесения в журнал исправлений, внесенные исправления оговариваются и заверяются подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации.

Ежедневно кассир-операционист в одном экземпляре составляет отчет о показаниях счетчиков контрольно-кассовой технике и выручке за рабочий день (смену). Для составления отчета используется Справка-отчет кассира-операциониста (форма №КМ-6). Подписанный отчет вместе с выручкой по приходному ордеру сдается кассиром-операционистом старшему кассиру или руководителю организации. Если организация небольшая и в ней работает одна – две кассы, то допускается сдача денежных средств кассиром-операционистом непосредственно инкассатору банка. Сдача денежных средств в банк отражается в отчете.

Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниями суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены), при этом вычитаются денежные суммы, возвращенные покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Выручка подтверждается подписями заведующих отделами, при этом выручка принимается и приходуется по кассе на основании приходного кассового ордера и в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации.

Справка-отчет кассира-операциониста является основанием для составления сводного отчета Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма №КМ-7). Данный отчет составляется старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными кассовыми ордерами и до начала работы следующей смены передается в бухгалтерию организации. Данная форма представляет собой таблицу, в которой согласно показаниям счетчиков на начало и конец работы по каждой контрольно-кассовой технике рассчитывается выручка, распределяется по отделам, что подтверждается подписями заведующих отделами (секциями). Итоги показаний счетчиков всей контрольно-кассовой техники и итоговая выручка организации с распределением ее по отделам, а также итоговая сумма денежных средств, выданных покупателям по возвращенным ими кассовым чекам, подводятся в конце таблицы. Форма подписывается руководителем и старшим кассиром организации.

В случае поломки контрольно-кассовой машины, при невозможности устранения неисправностей силами кассира, администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин. Также специалистами центра технического обслуживания проводятся плановые технические осмотры, во время которых проводится проверка состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, а также устраняются мелкие неисправности.

В организациях для отражения этих фактов применяется Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма №КМ-8). Находится журнал у руководителя организации или его заместителя, но ведется специалистом технического центра, который делает записи о проведенных работах, в частности, об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости проведения ремонта контрольно-кассовой машины в центре технического обслуживания, об этом сообщается руководству организации и также делается соответствующая запись в журнале, которая подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица организации о приемке работ по ремонту ККТ.

Акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма №КМ-9) применяется для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе торговой организации или предпринимателя. Проверка наличных денежных средств проводится в соответствии с установленным порядком, результаты проверки оформляются представителями контролирующей организации и лицом, ответственным за сохранность денежных средств, и доводятся до сведения руководителя контролирующей организации.

При проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации акт составляется в трех экземплярах, если же проверка проводится по инициативе администрации организации, где работает кассир-операционист (продавец, официант, приемщик заказов), составляется два экземпляра акта. Один экземпляр акта передается в контролирующую организацию, второй – в бухгалтерию, а третий материально ответственному лицу.

К формам документации по учету денежных расчетов с населением, при осуществлении торговых операций с применением ККТ, относится кассовый чек, который, как было отмечено ранее, согласно статье 5 Закона №54-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели, использующие данную технику, обязаны выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов и использованием платежных карт.

Организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности (пункт 2 статьи 2 Закона №54-ФЗ).

Закон №54-ФЗ допускает применение бланков строгой отчетности при оказании организациями и индивидуальными предпринимателями услуг именно населению. При оказании услуг юридическим лицам, вышеуказанным Законом, расчеты с применением бланков строгой отчетности не разрешены. Поэтому, если организация заключает договор на оказание услуг с юридическим лицом и расчет производится наличными денежными средствами, наличие ККТ обязательно.

Более подробно с вопросами, касающимися первичных документов, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Первичные документы» или «Кассовые аппараты от приобретения до выбытия ».

Оцените статью: