Заявление сотрудника о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии

Образец заявления в отдел кадров о смене фамилии при вступлении в брак

Действительно, в такой ситуации приказ по кадрам нельзя выпустить без соответствующего заявления. И сразу скажем, что единая форма для таких прошений отсутствует. Поэтому заявление может быть написано в свободной форме.

Но чтобы ничего не выдумывать с нуля, проще использовать образец кадрового заявления о смене фамилии, разработанный нашими специалистами.

Генеральному директору
ООО «Аларм-сервис»
П.Н. Збруеву

от бухгалтера
И.В. Стрешневой (Серафимовой)

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии вследствие вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Серафимова, новая фамилия – Стрешнева.

К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:

– копию свидетельства о заключении брака I-МП № 458153 от 22.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
– копию паспорта РФ серии 4515 № 423561, выданного 07 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения 772-052.

08.02.2018 Стрешнева И.В. Стрешнева

Приведенный образец заявления вы можете здесь бесплатно скачать по прямой ссылке с нашего сайта в удобном формате Word и скорректировать его под себя.

Важно понимать, что к заявлению о смене фамилии после замужества следует обязательно приложить копии подтверждающих документов. Без них заявление кадровику принимать нельзя. Тем более что они должны быть на руках у сотрудницы. Специалисту кадровой службы останется просто сделать с них копии и приложить их к заявлению.

В данной ситуации основным необходимым документом выступает свидетельство о заключении брака:

Такой документ предоставит сотруднице ЗАГС (Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ). Также понадобится копия нового паспорта работницы, который ей выдаст паспортно-визовое отделение ОВД (УВД) соответствующей территории.

Учтите, что персональные данные, которые приведены на карточке страхового пенсионного свидетельства – СНИЛС, должны соответствовать данным паспорта работника. Поэтому при смене фамилии (+ имени и/или отчества), Пенсионный фонд выдает новое вместо выданного ранее свидетельство обязательного пенсионного страхования. При этом номер индивидуального лицевого счета останется прежним.

В ситуации смены фамилии по причине вступления в брак пройти процедуру обмена свидетельства можно лично либо через своего работодателя. Хотя жёсткая обязанность заменить его законом не установлена.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Смена фамилии сотрудницы: заявление, приказ и запись в трудовой книжке

Сотрудница принесла в отдел кадров свидетельство о заключении брака и паспорт, в котором указана ее новая фамилия. Понятно, что начать надо с заявления о смене фамилии. Без этого документа не может быть кадрового приказа о перемене персональных данных в связи с замужеством.

Образец заявления в отдел кадров о смене фамилии при вступлении в брак

Но чтобы ничего не выдумывать с нуля, проще использовать образец кадрового заявления о смене фамилии, разработанный нашими специалистами.

от бухгалтера
И.В. Стрешневой (Серафимовой)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии вследствие вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Серафимова, новая фамилия – Стрешнева.

К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:

– копию свидетельства о заключении брака I-МП № 458153 от 22.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
– копию паспорта РФ серии 4515 № 423561, выданного 07 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения 772-052.

08.02.2018 Стрешнева И.В. Стрешнева

В данной ситуации основным необходимым документом выступает свидетельство о заключении брака:

Такой документ предоставит сотруднице ЗАГС (Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ). Также понадобится копия нового паспорта работницы, который ей выдаст паспортно-визовое отделение ОВД (УВД) соответствующей территории.

В ситуации смены фамилии по причине вступления в брак пройти процедуру обмена свидетельства можно лично либо через своего работодателя. Хотя жёсткая обязанность заменить его законом не установлена.

Чтобы не забыть включить все необходимые реквизиты в бланк рассматриваемого распоряжения, лучше использовать готовый образец приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак. Понятно, что составить нужный документ удобнее, используя бланк, разработанный специалистами и уже опробованный на практике. Вот он:

(ООО «АЛАРМ-СЕРВИС»)
______________________________________________________________________________

ПРИКАЗ № 24-к/18

о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

г. Москва 22.01.2018

На основании свидетельства о браке I-МП № 458158 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника

изменить в учетных документах фамилию бухгалтера Серафимовой Инны Васильевны на фамилию Стрешнева.

Генеральный директор Збруев /П.Н. Збруев/

Порядок действий таков: старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом обязательна ссылка на документы, послужившие основанием для внесения данных корректив (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

• обязанность сообщать о факте смены фамилии есть в должностной инструкции работника, трудовом контракте или в локальном акте (например, положении о работе с персональными данными);
• в этих документах прямо указан срок, в течение которого работник обязан сообщить нанимателю о смене имени;
• сотрудник поставил свою подпись об ознакомлении с локальным актом или должностной инструкцией.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ. Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

Формат заявления о внесении изменений в связи со сменой фамилии

Случается, что человеку приходится менять фамилию. Причем происходит это не только у женщин из-за замужества, для этого есть иные причины: человек может самостоятельно принять решение сменить фамилию, которая ему была дана при рождении по разным причинам. Но это достаточно серьезный шаг, так как придется вносить соответствующие изменения во все имеющиеся документы.

После смены фамилии будет получен новый паспорт, внесены изменения в ИНН и прочие личностные документы.

Причем если фамилия была изменена не по причине замужества, а по иному поводу, существуют определенные особенности в самом процессе ее смены и регистрации документов. О смене фамилии работник также обязан уведомить отдел кадров, сотрудники которого должны будут внести в документацию необходимые изменения.

Для этого необходимо написать заявление о внесении изменений в связи со сменой фамилии, к которому приложить документы, подтверждающие этот факт. Это может быть свидетельство о регистрации брака или иная, подтверждающая смену фамилии бумага.

Соответствующие изменения в личную карточку, действующий трудовой договор, трудовую книжку. Кстати, подвергнуться изменениям могут также имя и отчества, порядок действий в этом случае будет аналогичным.

Внесением изменений в действующие документы работника вносит отдел кадров, его же сотрудник заверяет внесенные изменения. Лишь в этом случае исправленные документы будут действительными.

Законодательством РФ предусмотрена процедура внесения изменения в трудовую и личную карточки работника. Относительно других документов никаких предписаний нет, но все же существуют некоторые установившиеся правила.

Если работник сменил фамилию, то отделом кадров вносятся изменения в:

Помимо прочего, возникает необходимость в получении нового свидетельства обязательного пенсионного страхования.

Изменения в указанные документы вносятся на основании:

• свидетельства о заключении брака;
• нового паспорта.

Для того, чтобы сделать более удобным оборот документов внутри компании и избежать в будущем проблем с сотрудниками трудовой инспекции, рекомендуется написать заявление о внесении изменений в связи со сменой фамилии, которое пишется на имя директора, и предоставить его в отдел кадров. После этого руководством должен быть издан соответствующий приказ согласно дате получения нового паспорта, с новыми данными.

После чего работодатель по последнему месту работы вносит изменения в трудовую книжку на основании документов, это подтверждающих, ставит свою подпись и печать организации. Вместо руководителя это также может сделать отдел кадров, скрепив все своей печатью.

В дополнение к существующему трудовому договору следует составить дополнительное соглашение на основании нового паспорта, к нему присовокупить копи приказа, свидетельства о регистрации брака и нового паспорта. После этого отделом кадров вносятся изменения в личную карту работника, в которой зачеркивается старая и вписываются новая фамилия.

Сотрудник отдела кадров заверяет эти изменения текущей датой и своей подписью, а также пояснительной запиской к данным действиям на оборотной стороне листа.

Для оформления данной процедуры существует определенный порядок действий, включающий в себя следующие шаги:

• Получение от работника нового паспорта с измененной фамилией или свидетельства о заключении брака, на основании которых будут вноситься изменения.
• Написание работником заявления о смене фамилии с предоставлением приложенных к нему копий паспорта и свидетельства регистрации брака.
• Приказ от начальства о внесении изменений в документацию работника. Так как единого шаблона для такого документа не существует, его необходимо написать в свободной форме.
• Непосредственное внесение изменений в трудовую и прочие документы работника (личную карту и прочие).

При разводе и последующем изменении фамилии алгоритм действия аналогичный. Случается, что из-за многоразовой смены фамилии не остается места на титульном листе трудовой для внесения соответствующих изменений, тогда к ней прилагают вкладыш, в котором указывают новую фамилию и прочие необходимые данные.

Как написать заявление о внесении изменений в связи со сменой фамилии

Если работник меняет фамилию, он обязан уведомить об руководство компании или организации, а именно – отдел кадров. Это необходимо для того, чтобы в документацию были внесены соответствующие изменения. Для того, чтобы уведомить об изменениях в фамилии (а также имени или отчестве), необходимо написать соответствующее заявление.

Оформляется оно в письменном виде и свободной форме, но в обязательном порядке содержит следующую информацию:

• ФИО директора должность, название организации;
• данные работника: ФИО, должность;
• текст в свободной форме, в котором описывается просьба об изменении в данных работника фамилии с указанием причины этого действия;
• указание приложенного документа, на основании которого происходит внесение изменений;
• число и подпись подающего заявление.

После того, как заявление будет написано, его нужно передать сотрудникам кадровой службы. Такой документ является основанием для руководства для внесения изменений в документы работника. К заявлению приложить документы-основания с копиями.

Когда работник меняет фамилию или же иные данные, будь то имя или отчество, не только кадровому отделу, но и бухгалтерии приходится заниматься переоформлением ряда документов, которые необходимы для ведения отчетности.

Бухгалтерам, ведущим отчетность предприятия, также необходимо вносить изменения в документы, в которых фигурируют фамилии работающих. В программу 1С необходимо корректно ввести новые данные таким образом, чтобы сведения о старой фамилии были сохранены.

Как по правилам подать заявление на ЕНВД — читайте вот тут.

Для этого:

• в пункте «Физические лица» в месте, где нужно писать имя, вводится новая фамилия работника;
• далее необходимо ввести сведения о том, с какого момента происходят эти изменения;
• в открывшейся форме появится поле со старыми данными и прежней фамилией, с указанием даты ее предыдущей смены, если таковая была;
• здесь же указываются изменившаяся фамилия и дата изменений, с которой они вступили в силу.

После того, как все данные будут введены, необходимо сохранить изменения в форме «Физические лица», а нажав на пункт меню «История» легко проверить введенные изменения и дату их внесения. Вышеперечисленных действий достаточно для того, чтобы при последующей работе с программой новая фамилия отображалась корректно.

Чтобы изменить паспортные данные, действовать нужно по тому же алгоритму, только новую информацию ввести в поле «Удостоверение», после чего обязательно сохранить их. Сведения о внесенных изменениях можно просмотреть во вкладке «Паспортные данные физических лиц».

Новые документы при смене фамилии

Руководитель, получивший от работника заявление о внесении изменений в связи со сменой фамилии, должен действовать согласно следующему алгоритму:

1. Принять заявление, сделать это можно только после того, как работник получит новый паспорт с измененной фамилией. После того, как заявление будет принято, у руководства есть 7 рабочих дней для того чтобы внести соответствующие изменения в документацию.
2. Издать приказ о внесении соответствующих изменений; внести изменения в трудовую книжку работника, для этого на титульном листе зачеркнув старую и вписав новую фамилию, заверить подписью и печатью организации.
3. Внести изменения в кадровые документы: личную карточку, лицевой счет, график отпусков, четный табель рабочего времени, оплаты труда. Всюду, где будут вноситься изменения, должна стоять подпись сделавшего это ответственного лица, ставить печать не нужно.
4. Изменить фамилии в карточке страховых взносов.
5. Уведомить работника о том, что необходимо сменить банковскую карту, при смене фамилии — это необходимо сделать, причем работник должен написать в банк заявление от своего имени для обмена имеющейся карты на другую.
6. Заменить доверенность и свидетельство обязательного пенсионного страхования, о чем работник должен подать соответствующее заявление. После этого в течение 2 недель его нужно подать в отделение пенсионного фонда. При этом номер самого свидетельства не изменится, только данные о фамилии.

Изменения на основании заявления от работника о смене фамилии вносятся в:

• трудовую книжку;
• документацию из личного дела;
• личную карточку;
• трудовой договор;
• страховое свидетельство.

Но помимо этих документов и непосредственно самого паспорта корректировки необходимо также внести и в ряд прочих документов, для этого обративших в следующие организации:

• В случае, когда фамилию меняет руководитель организации, он обязан уведомить об этом всех, с кем сотрудничает, в частности партнеров, так как при этом меняется его подпись. Как правило, в партнерском договоре указывается пункт о том, что в случае изменений какой-либо личной информации, ФИО, реквизитов и прочего, они должны быть уведомлены об этом.
• За несоблюдение данного пункта часто предусмотрены штрафные санкции. Для этого достаточно направить партнерам соответствующее письмо, в котором изложить в произвольной форме информацию о внесенных изменениях. При необходимости приложить к нему заверенные нотариально копии документов, на основании которых произошла смена фамилии или иных данных.

Если вы в силу обстоятельств или собственного желания решили сменить фамилию, необходимо учитывать следующие моменты:

• Изначально документы и заявление на смену фамилии предоставляются в ЗАГС.
• Право на смену фамилии имеют лица, достигшие 14 лет. Не достигшим восемнадцатилетия требуется согласие родителей или опекунов. Если его нет, тогда придется обращаться в суд.
• В зависимости от социального положения, может меняться список необходимых документов, но обязательными для представления являются: паспорт, заявление в ЗАГС, свидетельства о рождении (если заявителю меньше 18 лет), свидетельство о браке или разводе, квитанция об оплате госпошлины. Лицам в возрасте от 14 до 18 лет также требуется предоставить паспорта родителей.

Если фамилию меняет несовершеннолетний ребенок, необходимо письменное заявление от обоих родителей, в котором они подтверждают свое согласие на внесение подобных изменений. Его можно принести лично в ЗАГС или прислать по почте, но для этого оно должно быть заверено у нотариуса. Лица, достигшие 18 лет, заявление пишут самостоятельно на имя главы города.

В нем должно быть указано:

• место и дата рождения;
• ФИО;
• гражданство;
• национальность;
• место проживания;
• семейный статус;
• несовершеннолетние дети (если имеются).

На его основании вносятся изменения в паспортные данные заявителя, а именно выдается новый паспорт с новой фамилией.

Как выглядит заявление на перерывы для кормления ребенка — можете увидеть далее.

Отсюда вы сможете узнать про освобождение от НДС в 2019 году.

Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах

“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, 2008, N 4

Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?

Н.А.Поликутина, г. Кимры

Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное – нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления – не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства.

Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:

– в трудовую книжку;

– в книгу учета движения трудовых книжек;

– в личную карточку работника (форма N Т-2);

– в лицевой счет (форма N Т-54);

– в трудовой договор.

Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:

– свидетельство о заключении брака,

– паспорт с новыми данными.

Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы). Мы придерживаемся данной точки зрения, поэтому ниже мы покажем, как можно оформить заявление и приказ. Повторяем, что утвержденной формы этих документов не существует, но общие правила их составления соблюдать нужно.

Начнем с заявления (см. пример 1).

Генеральному директору ООО “Ламбада”

начальника отдела логистики

Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.

24.03.2008 Астахова С.С. Астахова

Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова.

Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (см. пример 2).

Общество с ограниченной ответственностью “Ламбада”

Об изменении фамилии

В связи со сменой фамилии начальника отдела логистики Астаховой С.С.

Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию начальника отдела логистики Астаховой Светланы Сергеевны на фамилию Рычкова в связи со вступлением в брак.

Основание: заявление Астаховой С.С. от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области; паспорт серии 4607 N 018888, выданный 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Генеральный директор Чижевский Л.Ю. Чижевский

С приказом ознакомлена: начальник отдела логистики Астахова С.С. Астахова

При составлении указанных документов может возникнуть вопрос: каким числом должен быть составлен приказ об изменении фамилии? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем свадьбы, а новый паспорт выдается как минимум через одну-две недели, и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска – медовый месяц, знаете ли).

По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках” (далее – Постановление N 225)), чего нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы. Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.

Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы.

1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225.

Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные. На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись: “Фамилия Астахова изменена на фамилию Рычкова на основании свидетельства о заключении брака С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области”.

Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы.

2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении. Тем более о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но тем не менее мы все же советуем внести изменения в трудовой договор. Свое мнение поясним на примере. Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен. Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы). В дополнительном соглашении к трудовому договору с работником Астаховой уже будет указана новая фамилия (Рычкова). Получится путаница (прежде всего для самих кадровиков): трудовой договор заключен с Астаховой, а дополнительное соглашение к нему – уже с Рычковой.

Также можно провести аналогию с гражданским правом, где предусмотрено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (то есть в нашем случае – в письменной).

Поэтому ради удобства мы рекомендуем составить документ, который можно называть “Изменение к трудовому договору”. Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные работника. Также рекомендуем приложить к трудовому договору копии приказа, свидетельства о заключении брака и нового паспорта.

Образец оформления такого документа приведен ниже:

к трудовому договору N 11 от 15 марта 2006 года

г. Москва 04.04.2008

Общество с ограниченной ответственностью “Ламбада”, именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Чижевского Леонида Юрьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Астахова Светлана Сергеевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:

1. Изменить в трудовом договоре фамилию Астахова на фамилию Рычкова.

2. Считать действительными паспортные данные в следующей редакции:

паспорт серии 4607 N 018888 выдан 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Генеральный директор Начальник

ООО “Ламбада” отдела логистики

Л.Ю. Чижевский Астахова С.С.

3. Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”. Там сказано, что в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом.

4. Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство. Для этого необходимо заполнить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 N 122п “О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению”. Образец заполнения указанного заявления см. в примере 4.

Форма АДВ-2 Код по ОКУД │ │

Заявление об обмене страхового свидетельства

Заполняется застрахованным лицом печатными буквами

│Ф.И.О., указанные в страховом свидетельстве │

│Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) │

Если фамилия сотрудника меняется, то необходимо в отдел кадров организации, где работает сотрудник, предоставить документы, на основании которых будут изменены сведения о работнике в кадровых документах. Одним из таких документов является заявление работника о смене фамилии, скачать образец его оформления можно по ссылке ниже.

К заявлению прикладывается документ, подтверждающий смену фамилии, например, свидетельство о регистрации брака.

Отдел кадров должен внести изменения в личную карточку работника, в которой нужно аккуратно одной чертой зачеркнуть старую фамилию и написать рядом новую фамилию. Исправление должно быть заверено сотрудником отдела кадров, который внес изменение, с указание текущей даты.

Также нужно внести изменения в действующий трудовой договор, заключенный с работником. Изменения можно внести с помощью оформления дополнительного соглашения, которое составляется в качестве приложения к основному трудовому договору.

Также обязательно меняется фамилия в трудовой книжке работника, изменить данные в трудовой книжке может только представитель работодателя. Старая фамилия зачеркивается и рядом пишется новая фамилия. Работник отдела кадров не только заверяет исправление своей подписью, но и на оборотной стороне листа трудовой книжки поясняет свои действия.

Меняться может не только фамилия, но и имя, отчество, пол или другие данные. Порядок внесения изменений в кадровые документы остается тем же.

Заявление работника о смене фамилии пишется на имя директора организации и передается в отдел кадров.

Скачать образцы других заявлений:

• на выдачу трудовой книжки на руки — образец;
• согласие на обработку персональных данных — скачать.

Как правильно оформить заявление о смене фамилии в отдел кадров?

Наличие заявления от работника для внесения изменений в кадровый документы не является строго обязательным, это лишь дополнительный документ для работодателя, который сможет послужить основанием для исправления документов.

В заявлении нужно написать просьбу изменить в учетных данных фамилию с одной на другую, также следует указать причину смены фамилии, например, вступление в брак.

В приложении указывается документ основание.

Бланк пишется на имя директора (генерального директора) компании работодателя от лица, фамилия которого изменилась.

Составленный банк подписывается и ставится текущий день написания заявления.

Директору ООО «Мотылек»

Прошу изменить в учетных данных фамилию Уткина на Петухова в связи в вступлением в зарегистрированный брак.

Копия свидетельства о регистрации брака №1111111 от 08.10.2015.

Заявление о смене фамилии в отдел кадров образец — скачать.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.

Оцените статью: