Сложные случаи расчета отпускных

Лето для бухгалтера-расчетчика – самый активный период расчета и начисления отпускных сотрудников. И, казалось бы, главное верно определить среднедневной заработок за предыдущие 12 месяцев, но на практике зачастую не все так гладко. Работник может во время основного оплачиваемого отпуска взять больничный, либо захочет пойти в отпуск перед своим увольнением, либо же получить денежную компенсацию неиспользованного отпуска.

Пример.

Сотрудник Е. Н. Орлова ушла в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней (с 14.05.2018 по 27.05.2018), но внезапно во время отпуска заболела, и медучреждение выдало ей больничный лист с 24.05.2018 по 31.05.2018 (на 8 календарных дней).

В данном случае, согласно статье 124 ТК РФ (ред. от 05.02.2018 г.), у сотрудницы есть право выбора:

• она может либо продлить свой ежегодный отпуск на количество дней болезни, совпавших с отпуском, и тогда вместо 27 мая она выйдет на работу 4 июня;
• или же сотрудница вправе выйти на работу сразу после окончания отпуска (14 дней), а количество дней отпуска, во время которых она болела, необходимо перенести на другой период (то есть перенести 4 дня, к примеру, на август 2018 г.).

И при переносе, и при продлении отпуска важно, чтобы работник предоставил бухгалтеру или в кадровую службу официально оформленный лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный будут оплачиваться отдельно! Также самому работнику обязательно следует известить работодателя о том, что он болеет, и сообщить о дальнейшем варианте переноса или продления отпускных дней.

Рассмотрим первый вариант, когда отпуск продлевается. В данном случае бухгалтеру не требуется пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется.

Чтобы продлить отпуск в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, нужно для начала зарегистрировать невыходы на работу сотрудницы после того, как отпуск закончился. Регистрация делается с помощью кадрового документа «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» из раздела «Кадры» – «Все отсутствия сотрудников». В качестве причины отсутствия в данном случае необходимо поставить «Болезнь (больничный еще не закрыт)».

Важно понимать, что отсутствие в базе необходимо отразить за май (с 28 по 31 мая) для корректного начисления заработной платы за май, чтобы по работнику было учтено правильное число отработанных дней и неявок. Если же сотрудник успел принести больничный лист, например, до начисления заработной платы за май, то документ «Отсутствие» в базе можно и не регистрировать, но все же это рекомендуется делать.

А после того, как сотрудник выйдет на рабочее место (5 июня) и предоставит больничный лист, необходимо начислить пособие: в программе раздел «Зарплата» – документы «Больничные листы». Поскольку период май в нашем примере закрыт и больничный начисляется в следующем периоде – в июне, то программа сторнирует зарегистрированные дни отсутствия и отпуска, которые приходятся на время болезни работника.

Затем следует исправить исходный документ начисления отпуска (раздел «Зарплата» или «Кадры» – документы «Отпуска»), нажав ссылку «Исправить», при этом меняем в нем только дату окончания отпуска с учетом дней болезни, то есть продлеваем дату на количество дней нетрудоспособности. В описанной ситуации конец отпуска у Е. Н. Орловой приходится на 4 июня. Расчетный период и сумма отпускных остаются прежними, так как отпуск не прерывается.

Но опять-таки важно заметить, что исходный документ по начислению отпуска мы исправляем только в том случае, когда отпуск начислен в одном месяце и период уже закрыт, а больничный отражаем в другом (текущем) периоде (как в нашем примере отпуск в мае зарегистрирован, а больничный уже в июне). Если больничный и отпуск начисляются в одном и том же периоде, который еще не закрыт, то исправление делать не нужно – в таком случае можно просто зайти в исходный документ «Отпуск», поставить новую дату окончания отпуска и перепровести документ.

Второй способ, при котором дни отпуска, совпавшие с болезнью работника, переносятся на другой период, предусматривает перерасчет отпускных. Предположим, что сотрудница Орлова Е.Н. решила не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. В таком случае предусмотрен перерасчет отпуска, поскольку отпускные дни разрываются и, соответственно, меняются расчетные периоды.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, при переносе отпуска в связи с болезнью сотрудника необходимо сделать практически те же шаги, что и в предыдущем примере, когда отпуск был продлен, а именно: сначала регистрируем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», а затем начисляем пособие с помощью документа «Больничный лист». Только теперь исправлять исходный документ начисленного отпуска уже не требуется, потому что при регистрации больничного листа сумма за четыре отпускных дня автоматически сторнировалась. Оставшиеся дни отпуска будут начисляться уже в будущем периоде, на который они переносятся, новым отдельным документом «Отпуск».

Поскольку количество израсходованных дней отпуска и сумма отпускных при пересчете уменьшились, то возникает переплата денежных средств данному работнику. Образовавшуюся переплату работодатель может удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Пример.

Сотрудник А. А. Березкин по собственной инициативе принял решение уйти в основной оплачиваемый отпуск с 3 по 23 апреля 2018 г. (на 21 календарный день) с последующим увольнением.

Заметим, что работник имеет полное право использовать свой отпуск перед увольнением, – это закреплено в ч. 2 ст. 127 ТК РФ.

В рассматриваемом примере в первую очередь бухгалтер должен начислить и выплатить работнику отпускные не менее чем за три календарных дня до начала отпуска – об этом гласит ч. 9 ст. 136 ТК РФ, то есть крайняя дата выплаты отпускных приходится на 30 марта 2018 г.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, начисление и расчет отпуска, как уже было указано в предыдущих примерах, производится документом «Отпуск». После чего в программе регистрируется увольнение сотрудника Березкина А.А. – сделать это можно с помощью документа «Увольнение» (раздел «Кадры» – «Приемы, переводы, увольнения»).

Как отмечено в ст. 127 ТК РФ, днем увольнения признается последний день отпуска сотрудника, то есть в нашем примере таковой датой является 23 апреля 2018 г., а все окончательные выплаты при увольнении и выдача трудовой книжки должны быть произведены в день, когда прекращаются трудовые обязательства между работником и нанимателем, иначе – в последний рабочий день. В описанной ситуации у Березкина последний день выхода на работу является день перед началом отпуска (2 апреля 2018 г.), следовательно, в эту дату и необходимо произвести окончательный расчет с сотрудником, в который входит выплата заработной платы, компенсации при увольнении и прочее. Это пояснено в Письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1.

Для того чтобы убедиться в правильности расчета компенсации отпуска при увольнении, рекомендуется перед этим просмотреть остаток неиспользованного работником отпуска на дату увольнения (раздел «Кадры» – «Кадровые отчеты» – отчет «Остатки отпусков» или же «Справка об остатках отпусков»). Важно обратить внимание, что в стаж работы, дающий право на основной отпуск, число дней отпуска с последующим увольнением не включаются! У сотрудника Березкина по состоянию на 3 апреля использован весь неизрасходованный ранее отпуск, поэтому компенсации отпуска при увольнении за период стажа с 3 по 23 апреля 2018 г. ему не полагается.

Если база в документе «Увольнение» на вкладке «Компенсация отпуска» включает в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, дни отпуска с последующим увольнением, то их необходимо исправить вручную.

Пример.

Сотрудник Захаркин С.П. является инвалидом II группы. В соответствии со статьей 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ» ему полагается удлиненный основной ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней (в нашем примере Захаркину организация предоставляет 30 дней отпуска). За период работы с 25.01.2017 по 24.01.2018 у сотрудника есть неиспользованный остаток отпуска в количестве 16 дней (то есть 14 дней отпуска он уже израсходовал ранее). Захаркин С. П. написал заявление на ежегодный отпуск с 04.06.2018 г. по 10.06.2018 г. на 7 календарных дней, а за оставшиеся 9 дней отпуска хочет взять денежную компенсацию.

Имеет ли право бухгалтер начислить денежную компенсацию за неизрасходованные девять дней отпуска? Ответ однозначен – не имеет. Поскольку согласно ст. 126 ТК РФ заменить неиспользованные дни отпуска денежной компенсацией можно только в том случае, если они превышают 28 календарных дней за каждый отработанный работником год. Захаркину, как инвалиду, в год полагается удлиненный основной отпуск в количестве 30 календарных дней, а значит, денежную компенсацию можно выплатить только в рамках двух дней полагаемого отпуска. При этом сотрудник обязательно должен написать заявление о выплате компенсации взамен предоставления ежегодного основного отпуска.

Чтобы начислить основной ежегодный отпуск одновременно с компенсацией в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, необходимо создать документ «Отпуск» (в разделе «Зарплата» или «Кадры») и на вкладке «Основной отпуск» проставить в нем даты начала и окончания отпуска, а также установить флаг напротив «Компенсация отпуска» с указанием количества компенсируемых дней. Документ автоматически рассчитает среднедневной заработок, сумму отпускных и денежной компенсации.

Если же бухгалтеру необходимо рассчитать только денежную компенсацию без предоставления сотруднику отпуска, то в регистрируемом документе «Отпуск» нужно убрать флаг напротив «Отпуск» и оставить только флаг «Компенсация отпуска». В итоге рассчитана будет только лишь денежная компенсация отпуска.

Заметьте, что в примере с Захаркиным С. П. компенсация предоставляется за основной ежегодный отпуск, но удлиненный, поэтому и отражается на вкладке «Основной отпуск» в документе «Отпуск». Если же работнику полагается дополнительный к основному отпуск, то его начисление и компенсация будут отражены на вкладке «Дополнительные отпуска, отгулы». Для этого нужно проставить флаг «Предоставить дополнительный отпуск», затем кнопкой «Добавить» выбрать соответствующий вид отпуска и проставить число дней компенсации в колонке «Дн. комп».

Категории дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков можно уточнить в ст. 116-119 ТК РФ.

Каждый сотрудник может пойти в отпуск, такое право он получает за каждый отработанный год на предприятии. Минимальная продолжительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней, но работодатель может на свое усмотрение увеличить эту продолжительность.

Кроме того, для некоторых должностей и профессий даются дополнительные дни оплачиваемого отпуска.

Основной ежегодный отпуск работодатель оплачивается. Сотруднику не позднее, чем за три дня до первого отпускного дня выплачивают отпускные, размер которых зависит от того, какую зарплату сотрудник получал на протяжении года.

Порядок расчета отпускных рассмотрен в этой статье. В статье ниже рассмотрим некоторые конкретные ситуации и примеры и произведем для них расчет отпускных.

Идеальный вариант, когда работник исправно трудился весь год и по его окончанию уходит в отпуск.

Соколов уходит в отпуск с 13 по 26 ноября 2015 года. Заработная плата Соколова за протяжении последних 12 месяцев составляла 40000 ежемесячно. Соколов не болел, в отпуск за свой счет не уходил, все месяцы отработал полностью. Рассчитаем отпускные для этого примера.

Расчет для примера 1:

1. Расчетный период — с 01.11.2014 по 31.10.2015;
2. Общий заработок = 40 000 * 12 мес. = 480 000 руб.
3. Количество фактически отработанных дней = 12 мес. * 29,3 = 351,6 дн.
4. Средний дневной заработок = 480 000 / 351,6 = 1365,2 руб.
5. Отпускные = 1365,2 * 14 дн. = 19112,8 руб.

Данная ситуация часто встречается: работник отрабатывает положенные 6 месяцев или чуть больше (но менее 12 месяцев) и уходу в отпуск. Как рассчитать отпускные, если работник отработал менее 12 месяцев?

Соколов уходит в отпуск с 13 по 26 ноября 2015 года. На предприятии он работает с 13 апреля 2015 года. Зарплата за апрель составила 20000 руб. Заработная плата за остальные полностью отработанные месяцы составила 30000 руб. Рассчитаем отпускные для этого примера.

Расчет для примера 2:

1. Расчетный период — с 13.04.2015 по 31.10.2015;
2. Общий заработок = 20000 + 30 000 * 6 мес. = 200 000 руб.
3. Количество фактически отработанных дней = (18/30) * 29,3 + 6 мес. * 29,3 = 193,4 дн.
4. Средний дневной заработок = 200 000 / 193,4 = 1034,1 руб.
5. Отпускные = 1034,1 * 14 дн. = 14477,4 руб.

Пример 3 — работник болел и находился в отпуске без сохранения заработной платы.

Идеальных случаев не бывает, работники болеют, берут отгулы и отпуска за свой счет. Рассмотрим, как рассчитывается заработная плата, если работник в расчетном периоде находился на больничном и в отпуске без сохранения заработной платы.

Соколов уходит в отпуск с 13 по 26 ноября 2015 года. В июле 2015 года он болел 5 дней. В сентябре 2015 года он брал отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы) на период 21 календарных дней (отпуск без содержания свыше 14 календарных дней не учитывается). Заработная плата в полностью отработанных месяцах составила 40000 руб. В июле Соколов получил 30000 руб., в сентябре 10000 руб.

Расчет отпускных для примера 3:

1. Расчетный период — с 01.11.2015 по 31.10.2015;
2. Общий заработок = 30000 + 10000 + 40 000 * 10 мес. = 440 000 руб.
3. Количество фактически отработанных дней = (26/31 + 23/30) * 29,3 + 10 мес. * 29,3 = 340,17 дн.
4. Средний дневной заработок = 440 000 / 340,17 = 1293,5 руб.
5. Отпускные = 1293,5 * 14 дн. = 18109 руб.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.

Нет времени читать?

Лето для бухгалтера-расчетчика – самый активный период расчета и начисления отпускных сотрудников. И, казалось бы, главное верно определить среднедневной заработок за предыдущие 12 месяцев, но на практике зачастую не все так гладко. Работник может во время основного оплачиваемого отпуска взять больничный, либо захочет пойти в отпуск перед своим увольнением, либо же получить денежную компенсацию неиспользованного отпуска.

Пример.

Сотрудник Е. Н. Орлова ушла в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней (с 14.05.2018 по 27.05.2018), но внезапно во время отпуска заболела, и медучреждение выдало ей больничный лист с 24.05.2018 по 31.05.2018 (на 8 календарных дней).

В данном случае, согласно статье 124 ТК РФ (ред. от 05.02.2018 г.), у сотрудницы есть право выбора:

• она может либо продлить свой ежегодный отпуск на количество дней болезни, совпавших с отпуском, и тогда вместо 27 мая она выйдет на работу 4 июня;
• или же сотрудница вправе выйти на работу сразу после окончания отпуска (14 дней), а количество дней отпуска, во время которых она болела, необходимо перенести на другой период (то есть перенести 4 дня, к примеру, на август 2018 г.).

И при переносе, и при продлении отпуска важно, чтобы работник предоставил бухгалтеру или в кадровую службу официально оформленный лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный будут оплачиваться отдельно! Также самому работнику обязательно следует известить работодателя о том, что он болеет, и сообщить о дальнейшем варианте переноса или продления отпускных дней.

Рассмотрим первый вариант, когда отпуск продлевается. В данном случае бухгалтеру не требуется пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется.

Чтобы продлить отпуск в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, нужно для начала зарегистрировать невыходы на работу сотрудницы после того, как отпуск закончился. Регистрация делается с помощью кадрового документа «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» из раздела «Кадры» – «Все отсутствия сотрудников». В качестве причины отсутствия в данном случае необходимо поставить «Болезнь (больничный еще не закрыт)».

Важно понимать, что отсутствие в базе необходимо отразить за май (с 28 по 31 мая) для корректного начисления заработной платы за май, чтобы по работнику было учтено правильное число отработанных дней и неявок. Если же сотрудник успел принести больничный лист, например, до начисления заработной платы за май, то документ «Отсутствие» в базе можно и не регистрировать, но все же это рекомендуется делать.

А после того, как сотрудник выйдет на рабочее место (5 июня) и предоставит больничный лист, необходимо начислить пособие: в программе раздел «Зарплата» – документы «Больничные листы». Поскольку период май в нашем примере закрыт и больничный начисляется в следующем периоде – в июне, то программа сторнирует зарегистрированные дни отсутствия и отпуска, которые приходятся на время болезни работника.

Затем следует исправить исходный документ начисления отпуска (раздел «Зарплата» или «Кадры» – документы «Отпуска»), нажав ссылку «Исправить», при этом меняем в нем только дату окончания отпуска с учетом дней болезни, то есть продлеваем дату на количество дней нетрудоспособности. В описанной ситуации конец отпуска у Е. Н. Орловой приходится на 4 июня. Расчетный период и сумма отпускных остаются прежними, так как отпуск не прерывается.

Но опять-таки важно заметить, что исходный документ по начислению отпуска мы исправляем только в том случае, когда отпуск начислен в одном месяце и период уже закрыт, а больничный отражаем в другом (текущем) периоде (как в нашем примере отпуск в мае зарегистрирован, а больничный уже в июне). Если больничный и отпуск начисляются в одном и том же периоде, который еще не закрыт, то исправление делать не нужно – в таком случае можно просто зайти в исходный документ «Отпуск», поставить новую дату окончания отпуска и перепровести документ.

Второй способ, при котором дни отпуска, совпавшие с болезнью работника, переносятся на другой период, предусматривает перерасчет отпускных. Предположим, что сотрудница Орлова Е.Н. решила не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. В таком случае предусмотрен перерасчет отпуска, поскольку отпускные дни разрываются и, соответственно, меняются расчетные периоды.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, при переносе отпуска в связи с болезнью сотрудника необходимо сделать практически те же шаги, что и в предыдущем примере, когда отпуск был продлен, а именно: сначала регистрируем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», а затем начисляем пособие с помощью документа «Больничный лист». Только теперь исправлять исходный документ начисленного отпуска уже не требуется, потому что при регистрации больничного листа сумма за четыре отпускных дня автоматически сторнировалась. Оставшиеся дни отпуска будут начисляться уже в будущем периоде, на который они переносятся, новым отдельным документом «Отпуск».

Поскольку количество израсходованных дней отпуска и сумма отпускных при пересчете уменьшились, то возникает переплата денежных средств данному работнику. Образовавшуюся переплату работодатель может удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Пример.

Сотрудник А. А. Березкин по собственной инициативе принял решение уйти в основной оплачиваемый отпуск с 3 по 23 апреля 2018 г. (на 21 календарный день) с последующим увольнением.

Заметим, что работник имеет полное право использовать свой отпуск перед увольнением, – это закреплено в ч. 2 ст. 127 ТК РФ.

В рассматриваемом примере в первую очередь бухгалтер должен начислить и выплатить работнику отпускные не менее чем за три календарных дня до начала отпуска – об этом гласит ч. 9 ст. 136 ТК РФ, то есть крайняя дата выплаты отпускных приходится на 30 марта 2018 г.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, начисление и расчет отпуска, как уже было указано в предыдущих примерах, производится документом «Отпуск». После чего в программе регистрируется увольнение сотрудника Березкина А.А. – сделать это можно с помощью документа «Увольнение» (раздел «Кадры» – «Приемы, переводы, увольнения»).

Как отмечено в ст. 127 ТК РФ, днем увольнения признается последний день отпуска сотрудника, то есть в нашем примере таковой датой является 23 апреля 2018 г., а все окончательные выплаты при увольнении и выдача трудовой книжки должны быть произведены в день, когда прекращаются трудовые обязательства между работником и нанимателем, иначе – в последний рабочий день. В описанной ситуации у Березкина последний день выхода на работу является день перед началом отпуска (2 апреля 2018 г.), следовательно, в эту дату и необходимо произвести окончательный расчет с сотрудником, в который входит выплата заработной платы, компенсации при увольнении и прочее. Это пояснено в Письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1.

Для того чтобы убедиться в правильности расчета компенсации отпуска при увольнении, рекомендуется перед этим просмотреть остаток неиспользованного работником отпуска на дату увольнения (раздел «Кадры» – «Кадровые отчеты» – отчет «Остатки отпусков» или же «Справка об остатках отпусков»). Важно обратить внимание, что в стаж работы, дающий право на основной отпуск, число дней отпуска с последующим увольнением не включаются! У сотрудника Березкина по состоянию на 3 апреля использован весь неизрасходованный ранее отпуск, поэтому компенсации отпуска при увольнении за период стажа с 3 по 23 апреля 2018 г. ему не полагается.

Если база в документе «Увольнение» на вкладке «Компенсация отпуска» включает в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, дни отпуска с последующим увольнением, то их необходимо исправить вручную.

Пример.

Сотрудник Захаркин С.П. является инвалидом II группы. В соответствии со статьей 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ» ему полагается удлиненный основной ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней (в нашем примере Захаркину организация предоставляет 30 дней отпуска). За период работы с 25.01.2017 по 24.01.2018 у сотрудника есть неиспользованный остаток отпуска в количестве 16 дней (то есть 14 дней отпуска он уже израсходовал ранее). Захаркин С. П. написал заявление на ежегодный отпуск с 04.06.2018 г. по 10.06.2018 г. на 7 календарных дней, а за оставшиеся 9 дней отпуска хочет взять денежную компенсацию.

Имеет ли право бухгалтер начислить денежную компенсацию за неизрасходованные девять дней отпуска? Ответ однозначен – не имеет. Поскольку согласно ст. 126 ТК РФ заменить неиспользованные дни отпуска денежной компенсацией можно только в том случае, если они превышают 28 календарных дней за каждый отработанный работником год. Захаркину, как инвалиду, в год полагается удлиненный основной отпуск в количестве 30 календарных дней, а значит, денежную компенсацию можно выплатить только в рамках двух дней полагаемого отпуска. При этом сотрудник обязательно должен написать заявление о выплате компенсации взамен предоставления ежегодного основного отпуска.

Чтобы начислить основной ежегодный отпуск одновременно с компенсацией в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, необходимо создать документ «Отпуск» (в разделе « Зарплата » или « Кадры») и на вкладке «Основной отпуск» проставить в нем даты начала и окончания отпуска, а также установить флаг напротив «Компенсация отпуска» с указанием количества компенсируемых дней. Документ автоматически рассчитает среднедневной заработок, сумму отпускных и денежной компенсации.

Если же бухгалтеру необходимо рассчитать только денежную компенсацию без предоставления сотруднику отпуска, то в регистрируемом документе «Отпуск» нужно убрать флаг напротив «Отпуск» и оставить только флаг «Компенсация отпуска». В итоге рассчитана будет только лишь денежная компенсация отпуска.

Заметьте, что в примере с Захаркиным С. П. компенсация предоставляется за основной ежегодный отпуск, но удлиненный, поэтому и отражается на вкладке «Основной отпуск» в документе «Отпуск». Если же работнику полагается дополнительный к основному отпуск, то его начисление и компенсация будут отражены на вкладке «Дополнительные отпуска, отгулы». Для этого нужно проставить флаг «Предоставить дополнительный отпуск», затем кнопкой «Добавить» выбрать соответствующий вид отпуска и проставить число дней компенсации в колонке «Дн. комп».

Категории дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков можно уточнить в ст. 116-119 ТК РФ.

Автор: Анна Луценко,
Бухгалтер отдела бухгалтерского учета компании «ГЭНДАЛЬФ»

“Главбух”, 2005, N 10

В преддверии летнего сезона мы ответим на самые сложные и распространенные вопросы по расчету отпускных. Особое внимание уделим спорным ситуациям, приведем свежую арбитражную практику и предложим оптимальные решения, удобные для бухгалтера.

Как при расчете отпускных учитывать премии?

Тут все зависит от того, какая премия, за что и когда выдана. Общий же порядок прописан в п. 14 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (далее – Положение). В частности, из него следует, что вознаграждения, начисленные за тот месяц, в котором сотрудник ушел в отпуск, брать в расчет не надо. Исключение составляет премия по итогам года – ее нужно учитывать независимо от того, когда она начислена.

Ежемесячные премии, которые организация выдает вместе с окладом. В расчет средней зарплаты включают фактически начисленные суммы. При этом не имеет значения, полностью отработан расчетный период или нет.

Ежеквартальные и ежемесячные премии, выплачиваемые месяцем позже. Учитывают не более одного такого вознаграждения за каждый месяц расчетного периода. Другими словами, если в течение трех месяцев, предшествующих отпуску, сотруднику выплатили четыре премии по одному и тому же поводу, то берут только три из них. А при неполном расчетном периоде – еще и пропорционально отработанному времени.

Вознаграждения по итогам работы за год. По 1/12 такой премии относят на каждый месяц расчетного периода. Но допустим, что на момент, когда рассчитывают отпускные, годовая премия еще не начислена. Тогда в дальнейшем бухгалтеру придется сделать перерасчет. И еще один нюанс. Например, в расчетном периоде организация начислила премию сразу за два предшествующих года. В этом случае в расчет среднего заработка должна войти только премия последнего года. Скажем, в 2005 г. следует учитывать вознаграждение только за 2004 г.

Для сотрудника установлен особый график – он работает только по шесть часов в день. Как рассчитать отпускные?

Рассчитывая отпускные, надо различать понятия “неполный рабочий день” и “не полностью отработанный расчетный период”. Так, “неполный рабочий день” – это особый режим, предусмотренный специально для данного сотрудника. Если по своему графику он отработал все дни расчетного периода, то отпускные надо считать так же, как и остальным. А именно взять зарплату за расчетный период, разделить ее на 3 и на 29,6. Результат надо умножить на количество дней отпуска.

Если же при особом графике человек еще и пропустил несколько дней, то это “не полностью отработанный расчетный период”. И тогда отпускные надо рассчитывать так, как сказано в п. 9 Положения. Сначала определяют общее число календарных дней в каждом “неполном” месяце. Для этого количество дней, в которые человек выходил на службу, умножают на коэффициент. При пятидневной рабочей неделе он равен 1,4. Затем определяют общую сумму календарных дней во всем расчетном периоде. Дальше отпускные исчисляют обычным образом.

Работник уходит в отпуск с 1 июня. Однако бухгалтер еще не начислял зарплату за май. Можно ли взять за расчетный период февраль, март и апрель?

Нет, нельзя. Даже если точный размер майской зарплаты отпускника еще неизвестен, переносить расчетный период организация не вправе. Среднедневной заработок надо исчислять именно за те три календарных месяца, которые предшествуют отпуску (ст. 139 Трудового кодекса РФ). Получается, что расчетным периодом все равно будут март, апрель и май.

В подобном случае, определяя средний заработок, следует учитывать уже известную часть зарплаты за май. А после того как будет установлена ее окончательная сумма, нужно скорректировать размер среднего заработка и доплатить сотруднику отпускные.

Сотрудник брал отпуск продолжительностью 7 календарных дней с 3 мая. Какие дни фирма обязана оплатить и когда он должен выйти на работу?

Оплатить нужно семь дней, а выйти на работу он должен был 11 мая. Объясним. Согласно ст. 120 Трудового кодекса РФ, продолжительность отпуска исчисляется в календарных днях. Но праздники, которые приходятся на это время, в нее не включаются и не оплачиваются. На отдых сотрудника выпадает 9 мая – День Победы. За этот день отпускные не начисляются, и в общее время отпуска он не входит. Следовательно, фирма должна предоставить сотруднику еще один оплаченный день отдыха. То, что 10 мая в этом году тоже выходной (перенос субботы 14 мая), для отпускника значения не имеет. В итоге работнику заплатят за семь дней, а отдыхать он будет восемь.

Организация выплачивает своим работникам отпускные перед тем, как они отправятся отдыхать. В какой момент платить НДФЛ?

Тут существует две позиции. Налоговики считают, что перечислить весь НДФЛ нужно, когда фирма сняла в банке деньги на зарплату за месяц, в котором были выданы отпускные (Письмо УМНС России по г. Москве от 11 июня 2002 г. N 28-11/26610).

Вторая точка зрения такова: перечислять налог надо в тот день, когда организация получила в банке деньги на зарплату за месяц, на который пришелся отпуск работника. Пункт 2 ст. 223 Налогового кодекса РФ гласит: зарплата за текущий месяц признается доходом в его последний день. То же касается и отпускных. Сумму налога удерживают в тот момент, когда деньги выдают сотруднику. А вот перечислить НДФЛ необходимо не позднее того дня, в который бухгалтер получил в банке деньги на зарплату сотрудников фирмы или перевел их на лицевые счета с расчетного счета организации (п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ). Такой подход подтверждает и Порядок заполнения налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц. Использовать эту форму можно и в отношении доходов, выплаченных сотрудникам в 2005 г. В разд. 3 Порядка сказано, что в налоговой карточке суммы отпускных указываются в поле того месяца, за который они начислены.

Предположим, что работник отдыхает в мае – июне. По мнению налоговиков, налог с отпускных за май – июнь нужно заплатить в тот день, когда организация получает в банке деньги на зарплату за май. Если следовать второй точке зрения, НДФЛ с майских отпускных нужно перечислить в день, когда банк выдал деньги на зарплату за май. А налог с отпускных за июнь фирма может направить в бюджет позже – когда выдаст зарплату за этот месяц. Ведь именно в последний день июня отпускные, приходящиеся на этот месяц, станут доходом сотрудника.

Организация может сама решить, как платить налог. Если нет желания спорить с инспектором, то стоит сразу же перечислить НДФЛ со всех отпускных. Впрочем, и те фирмы, которые решили платить налог по частям, могут не опасаться штрафа. За опоздание с уплатой НДФЛ в течение года чиновники наказать не вправе. Дело в том, что налоговый период по НДФЛ – календарный год. То есть окончательная сумма налога будет определена, когда он закончится. Кроме того, узнать о том, что фирма перечислила НДФЛ по частям, фискалы не смогут. Ведь отчитываться по этому налогу нужно раз в год – не позднее 1 апреля следующего года, а к тому времени все суммы уже поступят в бюджет.

Отпуск работника попал на май – июнь. Отпускные были рассчитаны и выплачены в мае. Как начислять ЕСН и пенсионные взносы – сразу за весь отдых или по частям? Каким образом включать в расходы отпускные при расчете налога на прибыль?

Одни специалисты полагают, что ЕСН и пенсионные взносы нужно начислить сразу на всю сумму отпускных (и майских, и июньских). Ведь из ст. 242 Налогового кодекса РФ следует, что отпускные признаются выплаченными в день, когда они начислены. Тогда же нужно посчитать соцналог и взносы. А перечислить их в данном случае нужно не позднее 16 мая (с учетом переноса с выходных). Такой же точки зрения придерживаются и налоговики в ответах на частные запросы.

Минфин России в Письме от 22 апреля 2002 г. N 04-04-04/55 высказался так. Момент расчета ЕСН зависит от того, когда отпускные были начислены. В своих разъяснениях минфиновцы указывают, что ЕСН и пенсионные взносы бухгалтер рассчитывает исходя только из тех выплат, которые начислены работнику за данный месяц. Поэтому если отпускные были начислены полностью в мае, их надо учитывать при расчете майского авансового платежа и майских же взносов. Ну а если отпускные начисляют по частям, то июньские суммы будут включены в налоговую базу по ЕСН и взносам соответственно за июнь.

В данном случае бухгалтер вправе выбрать тот способ, который ему наиболее удобен.

Теперь о налоге на прибыль. Если фирма применяет метод начисления, то отпускные включаются в расходы в том месяце, когда они начислены. На этом настаивает п. 4 ст. 272 Налогового кодекса РФ. Поэтому если отпускные начисляют сразу – за май – июнь – в мае, то они попадут в расходы этого месяца. При кассовом методе отпускные относятся на расходы в момент выплаты.

Если сотруднику, уже отгулявшему отпуск, выдали премию по итогам работы за год, то организация должна доначислить отпускные. А нужно ли пересчитывать налоги?

Существует две противоположные точки зрения. Первой придерживаются налоговики. Они считают, что налоги необходимо пересчитать. При этом ссылаются на п. 1 ст. 54 Налогового кодекса РФ. Здесь сказано, что, обнаружив ошибку, бухгалтер должен скорректировать данные того периода, в котором он ее совершил. Инспекторы признают, что перерасчет отпускных не является исправлением ошибки. Но все равно предлагают пересмотреть суммы ЕСН, страховых взносов, НДФЛ и налога на прибыль за тот период, когда деньги были выданы отпускнику.

Вторая точка зрения выгодна организациям: пересчитывать налоги нет необходимости. Во-первых, отпускные увеличивают расходы в том периоде, когда премия начислена. Тогда же нужно рассчитать ЕСН, пенсионные взносы и НДФЛ. То есть важен момент, когда бухгалтер доначислил отпускные. Так же считают и в Минфине России. Во-вторых, корректировать показатели того месяца, когда были выданы деньги, не нужно. Налоги нужно пересчитать, если имела место ошибка. В данном же случае никакой ошибки нет, фирма рассчитывала отпускные и платила с них налоги строго в соответствии с требованиями законодательства.

Мы советуем делать как вам удобно. Если легче сразу начислить налоги и взносы со всей суммы отпускных, то так и поступайте. Другой вариант – воспользоваться разъяснениями Минфина России и начислить ЕСН и пенсионные взносы по частям.

Человек отработал чуть больше 11 месяцев и увольняется. Как рассчитать ему компенсацию за неиспользованный отпуск?

В этом случае сотруднику положена полная компенсация – за 28 календарных дней.

Отметим, что в Трудовом кодексе РФ прописан точный расчет дней, за который надо начислить компенсацию, только для сотрудников, работающих по трудовым договорам сроком до двух месяцев. В этом случае если отработан один месяц, то полагается компенсация за два рабочих дня (ст. 291 Трудового кодекса РФ).

Для остальных работников расчет компенсации за неиспользованный отпуск трудовым законодательством не регламентирован. Поэтому в соответствии со ст. 423 Трудового кодекса РФ следует руководствоваться Правилами об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30 апреля 1930 г.). В п. 28 этого документа говорится: если человек работал в организации от 11 месяцев до года, то ему положена полная компенсация – за 28 календарных дней.

Этот порядок стал причиной разбирательства в Верховном Суде РФ. Туда обратился гражданин, который утверждал, что указанная норма несправедлива по отношению к тем людям, что проработали меньше 11 месяцев. Однако судьи в Определении от 15 февраля 2005 г. N КАС05-14 заявителя не поддержали. Они признали, что ни Трудовой кодекс РФ, ни другой федеральный закон не регулируют расчет компенсации за отпуск для проработавших менее 11 месяцев. Поэтому надо следовать положениям Правил об очередных и дополнительных отпусках. То есть выплачивать компенсацию пропорционально отработанному времени.

При этом на каждый полный месяц работы приходится 2,33 календарного дня отпуска (28 дн. : 12 мес.). Если же месяц отработан не полностью, то дни, составляющие менее половины месяца, округляются в меньшую сторону, а не менее – в большую (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках).

Сотруднику за часть дней отпуска выплатили компенсацию. При этом он не увольняется. Нужно ли облагать компенсацию ЕСН и пенсионными взносами?

Не нужно, хотя налоговики с этим часто не соглашаются (например, в Письме УМНС России по г. Москве от 29 марта 2004 г. N 28-11/21211). Логика чиновников такова. В ст. 238 Налогового кодекса РФ сказано, что ЕСН не облагается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника.

Значит, делают вывод инспекторы, если работник не увольняется, то с компенсации необходимо начислять и ЕСН, и пенсионные взносы.

Позицию налоговиков опровергает арбитражная практика. Например, недавнее Постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 февраля 2005 г. по делу N А26-8327/04-21. Вердикт судей основан на пп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса. Там указано: от ЕСН освобождаются все виды компенсационных выплат, связанных с выполнением трудовых обязанностей и прописанных в законодательстве.

Поскольку компенсация за неиспользованный отпуск предусмотрена ст. 126 Трудового кодекса РФ, то, по мнению арбитров, облагать ее ЕСН не надо.

Оцените статью: