Принята новая инструкция по делопроизводству в госорганизациях

Принята новая Инструкция по делопроизводству в госорганизациях

С 31 августа 2018 года начинает действовать Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях. Её утвердил Росархив своим приказом от 11.04.2018 № 44.

Она устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве госорганизаций. Причём организационно-правовая форма, цели и виды деятельности госструктуры значения не имеют.

Инструкция регламентирует порядок работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, а также подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, их текущее хранение с помощью электронных технологий.

С полным текстом документа можно ознакомиться на официальном сайте публикации правовой информации здесь.

Росархивом утверждена примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. Положения инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

• входящий (поступающий в организацию);
• исходящий (направленный из организации);
• внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Работа с документами в организации делится на этапы. Они следующие:

для входящих

• прием и первичная обработка
• предварительное рассмотрение делопроизводителем
• регистрация
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение
• обработка, исполнение, подготовка ответов
• контроль исполнения

для исходящих

• разработка, оформление
• регистрация
• отправка

для внутренних

• разработка, оформление
• регистрация
• обработка, исполнение, подготовка ответов
• контроль исполнения

для всех

• учет и анализ объемов документооборота.
• хранение

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг.

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в государственном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 в 2003 году.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт – ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

Так, например, в нем определены понятия, используемые в статье.

1. Документ: зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2. Оформление документа: проставление на документе необходимых реквизитов.
3. Реквизит документа: элемент оформления документа.

Принимая во внимание описанные выше определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа, для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступят в силу с 1 июля 2019 г. вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

• номера страниц;
• предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
• абзацный отступ;
• величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
• выравнивание текста;
• максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
• правила выделения полужирным текстом;
• оформление титульного листа.

Изменения в существующих разделах ГОСТов по делопроизводству.

Изменения в существующих на сегодняшний день разделах стандарта направлены на его усовершенствование.

Расширен перечень реквизитов, в него добавлены: гриф ограничения доступа, отметка об электронной подписи, наименование структурного подразделения – автора документа, наименование должности лица – автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит справочные данные об организации может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел “Оформление реквизитов” дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка – А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений, считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Обзор новой инструкции Росархива по делопроизводству

Для делопроизводителей государственных организаций подготовили новую инструкцию по работе с бумажными и электронными документами, начиная от их приема и подготовки, заканчивая передачей в архив.

Новая примерная инструкция должна заменить действующие сейчас Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 “Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти”).

● уточнен состав реквизитов документов, а также порядок их оформления;

● установлены общие требования к изготовлению документов, в частности, определены требования к полям, шрифтам, абзацному отступу;

● изменены положения по организации документооборота.

Иллюстрация:
Проект «100 раритетов российской государственности»
Первый в истории России устав государственной гражданской службы.
Составлен при личном участии Петра I.

В Росархиве решили, что делопроизводителям нужен отдельный документ, который бы регламентировал их работу. Несмотря на действие положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 6.30-2003 (с 01.07.2018 вместо него будет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016), ГОСТ Р 54471-2011, чиновники подготовили еще примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

После публикации этот документ станет обязательным при работе с официальными бумагами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. В инструкции чиновники: описали документы, которые должны быть в организации; привели бланки приказов и распоряжений на разные случаи; уточнили правила заполнения официальных бумаг и состав реквизитов в них; объяснили, как писать тексты в различного рода документах — деловом письме, акте, резолюции, служебных и объяснительных записках; разъяснили случаи привлечения к ответственности делопроизводителей — за порчу и потерю официальных бумаг, разглашение их содержания без разрешения руководства.

Большой раздел инструкции посвящен организации документооборота. В нем представители Росархива предлагают делопроизводителям проверять целостность упаковки поступивших документов, оценивать вес, размер, форму, запах и цвет почтовых отправлений. При любых подозрениях о нестандартных посылках придется сообщать в службу безопасности.

Определенные требования есть и к электронным документам. В частности, их перечень должен будет определить работодатель, но получать и проверять — непосредственно делопроизводители. Так, им нужно будет убедиться в подлинности ЭЦП, заниматься первичной обработкой, в том числе сортировкой полученных по интернету копий, документов, сообщений.

Согласно примерной инструкции, делопроизводители обязаны следить за сроками исполнения распоряжений. Эти сроки могут быть установлены в законе либо в решении руководителя. Например, документы (поручения) без указания конкретной даты исполнения, у которых в тексте имеется пометка «срочно», должны быть исполнены в 3-дневный срок, а если никаких пометок нет, то в срок не более 30 дней. Реагировать на парламентские запросы в организации должны в течение 15 дней со дня их получения, а предоставлять информацию или документы по межведомственным запросам в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — в течение 5 рабочих дней со дня получения запроса. Чтобы не пропустить сроки, рекомендуется наладить автоматическое напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения поручений. Кроме того, установлено, что в каждой госкомпании ежегодно должен готовиться отчет об объеме документооборота за год с разбивкой на группы. Его придется сдавать руководству организации.

Чиновники подчеркивают, что инструкция поможет усовершенствовать делопроизводство и повысить эффективность работы с документами, поскольку вводит правила подготовки официальных бумаг, уточняет технологии работы с ними, вводит требования по текущему хранению и подготовке к передаче в архив.

От себя добавим, что инструкция написана четким понятным языком, что называется, по существу. Возможно, в ней нет каких-то специализированных форм и рекомендаций, но наиболее распространенные ситуации описаны. Поэтому она вполне может пригодиться не только сотрудникам государственных компаний, но и частных. Что касается делопроизводителей из организаций с государственным участием, то им пора не только знакомиться, но и привыкать к новым требованиям.

Принята новая Инструкция по делопроизводству в госорганизациях

Приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» утверждена Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее ­– Примерная инструкция).

Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами в государственных организациях. Примерная инструкция на единой правовой и методической основе устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству. В Примерной инструкции установлено, что государственные организации – источники комплектования государственных и муниципальных архивов согласовывают инструкцию по делопроизводству с соответствующим федеральным архивом, в субъектах Российской Федерации – с уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом, если ему предоставлены такие полномочия.

В Примерной инструкции оговорено документирование управленческой деятельности. Урегулированы согласование, подписание (утверждение) проектов документов. Описана организация документооборота. Регламентирован контроль исполнения документов (поручений). Прописана организация работы исполнителя с документами. Оговорено формирование документального фонда организации. Регламентирована организация доступа к документам и их использования. Описаны изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей.

Положения инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

Примерная инструкция начинает действовать с 31 августа 2018 года.

Источник: ГАРАНТ.РУ (http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71920678/)

См. также: Янковая В.Ф. Проект Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях // Секретарь-референт. 2018. № 5. С. 21­–25.

Принята новая Инструкция по делопроизводству в госорганизациях

Приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» утверждена Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее ­– Примерная инструкция).

Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами в государственных организациях. Примерная инструкция на единой правовой и методической основе устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству. В Примерной инструкции установлено, что государственные организации – источники комплектования государственных и муниципальных архивов согласовывают инструкцию по делопроизводству с соответствующим федеральным архивом, в субъектах Российской Федерации – с уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом, если ему предоставлены такие полномочия.

В Примерной инструкции оговорено документирование управленческой деятельности. Урегулированы согласование, подписание (утверждение) проектов документов. Описана организация документооборота. Регламентирован контроль исполнения документов (поручений). Прописана организация работы исполнителя с документами. Оговорено формирование документального фонда организации. Регламентирована организация доступа к документам и их использования. Описаны изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей.

Положения инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

Примерная инструкция начинает действовать с 31 августа 2018 года.

Источник: ГАРАНТ.РУ (http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71920678/)

См. также: Янковая В.Ф. Проект Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях // Секретарь-референт. 2018. № 5. С. 21­–25.

Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

• Янковая Валентина | ведущий специалист Государственного архива Российской Федерации, член Гильдии управляющих документацией, канд. ист. наук, доцент

В этом номере журнала мы рассмотрим остальные разделы Примерной инструкции. Например, покажем перечень сведений, которые необходимо фиксировать в СЭД, о разных типах документов; объясним порядок исчисления сроков исполнения документов / поручений, когда они указаны без конкретной даты; правила заверения электронных копий документов и др.
А еще ответим на вопросы подписчиков, которые возникли при изучении Примерной инструкции, это поможет вам применять ее грамотнее: какой состав бланков необходимо утвердить организации? указывать ли место издания на бланке филиала? как писать слово «приказываю» в приказе? как адресовать документы более чем в 1 адрес? что принимать за учетную единицу при анализе документооборота подразделений?

Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации

Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.

Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.

Он существует в следующих видах:

• общий — в части деятельности предприятия в целом;
• кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
• секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
• электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

Делопроизводство и документооборот 2019 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления). Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг. Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

• внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
• входящие (присланные из внешних структур);
• исходящие (отправляемые во внешние структуры).

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.

Журнал нужно сшить и пронумеровать.

В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.

Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. Это можно взять за основу.

Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.

1. Первичная обработка, включающая такие элементы:

• проверка факта правильной доставки до адресата;
• проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
• вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
• проверка целостности входящих, в том числе приложений;
• уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
• отметка с присвоением входящего номера.

Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.

2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:

• можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
• осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).

В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:

• руководителя учреждения;
• заместителя руководителя;
• начальников подразделений и их сотрудников.

Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.

3. Рассмотрение руководителем:

• производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
• наложение резолюции.

По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.

4. Обработка, выполнение резолюции.

5. Формирование ответов.

6. Контроль исполнения.

Работа с исходящими включает перечень действий:

• разрабатываются проекты, оформляются;
• визируются заинтересованными сотрудниками;
• проверяются на предмет правильности оформления;
• регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
• передаются на отправку;
• контролируется исполнение.

Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно.

Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:

• подготовки проекта;
• согласования с заинтересованными сотрудниками;
• направления на проверку правильности формирования;
• передачи руководителю для подписания;
• регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
• контроль исполнения;
• формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.

Работа с протоколами включает:

• формирование текста;
• регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);
• хранение подлинников в делах по месту регистрации;
• контроль исполнения;
• направление копий в адрес заинтересованных лиц.

В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.

Госты по делопроизводству 2019 года устанавливают перечень понятий делопроизводства с их расшифровкой. Делопроизводство-2018, новые требования по которому устанавливают ГОСТ Р 7.0.97-2016 (начал действовать с 01.07.2018), ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело») осуществляется с соблюдением требований, установленных этими документами.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет перечень понятий, которые рекомендовано применять для всех видов документов, например:

• делопроизводство — деятельность по документированию, документообороту, оперативному хранению и использованию документов учреждения;
• официальный документ — созданный учреждением, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Пришедший на смену ГОСТу Р 6.30-2003 новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит ряд новшеств. Учреждение самостоятельно решает, оформлять ли приказ, утверждающий такие акты, как инструкция по делопроизводству 2019 в государственных учреждениях, инструкция по кадровому делопроизводству, по новому ГОСТу.

Расскажем об изменениях ГОСТа:

1. Список реквизитов обновился. В ГОСТе теперь отсутствует реквизит «идентификатор электронной копии документа». Появились:
   • реквизит наименования подразделения, разработавшего документ, вынесено отдельной строкой;
   • реквизит грифа ограничения доступа;
   • реквизит отметки об электронной подписи.
2. Уточнены требования к оформлению. Разъяснены положения по:
   • нумерации страниц;
   • использованию шрифта;
   • отступам и межстрочным интервалам;
   • возможности оформления документов на обеих сторонах листа;
   • простановке печати, которая не должна затрагивать подпись.
3. ГОСТ уточняет требования к заверению копий. Если ее нужно направить во внешнюю организацию, в ряду реквизитов указывается слово «Верно», сведения о заверившем копию (должность, подпись и расшифровка), строчкой ниже — дата заверения и информация о месте хранения подлинника с печатью компании.
4. Раздел «Бланки» дополнен форматом А6, определены правила применения двуязычных бланков.
5. В раздел с приложениями включены образцы титульного листа, бланка подразделения, письма на двух языках, приведены реквизиты для их оформления..

Обновление ГОСТа влечет за собой рассмотрение вопроса о разработке новой редакции некоторых документов, таких как инструкция по делопроизводству 2019 (в муниципальных учреждениях, других организациях.

Типовая инструкция по делопроизводству 2019 года утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Она поможет усовершенствовать организацию делопроизводства в учреждении и повысить эффективность деятельности в целом через единообразные подходы к формированию (в том числе с применением бланков учреждения) бумаг и контролю их выполнения.

Положения инструкции действуют в отношении распорядительных документов, издаваемых организациями любых форм. Подробно разъяснены применяемые реквизиты. Отдельный раздел в документе посвящен изданию локальных актов организации. В инструкции можно найти образец положения о документообороте в организации 2019. Образец оформления приказа по ГОСТу 2019 года с учетом требований инструкции можно скачать здесь.

Ваш персональный гид в мире документов

Инструкция по делопроизводству в соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016

В предыдущей статье мы описали все изменения в оформлении документов, которые нас ожидают с 01 июля 2018 года. Выходит новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.»

Главные выводы относительно нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

• Изменился состав реквизитов: исключены 4 реквизита, добавилось 4 новых.
• Изменился порядок реквизитов.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 разъясняет более подробно оформление каждого реквизита. Например, добавилось словесное описание расположения реквизита на бланке документа.
• ГОСТ приводит нас к единообразию оформления документов, уменьшению путаницы. Например, в реквизите «Адресат» инициалы теперь ставятся всегда после фамилии.
• ГОСТ расставил точки в спорах относительно некоторых мелких вопросов в делопроизводстве. Например, постановка инициалов в тексте документа и употребление «Уважаемый» в обращении и фразы «с уважением» после текста.

Однако в любом случае каждой организации предстоит большая работа.

Что нужно будет сделать организациям в связи с выходом нового ГОСТ Р 7.0.97-2016?

• Изменить главный нормативный документ организации — Инструкцию по делопроизводству.
• Добавить новые реквизиты в бланки документов (при необходимости).
• Довести новые изменения до сотрудников организации.
• Разработать памятки об изменениях для службы делопроизводства организации. (по желанию)
• Первые 6 месяцев после выхода ГОСТ сотрудникам службы делопроизводства нужно быть особенно бдительными: редактировать и править документы, пока нововведения в оформлении документов не закрепятся.

Чтобы немного облегчить работу делопроизводителей, которая им предстоит в связи с выходом нового ГОСТ, мы разработали Инструкцию по делопроизводству по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Она подходит для применения как для государственных организаций, так и для частных компаний. Вам нужно будет только изменить названия в тексте инструкции и на бланках (организации, должности руководителя, ответственного за делопроизводство), а также добавить то, что считаете нужным.

Коллеги! Надо грамотно прописывать понятие и реквизит “подпись”. НЕ РОСПИСЬ. Роспись бывает по ткани, стеклу и т.д. А ПОДПИСЬ – личный росчерк человека

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013. “Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” подпись – это реквизит, содержащий собственноручную роспись. Таким образом, подпись – это реквизит документа, а роспись – его графическое воплощение.
Толковый словарь Ефремовой определяет роспись как:
1. ж. 1) Действие по знач. глаг.: расписывать, расписать. 2) Сюжетные изображения и орнаменты, создаваемые средствами живописи на стенах, потолках и т.п., а также на бытовых предметах с целью их украшения. 2. ж. 1) Действие по знач. глаг.: расписываться, расписаться (1а1). 2) То же, что: подпись (3). 3) Текст с подписью, свидетельствующий о чем-л., удостоверяющий что-л. 4) Перечень, список чего-л.
Статья 22 Трудового кодекса обязывает знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами.
Таким образом, ознакомление с документом под роспись имеет место быть.

Могучий РУССКИЙ ЯЗЫК))) Но надо стремиться избегать двойных толкований. И ТК РФ далеко не идеальный документ. Есть такие понятия, как ГРАМОТНОСТЬ и КОМПЕТЕНТНОСТЬ.

Спасибо за Ваше мнение. Моя позиция по этому вопросу остается неизменной: поставить подпись на документе, но ознакомиться с документом под роспись. С точки зрения делопроизводства употребление этих понятий в таком контексте является наиболее верным.

Посмотрите, плизз, Трудовой кодекс Российской Федерации. В нём ознакомление с документами ПОД РОСПИСЬ. Сомневаюсь, что его редактируют безграмотные редакторы.

Прочитайте мой комментарий выше. Там как раз написано про Трудовой кодекс и про то, что ознакомление с документами под роспись имеет место быть.

Я уже обращалась в разные инстанции, но ответов пока не получила.
Возможно Вы сможете дать разъяснения.

Я работаю в ЗАО. При разработке новой редакции Инструкции по делопроизводству между службой ДОУ и отделом кадров возник конфликт интересов.
Спорным моментом стал п.5.22 ГОСТа, в той части, где речь идет о подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя в качестве примера приведены два варианта указания статуса: И.о. генерального директора или: Исполняющий обязанности генерального директора.
Начальник отдела кадров категорически утверждает, что данное оформление подписи не легитимно, т.к. в реквизите «подпись» необходимо указывать должность подписанта, закрепленную в штатном расписании, аргументируя это риском наложения штрафов при проведении проверок контролирующими органами за несоответствие должностей при подписании документов в период исполнения обязанностей (Ст. 15 и 57 Трудового кодекса РФ прямо свидетельствуют о том, что должность, в рамках которой исполняются обязанности, должна определяться штатным расписанием).

Т.е. с точки зрения соблюдения трудового законодательства, если в нашем штатном расписании должность «Исполняющий обязанности генерального директора» отсутствует, то необходимо указывать должность строго соответствующую штатному расписанию и трудовому договору – Заместитель генерального директора, и никак иначе.

В противном случае необходимо каждый раз, т.е. многократно в течение года, на время исполнения обязанностей вносить изменение в штатное расписание и заключать доп.соглашение к трудовому договору, даже на срок 1-2 дня. Что видится нецелесообразным.
Я, как представитель службы ДОУ руководствуюсь положениями нового ГОСТа, начальник отдела кадров – Трудовым кодексом, к единому мнению пока прийти не удалось.

Попробую Вам разъяснить как возложение обязанностей происходит в государственных организациях. Перед тем как подписывать документы за кого-то, отдел кадров издает приказ о возложении обязанностей. Например, обязанности генерального директора возлагаются на заместителя генерального директора на определенный период.

Если приказа нет, то в реквизите “Подпись” указывается должность сотрудника, которая прописана в штатном расписании (в этом случае нужно учитывать, чтобы он имел право подписи конкретных документов), так как официально обязанностей на него никто не возлагал.

Претензий у проверяющих органов не возникает, если документы подписываются и.о. в период, указанный в приказе.

Здравствуйте! Спасибо за разъяснение.
Мы хоть и не государственная организация, но у нас исполнение обязанностей также возлагается приказом, помимо этого, у замов Ген.директора есть доверенности на право подписи, но они пользуются этим правом только в период обозначенный приказом о возложении и.о.
Т.е. формулировка ГОСТа на мой взгляд нам вполне подходит, но нач.отдела кадров ссылаясь на свой 20-летний опыт и многочисленные повышения квалификации в категорической форме отказывается согласовывать этот пункт, делая упор на то, что штатное расписание первично.

P.S.
Интересно было бы почитать комментарии работников ДОУ, если кто-то еще столкнулся с данной проблемой, как они выходили из создавшегося положения, коль скоро ГОСТ носит рекомендательный характер.

Все-таки полагаю, что это больше кадровый вопрос, и вашему отделу кадров необходимо в нем разобраться, так как, если не возлагать обязанности, то в определенный период времени организация остается без руководителя, а отвечать за все будет руководитель, которого нет на рабочем месте. Или ему нужно всегда быть на месте и никуда не отлучаться, что вряд ли возможно.

Оцените статью: