Особенности современной работы с контрагентами

Автор: Анна Воронцова, адвокат, руководитель направления договорного права и гражданско-правовых споров Ростовской областной коллегии адвокатов «Советник»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», февраль 2019 г.

Взаимодействие хозяйствующих субъектов всегда несет в себе риски. Это связано с очень многими факторами – учесть все, к сожалению, невозможно. Эти риски не зависят от субъектов правоотношений, не привязаны к определенным договорным конструкциям. Предпринимая хотя бы основные меры предосторожности, о которых пойдет речь в настоящей статье, можно минимизировать большинство из них.

Налоговые органы используют именно этот термин, и хозяйствующий субъект, который такую осмотрительность не проявляет, навлекает на себя налоговые риски. Как правило, под «проявлением должной осмотрительности» налоговый орган понимает проверку:

полномочий лиц, действующих от имени контрагента;

наличия соответствующих лицензий, оборудования, необходимого для осуществления деятельности;

иных сведений, характеризующий деловую репутацию партнера;

риска неисполнения обязательств и предоставления обеспечения их исполнения;

наличия у контрагента необходимых трудовых и производственных ресурсов;

давности создания юридического лица.

«Проявление должной осмотрительности» – необходимое поведение для каждого участника хозяйственного оборота. Следует оговориться, что если хозяйствующий субъект не озаботится проверкой указанных выше данных, то может столкнуться с негативными последствиями, лежащими в другой плоскости – отличной от плоскости налоговых рисков, но не менее важных. Так, например, не проверив полномочия подписанта договора, хозяйствующий субъект навлекает на себя риск оспаривания сделки в соответствии со ссылкой на ст. 183 ГК РФ («Заключение сделки неуполномоченным лицом»).

В настоящее время существует большее количество сервисов для проверки контрагентов, которые позволяют с той или иной полнотой проявить должную осмотрительность. Существуют платные и бесплатные сервисы, сервисы с большим объемом информации и те, что дают лишь некую общую информацию. Здесь уже каждый хозяйствующий субъект определяет, что ему нужно, за что он готов платить деньги и готов ли платить их в принципе.

Вы также можете сделать свою сделку более безопасной, а выбор контрагента обдуманным, и не используя эти сервисы.

Во-первых, проверьте данные контрагента на сайте www.nalog.ru. Здесь доступна следующая юридически значимая информация:

1) данные лица, которое вправе без доверенности действовать от имени юридического лица (в частности, подписывать договоры, первичные документы);

2) юридический адрес вашего контрагента;

3) дата регистрации юридического лица/ИП.

Во-вторых, получите информацию о контрагенте на сайте kad.arbitr.ru:

1) об имеющихся судебных разбирательствах, в которых участвует ваш потенциальный контрагент. То, в качестве какой стороны он выступает в деле, характер споров, суммы разбирательств позволят вам составить представление о вашем потенциальном контрагенте – зачастую исчерпывающее.

2) о том, инициирована ли в отношении него процедура банкротства.

Вне зависимости от того, ограничиваетесь ли вы только двумя указанными сайтами или используете специальные сервисы, правильным и необходимым будет затребовать устав и – в случае, если подписант действует на основании доверенности, – еще и доверенность.

В доверенности все просто: необходимо убедиться, что лицо, на которое выдана доверенность, имеет право подписывать именно те документы, которые подписывает в данном случае во взаимоотношениях с вами. Ведь достаточно часто в доверенности указано право на подписание договоров определенного типа (например, договоров подряда). В этом случае лицо, подписавшее договор поставки, уже выйдет за пределы своих полномочий. Такая система распространена, например, в больших компаниях, где каждый заместитель директора ведает определенным направлением бизнеса.

Устав в большей степени интересен разделами, в которых оговариваются полномочия единоличного исполнительного органа (ЕИО), случаи, когда при совершении сделок требуется какое-либо одобрение. На практике полномочия ЕИО часто ограничивается характером или суммой сделкой. Как правило, ограничения по сумме имеют место при какой-либо значительной сумме сделки, однако однажды нам довелось увидеть устав, в котором директор имел право совершать самостоятельно сделки на сумму не более 50 000 руб. Представляется, что если на практике будет оспариваться такая сделка (на сумму, например, 70 000 руб.), то у лица, заключившего договор с организацией, у которой директор настолько ограничен в полномочиях, есть шансы отстоять свою правоту, ссылаясь на то, что разумный участник оборота не мог предполагать таких ограничений.

Разумно проявить все меры предосторожности, чтобы не ожидать, как суд расценит сделку в дальнейшем, как расценит ваше поведение: приняли ли Вы разумные меры предосторожности при совершении сделки.

Лет 10 назад заверения об обстоятельствах были популярны в основном у международных компаний. Сейчас их стали включать все чаще. Это прямо связано с введение в 2015 г. нормы в ГК РФ. Последствия нарушения «заверений об обстоятельствах» предусмотрены ст. 431.2 ГК РФ:

взыскание неустойки/ убытков;

признание договора недействительным.

Мы настоятельно рекомендуем включать подобные формулировки в свои договоры. В зависимости от конкретного вида сделки, ее субъектного состава и иных условий такие заверения могут видоизменяться.

Универсальными являются заверения:

о полномочиях лица, подписавшего договор;

о наличии необходимых лицензий, допусков, согласований и разрешений для заключения и исполнения договора;

о надлежащем исполнении контрагентом обязанностей налогоплательщика, в том числе в отношении НДС.

Последнее связано с большой проблемой многих компаний, когда налоговый орган отказывает им в вычете НДС с ссылкой на то, что контрагент (поставщик, заказчик) не предоставил налоговую декларацию. Долгое время практика в этом направлении складывалась неблагоприятно для таких (добросовестных) налогоплательщиков. Суды про разрешение исков о взыскании ущерба в виде суммы, заявленной к вычету, выражали позицию, что не принятый к вычету НДС не соотносится с гражданско-правовой категории убытков, кроме того, суды напоминали о необходимости проявления той самой «должной осмотрительности». Судебная практика указывает, что предъявление ко взысканию в качестве убытков сумм налога, подлежащего уплате в бюджет, не соответствует пониманию убытков как гражданско-правовой категории (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16.07.2015 № Ф02-2996/2015 по делу № А19-14586/2014, Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 03.08.2017 №07АП-5396/2017 по делу № А27-19329/2016).

Сейчас наблюдается очень положительная тенденция в разрешении подобных споров. Теперь мы можем использовать, в частности, те самые заверения об обстоятельствах. Есть ряд судебных актов, когда компаниям, включавшим заверения, при отказе в применении к ним вычета НДС, удавалось взыскать убытки с контрагента (Например, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.06.2017 № Ф08-2428/2017 по делу № А53-22858/2016, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.09.2018 № 15АП-9727/2018 по делу № А53-4198/2018).

Убедитесь, что все существенные условия договора согласованы

Если вас не вполне устраивают какие-либо условия сделки, заявите об этом в момент ее совершения. Не игнорируйте также подобные заявления вашего контрагента.

Для каждого договора есть определенные условия (существенные), без согласования которых он является незаключенным в силу закона. Однако таковыми являются и те, о которых заявила та или иная Сторона. Об этом нам говорит ст. 432 ГК РФ. При этом закон не ограничивает вас или вашего контрагента в определении важных для каждого условий: может быть важна упаковка, способ поставки – любое условие.

Еще в п. 11 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 25.02.2014 № 165 «Обзор судебной практики по спорам, связанным с признанием договоров незаключенными» была сформулирована следующая позиция: «Если в ходе переговоров одной из сторон предложено условие о цене или заявлено о необходимости ее согласовать, то такое условие является существенным для этого договора (п. 1 ст. 432 ГК РФ). Он не может считаться заключенным до тех пор, пока стороны не согласуют названное условие или сторона, предложившая условие о цене или заявившая о ее согласовании, не откажется от своего предложения».

Постановление АС Московского округа от 04.07.2018 по делу № А40-9483/2015 – также пример аналогичного вывода суда. Покупатель подписал договор и направил поставщику протокол разногласий. Последний оставил его без внимания, но потребовал неустойку за неоплату товара, который к тому моменту уже был в месте его передачи. Суд признал договор незаключенным и отказал во взыскании неустойки.

Таким образом, если одна из сторон сделки заявила о важности для нее определенного условия договора, договор не будет заключен до согласования сторонами такого условия. Заявить о существенности условия вы можете, например, путем направления вместе с проектом договора протокола разногласий или письма. Важно до согласования вашим контрагентом того самого условия не приступить к исполнению сделки – иначе все ваши усилия окажутся напрасны, ведь благодаря вашему акцепту договор будет в таком случае заключен.

Необходимо, как было указано выше, учитывать и поведение вашего контрагента (заявления им существенности для него тех или иных условий). На практике нередки случаи, когда менеджеры организации попросту не передают соответствующую информация (письмо, протокол) юридической службе, руководителю организации, и организация приступает к исполнению обязательств по незаключенному договору.

Фиксируйте дату заключения договора или соглашения

Зачастую участники хозяйственного оборота подписывают договоры, по которым уже в момент его подписания попадают в ситуацию просрочки исполнения обязательства. Между тем всегда необходимо учитывать риск взыскания вашим контрагентом с вас неустойки за просрочку исполнения обязательств.

Необходимо принимать во внимание, что за прошлый период (до подписания договора) неустойка быть взыскана не может. Это распространяется и на случаи так называемой ретроактивной оговорки (например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.05.2018 № 15АП-2757/2018 по делу № А32-3469/2017).

Поэтому при подписании договоров, датированным задним числом, внизу, возле подписи, мы рекомендуем указать фактическую дату подписания вами договора: «дата подписания Договора – …». Если писать что-то на договоре нежелательно по каким-либо соображениям, можно направить такое договор/соглашение с сопроводительным письмом, указав в тексте письма номер, дату, сторон договора.

Помните, что обращение к помощи профессионалов на этапе заключения договора сэкономит ваши деньги на этапе возможного судебного разбирательства и с большей долей вероятности позволит достичь вам положительного результата.

Нет времени читать?

Взаимодействие хозяйствующих субъектов всегда несет в себе риски. Это связано с очень многими факторами – учесть все, к сожалению, невозможно. Эти риски не зависят от субъектов правоотношений, не привязаны к определенным договорным конструкциям. Предпринимая хотя бы основные меры предосторожности, можно минимизировать большинство из них.
Материалы подготовлены специалистом Ростовской областной коллегии адвокатов «Советник».

Налоговые органы используют именно этот термин, и хозяйствующий субъект, который такую осмотрительность не проявляет, навлекает на себя налоговые риски. Как правило, под «проявлением должной осмотрительности» налоговый орган понимает проверку:

• полномочий лиц, действующих от имени контрагента;
• наличия соответствующих лицензий, оборудования, необходимого для осуществления деятельности;
• иных сведений, характеризующий деловую репутацию партнера;
• платежеспособности контрагента;
• риска неисполнения обязательств и предоставления обеспечения их исполнения;
• наличия у контрагента необходимых трудовых и производственных ресурсов;
• давности создания юридического лица.

«Проявление должной осмотрительности» – необходимое поведение для каждого участника хозяйственного оборота. Следует оговориться, что если хозяйствующий субъект не озаботится проверкой указанных выше данных, то может столкнуться с негативными последствиями, лежащими в другой плоскости – отличной от плоскости налоговых рисков, но не менее важных. Так, например, не проверив полномочия подписанта договора, хозяйствующий субъект навлекает на себя риск оспаривания сделки в соответствии со ссылкой на ст. 183 ГК РФ («Заключение сделки неуполномоченным лицом»).

В настоящее время существует большее количество сервисов для проверки контрагентов, которые позволяют с той или иной полнотой проявить должную осмотрительность. Существуют платные и бесплатные сервисы, сервисы с большим объемом информации и те, что дают лишь некую общую информацию. Здесь уже каждый хозяйствующий субъект определяет, что ему нужно, за что он готов платить деньги и готов ли платить их в принципе.

Подбираете сервис для проверки контрагентов? Попробуйте «1СПАРК Риски» – 7 дней бесплатного доступа!

Вы также можете сделать свою сделку более безопасной, а выбор контрагента обдуманным, и не используя эти сервисы. Во-первых, проверьте данные контрагента на сайте www.nalog.ru. Здесь доступна следующая юридически значимая информация:

1. данные лица, которое вправе без доверенности действовать от имени юридического лица (в частности, подписывать договоры, первичные документы);
2. юридический адрес вашего контрагента;
3. дата регистрации юридического лица/ИП.

Во-вторых, получите информацию о контрагенте на сайте kad.arbitr.ru:

1. об имеющихся судебных разбирательствах, в которых участвует ваш потенциальный контрагент. То, в качестве какой стороны он выступает в деле, характер споров, суммы разбирательств позволят вам составить представление о вашем потенциальном контрагенте – зачастую исчерпывающее.
2. о том, инициирована ли в отношении него процедура банкротства.

Вне зависимости от того, ограничиваетесь ли вы только двумя указанными сайтами или используете специальные сервисы, правильным и необходимым будет затребовать устав и – в случае, если подписант действует на основании доверенности, – еще и доверенность.

В доверенности все просто: необходимо убедиться, что лицо, на которое выдана доверенность, имеет право подписывать именно те документы, которые подписывает в данном случае во взаимоотношениях с вами. Ведь достаточно часто в доверенности указано право на подписание договоров определенного типа (например, договоров подряда). В этом случае лицо, подписавшее договор поставки, уже выйдет за пределы своих полномочий. Такая система распространена, например, в больших компаниях, где каждый заместитель директора ведает определенным направлением бизнеса.

Устав в большей степени интересен разделами, в которых оговариваются полномочия единоличного исполнительного органа (ЕИО), случаи, когда при совершении сделок требуется какое-либо одобрение. На практике полномочия ЕИО часто ограничивается характером или суммой сделкой. Как правило, ограничения по сумме имеют место при какой-либо значительной сумме сделки, однако однажды нам довелось увидеть устав, в котором директор имел право совершать самостоятельно сделки на сумму не более 50 000 руб. Представляется, что если на практике будет оспариваться такая сделка (на сумму, например, 70 000 руб.), то у лица, заключившего договор с организацией, у которой директор настолько ограничен в полномочиях, есть шансы отстоять свою правоту, ссылаясь на то, что разумный участник оборота не мог предполагать таких ограничений.

Разумно проявить все меры предосторожности, чтобы не ожидать, как суд расценит сделку в дальнейшем, как расценит ваше поведение: приняли ли Вы разумные меры предосторожности при совершении сделки.

Лет 10 назад заверения об обстоятельствах были популярны в основном у международных компаний. Сейчас их стали включать все чаще. Это прямо связано с введение в 2015 г. нормы в ГК РФ. Последствия нарушения «заверений об обстоятельствах» предусмотрены ст. 431.2 ГК РФ:

• взыскание неустойки/ убытков;
• признание договора недействительным.

Мы настоятельно рекомендуем включать подобные формулировки в свои договоры. В зависимости от конкретного вида сделки, ее субъектного состава и иных условий такие заверения могут видоизменяться.

Универсальными являются заверения:

• о полномочиях лица, подписавшего договор;
• о наличии необходимых лицензий, допусков, согласований и разрешений для заключения и исполнения договора;
• о надлежащем исполнении контрагентом обязанностей налогоплательщика, в том числе в отношении НДС.

Последнее связано с большой проблемой многих компаний, когда налоговый орган отказывает им в вычете НДС с ссылкой на то, что контрагент (поставщик, заказчик) не предоставил налоговую декларацию. Долгое время практика в этом направлении складывалась неблагоприятно для таких (добросовестных) налогоплательщиков. Суды про разрешение исков о взыскании ущерба в виде суммы, заявленной к вычету, выражали позицию, что не принятый к вычету НДС не соотносится с гражданско-правовой категории убытков, кроме того, суды напоминали о необходимости проявления той самой «должной осмотрительности». Судебная практика указывает, что предъявление ко взысканию в качестве убытков сумм налога, подлежащего уплате в бюджет, не соответствует пониманию убытков как гражданско-правовой категории (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16.07.2015 № Ф02-2996/2015 по делу № А19-14586/2014, Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 03.08.2017 №07АП-5396/2017 по делу № А27-19329/2016).

Сейчас наблюдается очень положительная тенденция в разрешении подобных споров. Теперь мы можем использовать, в частности, те самые заверения об обстоятельствах. Есть ряд судебных актов, когда компаниям, включавшим заверения, при отказе в применении к ним вычета НДС, удавалось взыскать убытки с контрагента (Например, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.06.2017 № Ф08-2428/2017 по делу № А53-22858/2016, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.09.2018 № 15АП-9727/2018 по делу № А53-4198/2018).

Убедитесь, что все существенные условия договора согласованы

Если вас не вполне устраивают какие-либо условия сделки, заявите об этом в момент ее совершения. Не игнорируйте также подобные заявления вашего контрагента.

Для каждого договора есть определенные условия (существенные), без согласования которых он является незаключенным в силу закона. Однако таковыми являются и те, о которых заявила та или иная Сторона. Об этом нам говорит ст. 432 ГК РФ. При этом закон не ограничивает вас или вашего контрагента в определении важных для каждого условий: может быть важна упаковка, способ поставки – любое условие.

Еще в п. 11 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 25.02.2014 № 165 «Обзор судебной практики по спорам, связанным с признанием договоров незаключенными» была сформулирована следующая позиция: «Если в ходе переговоров одной из сторон предложено условие о цене или заявлено о необходимости ее согласовать, то такое условие является существенным для этого договора (п. 1 ст. 432 ГК РФ). Он не может считаться заключенным до тех пор, пока стороны не согласуют названное условие или сторона, предложившая условие о цене или заявившая о ее согласовании, не откажется от своего предложения».

Постановление АС Московского округа от 04.07.2018 по делу № А40-9483/2015 – также пример аналогичного вывода суда. Покупатель подписал договор и направил поставщику протокол разногласий. Последний оставил его без внимания, но потребовал неустойку за неоплату товара, который к тому моменту уже был в месте его передачи. Суд признал договор незаключенным и отказал во взыскании неустойки.

Таким образом, если одна из сторон сделки заявила о важности для нее определенного условия договора, договор не будет заключен до согласования сторонами такого условия. Заявить о существенности условия вы можете, например, путем направления вместе с проектом договора протокола разногласий или письма. Важно до согласования вашим контрагентом того самого условия не приступить к исполнению сделки – иначе все ваши усилия окажутся напрасны, ведь благодаря вашему акцепту договор будет в таком случае заключен.

Необходимо, как было указано выше, учитывать и поведение вашего контрагента (заявления им существенности для него тех или иных условий). На практике нередки случаи, когда менеджеры организации попросту не передают соответствующую информация (письмо, протокол) юридической службе, руководителю организации, и организация приступает к исполнению обязательств по незаключенному договору.

Фиксируйте дату заключения договора или соглашения

Зачастую участники хозяйственного оборота подписывают договоры, по которым уже в момент его подписания попадают в ситуацию просрочки исполнения обязательства. Между тем всегда необходимо учитывать риск взыскания вашим контрагентом с вас неустойки за просрочку исполнения обязательств.

Необходимо принимать во внимание, что за прошлый период (до подписания договора) неустойка быть взыскана не может. Это распространяется и на случаи так называемой ретроактивной оговорки (например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.05.2018 № 15АП-2757/2018 по делу № А32-3469/2017).

Поэтому при подписании договоров, датированным задним числом, внизу, возле подписи, мы рекомендуем указать фактическую дату подписания вами договора: «дата подписания Договора – …». Если писать что-то на договоре нежелательно по каким-либо соображениям, можно направить такое договор/соглашение с сопроводительным письмом, указав в тексте письма номер, дату, сторон договора.

Помните, что обращение к помощи профессионалов на этапе заключения договора сэкономит ваши деньги на этапе возможного судебного разбирательства и с большей долей вероятности позволит достичь вам положительного результата.

Автор: Анна Воронцова,
адвокат, руководитель направления договорного права и гражданско-правовых споров Ростовской областной коллегии адвокатов «Советник»

Особенности проверки контрагентов в деятельности современной организации

Авторы: Кадиева Лейла Магомедовна

Рубрика: Экономические науки

Страницы: 25-30

Объём: 0,34

Библиографическое описание: Кадиева Л. М. Особенности проверки контрагентов в деятельности современной организации // Наука без границ. 2018. № 5 (22). С. 25-30.

Аннотация: В результате развития рыночной экономики повысилось число мошеннических схем в организациях и иных неблагоприятных ситуаций, что сделало необходимым поднять вопрос о безопасности «бизнес-связей», то есть предварительного анализа или проверки своего бизнес-партнера на благонадежность. В статье рассмотрены различные методы проверки контрагентов, выявлены их преимущества и недостатки, которые способствуют укреплению экономической безопасности в компании.

В ходе изучения природы и сущности понятий риска и неопределенности, вопрос о получении информации о контрагенте и выявление потенциальных рисков, связанных с ними, приобретает все более значимый характер. Следовательно, бизнесу необходим тщательный и комплексный способ их разрешения. На сегодняшний день современным компаниям необходимо проявлять должную осмотрительность к своему контрагенту, поэтому им предлагается огромное количество проектов, таких как «знай своего контрагента», автоматизированная проверка потенциальной аффилированности контрагентов с помощью информационной системы RADAR, предоставляемая компанией KPMG и т. д.

Актуальность и значимость данной темы состоит в том, что для формирования представления о финансовой ситуации и устойчивости определенного бизнеса необходимо раскрывать полную информацию о существующих рисках организации, таким образом, возникает вопрос о правильной проверке партнеров организации или контрагентов, а также о раскрытии информации.

Каждая современная организация в ходе своего существования так или иначе взаимодействует с заинтересованными лицами, в том числе со своими контрагентами, которые в свою очередь могут оказывать влияние на ее деятельность. В целях эффективного развития бизнеса необходимо учитывать все интересы контрагентов, искать способы их удовлетворения, что должно быть предпринято в стратегии управления компании.

Контрагенты преследуют определенные цели и имеют возможность влиять как положительно, так и отрицательно на «goodwill» современной организации.

Рыночная среда современной организации является довольно-таки изменчивой, происходят ситуации сокращения производства товаров и предоставления услуг, проектов, вследствие чего требуется переход от централизованного управления к децентрализованному, который предполагает свободу и самостоятельность в принятии решений и гибкость. Данные изменения влекут за собой и изменения во взаимоотношениях с контрагентами. С переходом от одного подхода в управлении к другому меняются компетенции и обязанности сотрудников, а также взаимоотношения с контрагентами.

Контрагенты любой современной организации способны изменить политику и стратегию компании таким образом, чтобы она отвечала их интересам и целям, так как они являются одними из участников экономического обмена.

Однако интересы компании и контрагентов не всегда совпадают, они могут различаться в зависимости от их собственных целей, таким образом, возникают ситуации, которые могут отрицательно воздействовать на развитие компании в будущем. Следовательно, данные проблемы должны быть проконтролированы руководством компании, которое должно основываться на прошлом опыте руководства, обстоятельствах ситуационного характера, внутренних нормативно-правовых документах, в частности на кодексе корпоративного поведения, который регулирует отношения компании с ее заинтересованными лицами, в том числе и контрагентами, преимуществами которых является долгосрочность, прозрачность информации и устойчивость.

Можно выделить следующие потенциальные риски, которые связаны с деятельностью контрагентов в современной организации:

1. Нарушение сроков поставок, количества поставляемой продукции, а также поставка некачественного материала (данный риск возникает со стороны поставщиков);
2. Нарушение способа оплаты, договоренностей о ценах и т. д. (со стороны покупателя);
3. Неисполнение контрагентом по истечении срока, предусмотренного контрактом, своих обязательств;
4. Несостоятельность или банкротство контрагента, или наличие признаков банкротства;
5. Остановка производства (деятельности) контрагента вследствие происшествий экологического характера (аварии, пожар);
6. Налоговые риски (выявление налоговыми органами подозрительности сделки);
7. Политические ситуации (санкции).

Последствия вышеперечисленных рисков так или иначе негативно сказываются на деятельности современной компании, приводят к дополнительным растратам, срывам поставок или оказания каких-либо услуг, подрывают доверие со стороны клиентов компании, тем самым оказывая негативное влияние на деловую репутацию организации.

В связи с этим, усиливаются значение и роль процедуры проверки контрагентов на благонадежность. В качестве иллюстрации предлагается график распределения российских компаний по риску неблагонадежности (рис. 1). График рассчитан на основе индекса должной осмотрительности (система СПАРК-ИНТЕРФАКС).

Рис. 1. График распределения российских компаний по риску неблагонадежности

Вследствие изменчивости рынка и мира в целом проверка контрагентов на сегодняшний день является не только методом осмотрительности организации, с помощью которого компания имеет возможность минимизировать риски, но и законодательной нормой.

Борьба с неблагонадежными компаниями перешла в новую фазу. Возможности налоговых органов по выявлению схем ухода от налогов радикально расширились. Федеральная налоговая служба предупреждает об ответственности в выборе контрагента. То есть организация должна быть заинтересована в оценке рисков и налоговых последствий, которые могут возникнуть в результате сотрудничества с сомнительными контрагентами. При появлении у налоговой инспекции претензий к контрагенту компания так или иначе окажется участником данного события.

На сегодняшний день в России по статистике зафиксировано[1]:

• 18 % российских компаний – фирмы-однодневки;
• ежемесячно происходит около 1000 банкротств;
• за 1 месяц ликвидируется порядка 45 000 компаний;
• 17 % компаний меняют свои названия в течение года;
• около 2 000 000 юридических лиц не предоставляют бухгалтерскую отчетность;
• ежегодно происходит смена среди 21 % руководства;
• 20 % фирм меняют свои адреса;
• 18 % телефонных номеров организаций являются неактуальными.

Также отмечается нарушение налогового законодательства со стороны компаний, что было выявлено по результатам камеральных проверок (рис. 2). При этом снижение тренда выявленных нарушений объясняется снижением числа выездных проверок.

Рис. 2. Число выявленных нарушений налогового законодательства по результатам камеральных проверок с 2015-2017 гг.

Проблема выбора и оценки контрагента, как правило, связана с вопросом получения необоснованной налоговой выгоды — минимизации налоговых платежей. Поэтому именно налогоплательщикам нужно быть готовым обосновать перед налоговым органом (в ряде случаев — перед судом) причины выбора контрагента, доказав факт проявления своей осмотрительности и осторожности при этом.

Информацию по контрагентам организация может получить из различных источников как с помощью интернет-сайтов, так и от самого контрагента.

В качестве интернет-сайтов, с помощью которых можно получить информацию о контрагенте, выступают:

• Официальный сайт ФНС России;
• Сайт Высшего Арбитражного Суда;
• Антимонопольная служба РФ;
• ФССП России;
• Сведения о ЕГРЮЛ.

Следует отметить и информационные системы СПАРК, SeldonBasis, Casebook и другие, которые предоставляют полную информацию о контрагенте, с учетом всех изменений.

В целях минимизации рисков, исходящих от контрагентов, следует применять определенные методы получения информации о всех заинтересованных лицах компании. Одним из таких методов является Дью-дилидженс, который позиционируется как ключевой для гостиничного бизнеса.

Данная процедура представляет собой ряд мероприятий, направленных на полное изучение объекта сотрудничества (инвестирования). На сегодняшний день нет каких-либо государственных нормативных актов (есть внутриведомственные документы организаций), регулирующих процесс проведения дью-дилидженса, все условия и нюансы зависят от целей заказчика. Проведение данной процедуры является необходимым условием при заключении сделок или контрактов.

Процедура дью-дилидженса состоит из нескольких блоков, в результате которых делается логическое заключение. Данные блоки представлены в табл. 1.

Процедура проведения Дью-дилидженса

Автор: Екатерина Шестакова 13 августа 2013

В статье мы расскажем о том, как наладить процесс работы с контрагентами и сделать его более эффективным. Как получать от них вовремя все документы и правильно оформленными. А это в свою очередь сэкономит время и ресурсы и вашей бухгалтерии, и самих поставщиков и клиентов, от которых напрямую зависит работа компании.

Какие бывают контрагенты

Всех контрагентов можно разделить на две группы: контрагенты, от которых зависим мы, и контрагенты, которые зависят от нас.

С теми, кто зависит от нас, разговор короткий — если хотите работать с нами, выполняйте наши требования к оформлению и срокам передачи первичных документов. А если кто-то не будет их выполнять — мы можем поменять его на более адекватного.

А от кого зависим мы? Во-первых, от органов власти (налоговая инспекция, ПФР, таможня, миграционная служба и т. д.). Во-вторых, от поставщиков-монополистов (Газпром, РЖД…). В-третьих, от крупных покупателей нашей продукции. Таким контрагентам диктовать условия бессмысленно. Скорее, наоборот, нам приходится подстраиваться под их требования и сроки.

Почему так важно выделить привилегированных контрагентов

Начнем с контрагентов, от которых зависим мы. Четкий список таких VIP-контрагентов позволит существенно снизить расход ценного времени бухгалтерии. Как правило, мы возимся со всеми без разбора и тратим время на всех, включая самых мелких индивидуальных предпринимателей.

Начнем с контрагентов, от которых зависим мы. Четкий список таких VIP-контрагентов позволит существенно снизить расход ценного времени бухгалтерии. Как правило, мы возимся со всеми без разбора и тратим время на всех, включая самых мелких индивидуальных предпринимателей.

Когда контрагенты разбиты на две части, то возиться нужно только с первой группой. Бывает, что бухгалтерия вынуждена сама делать документы за особо важных поставщиков и отвозить бумаги, а сотрудники компании-партнера только печать ставят и расписываются. А что делать? Мы от них зависим. Но, как показывает практика, таких избранных контрагентов набирается не более 10 процентов от общего числа.

Остальные 90 процентов автоматически попадают во второй список. Чувствуете, как теперь снизится ваша нагрузка?

Кто должен составлять перечень привилегированных контрагентов? Ни в коем случае нельзя делегировать эту задачу руководителям соседних подразделений, например коммерческому директору или начальнику отдела снабжения. Ведь тогда в него попадут практически все, с кем они работают.

Утверждение списка — прерогатива исключительно генерального директора. Руководитель заинтересован в том, чтобы перечень был максимально коротким. Ведь чем длиннее он будет, тем больше времени, а следовательно, и денег вправе потребовать за такое VIP-обслуживание главный бухгалтер.

Как организовать работу с контрагентами, которые зависят от нас

С контрагентами, которые зависят от нас, все просто. Главное разработать регламентирующие документы на все случаи жизни и обеспечить доступ к ним — читайте и выполняйте. Для начала введем приемные часы для бухгалтерии и отдельно для главбуха. Далее график документооборота. Нужно установить комфортные для нас сроки поступления документов. И обязательно прописать порядок приема-передачи.

Затем имеет смысл разработать инструкцию по оформлению документов: акта, накладной, счета-фактуры. К ней лучше приложить образцы заполнения и донести до всех контрагентов, что документы, оформленные неправильно, приниматься не будут.

И последний момент — взаиморасчеты. Вводим новый порядок, по которому следующий аванс не выплачивается, если предыдущий не закрыт корректно оформленными документами. Все отклонения от правила возможны только со служебной запиской от курирующего подразделения, завизированной у директора.

Чтобы донести эту информацию до контрагентов, можно создать информационный стенд перед входом в бухгалтерию или специальный раздел на сайте компании. Не лишним будет подготовить стандартный договор и указать в нем все условия, связанные с графиком документооборота и порядком взаиморасчетов.

Какая внутренняя отчетность потребуется для эффективной работы с контрагентами

Чтобы оперативно выявлять отклонения от установленных правил работы с контрагентами, надо настроить внутреннюю отчетность. Желательно создать несколько простых отчетов, каждый из которых будет решать одну задачу. Основными будут отчет о соблюдении графиков документооборота, контроль уровня дебиторской задолженности и отчет о ходе сверки взаиморасчетов.

В отчете о соблюдении графиков документооборота ответственный бухгалтер может увидеть бумаги, поступившие с опозданием или пока не пришедшие вообще. Чтобы картина была более наглядной, стоит оценивать не только суммы по документам, но и количество самих бумаг. К примеру, не получено документов на сумму 500 000 руб. И это может быть всего один счет, а может и 500. Контроль уровня дебиторской задолженности показывает незакрытые авансы. Отчет необходимо настроить в разрезе контрагентов, договоров и документов.

Чтобы получаемые из отчетов цифры были более наглядными, нужно предусмотреть возможность сортировки данных по срокам и по отделам. А для этого необходимо, чтобы за каждым договором было закреплено ответственное подразделение. Тогда вне зависимости от того, кто вносит в программу реквизиты нового документа, бухгалтер будет понимать, кто его курирует.

Отчет о ходе сверки взаиморасчетов — итоговый, поэтому о нем стоит поговорить отдельно.

Как провести сверку взаиморасчетов с минимальными усилиями

Сверку взаиморасчетов с контрагентами необходимо проводить ежегодно в рамках инвентаризации счетов учета расчетов. Но можно делать ее и раз в квартал. А с компаниями, с которыми осуществляется большой объем сделок — ежемесячно.

Отчет о ходе сверки помогает сделать процесс более наглядным. Чтобы он начал помогать в работе, необходимо наполнить бухгалтерскую программу определенными сведениями. Прежде всего, это касается карточки контрагента. В нее включаем следующие поля: периодичность сверки (например, «раз в квартал») и сроки сверки (скажем, «с 1-го по 5-е число»). В отчет также стоит внести колонку «Ответственное подразделение». Это удобно для бухгалтерии: если в акте сверки с каким-либо контрагентом есть расхождения, то сразу понятно, к кому идти с просьбой разобраться. А заодно видно, с контрагентами каких подразделений больше всего проблем, за кем больше всего числится неподтвержденной задолженности.

Часть отчета с информацией о суммах советую сделать из трех колонок: «Сальдо расчетов (по нашим данным)», «Сальдо расчетов (по данным контрагента)» и «Разница сальдо».

Строка «Итого» в отчете позволит оценивать состояние процесса сверки в целом. Для этого достаточно сопоставить значения сальдо по данным нашей компании и сальдо по данным наших контрагентов. Пример отчета о ходе сверки приведен на рисунке ниже.

Как наладить отношения с контрагентами, если менеджеры не помогают

Во-первых, установить контакты с бухгалтерией контрагента. Ни в коем случае не стоит общаться с менеджерами другой компании! Мало того что это лишнее звено в цепочке только усилит эффект испорченного телефона, так еще и времени на объяснение того, что нам нужно, будет уходить гораздо больше.

Во-вторых, попытаться встать на место бухгалтера контрагента и понять, что ему мешает передавать документы вовремя и правильно оформленными. Возможно, удастся найти бесконфликтные способы решения проблем.

И в-третьих, разговаривать с представителями других компаний доброжелательно и конструктивно, избегая неконкретных фраз типа «так положено по законодательству» или «это же очевидно, что нужно делать именно так». Лучше приведите ссылку на конкретный пункт нормативного документа. При таком стиле общения взаимопонимания удастся достичь гораздо быстрее.

Оцените статью: