Как подписать документ электронной подписью

Какие документы нужно подписывать электронной подписью

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело.

Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:

1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
3. Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
4. Обращение в арбитражный суд. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной визой.

ЭЦП — это «штамп», который позволяет идентифицировать ее владельца, а также удостовериться в целостности подписанного документа. Типы ЭЦП и порядок их оформления утверждены Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011. Он установил, что подписи бывают трех видов:

1. Простая. Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
2. Усиленная неквалифицированная. Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет установить, кто подписал документ, а также факт внесения изменений после подписания.
3. Усиленная квалифицированная. Аналогична неквалифицированной, но для ее создания и проверки используются наработки криптозащиты, сертифицированные ФСБ РФ. Такие ЭП выдаются только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Завизировать документ можно несколькими способами. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

Подписываем с помощью программного комплекса «КриптоПРО CSP»

Для этого нужна установленная программа КриптоПРО, сертификат удостоверяющего центра и сертификат владельца ЭП. Советуем также прочитать статью о том, как настроить компьютер.

Как подписать электронной подписью документ Ворд (MS Word)

1. Открываем нужный файл, жмем в меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

2. Выбираем нужную ЭП, добавляем комментарий, если нужно, и жмем «Подписать».

3. Если нет ошибок, то система показывает окно с успешным подписанием.

1. Открываем нужный файл, выбираем «Файл», затем — «Добавить цифровую подпись».

2. Аналогично предыдущему варианту, выбираем необходимую ЭП, добавляем, если нужен, комментарий и жмем «Подписать».

3. Если нет ошибок, то система показывает сообщение, что документ успешно подписан.

Как подписать электронной подписью документ PDF (Adobe Acrobat PDF)

1. Открываем необходимый PDF-файл, нажимаем на панели «Инструменты» и видим ярлык «Сертификаты». Выбираем его.

2. Нажимаем на «Поставить цифровую подпись» и выбираем область на файле, где будет располагаться отметка о подписании.

3. Далее появляется окно выбора цифрового удостоверения для подписи, выбираем нужное и жмем «Продолжить»:

4. Откроется окно с предварительным видом штампа. Если все верно, то нажимаем «Подписать».

5. Система выдаст оповещение об успешном подписании. На этом все.

При таком способе есть возможность шифрования всех современных форматов, а также архивов.

Итак, разберемся, как подписать документ ЭЦП с помощью «КриптоАРМ».

1. Открываем программу «КриптоАРМ» и выбираем самый первый пункт действий — «Подписать».

2. Внимательно изучаем инструкцию Мастера созданий ЭП. Нажимаем «Далее».

3. Жмем на «Выбор файла», переходим к нужному файлу, щелкаем по нему и жмем «Далее».

4. Выбираем подписываемый файл, нажимаем «Далее».

5. Видим окно «Выходной формат». Если нет обязательных требований, то кодировку оставляем как есть. Можно сохранить в формат ZIP (для отправки по e-mail) или выбрать место сохранения конечного результата. Жмем «Далее».

6. В «Параметрах» можно выбрать свойство, добавить комментарий, а также выбрать присоединенную ЭП (присоединяется к исходному файлу) или отсоединенную (сохраняется отдельным файлом), а также дополнительные параметры по желанию. Когда все готово, жмем «Далее».

7. Теперь необходимо выбрать сертификат, для этого жмем «Выбрать», указываем необходимый сертификат и жмем «Далее».

8. На следующем этапе видим итоговое окно с кратким описанием данных. Если в следующий раз файлы будут подписываться в таком же порядке, то можно сохранить профиль. Жмем «Готово».

9. Если нет ошибок, то система выдаст сообщение об успешном подписании.

Как самостоятельно подписать документ электронной подписью?

Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.

Что потребуется для подписания электронного документа?

• Окончательная редакция документа, который необходимо подписать. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
• Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи. В рамках российского законодательства квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами электронного документооборота.
• Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В Удостоверяющем центре СКБ Контур настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически.
• Программа для создания электронной подписи. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.

Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:

• трудовой или хозяйственный договор,
• иск в арбитраж,
• заявление в вуз и т.д.

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.

Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».

В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.

С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Что учесть при использовании плагина:

• Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
• Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
• Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи

Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.

У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.

Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

• Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
• Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
• Сертификат, которым нужно подписать документ.

Что учесть при использовании программы:

• В бесплатной версии можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер ПО для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 мб.

Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.

Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку “Подписать”, сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.

Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохраненный в КОнтур.Крипто. Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовик.

Что учесть при использовании Контур.Крипто:

• В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
• В сервисе можно создать только отсоединенную подпись.
• Контур.Крипто работает только в операционной системе Microsoft Windows.
• Проверить подпись, созданную в Контур.Крипто, можно в любой программе, которая работает с отсоединенными электронными подписями.

Если вы никогда ранее не использовали ЭЦП, то вам будет полезно прочитать данную статью и ознакомиться с вариантами как подписать документ электронной подписью в различных форматах.

Прежде всего, перед созданием документа необходимо установить специальное программное обеспечение, которое включает в себя:

Данные компоненты поочередно устанавливаются на компьютер, после чего можно приступать к созданию и подписанию документа цифровой подписью.

Перед тем, как поставить ЭЦП необходимо убедиться, что вы установили и используете последнюю версию Крипто-ПРО

Наша компания разработала сервис, позволяющий подписать любой документ электронной цифровой подписью. Для этого Вам надо перейти на страницу онлайн подписи ЭЦП, затем загрузить файл, который требуется подписать. У Вас должен уже быть установлен сертификат ЭЦП, выбрав который надо кликнуть кнопку “Подписать”.

После этих действий будет создан отдельный файл — отсоединенная подпись с расширением .sig, который будет сохранен в папку загрузок браузера.

Важно: для онлайн подписи необходимо чтобы в Вашем браузере был установлен плагин CryptoPro. Если ранее Вы уже использовали ЭЦП для подписи на данном компьютере, то этот плагин уже должен быть установлен и никакие дополнительные настройки не потребуются.

Подписать любой документ ЭЦП онлайн

Наши специалисты помогут Вам получить ЭЦП быстро и совершенно бесплатно.

Для последних версий Microsoft Word нажимаем “Файл” и в открывшемся окне наводим курсор на вкладку “Сведения” и выбираем пункт “Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)”. Если вы не видите данный параметр, то у вас не установлено программное обеспечение Crypto Pro и КриптоПро Office Signature, либо одно из них.

Далее, у вас появится окно, где будет предложено указать цель. Этот пункт не обязателен, но можете его заполнить по желанию. Затем выбираете нужную ЭЦП и кликаете по кнопке “Подписать”.

После проделанных манипуляций во вкладке “Сведения” появляется обновленная информация об этом файле, отмечается что он уже заверен ЭЦП и является окончательным для редактирования.

ЭЦП и ее установка на компьютер

за 1 день в любом регионе России

Очень важным моментом в заполнении является то, что после того, как поставлена электронная подпись, в файл нельзя вносить какие-либо изменения. При исправлении данных после этих действий — документ с ЭЦП становится недействительным.

Совет: если у вас все-таки возникла необходимость внести правки, сначала удалите подпись и только потом изменяйте файл. После окончания работы снова поставьте ее.

Для программ, работающих с файлами формата PDF, также разработано специальное программное обеспечение. Называется оно «Крипто-ПРО PDF» и представляет собой модуль, который взаимодействует с программами Adobe Reader и Adobe Acrobat. После его установки, вы можете подписать ЭЦП PDF файл в любой из выше перечисленных программ. Делается это так же легко, как и в Word Microsoft Office.

Если в процессе вышеописанных действий у вас возникли трудности и вопросы, как подписать документ электронной подписью для размещения его на площадке, вы всегда можете обратиться к нашим специалистам. Они подскажут в любом сложном вопросе и помогут решить проблему с электронной подписью документов.

Как подписать электронной подписью документы word и pdf

Наша компания предлагает оформить квалифицированную ЭЦП без ошибок с занесением в реестр. Только оформленная без ошибок квалифицированная подпись имеет юридическую силу. Существует несколько способов, как подписать документ квалифицированной электронной подписью. Методы различаются в зависимости от варианта: online, Word MS Office или PDF. Рассмотрим все три варианта и их специфику.

Квалифицированная ЭЦП относится к цифровому варианту аналога собственноручной подписи. От бумажного варианта по значимости не отличается. Является усиленным вариантом неквалифицированной подписи. Принимается как идентичный вариант подписи на бумажном носителе.

Неквалифицированный вариант ЭЦП проставляется на бланках, письмах и чеках. Имеет простой тип защиты. Используется в стандартном документообороте. Квалифицированная ЭЦП считается максимально достоверным источником информации о владельце. С ее помощью подписываются самые важные документы. Используется в обмене документацией с государственными учреждениями, на online-торгах.

Высокая степень безопасности позволяет принимать квалифицированную подпись как достоверное подтверждение намерений подписанта.

ключ квалифицированного типа оформления должен соответствовать нормам и требованиям ФСБ РФ. Вся информация без ошибок вносится в Единый реестр. Пользоваться КЭП удобно и просто. Она позволяет сделать прозрачными взаимоотношения между бизнесменами и государством. Для оформления усиленной КЭП рекомендуется обращаться в компетентные компании.

Оформить заявку на усиленную КЭП можно с документами:

электронное заявление в удостоверяющий центр Калуга Астрал

доверенность (если подпись будет получать другое лицо)

После получения ключ активируется и устанавливается на ПК, если подпись будет использоваться не через хранилище. Пройти процедуру заполнения и оформления несложно. Однако это требует внимательности, знания нюансов и усидчивости.

Именно поэтому наша компания предлагает оформить за вас документацию на КЭП. После получения ключей наш специалист установит и активирует электронную подпись в соответствии с протоколами. С нашей помощью процедура займет меньше времени, а качественный результат будет гарантирован.

Какой документ подписывается квалифицированной ЭЦП

КЭП проставляется на документах, имеющих особо важное значение. Неквалифицированный и квалифицированный варианты имеют юридическую силу. Однако степень доверия к квалифицированной ЭЦП считается более универсальной с высокой степенью защиты.

Оформить заявку на усиленную КЭП можно с документами:

заявления, обращения и петиции к государственным структурам;

при передачах прав собственности, оформлении сделок купли-продажи;

назначения руководящих должностей, при обмене договорами с партнерами.

Чтобы разобраться, как подписать квалифицированной электронной подписью носитель, необходимо знать несколько правил. В этот перечень входит установка сертифицированного ПО на компьютер. Помимо этого, подпись по оформлению должна соответствовать требованиям национального УЦ. Правила занесения подписи в документы регламентируются законом «Об электронной подписи».

Согласно положениям Уголовного кодекса любой электронный носитель подписи владельца должен соответствовать установленным нормам. При подписании документа квалифицированная и неквалифицированная подписи имеют ключи. В них зашифрована информация о владельце и его организации.

Любая организация или участник соглашения имеет право запросить проверку юридической правомерности подписи. Если в процессе занесения информации в реестр были допущены ошибки, это откроется на проверке.

Оформленная с ошибками подпись приравнивается к недостоверной. Действие, связанное с ее использованием, считается противозаконным. Использующее неверно оформленную КЭП или имеющее незаконный доступ к чужой подписи лицо несет уголовную ответственность. Если в процессе сделки был нанесен ущерб, владельца подписи принудят возместить его в двукратном размере. Именно поэтому стоит обращаться к специалистам для оформления КЭП.

Чтобы подписать усиленной электронной подписью документ, понадобится установить на ПК программное обеспечение. В этот список входят несколько обязательных вариантов:

• Крипто-ПРО CSP
• библиотека Capicom
• личный и корневой сертификаты

Эти программы помогут активировать и внести электронную подпись. Оформленный с их помощью документ приравнивается к бумажному носителю.

ВНИМАНИЕ: перед началом работы убедитесь, что установленная Крипто-ПРО CSP относится к последней версии.

После внесения квалифицированной подписи документ нельзя изменять. Именно поэтому, прежде чем вносить КЭП, проверьте информацию на полноту и отсутствие неточностей. Если коррективы вносятся после закрепления за ним подписи, он теряет юридическую силу.

СОВЕТ: если возникла потребность дополнить или внести правки в документ, в начале работы удалите подпись. Пополнив сведения нужной информацией, повторно нанесите КЭП.

Одним из признанных типов обмена носителями является работа в online-режиме. Это удобный способ, если вам приходится много работать удаленно. Или отсутствует доступ к рабочим ПК.

Основная сфера использования ЭЦП – это верифицирование (подпись) электронных документов. Для этого удобней всего использовать программную платформу КриптоПРО CSP – именно эта программа является единственной сертифицированной в Минкомсвязи для предоставления такого функционала. Как подписать документ электронной подписью Криптопро, что для этого понадобится? Можно ли с помощью данного приложения подписывать любые электронные файлы или только текстовые?

Читайте в статье

Перед тем как подписать файл с помощью ЭЦП КриптоПРО нужно удостовериться, что на ПК, где выполняется данная операция, установлено все необходимое программное обеспечение.

• КриптоАРМ (является надстройкой над КриптоПРО CSP);
• Plugin CryptoPRO for Microsoft Office (необходим для подписи документов через офисный пакет Microsoft Office версии 2003 и старше, рекомендуется использовать минимум Office 2010);
• Plugin CryptoPRO PDF (для работы с PDF-документами с использованием пакета Adobe, частично поддерживается и Foxit Reader);
• Internet Explorer 9 или более новой версии (через данный браузер выполняется проверка контейнера подписи).

Что касательно совместимых операционных систем, то сейчас поддерживаются следующие:

• Windows 7 или более новая (работает и в Windows XP SP3, но официально данная ОС уже не поддерживается разработчиком КриптоПРО из-за проблем с безопасностью данной ОС);
• Ubuntu 14.04 или новее (а также остальные дистрибутивы со схожим набором ПО и ядра Linux, на базе пакетных менеджеров .rpm и .deb);
• MacOS актуальной версии.

Все необходимые программы и плагины можно скачать на официальном сайте CryptoPRO по адресу https://www.cryptopro.ru/products, там же имеются данные для добавления репозиториев в Linux-системах (для автоматического обновления приложения).

Стоит ещё учесть, что СЗКИ КриптоПРО CSP – программа, использование которой подразумевает покупку платной лицензии. Если необходимости в использовании её полного функционала нет, то можно ограничиться установкой только КриптоАРМ – данного пакета тоже будет достаточно для простой подписи документов с использованием ключа ЭЦП.

После установки КриптоАРМ в контекстном меню любого файла в Windows появится дополнительный пункт – «КриптоАРМ». Итак, чтобы подписать документ через ЭЦП в КриптоПРО необходимо:

По окончании операции появится сервисное сообщение, информирующее об успешном завершении заверения электронного документа.

Таким образом можно подписать любой документ, будь это простой текстовый файл, изображение, PDF-документ, зашифрованный архив (но не открытый) и так далее. Аналогичным образом производится подпись документа в окружении операционных систем Linux и MacOS, там лишь незначительно будет отличаться интерфейс самой программы КриптоПРО АРМ (зависит непосредственно от графической оболочки).

Чаще всего у пользователей при попытке подписать файл электронной подписью КриптоПРО возникают проблемы либо с ошибкой генерации конечного файла, либо с отсутствием в системе самого сертификата.

Ошибка генерации конечного файла (на этапе завершения работы мастера «Создание ЭП» в КриптоАРМ) может возникать по следующим причинам:

• производится попытка подписать заархивированный файл;
• попытка подписать файл, доступный только для чтения (установлена соответствующая настройка в свойствах файла);
• используется несовместимая (устаревшая) версия КриптоПРО;
• используется несовместимая операционная система (например, Windows 2000 или Windows XP без сервисного пакета SP3);
• ошибка генерации открытого ключа электронной подписи (указывает на то, что ранее подпись была неверно добавлена в систему или же в ней отсутствует сертификат удостоверяющего центра).

А вот если на экране выбора сертификата отсутствует необходимый, то, вероятней всего, ранее ЭЦП неправильно была добавлена в систему (в список «Корневых сертификатов») или же не был добавлен сертификат удостоверяющего центра. Для устранения большинства указанных ошибок можно обратиться к программе КриптоПРО CSP из «Панели управления» — при наличии подобных проблем она проинформирует пользователя (встроенная функция проверки соответствий).

Визуально заметить какие-либо отличия не получится. А узнать о наличии электронной подписи можно в «Свойствах» файла (во вкладке «Подробно» можно получить всю интересующую информацию на этот счет).

Если же подпись добавлена как «открепленная», то рядом с подписанным файлом появится сам электронный сертификат (открытый) с расширением .sig. Дважды кликнув на данный файл можно получить подробную информацию об использованной электронной подписи (а также о владельце ЭЦП).

О наличии подписи также уведомляет сама операционная система при открытии подписанного файла. Но это работает только с текстовыми файлами, а также с PDF-документами (при открытии файла через Adobe Acrobat или Adobe Reader). Необходимо понимать, что электронная подпись – это не какой-то водяной знак или графическое изображение ручной подписи. ЭЦП – это набор уникальных метаданных, по которым можно идентифицировать личность владельца сертификата.

Как подписать документ электронной подписью КриптоПРО CSP, если соответствующий плагин КриптоПРО АРМ не установлен или нет возможности его использовать (например, из-за ограничений администратора компьютера)?

В этом случае как раз и понадобятся предустановленные плагины для Adobe Acrobat или Microsoft Office. Вот только в этом случае действую ограничения на подписываемые типы файлов (можно заверить только PDF или документы, созданные с помощью офисного пакета Office).

Единственное преимущество такого варианта подписи документов – в указанных программах можно настроить автоматическую выгрузку файлов. То есть, сразу после заверения документа его, к примеру, можно отправить на внешний сервер или в систему облачного просчета бухгалтерии.

Итого, как подписать документ ЭЦП с помощью КриптоПРО? Если в системе установлены все необходимые сертификаты (персональный и удостоверяющего центра), предустановлен полный пакет КриптоПРО или КриптоАРМ, то вся операция выполняется через «Мастер Создания ЭП» из контекстного меню КриптоАРМ. В противном случае – следует использовать либо пакет Microsoft Office или Adobe Acrobat, но предварительно нужно установить плагины для работы с данными программами (они бесплатно, скачать можно на официальном сайте КриптоПРО). Данный метод подходит при использовании любых ЭЦП (квалифицированные, неквалифицированные, простые), в том числе если сертификат не установлен в системе и хранится на USB-рутокене.

Как подписать документ электронной цифровой подписью?

Как подписать документ электронной подписью, используя современные криптопрограммы? Рассмотрим специфику решения данной задачи на примере известной программы «КриптоАРМ».

Какие есть инструменты для подписания документов ЭЦП

Соответствующего типа решения на современном ИТ-рынке представлены в широком спектре. В числе самых популярных в России:

• «КриптоПРО» — универсальный программный комплекс для обмена электронными документами, защищенными ЭЦП, в широком спектре форматов;
• «КриптоАРМ» — специализированная программа для подписания файлов с помощью ЭЦП;
• «КриптоТри» — решение, обеспечивающее техническую составляющую при организации электронного оборота юридически значимых документов, которые защищены ЭЦП.

К самым простым и универсальным решениям того, как подписать документ электронной подписью, можно отнести программу «КриптоАРМ»: она легко интегрируется в интерфейсы Windows, удобна в пользовании, настройке. Используя ее, можно легко понять, как поставить электронную подпись на различные документы.

«КриптоАРМ» при наличии ключа ЭЦП можно задействовать и в качестве инструмента подписания документов, и в качестве инструмента проверки подлинности тех или иных ЭЦП.

Воспользоваться бесплатной версией «КриптоАРМ» или заказать платную можно через сайт разработчика данного решения — ООО «КРИПТО-ПРО». Как подписать документ ЭЦП с помощью этого ПО — читайте далее.

Специфика электронной подписи заключается в том, что с ее помощью можно заверить практически любой файл — будь то документ Word, PDF, рисунок или видеозапись. С технологической точки зрения подписание ЭЦП PDF-документа ничем не отличается от заверения мультимедийного файла:

• криптопрограмма, с помощью которой заверяется файл, формирует его хэш (краткие сведения о целостности и об авторстве);
• хэш шифруется с помощью закрытого ключа;
• формируется подписанный ЭЦП документ или отдельный файл ЭЦП к соответствующему документу.

Для удостоверения подлинности файла его получатель должен воспользоваться, в свою очередь, открытым ключом: он расшифровывает хэш и позволяет определить целостность и авторство файла — будь то документ Word или видеозапись.

В свою очередь, существует большое количество разновидностей программного обеспечения, с помощью которого можно, используя ЭЦП, подписать документ Ворд или PDF. В числе самых распространенных решений в России, как мы отметили выше, — программа «КриптоАРМ». Рассмотрим, как поставить ЭЦП на документ Word с ее помощью.

Как вставить с помощью «КриптоАРМ» ЭЦП в файл (краткая инструкция)

Задействовать рассматриваемую программу в Windows можно в двух режимах:

• через контекстное меню файлов в проводнике (щелкая правой кнопкой по файлу и выбирая нужную опцию);
• через основной интерфейс программы (запустив ее с рабочего стола).

Как подписать электронной подписью документ Word — решение этого вопроса через контекстное меню Windows достаточно удобно. Если же в нашем распоряжении — решение «КриптоАРМ», то будем придерживаться его.

Изучим особенности применения соответствующих возможностей «КриптоАРМ» на практике.

Как ставить на вордовский документ (Word 2003, Ворд 2007, Word 2010, 2013, 2016) ЭЦП

Условимся, что наш файл создан с помощью программы Word 2007 – как подписать электронной подписью документ в этом случае? Обратим внимание на то, что для вопроса, как подписать электронной подписью документ в Word 2010 и иных используемых версиях, данная инструкция тоже актуальна.

Выбираем файл Word, расположенный в папке компьютера, нажимаем на нем правой кнопкой мыши, затем выбираем опцию «КриптоАРМ», после — «Подписать». Откроется «Мастер подписания файлов программы».

В открывшемся окне «Мастера» можно еще раз проверить, правильный ли файл выбран для подписания. При необходимости — добавить в список подписываемых файлов другие объекты, их можно заверить одновременно. Определившись с файлом или перечнем таковых для подписания, нажимаем «Далее».

В следующем окне «Мастера» нужно выбрать настройки кодировки (можно оставить значения по умолчанию), а также указать путь размещения подписанных с помощью ЭЦП файлов. Нажимаем «Далее».

В следующем окне можно выставить различные реквизиты подписи (например, визу, комментарии, штамп времени), если это требуется. Здесь же можно поставить галочку напротив пункта «Сохранить подпись в отдельном файле». Если это сделать, то хэш ЭЦП будет сохранен отдельно от заверяемого документа (но последующая проверка ЭЦП потребует одновременного наличия обоих файлов). Если нет — документ и ЭЦП, которая его заверяет, будут объединены в один файл.

Теперь нужно выбрать сертификат подписи, выданный удостоверяющим центром. Он может быть размещен на ПК (прописан в реестре) или же на внешнем носителе — флешке, eToken. Во втором случае нужно будет присоединить соответствующий носитель к компьютеру.

В окне, открывшемся после выбора сертификата, все настройки можно оставить по умолчанию.

Нажимаем «Далее», затем — «Готово». Подписанный с помощью ЭЦП файл появится в папке, указанной в окне «Мастера» ранее. В общем случае его расположение будет совпадать с расположением исходного файла. Имя подписанного с помощью «КриптоАРМ» файла будет совпадать с оригинальным, но будет дополнено расширением ЭЦП — как правило, это расширение SIG.

Итак, мы знаем, как подписать цифровой подписью документ в Word. Выше мы отметили, что данная процедура принципиально не отличается от заверения с помощью ЭЦП любых других файлов. Но при работе с некоторыми типами данных все же могут быть нюансы.

В частности, определенные особенности есть у процедуры заверения файлов PDF. Как электронную подпись поставить на документ PDF (с учетом особенностей данного формата файлов)?

Основные действия при использовании «КриптоПРО» при выполнении такой задачи, как поставить ЭЦП на документ PDF, будут практически такими же, что и для документа Word. ЭЦП на PDF-файле ставится по алгоритму, аналогичному рассмотренному нами выше, — когда мы изучали вопрос, как подписать вордовский документ электронной подписью.

Вместе с тем нужно иметь в виду, что именно при заверении PDF-документа имеет смысл отделять хэш ЭЦП от соответствующего документа и записывать в отдельный файл.

Дело в том, что некоторые решения от компании Adobe — разработчика формата PDF — позволяют осуществлять подписание документов в данном формате штатными средствами. Вполне возможно, что получатель файла пожелает для начала ознакомиться с соответствующими подписями, и только потом — проверить подлинность ЭЦП документа.

При этом в распоряжении получателя документа может и не быть дистрибутива «КриптоАРМ» или иного решения с открытым ключом для проверки электронной подписи в Word или PDF. В этом случае решение, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью (разделив или объединив ЭЦП и сам документ), может дать дополнительный инструмент проверки файла для получателя.

Вопрос, как подписать электронной подписью ПДФ-файл, — отделяя ЭЦП от файла или же объединив их, следует заранее согласовать с получателем документа.

Современные криптопрограммы — такие как «КриптоАРМ» — позволяют подписывать практически любые файлы. Вопрос, как подписать ЭЦП документ Word или PDF, как правило, снимается очень быстро с использованием интерфейсов данного решения. При этом в ряде случаев имеет значение конкретный формат подписи — в виде отдельного файла или же в виде присоединения к заверяемому документу. В этом смысле решение вопроса, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью, может отличаться от процедуры заверения документа в формате Word.

Узнать больше об использовании ЭЦП в целях заверения документов вы можете в статьях:

Оцените статью: