Журнал учета путевых листов по форме 8 бланк и образец заполнения 2019 – 2020 года

Журнал выдачи путевых листов обязаны вести все организации, которые имеют на балансе грузовые или легковые автомобили. Естественно, те, которые совершают выгодные для компании поездки.

Важность ведения документа заключается в том, что в нем регистрируются путевые листы, которые, в свою очередь, являются подтверждением понесенных организацией затрат. Без журнала соблюдать порядок в обращении с путевыми листами и доказать вообще их существование (при больших объемах работ) достаточно проблематично.

Заполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись).

С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет.

В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов.

Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц).

В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО.

Таблица, которая располагается на втором листе журнала, содержит столбцы. Каждый из этих столбцов предполагает содержание следующей информации:

• Номер путевого листа. В документе принята сквозная нумерация. Все записи производятся в хронологическом порядке.
• Когда был выдан путевой лист (дата).
• Информация на водителя: ФИО прописью, если есть – табельный номер.
• Цифры гаражного (не номерного) номера машины.
• Подпись водителя как гарантия того, что путевой лист им получен.
• «Автограф» диспетчера, который принял путевой лист с отметками, а также другие документы о поездке (эти данные указываются в примечании).
• Подпись бухгалтера. Ставится после того, как путевой лист поступил в бухгалтерию.
• Примечание. Эта графа предназначена для данных, которые принципиально важны для выдачи или принятия путевых листов. Там указываются пометки (или их отсутствие) на документах, исправления, физические свойства поступившей бумаги и пр.

Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.

Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет.

Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.

Автоматически ответственным за ведение журнала изначально назначается руководитель организации. Но в подавляющем большинстве случаев он доверяет эту обязанность своим подчиненным. Сделать это можно двумя путями:

• Через трудовой договор (прописав это в качестве прямых обязанностей определенного сотрудника).
• Отдельным приказом. Документ будет называться «Приказ о назначении ответственного за ведение журнала выдачи путевых листов». Он составляется в свободной форме. Главное, чтобы на нем имелись подпись руководителя, реквизиты организации, данные о назначаемом сотруднике и его подпись в знак согласия с содержанием.

Никакой специальной подготовки для ведения журнала назначенному работнику проходить не нужно.

Прилагаемый бланк и образец заполнения – это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года. Она долгое время была в ходу, да и сейчас не потеряла своей актуальности.

Однако с 2013 года применение именно такого бланка стало необязательной процедурой. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться.

Организация даже может вносить изменения в существующие формы документов для собственного удобства. Главное, чтобы эти действия подтверждались отдельным приказом руководителя с подписью и печатью, а также были отмечены в учетной политики компании.

Если же использовать типовую форму, то такие меры не понадобятся. Кроме того, типовая форма журнала удовлетворяет всем требованиям, которые к ней применяются. Внося изменения в графы, заполняющий рискует столкнуться с ситуацией нарушения трудового или налогового законодательства. По этим и другим причинам форма №8 остается в ходу.

Так как применяется журнал достаточно давно, ряд компаний дополнили графы собственными. Практика показала, что удобно вносить в этот журнал также:

• Маршрут автомобиля, по которому он будет двигаться. Некоторые указывают просто точку прибытия.
• Какие грузы доставляет транспортное средство.
• Пробег.
• Расход топлива, который произошел в результате поездки и пр.

Естественно, все эти данные заполняются только после возвращения путевого листа или даже после его поступления к бухгалтеру организации. Какие бы изменения ни вносились в существующую форму, они должны быть подкреплены отдельными приказом руководителя.

Журнал выдачи путевых листов является одним из первичных документов, которые подтверждают расходы организации или ИП на топливо. Если юридическое лицо выбрало систему налогообложения, при котором учитываются расходы, то этот документ является особо важным при расчете причитающихся с организации налогов.

Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его

Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.

Закон о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 отменил обязательное применение унифицированной формы документа — код по ОКУД 0345008. Форма № 8 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.

В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.

Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике.

Предлагаем вариант, который может разработать и утвердить организация.

Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:

1. Название документа.
2. Номер документа в хронологическом порядке.
3. Срок действия.
4. Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
5. Тип и модель автомобиля.
6. Государственный регистрационный знак авто.
7. Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
8. Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
9. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
10. Ф.И.О. водителя.
11. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
13. Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
14. Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.

ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.

Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2019 году».

Рассмотрим, как заполнить ЖУ в бюджетном учреждении, на примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» эксплуатирует легковой автомобиль марки «Рено Логан». В январе 2019 года водителю было выписано 3 путевки.

Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ.

Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер. Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию.

Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера. Аналогичным образом отражаем остальные путевки.

После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.

Журнал учета путевых листов, скачать заполненный бланк

Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа.

Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Если этого не сделать, ИФНС выпишет штраф — 200 рублей за каждый документ.

Журнал учета движения путевых листов: заполняем правильно

Организации и предприниматели, которые оказывают транспортные услуги или просто используют в работе служебные автомобили, обязаны регулярно регистрировать все оформленные путевые листы в специальном журнале. Это определено статьей 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ и приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152 . Форма журнала учета движения путевых листов утверждена достаточно давно постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 . За эти двадцаль лет ни разу не изменялись ни сама форма № 8, ни порядок ее ведения. Хотя в заполнение путевых листов законодатели вносили поправки ни один раз, последние из которых пришлись на начало 2019 года. Кроме формы № 8 постановлением Госкомстата были утверждены еще несколько форм, предназначенных для выдачи соответствующих путевых листов (для грузовых и легковых автомобилей, а также автобусов). О них пойдет речь в другой статье, а сейчас мы остановимся подробнее на учетной документации первичного типа, предназначенной для контроля за движением путевых листов, выданных водителям, а также сдачей отработанных листов обратно в бухгалтерию организации.

Что собой представляет журнал учета движения путевых листов

Применение такого учетного документа обладает сразу несколькими преимуществами, которые делают использование журнала полезным даже для тех фирм, которые не обязаны это делать. В частности, он дает возможность контролировать своевременность и порядок оформления путевок и более оперативно проверять списание горюче-смазочных материалов. Типовая межотраслевая форма № 8(ОКУД 0345008) представляет собой сшитые в виде книги листы, на которых нанесена таблица из девяти колонок. Каждая организация может разработать и использовать свою форму этого документа, поскольку его бланк является рекомендуемым и обязательным. Разработка своей таблицы позволит расположить колонки в удобном порядке, убрать ненужные данные и добавить актуальные. В типовом бланке, в частности, указывается:

• номера путевого листа и даты его выдачи;
• табельный номер и ФИО водителя транспортного средства;
• гаражный номер транспортного средства (указание регистрационного государственного номера в типовой форме не предусмотрено, но его можно учесть в своем бланке);
• подпись водителя о получении путевки;
• подпись лица, уполномоченного на выдачу и приемку путевки (диспетчера);
• дата приемки листа и подпись бухгалтера;
• графа для примечаний.

Заполнять журнал учета путевых листов, скачать типовой бланк которого можно в конце статьи, необходимо в порядке, установленном приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г., № 152 . Этот порядок является единым для всех пользователей транспортных средств.

В заполнении этой типовой формы обычно не возникает проблем. Записи можно делать от руки или заполнять бланк на компьютере, а в конце дня распечатывать листы для того, чтобы все уполномоченные лица могли расписаться. В рукописном варианте вести документ удобнее, если машин в организации много и диспетчер постоянно выдает и принимает путевки. Титульный лист документа, как обычно, должен содержать наименование организации, ее ОКПО и период, на который заведен бланк. Никаких подписей и печатей на титульном листе проставлять не нужно. Страницы документа должны быть пронумерованы, и их количество указано на его задней стороне. Прошивать и заверять печатью бланк не обязательно.

Внутри бланка достаточно заполнять графы по мере надобности. Никакого подведения итога при этом не требуется. Образец заполнения типового журнала выдачи путевых листов выглядит так:

После того, как в журнале закончатся свободные листы и графы, его следует хранить в архиве организации не менее трех лет, после чего можно уничтожить.

Журнал учета путевых листов по форме 8: бланк и образец заполнения 2017 года

Где в 2017 году скачать актуальный бланк журнала учета движения путевых листов по форме № 8? Изменилась ли форма этого журнала. Приведем актуальные на 2017 год бланк и образец заполнения журнала.

Автотранспортные компании, а также другие организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспортные средства, расходы, например, на бензин, должны подтверждать оправдательными документами. Основными документами первичного учета, определяющими показатели работы транспортных средств, являются путевые листы. Также путевые листы служат для начисления заработной платы водителям и осуществления расчетов за перевозки грузов. См. «Путевые листы: правила заполнения и новые бланки 2017 года».

Заметим, что если вы оказываете услуги по отдельным договорам перевозки, то по требованию Минтранса должны вести журнал регистрации путевых листов. Например, по унифицированной форме № 8. Это предусмотрено пунктом 18 , утв. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.

Если же вы платными перевозками вы не занимаетесь и, например, своим транспортом забираете товар у продавца, то вести журнал не обязаны. Однако стоит признать, что журнал он удобен для внутреннего контроля за движением листов. Вы всегда можете определить, кому и какой путевой лист выдан, а также сдан ли он в урочный срок в бухгалтерию. Это важно для своевременного расчета и учета расходов на ГСМ, в частности, в 2017 году.

Для контроля движения выданных путевых листов в организации может вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако хотим акцентировать внимание, что с 1 января 2013 года в связи с вступлением в силу ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированная форма перестала быть обязательной.

Организация или ИП вправе разработать свою форму журнала или дополнить необходимой информацией унифицированную, при условии что все пункты унифицированной формы в обязательном порядке будут сохранены.

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет.

Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете скачать форму журнала движения путевых листов № 8.

Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Далее приведем образец заполнения журнала учета движения путевых листов, который составлен в 2017 году. Вы можете скачать этот образец в качестве примера. В этот журнал, в частности, внесены записи:

• на дату выдачи путевого листа водителю;
• на дату приемки путевого листа от водителя;
• на дату сдачи путевого листа в бухгалтерию.

Если в журнале учета путевых листов допущена ошибка, внесите в него исправления так (п. 7 ст.9 Федерального закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ):

• неправильную надпись зачеркните одной чертой, при этом исправленная запись должна быть читаемой;
• рядом сделайте отметку «Исправлено» и укажите правильную надпись;
• укажите дату внесения корректировки;
• сотрудник, ответственный за ведение журнала, должен заверить исправление своей подписью.

Поскольку налогоплательщикам позволено списывать часть производственных расходов, организациям нужны документы, подтверждающие затраты. В транспортной сфере одним из таких первичных документов является путевой лист. Вся информация, которая касается маршрута поездки, водителя, используемого транспортного средства, перевозки грузов или пассажиров, содержится в нем. Информация о самом листе должна учитываться в специальном журнале.

Чтобы контролировать, кто из водителей и на какой машине уезжал, необходимо завести журнал учета выдачи путевых листов, образец которого можно скачать бесплатно на этой странице.

Исходя из норм Федерального закона от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и «Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», утвержденных Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152, этот документ или журнал является обязательным для всех собственников транспортных средств.

Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78, но она действует до сих пор и содержит обязательные реквизиты, необходимые для бухгалтерского и налогового контроля, а также для дальнейшего расчета заработной платы водителям.

К обязательной информации относится:

сведения о номере и дате выдачи путевого листа;

данные о водителе, его табельном номере;

гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять соответствующую колонку).

Записи в форме подтверждают сразу три работника:

тот, кто занес сведения, (например, диспетчер);

а также бухгалтер, получивший документ.

Дополнительно есть столбец для комментариев. Его заполняют по желанию и необходимости, например, чтобы обозначить населенный пункт, где был водитель.

Журнал из образца составлялся на месяц и каждый раз на новой странице. Но организации и ИП могут делать иначе: уточнять периоды, за которые ведется учет, и заполнять его, не оставляя пустых строк.

Законодательство позволяет выдавать водителям документы на поездку на срок до 1 месяца. Если за это время транспортным средством будет пользоваться не один, а два водителя, то разрешается выдавать каждому из работников свою «путёвку».

В таком случае по факту их возвращения в форму учета вписываются все поступившие бухгалтеру документы. При заполнении реестра большая часть информации при этом будет одинаковой, но это не страшно.

В продаже имеются готовые книжечки, используемые для контроля и учета передвижения транспортных средств. Страницы такого журнальчика обязательно должны быть пронумерованы.

Когда он закончится, его необходимо подписать как минимум двум ответственным сотрудникам:

тому, кто его вел;

и директору или бухгалтеру.

Те же самые требования к реестру, распечатанному собственноручно. Если он заводится на месяц, то обязательно в конце периода его надо пронумеровать, прошнуровать и подписать.

В законе нет указаний на то, сколько времени надо хранить такой реестр, будь он распечатанный или купленный в магазине. Но поскольку первичные документы, сведения о которых заносятся в форму, хранятся в организации не менее 5 лет, очевидно, что и сам реестр должен храниться столько же.

До того, как его уничтожить, важно убедиться, что срок хранения последнего учетного документа еще не истек. Иначе при необходимости вы не сможете подтвердить наличие и ведение контроля.

Журнал учета путевых листов должна вести каждая транспортная компания. Это необходимо для контроля и учета расходов на бензин, контроля технического состояния и иных вопросов. Путевые листы показывают, по сути, всю работу на транспортном средстве. Это и километраж, все вопросы по ремонту и обслуживанию.

Кроме того по этому бланку определяются часы работы и начисляется заработная плата водителям. Поэтому важно заполнять все данные очень точно, чтобы в итоге не оказалось, что из–за маленькой неточности документ будет недействительным. Скачать образец журнала регистрации путевых листов вы можете на страницах нашего портала совершенно бесплатно. Там вы увидите пример заполнения, который позволит вам не совершать очевидных ошибок.

Журнал учета движения путевых листов форма 8 является бумага государственного образца. Она принята в 1997 году и обязательна для ведения в транспортных компаниях. Несколько лет назад обязательность ее ведения отменили, однако это не значит, что теперь ее можно не вести. Вести ее необходимо, однако его можно упростить, исходя из пожеланий компании. На нашем сайте есть образец журнала выдачи путевых листов в пустом и заполненном варианте. Он поможет правильно заполнить бланк с первого раза.

Важно, чтобы в нем сохранились обязательные реквизиты и данные, а вот форма может быть изменена на более удобный вариант. Журнал учета движения путевых листов заполняется постоянно и после его заполнения фирма должна хранить его не менее 5 лет, так как он является одним из документов первичной документации предприятия.

Согласно закону бланк необходимо вести всем компаниям, которые используют в своей деятельности транспортные средства. В документах указывается вся информация о них. Водителям перед поездками выдается путевой лист, а также документы, дающие право на эксплуатацию транспортного средства.

В нем обязательно фиксируется подробная информация о маршруте следования, остатках и заправки топливом, особенностях технического состояния, а также точное время выезда на маршрут и время его завершения. Большие предприятия заполняют документ ежедневно. По нему легко отслеживать часы работы водителя и техническое состояние транспортного средства.

Небольшие компании, которые не занимаются перевозкой пассажиров, оформляют листы на 30 дней. Этот документ обязательно фиксируется в журнале учета путевых листов. Туда вносятся все данные.

Законодательством не предусмотрен закон о необходимости хранения этого документа, однако лучше это делать. Бланк относится к государственным документам, поэтому лучше хранить его на предприятии не менее 5 лет. При необходимости эти документы поднимаются и подтверждают данные, которые туда внесены. Поэтому не спешите избавляться от данных, которые вам могут пригодиться! У нас вы всегда можете скачать журнал учета путевых листов.

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов

Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя.

О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.

Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.

О том, как оформляют такой приказ, читайте здесь.

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов

Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из двух частей:

1. Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
2. Табличная часть, в которой указываются:

• номер путевого листа и дата его выдачи;
• данные водителя и его табельный номер;
• гаражный номер автомобиля;
• подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
  • водителя — о получении путевого листа;
  • диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
  • бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

Также при необходимости делается примечание.

В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.

Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.

Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)

Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

Журнал учета путевых листов – типовая унифицированная форма № 8, применяемая компаниями, имеющими транспортные средства (ТС), для осуществления контроля эксплуатации автотранспортного парка и топливных затрат. Как используют этот регистрирующий документ, является ли типовая форма обязательной к применению и возможна ли альтернатива, расскажет эта публикация.

Журнал учета движения путевых листов: что это за документ

Форма № 8 утверждена Госкомстатом в 1997 году и до 2013 года являлась обязательной для предприятий, имеющих на балансе любой автотранспорт. С начала 2013 года она перестала быть обязательной, однако это совершенно не означает, что вести журнал теперь нет необходимости. Просто законодатели разрешили компаниям разрабатывать более удобные для себя формы документа, сохраняя, тем не менее, в нем полный набор обязательных реквизитов. Заметим, что большинство компаний по-прежнему используют журнал учета путевых листов, дополнив необходимые (важные для компании) графы.

Типовая или измененная форма журнала вводится в документооборот отметкой в учетной политике или отдельным приказом руководителя. Обычно журнал обновляется ежегодно, однако в крупных автотранспортных предприятиях зачастую устанавливают ежемесячный цикл, о чем также упоминают в учетной политике фирмы. Являясь первичным учетным документом, по общему правилу журнал хранится в предприятии или архиве не меньше пяти лет.

Журнал учета движения путевых листов: как применяется

Закон обязывает фирмы и предпринимателей, использующих в деятельности ТС различных категорий, выдавать водителям путевые листы (ПЛ) — документы, дающие право их эксплуатировать. В нем фиксируются сведения о маршруте, остатках и движении топлива, показаниях спидометра, особенностях рабочего процесса (например, число подъемов груза), времени выхода на работу и приезда в гараж. Крупные и автотранспортные предприятия практикуют ежедневную выдачу путевых листов. Небольшие организации, деятельность которых не относится к автотранспортной, могут оформлять путевой лист водителям на срок до 1-го месяца. Но, какой бы не была периодичность выдачи путевок, они обязательно должны фиксироваться в журнале учета ПЛ.

Форма № 8 – это журнал, на титульном листе которого указывается название компании, ее статус и период охвата. Собственно журнал – это таблица, в которую вносятся сведения обо всех выданных фирмой путевых листах. Даже, если какой-либо из них будет неправильно заполнен и испорчен, он прикладывается к журналу с пометкой «Испорчен», а его номер должен быть занесен в общем хронологическом порядке в журнал.

Как и многие регистрационные книги, журнал имеет сквозную нумерацию листов, прошивается, заверяется росписью руководителя и печатью организации (если она есть). Ответственность за заполнение документа и достоверность сведений в нем возлагается на сотрудника, назначенного выполнять эту работу распоряжением руководства либо в соответствии с должностными обязанностями. Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать можно ниже. Выглядит он так:

Все графы этой формы обязательны к заполнению. В них в хронологическом порядке отражается информация о номере ПЛ, дате выдачи, ФИО водителя, которому он выдан и его подтверждающую подпись. При возврате путевого листа делается отметка о дате его возврата и подтверждается подписью диспетчера, который принимает лист и передает в обработку бухгалтеру. Бухгалтер также подтверждает передачу путевок росписью в получении.

Оцените статью: