Штатная расстановка образец и бланк

В силу закона каждая компания ведет ряд обязательных и вспомогательных документов на локальном уровне, которые позволяют не только эффективно использовать трудовые ресурсы, но и анализировать их приток либо отток.

Одним из таких документов является штатная расстановка, которая дает возможность в режиме единственной формы отследить множество нюансов кадровых процессов.

Расстановка, или список, как ее еще называют, представляет собой таблицу, в основе которой лежит штатное расписание, но с дополнительными сведениями, позволяющими упростить анализ кадровых передвижений.

В частности, в расстановке отражаются следующие данные:

• количество штатных единиц с одновременным по фамильным списком работников;
• размер окладов и надбавок;
• дополнительные сведения, к примеру, совместительство либо же принадлежность сотрудника к льготной категории;
• сведения о приеме, переводе либо увольнении.

То есть всего в одном формуляре содержатся все сведения о кадровых ресурсах компании, начиная от фактической численности тружеников и заканчивая вилкой окладов, не говоря уже о фиксации инвалидов либо несовершеннолетних, а также мамочек в декрете и других категорий, специфика труда которых имеет некоторые отличия.

Законом форма штатной расстановки, как и правил ее ведения, не установлено, что не означает полное отсутствие регламентации.

Так, п.98-99 Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 содержат разъяснения по правилам создания и ведения оговоренного документа, включающим основные подразделы и перечень необходимых сведений, а также лицам, которые могут быть уполномочены на оформление расстановки.

Также упоминание о штатной справке содержится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, издаваемых в процессе хозяйственной деятельности того или иного предприятия.

То есть прямого указания на ведение оговоренного документа закон не содержит, но компания вправе утвердить порядок оформления расстановки самостоятельно, исходя из потребности в упорядочении кадровых сведений либо же на основании отраслевых нормативных актов, если таковые были созданы.

Как правило, штатное расписание содержит только наименование должности с количеством единиц, в то время как расстановка изначально формируется с фамилиями сотрудников, что позволяет внести в таблицу множество данных и таким образом решить определенные задачи.

В частности:

• рассчитать наличие вакантных мест;
• отследить текучесть кадров;
• определить должности по совмещению;
• установить количество инвалидов либо пенсионеров в штате, что актуально при отчете начальству либо тому же пенсионному фонду.

Также расстановка позволяет увидеть вилку окладов, что очень удобно, если на предприятии к должностям подвязаны разряды либо классы, а также надбавки и доплаты за те иные достижения либо же условия труда.

И конечно, в таблицу можно ввести данные об отпусках, учитывая, что у некоторых категорий сотрудников может быть их несколько, к примеру, за ненормированный труд и опасные условия труда.

То есть на основании штатного списка можно с легкостью в оперативном порядке представить множество данных, начиная от фактической численности сотрудников, до вакантных должностей и оканчивая льготными категориями и размером заработка, не говоря уже о составлении отчетности в налоговую, пенсионный фонд либо центр занятости в сжатые сроки.

Несмотря на то, что Приказ Минкультуры №558 в своем перечне типовой документации содержит такое наименование документа, как штатная расстановка, ведение указанного документа не является обязательным, и кадровые работники могут его и не создавать.

Однако если требования по ведению штатного списка содержатся в отраслевых приказах, что актуально для Ростехнадзора РФ, список необходимо будет ввести в перечень обязательной кадровой документации.

Легитимен ли трудовой договор в электронной форме? Узнайте тут.

И штатное расписание, и расстановка штата относятся к кадровой документации, которая, несмотря на схожие черты, а также использование однотипных данных, все-таки имеет некоторые различия, как в самой форме, так и в порядке составления и ведения.

Основные отличия в двух документах заключаются в следующем:

В данном материале вы можете скачать образец и бланк штатной расстановки, а также узнать о некоторых особенностях заполнения этого документа.

Штатная расстановка может пригодиться в работе человеку, который занимается кадровой работой. Форма такого документа как «штатная расстановка» не утверждена. Однако, на практике, форма штатной расстановки, чаще всего, формируется на основании формы № Т-3. В эту форму просто добавляют столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Имея в отделе кадров такой документ довольно просто можно посмотреть наличие вакантных должностей, а также закрытие штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками.

Законодательство не обязывает работодателей вести штатную расстановку. Это делать они могут исключительно на свое усмотрение. При этом данный документ может быть вестись как в электронном виде (например в Excel или Word), так и в бумажном виде.

Вести штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии довольно просто (даже если такая работа не автоматизирована). Кадровику достаточно внести все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.) в форму штатной расстановки. Чем подробнее будет штатная расстановка, тем больше будет от нее пользы. Например, на основании штатной расстановки можно формировать отчеты для руководства по различным вопросам. Например, директор может периодически уточнять, кто и из работников находится в данный момент в отпуске. С применением штатной расстановки подготовить отчет с данной информацией не составит труда.

Далее мы приводим образец штатной расстановки. На наш взгляд, подобный образец вполне пригоден для обычной работы. Если же вы хотите сделать иной вариант, то можете просто добавить в него нужные вам графы (или исключить лишние). На основе нашего образца вы можете отразить, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда.

Заполненный образец штатной расстановки может выглядеть так:

Также вы можете бесплатно скачать бланк штатной расстановки (можете заполнить его самостоятельно).

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) для штатных расстановок установлен срок хранения, который составляет 75 лет.

Штатная расстановка не является обязательным документом для организаций, за ее отсутствие работодатели ответственность не несут. Но многие кадровые сотрудники, оценив всю пользу от применения данного документа, продолжают его оформлять. Что собой представляет штатная расстановка? Для каких целей составляется этот документ? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Штатная расстановка, образец заполнения которой можно найти ниже, представляет собой кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. В ней указано, какие из утвержденных в штатном расписании должностей уже заняты. Возле каждой занятой должности прописано Ф.И.О. сотрудника и его оклад. Также из документа можно узнать, какие должности пока еще остаются свободными.

Унифицированной формы штатной расстановки и официальных требований по ее заполнению не существует. Каждая организация может самостоятельно разработать ее и утвердить внутренним приказом. За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и дополняют ее необходимыми сведениями, позволяющими значительно упростить отслеживание кадровых передвижений.

Перечень структурных подразделений.

Перечень штатных единиц с пофамильным списком сотрудников.

Размер тарифной ставки (оклада) каждого.

Дополнительные сведения или примечания.

Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:

определить наличие вакантных мест;

установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;

проанализировать «вилку» окладов и т.д.

В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

Штатная расстановка и штатное расписание: в чем отличие?

Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.

Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности. Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них. Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.

Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.

Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.

Штатную расстановку, как правило, заполняют сотрудники отдела кадров. Именно они располагают сведениями о приеме и перемещении трудовых ресурсов внутри организации. Скачать образец штатной расстановки можно в конце этой статьи.

Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:

В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.

В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.

Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.

В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.

Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.

Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.

Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.

Кадровым документом, позволяющим оперативно отследить многие процессы, происходящие со штатом сотрудников, является штатная расстановка. Несмотря на это, законодательство не регулирует ни ее формы, ни содержания. Далее будет рассмотрено, как чаще всего выглядит образец штатной расстановки, каким образом он должен вестись и в каких целях использоваться.

Что собой представляет штатная расстановка, нормативная регламентация

Штатная расстановка (второе название – штатный список) – кадровый документ, содержащий представленные в табличном виде исчерпывающие сведения о трудоустроенных сотрудниках, позволяющий облегчить анализ движения кадров. Так, в ней находит отражение информация о:

• количестве штатных единиц с указанием их Ф.И.О.;
• внутреннем перемещении работников (например, трудоустройстве, переводе, расторжении трудовых отношений);
• размере основного и дополнительного трудового вознаграждения;
• рабочих нюансах иного характера (относится ли тот или иной сотрудник к льготной категории, является ли он совместителем или числится в штате, достиг совершеннолетия или нет и так далее).

Таким образом, один формуляр позволяет судить о положении дел с кадрами в субъекте хозяйствования.

Впрочем, как уже говорилось, ни его форма, ни содержание, на законодательном уровне прямо не регулируются. Отдельные акты, к примеру, Приказы Ростехнадзора № 372 от конца мая 2008 г. и Минкультуры № 558 от 2010 г., содержат упоминания о документе, а также обобщенные правила его создания и ведения. Прямого же указания на необходимость его формирования нет. Отсюда исходит, что бизнес-субъекты могут самостоятельно регулировать все вопросы, связанные с этим документом.

Те компании, которые все же формируют штатную расстановку, как один из документов кадрового делопроизводства, используют ее для:

• оперативного выявления свободных рабочих мест;
• расчета кадровой текучести;
• определения процента совместителей и льготных категорий (необходимо для отчета вышестоящему руководству и госинстанциям);
• соотношения величины трудового вознаграждения с минимальным законодательно определенным во избежание его неправомерного занижения;
• отслеживания ухода работников в отпуска.

Таким образом, документ синтезирует множество данных, что облегчает управление кадровыми вопросами и составление требуемых отчетов в госинстанции (ФНС, ПФР или Центр занятости).

На практике часто возникает вопрос об отличиях двух указанных кадровых документов. Несмотря на то, что, в большинстве случаев, расстановка представляет собой расширенное расписание, их содержание и алгоритм составления разнятся.

• составляется по стандартизированной форме Т-13, утвержденной Постановлением Госкомстата № 1, содержащей утвержденные законом графы (в количестве 10 штук);

• обязательно для ведения;
• содержит наименование должностей и их количество.

Расстановка же:

• ведется по желанию управленца компании;
• составляется в произвольной форме, может содержать любые данные, которые руководитель посчитает уместными;
• отражает привязку должности к конкретному субъекту.

Кроме того, бумаги имеют разное назначение. Первый документ служит для:

• определения требуемого количества подчиненных с учетом имеющегося объема работ;
• распределения штатных единиц согласно структурной иерархии.

Характер расстановки – информационный. Она позволяет упростить составление плановой отчетности и принять грамотное управленское решение на основании синтеза данных о кадрах.

Таким образом, в большинстве случаев покадровая расстановка оформляется на основании штатного расписания, но в расширенном формате, заключающемся во внесении дополнительных сведений.

Кем визируется и утверждается документ, сколько он хранится

Как и любой другой кадровый документ, расстановку должен подписывать сотрудник, ответственный за ее составление. Чаще всего, это – работник отдела кадров либо его начальник, располагающий требуемыми сведениями о приеме и передвижении трудовых ресурсов хозсубъекта. Но соответствующим приказом руководителя обязанности по ее ведению могут вменяться и другим подчиненным.

Помимо этого, документ должен содержать подпись главного бухгалтера. Обретает юридическую силу он после утверждения приказом управленца по предприятию.

Что касается срока хранения документа, он составляет 75 лет, поскольку бумага содержит персональные сведения работников. Штатное расписание же хранится не больше 36 месяцев (п.71 Приказа Минкультуры № 558).

Для того, чтобы разобраться в тонкостях заполнения расстановки, следует ознакомиться с ее образцом. Чаще всего, он выглядит следующим образом:

В данном материале вы можете скачать образец и бланк штатной расстановки, а также узнать о некоторых особенностях заполнения этого документа.

Штатная расстановка может пригодиться в работе человеку, который занимается кадровой работой. Форма такого документа как «штатная расстановка» не утверждена. Однако, на практике, форма штатной расстановки, чаще всего, формируется на основании формы № Т-3. В эту форму просто добавляют столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Имея в отделе кадров такой документ довольно просто можно посмотреть наличие вакантных должностей, а также закрытие штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками.

Законодательство не обязывает работодателей вести штатную расстановку. Это делать они могут исключительно на свое усмотрение. При этом данный документ может быть вестись как в электронном виде (например в Excel или Word), так и в бумажном виде.

Вести штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии довольно просто (даже если такая работа не автоматизирована). Кадровику достаточно внести все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.) в форму штатной расстановки. Чем подробнее будет штатная расстановка, тем больше будет от нее пользы. Например, на основании штатной расстановки можно формировать отчеты для руководства по различным вопросам. Например, директор может периодически уточнять, кто и из работников находится в данный момент в отпуске. С применением штатной расстановки подготовить отчет с данной информацией не составит труда.

Далее мы приводим образец штатной расстановки. На наш взгляд, подобный образец вполне пригоден для обычной работы. Если же вы хотите сделать иной вариант, то можете просто добавить в него нужные вам графы (или исключить лишние). На основе нашего образца вы можете отразить, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда.

Заполненный образец штатной расстановки может выглядеть так:

Скачать заполненный образец штатной расстановки.

Также вы можете бесплатно скачать бланк штатной расстановки (можете заполнить его самостоятельно).

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) для штатных расстановок установлен срок хранения, который составляет 75 лет.

Кадровику нужна штатная расстановка. Образец, актуальный на этот год. Все знают, что штатное расписание – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. А что такое штатная расстановка в 1с 8.3 ЗУП? Где найти электронную форму этого документа в форматах ворд и эксель? На эти и другие вопросы ответим в материале.

Под штатным расписание понимается документ, содержащий в себе структурированную информацию о персонале организации. В «штатке» перечислены все, предусмотренные компанией должности и количество запланированных единиц по каждой из них.

В свою очередь, штатная расстановка это документ, в котором указано, какие единицы и кем заняты. То есть в штатной расстановке прописывают Ф.И.О. сотрудников, занимающих те или иные должности, а также их табельные номера и другие необходимые сведения. Например, указание на инвалидность, совместительство, пенсионный возраст и т.п. Обязательный ли документ штатная расстановка? Конечно, нет. Как и штатное расписание его можно составлять или игнорировать. Выбор за администрацией организации.

Однако «штаткой» и штатной расстановкой лучше не пренебрегать. Ведь имея в своем распоряжении эти документы, можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. Эта информация может понадобиться менеджерам компании для принятия управленческих решений. Поэтому штатная расстановка в 1с 8.3 ЗУП или в виде электронного документа лишней в компании не будет.

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Таким образом, штатная расстановка (скачать бесплатно образец) хотя и не относится к обязательным для составления кадровым документам, чрезвычайно популярна у специалистов и ее широко применяют в своей работе кадровики.

• разные права и обязанности;
• различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

В отличии от штатного расписания для штатной расстановки действующим законодательством унифицированной формы не предусмотрено. Поэтому можно скачать штатную расстановку на бланке excel или в формате ворд в том виде, который устраивает кадрового работника.

Обычно в качестве основы для расстановки используют форму штатного расписания № Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в которую добавляют необходимые графы. Именно так в большинстве случаев оформляют по всем правилам штатную расстановку на 2018 год.

Коррективы в документ вносятся по мере изменений в самой организации:

• увольнений;
• переводов;
• открытия новых вакансий;
• аннулирования должностей.

Специально для читателей наши специалисты подготовили образец штатной расстановки, актуальный на 2018 год. Его можно бесплатно скачать на сайте.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Отличие штатной расстановки от расписания и образец заполнения документа

Статья проверена экспертом: Нефедовой Анной.

Специалист кадровой службы должен обрабатывать большие объемы информации. Для облегчения этого нелегкого труда было разработано множество форм документов, облегчающих анализ и применение различных данных. И штатная расстановка – один из них. Попробуем разобраться в целесообразности ее ведения в нашем новом материале.

Среди менеджеров по работе с персоналом документ более известен как кадровое замещение. Это свод существующих в компании должностей с указанием лиц, их замещающих.

Такой локальный нормативный акт передает общую кадровую картину предприятия и используется для удобства работодателя и HR.

Пример кадрового замещения

• наглядно отражены существующие вакансии;
• видно распределение сотрудников по подразделениям, что упрощает возможную оптимизацию численности;
• позволяет обработать большой объем данных в организациях с высокой численностью работников.

Самое главное, что отсутствие обязательной формы позволяет отражать в документе необходимые данные, предусматривая дополнительные графы.

Современное законодательство не требует от работодателя обязательного ведения кадровой расстановки. Документ может быть создан по инициативе руководителя предприятия и заполняться в свободной форме.

Однако заполнение расстановки потребует использования ряда источников:

• профстандарты, утвержденные министерством труда и социальной защиты. Эти нормативные акты предназначены для регламентации наименований должностей, а также для определения рамочных должностных инструкций ;
• Трудовой Кодекс РФ, устанавливающий требования к окладу, надбавкам и так далее;
• Инструкции по делопроизводству и кадровой работе отдельных государственных органов могут устанавливать требования к расстановке. Примеры можно найти в нормативной базе Ростехнадзора и Минкульта РФ.

Единственная цель – облегчение деятельности кадровика/менеджера по персоналу.
Документ позволяет быстро и качественно обработать большой объем информации.

В компанию «РусСинтез» обратился Салемский П.И. с заявлением о приеме на работу на должность старшего мастера отдела погрузки. HR-специалист уточнил в расстановке факт отсутствия вакансий в указанном отделе и смог мотивированно отказать рекруту.

Замещение нужно для:

• оценки и отслеживания существующих вакансий;
• отслеживания статуса отсутствующих сотрудников;
• анализа текучести кадров;
• быстрого обнаружения неравномерного распределения трудовых ресурсов между подразделениями.

Семенов Л.П. был уволен из компании «Рубин» по сокращению. Семенов обратился в суд, чтобы оспорить законность увольнения, так как ему не предложили других должностей при сокращении. Позиция истца была разрушена во время судебного заседания, когда в заверенной кадровой расстановке не нашлось ни одной вакансии.

Эти акта относятся друг ко другу как общее и частное, но имеют ряд серьезных отличий.

Этот документ – это данные о денежных средствах и возможном штате предприятия.

В соответствии с вышеизложенным, можно утверждать, что эти своды похожи в силу специфики отражаемых данных, но имеют разные задачи и функционал.

В связи с нестабильной ситуацией на рынке, руководством ООО «Зареченское» было принято решение о сокращении фонда оплаты труда на 10%. В компании было 10 отделов по 10 человек. Экономистами было изучено кадровое расписание, в котором были упразднено по 1 должности в каждом отделе.

Менеджер по работе с персоналом обратился к расстановке и выяснил, что в каждом структурном подразделении существует 2-3 вакансии. Таким образом, никого не пришлось увольнять, а фонд вознаграждения труда был сокращен.

Данный свод является одним из самых объемных и подробных кадровых документов. Обязательного перечня данных не существует, но годы практики делопроизводства сформировали идеальный перечень необходимых сведений:

• наименование подразделения предприятия (название отдела, цеха, филиала, представительства);
• код подразделения (в случае, если предприятие имеет большое количество отделов, может вестись их кодификация, но данный пункт не является обязательным);
• должности и их количество, предусмотренное в отдельных структурных подразделениях;

Образец кадровой расстановки в организации

заработная плата в разбивке по трем составляющим – оклад, надбавки, общая сумма;

фамилия, имя, отчество работников;

реквизиты приказов о кадровых передвижениях;

дополнительные сведения по желанию работодателя (отпуск, декрет, временная нетрудоспособность, отстранение от работы и так далее).

Эти сведения во многом дублируют кадровое расписание, что является закономерным, так как последнее является основой для штатной расстановки.

Столь объемные правовые акты зачастую вызывают страх перед их заполнением. Но все проще, чем может показаться на первый взгляд.

Заполнения штатного замещения можно условно разделить на 2 этапа: дублирование сведений из штатного расписания и введение недостающей информации.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению расписания:

• Создание необходимого НПА на основе формы Т-3;
• Формирование перечня подразделений. Очень важно, чтобы эта часть нормативного акта формировалась в соответствии с иерархией отделов предприятия;
• Указание наименований и количества должностей в подразделениях;
• Заполнение финансовой составляющей (оклад, надбавки, размер заработной платы);

Первый этап заполнения расписания

• Указание фамилии, имени и отчества лиц, замещающих отдельные должности. Если какие-то из них вакантны, то ставится пометка «вакансия»;
• Формирование примечания, если оно необходимо. В данной графе можно ставить пометку о временной нетрудоспособности, потенциальном сокращении или отпуске по беременности и родам.

Второй этап заполнения расписания

В результате не должно остаться пустых клеточек. Свободные поля необходимо заполнить прочерками.

Отметим, что данный свод не является единственным верным. Каждый сотрудник кадровой службы может создать удобную форму под свои профессиональные нужды.

Для удобства работы предлагаем скачать форму штатного замещения по ссылке.

В случае, если обязательность замещения предусмотрена локальными актами предприятия, то документ должен быть утвержден руководителем компании.

Штатное замещение является не обязательным, но необходимым документом. Этот документ будет полезен не только профильным специалистам, но и руководителям любых уровней.

Расстановку можно не вести, но качественное управление персоналом и анализ фонда оплаты труда оперативно провести не удастся.

Заполнение имеющихся вакансий в штатном расписании требования

1. Правомерно ли при проверке контрагента требовать этот документ?
2. Грозит ли какая-нибудь ответственность, если его не направить?

Инспекторы вправе затребовать штатное расписание самой образовательной организации.

Оно может им понадобиться, например, чтобы установить наличие отношений взаимозависимости или подконтрольности организации с иными налогоплательщиками (возможно, с контрагентами самой образовательной организации).

Поскольку данный документ запрашивается в рамках встречной проверки (то есть в соответствии со ст. 93.1 НК РФ), то в случае, если он не будет представлен, учебное заведение могут оштрафовать на 5000 руб. на основании статьи 129.1 НК РФ.

Запомните главное Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала Галина Дугина — юрист, кандидат педагогических наук, эксперт журнала «Кадровое дело» Работодатель сам решает, на какой период составлять штатное расписание. Как правило, оно оформляется на один год, а затем утверждается новое.

Штатное расписание может быть и бессрочным – действовать на протяжении всей деятельности компании. Екатерина Аракчеева — директор ГБУ Московского городского правового Центра «Защита» (Москва) В связи с необходимостью переименования структурных подразделений или должностей, изменения окладов, сокращения численности или штата работников вносятся изменения в действующее штатное расписание или принимается новое по форме, удобной работодателю. Внесенные изменения и новое штатное расписание утверждаются приказом руководителя.

В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи. При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа. Когда и как вносить изменения? Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно.

Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно. Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников. При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще. Внесение изменений возможно несколькими способами:

• Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
• Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении.

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

Несмотря на то, что Приказ Минкультуры №558 в своем перечне типовой документации содержит такое наименование документа, как штатная расстановка, ведение указанного документа не является обязательным, и кадровые работники могут его и не создавать.

Однако если требования по ведению штатного списка содержатся в отраслевых приказах, что актуально для Ростехнадзора РФ, список необходимо будет ввести в перечень обязательной кадровой документации.

Если на момент набора персонала штатное расписание уже действует, то в трудовых договорах, трудовых книжках и остальных кадровых бланках должности и оклады должны полностью соответствовать данным штатного расписания. В противном случае сотрудники, обратившись за госструктуры за медицинскими, социальными или пенсионными выплатами, не смогут их оформить.

Правила заполнения штатного расписания по графам приведены в таблице 3.

Таблица 3. Образец заполнения штатного расписания

Оцените статью: