Работодатель обязан выдавать сотрудникам выписки из сзв-м и сзв-стаж в их части, но порядок не устан

В день увольнения работника страхователь обязан выдать ему выписки из сведений по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. 1. За какой период работодатель обязан выдать работнику эти выписки (за последний отчетный период или за весь период работы работника)? 2. Если работодатель предоставит работнику выписку с нарушением сроков или не за весь период, то какая ответственность установлена за данное нарушение?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
1. В день увольнения работника страхователь обязан выдать ему выписки из сведений по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, содержащие информацию только по этому работнику.
Обе формы выдаются работнику не за весь период его работы в Вашей организации, а только за отчетный период:
– СЗВ-М – за отчетный месяц;
– СЗВ-СТАЖ – за отчетный (в том числе за текущий) год.
2. Привлечение страхователя к административной ответственности возможно только в случае непредставления увольняющемуся работнику сведений индивидуального персонифицированного учета.
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
1. В день увольнения работника страхователь обязан выдать ему выписки из сведений по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, содержащие информацию только по этому работнику.
Обе формы выдаются работнику не за весь период его работы в Вашей организации, а только за отчетный период:
– СЗВ-М – за отчетный месяц;
– СЗВ-СТАЖ – за отчетный (в том числе за текущий) год.
2. Привлечение страхователя к административной ответственности возможно только в случае непредставления увольняющемуся работнику сведений индивидуального персонифицированного учета.

Обоснование позиции:

1. Определение периода, за который работнику должны быть выданы выписки из сведений по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

2. Привлечение страхователя к административной ответственности

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Работодатель обязан выдавать сотрудникам выписки из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в их части, но порядок не установлен

ПФР по Москве и Московской области в письме от 03.04.2018 № В-4510-08/7361 разъяснил, что страхователи обязаны выдавать застрахованным выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ с данными только по этому работнику, которые ранее поданы в Пенсионный фонд (СЗВ-М — за отчетный месяц; СЗВ-СТАЖ — за отчетный (в т. ч. текущий год). Сведения по остальным сотрудникам имеют статус конфиденциальной информации.

При этом Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном персучете в системе ОПС» не содержит положений, которые регламентируют порядок выдачи копий сведений застрахованным.

Выписки из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ позволяют подтвердить трудовой стаж, если эти сведения не отражены на индивидуальном лицевом счете.

Образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ

Мы рассказывали в нашей консультации о представлении в Пенсионный фонд формы СЗВ-СТАЖ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» при получении от работника заявления о назначении пенсии. Но форму эту нужно готовить и при увольнении работника. Подробнее о форме СЗВ-СТАЖ 2019 при увольнении работника расскажем в нашем материале.

Нужно ли выдавать СЗВ-СТАЖ при увольнении в 2019 году? Помимо того, что работодатель должен в день расторжения трудового договора с работником выдать ему трудовую книжку и произвести окончательный расчет, законодательство обязывает работодателя предоставить работнику определенные документы, в частности, о его заработке и стаже (ст. 84.1 ТК РФ, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ , п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ ). Речь, в частности, идет о формах СЗВ-М и СТАЖ при увольнении.

Обязанность выдавать форму СЗВ-СТАЖ при увольнении работнику предусмотрена п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ . И речь в данном случае идет о прекращении как трудового договора, так и договора ГПХ. Главное, чтобы на выплаты таким лицам работодатель начислял страховые взносы.

Поскольку выдать СЗВ-СТАЖ при увольнении – обязанность работодателя, ему нужно подтвердить факт передачи таких сведений работнику. Сделать это можно, например, путем проставления отметки о получении формы на экземпляре, остающемся у работодателя.

Форма СЗВ-СТАЖ и Порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п.

Сведения могут быть заполнены чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи компьютера без помарок и исправлений. Цвет для заполнения можно использовать любой, кроме красного и зеленого.

Помимо сведений о страхователе, в справке СЗВ-СТАЖ необходимо заполнить информацию о периодах работы у страхователя увольняющегося работника.

Обращаем внимание, что заполнять графу 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» в справке увольняющегося работника не нужно. Ставить символ «X» в графе нужно, только если работник увольняется 31 декабря (п.2.3.36 Порядка заполнения формы СЗВ-СТАЖ).

Если работник увольняется не по причине ухода на пенсию, заполнять разделы 4 и 5 формы СЗВ-СТАЖ не следует (п.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-СТАЖ).

На странице приведен образец заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении работника по причинам, не связанным с уходом на пенсию.

ПФР пояснил: при увольнении сотруднику нужно выдать выписки из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

Какие формы персонифицированного учета должен выдать бухгалтер работнику при его увольнении? И зачем эти документы нужны работнику? Ответы на эти вопросы содержатся в письме № В-4510-08/7361 от 03.04.2018 Отделения ПФР по Москве.

В соответствии с пунктом 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ страхователь передает застрахованному лицу не позднее пяти календарных дней со дня его обращения копии сведений, предусмотренных пунктами 2-2.3 статьи 11 указанного закона, а также в день увольнения.

Речь идет о формах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

При этом Федеральный закон № 27-ФЗ не содержит нормы, определяющей порядок представления копий сведений застрахованным лицам.

Формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ носят списочный характер. При этом сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации.

Таким образом, за страхователем закреплена обязанность по выдаче застрахованному лицу выписок из сведений по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, содержащие информацию только по данному работнику, представленные страхователем в органы ПФР (СЗВ-М — за отчетный месяц; СЗВ-СТАЖ — за отчетный (в том числе за текущий) год).

В последующем, выписки из сведений по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ могут быть использованы застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа, в случае если указанные сведения не отражены на его ИЛС.

Справка СЗВ-СТАЖ при увольнении в 2018—2019 годах — законодательные требования, назначение и образец

Справка СЗВ-СТАЖ — один из самых «свежих» документов для работодателя. В связи с чем у должностных лиц, ответственных за оформление учётной кадровой документации, возникает ряд вопросов по нюансам заполнения этой формы. Заметим, что здесь всё не так-то просто, как может показаться на первый взгляд. Есть в отчётности нюансы, которыми нельзя пренебрегать. Но и ничего сверхсложного в форме нет.

Главный документ, регулирующий подтверждение трудового стажа каждого работающего человека, — справка СЗВ-СТАЖ. Основные положения по её назначению, формированию, а также порядку предоставления регламентируются Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 под номером 3п.

Аббревиатура СЗВ-СТАЖ означает «Све­де­ния о стра­хо­вом стаже за­стра­хо­ван­ных лиц». Отсюда вытекает назначение этой формы — формирование и фиксация сводной информации о страховом стаже и пенсионных взносах, периоды, когда работник находился на бюллетене, в отпуске, был уволен или вышел на пенсию. Отметим, что данные, указанные в форме, причисляются к персонифицированной отчётности, которая участвует в расчёте страховой пенсии работающего человека.

Если обратиться к недавней истории по данному виду отчётности, поясним: раньше данные по страховым взносам, направленным на обязательное пенсионное страхование, отражались форме РСВ-1 (Расчёт страховых взносов), но на сегодняшний день она отменена. Сейчас для отчётности нанимателей применяется единый расчёт по страховым взносам (ЕРСВ), но он не включает данные о страховом стаже человека. С целью заполнения этого пробела с 2017 года и введён новый формат — СЗВ-СТАЖ.

Готовят данную форму компании-работодатели всех правовых форм: и индивидуальные предприниматели с численностью 1—3 наёмных работника, и крупные предприятия.

Формируется данный отчёт организациями-нанимателями, если они выплачивали вознаграждение следующим лицам:

• трудоустроенным наёмным работникам;
• физическим лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера;
• физ. лицам, получившим от компании авторское вознаграждение;
• физ. лицам при расчётах по лицензионным соглашениям;
• учредителю в единственном лице (он же гендиректор).

В общем, формируется справка по всем выплатам, когда в соответствии с законодательными нормами РФ о налогах и сборах на них начислялись страховые взносы.

При увольнении работника с предприятия ему выдаётся пакет основной документации, в него входит и справка СЗВ-СТАЖ. При этом отдельно по уволенному служащему отчёт в ПФР сдавать не нужно, справка выдаётся только ему. Нужно помнить, что в отчёте должны быть отражены только персональные данные по конкретному работнику. Информации по остальным сотрудникам в индивидуальной справке быть не должно.

Выдать эту справку при расторжении трудового соглашения с работником — требование законодательства (смотри пункт 17 законодательного акта № 27-ФЗ). Если это не будет сделано, нанимателю может быть вменён штраф за каждую не выданную в положенный срок справку. Размер штрафа — 500 руб. Эта же сумма может быть взыскана с организации, если в отчёте фигурируют ошибки в персональных данных застрахованного лица.

Если же работодатель отказывает бывшему сотруднику в предоставлении документации, касающейся его трудовой деятельности, вступает в силу гражданское право. В статье 5.27 КоАП определён штраф для компаний, которые ущемляют права своих бывших работников:

• 30 000—50 000 р. может взыскать проверяющая служба с юридического лица;
• 1000—5000 р. — с индивидуального предпринимателя либо с руководителя предприятия.

Но в этом варианте регулятор может ограничиться и предупреждением предприятия-нарушителя.

Выдать справку СЗВ-СТАЖ человеку можно, вручив документ лично в руки или направив справку почтовым отправлением с уведомлением о вручении и описью. Главное — чтобы у компании было подтверждение того, что документ получен человеком лично или по доверенности.

Если работником документ был утерян либо не был ему выдан в своё время, он имеет право в заявительном порядке обратиться к бывшему нанимателю и запросить эти данные. В соответствии со статьёй 62 ТК РФ работодатель в этом случае должен подготовить и выдать документ в течение трёх дней.

Чтобы получить справку от бывшего работодателя, человеку достаточно написать заявление с просьбой предоставить документ. Унифицированной формы такого обращения нет, рекомендуется при оформлении бумаги учесть следующие моменты:

1. Правильно оформленная «шапка» должна содержать название компании, должность руководителя и его Ф. И. О., а также информацию о заявителе (Ф. И. О. и телефон для связи). Если в заявлении выражается просьба о предоставлении документа по почте, необходимо указать адрес с индексом.
2. Текст основной части может быть следующим: «Прошу выдать оригинал справки СЗВ-СТАЖ (основание — статья 62 ТК РФ)». При этом заявитель не обязан указывать, для чего ему нужен данный документ. Так как документ содержит персональные данные человека, по закону наниматель имеет право выдать документ лично заявителю либо доверенному лицу (по указанию заявителя). Поэтому в заявлении нужно указать паспортные данные, а также номер СНИЛС, чтобы кадровик мог идентифицировать получателя, на кого выписана справка.
3. Завершается заявление датой, когда оно было составлено, и подписью с расшифровкой.

Если нужно несколько экземпляров документа, нужно указать и это в заявлении

Таким образом, на руки уволенный из компании работник может получить справку при двух условиях:

• в момент увольнения;
• при предоставлении бывшему работодателю заявления с просьбой выдать справку.

Брать плату за подготовку и распечатку документа, а также за почтовое отправление наниматель не имеет права. Всё должно быть сделано в положенный срок и бесплатно.

Выдачу документа сотруднику нужно зафиксировать. К примеру, это можно сде­лать:

• на экземпляре нанимателя;
• подготовив расписку в получении стандартного пакета документов при увольнении;
• подготовив отдельный лист-подтверждение.

Лист подтверждения получения документа затрахует работодателя от претензий «забывчивого» сотрудника и штрафов

Регламент заполнения справки СЗВ-СТАЖ при увольнении

Формат и ключевые правила внесения данных установлены в распоряжении ПФР №3п. Структура документа состоит из пяти мини-разделов.

Основные моменты, которые нужно соблюдать при оформлении отчётного документа, заключаются в следующем:

1. Заполнять справку разрешено и на компьютере, и от руки. При оформлении рукописного варианта можно использовать шариковую ручку чёрного, синего или фиолетового цветов. Сведения заполняются печатными буквами. Внесение данных гелевой ручкой не рекомендуется, так как такие чернила неустойчивы. Заполненный на ПК отчёт распечатывается.
2. Запрещено вносить исправления в отчёт или пользоваться корректорами.
3. Отчёт должен быть подготовлен в двух экземплярах, каждый из которых заверяется визой руководителя и печатью организации (если есть). Обратите внимание, что применение факсимиле подписи гендиректора или ИП не допускается. Один экземпляр выдаётся на руки сотруднику. Второй остаётся в архиве работодателя.
4. Когда увольняются одновременно несколько сотрудников, форма СЗВ-СТАЖ выдаётся каждому, где указываются только его данные.

Взять актуальную форму для заполнения отчёта можно, перейдя по гиперссылке. Инструкция по заполнению формы дана в Постановлении ПФ.

Подводя итоги, отметим, что оформление справки СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника — обязанность нанимателя, которая установлена на законодательном уровне. Есть и установленные сроки для выдачи документа. Нарушение требований закона чревато для предприятия штрафными санкциями. Поэтому игнорировать выдачу этого документа при расторжении контракта с человеком нельзя. При заполнении бумаги нужно чётко следовать инструкциям, которые приведены в Постановлении Пенсионного фонда, иначе справка может потерять свою силу и не будет принята регулятором. Но справедливости ради скажем, что оформление справки при должном ведении кадрового делопроизводства не отнимает много времени у ответственного сотрудника.

ПФР разъяснил несколько нюансов заполнения сведений о страховом стаже и застрахованных лицах. Первый – о порядке проставления кода «ДЛОТПУСК» в форме СЗВ-СТАЖ. Второй – о необходимости подавать сведения в ПФР в отношении единственного учредителя, являющегося руководителем компании.

Обязанности каждого работодателя отчитываться перед ПФР установлены Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования” (далее – Закон № 27-ФЗ). Это отчетность:

• о страховом стаже застрахованных лиц по форме СЗВ-СТАЖ – не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ);
• о застрахованных лицах по форме СЗВ-М – ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным месяцем (ст. 15 Закона № 27-ФЗ).

Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ определен постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п (далее – Порядок).

В разделе 3 формы СЗВ-СТАЖ по каждому работнику нужно указать даты начала и окончания каждого периода – когда он работал и когда не работал, а именно был в отпуске, на больничном, отсутствовал по другим причинам.

Кодом “ДЛОТПУСК” надо обозначать все оплачиваемые отпуска, предусмотренные ТК РФ. Для других видов отпусков есть другие коды, к примеру:

• отпуск по уходу за ребенком до полутора лет – код “ДЕТИ”;
• отпуск по уходу за ребенком от полутора до трех лет – код “ДЛДЕТИ”;
• учебный отпуск – код “УЧОТПУСК”;
• отпуск без сохранения заработной платы – код “НЕОПЛ”.

При указании кода “ДЛОТПУСК” проверочная программа ПФР может выдавать предупреждение с кодом 10 или 20. Эти коды обозначают предупреждение, но отчетность считается принятой. Повторно представлять сведения по форме СЗВ-СТАЖ на застрахованных лиц не требуется.

Специалисты ПФР неоднократно разъясняли, что отчетность в ПФР по форме СЗВ-М сдается на всех лиц, которые согласно законодательству являются работающими (см. например, письмо ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856).

Под работающими гражданами понимаются лица, указанные в статье 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации” (далее – Закон № 167-ФЗ). Это лица, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование.

В частности, обязательное пенсионное страхование распространяется:

• на граждан РФ, работающих по трудовому договору, в том числе руководителей организаций, являющихся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества;
• работающих по гражданско-правовому договору, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг, на выплаты по которым согласно статье 420 НК РФ начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

Признаки трудовых отношений определены в статье 15 ТК РФ. Это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем:

• о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы);
• о работе в интересах, под управлением и контролем работодателя;
• о подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка;
• при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Трудовые отношения возникают на основании фактического допущения работника к выполнению трудовой функции (ст. 16 ТК РФ). Причем даже без оформления трудового договора в письменной форме.

Таким образом, если физические лица состоят с организацией в трудовых отношениях, то они в соответствии с нормами Закона № 167-ФЗ относятся к работающим лицам.

Очень часто единственный учредитель своим решением возлагает на себя функции исполнительного органа (директора) без заключения трудового договора в письменной форме. Тем не менее, он осуществляет эти функции, получает заработную плату в соответствии со штатным расписанием, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка.

В этом случае единственный учредитель, являющийся руководителем компании, в полной мере относится к работающим лицам.

В отношении руководителя – единственного учредителя нужно сдавать форму СЗВ-М, а также и СЗВ-СТАЖ, отметили специалисты ПФР. Об этом же говорилось в письме Минтруда РФ от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846 (направлено письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721).

Эксперт по налогообложению Б.Л. Сваин

Электронная версия журнала
«НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА»

Самое популярное издание бухгалтерских нормативных документов с комментариями к ним от экспертов и разработчиков.

СЗВ-СТАЖ на директора без зарплаты: правила заполнения и нюансы

По требованию законодательства об индивидуальном персонифицированном учете компании, которые заключили с гражданами трудовые договоры либо соглашения, предполагающие оказание услуг, выполнение работ, обязаны отчитываться о таких сотрудниках. Один из отчетов передает сведения о страховом стаже и называется СЗВ-СТАЖ. Его форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п. Бланк представлен ниже.

Сведения о страховом стаже, то есть о периоде работы, за который уплачивались взносы на обязательное пенсионное страхование или который учитывается при подсчете трудового стажа, дающего право на пенсию, подаются в территориальные органы ПФР один раз в год — до 1 марта года, следующего за отчетным. То есть за 2019 год необходимо будет подать информацию не позже 01.03.2019.

Исключение составляют ситуации, когда человек уходит на пенсию: в таком случае работодатель отчитывается о его стаже в текущем году в течение 3 дней со дня получения заявления об уходе. Но в дальнейшем этого работника необходимо упомянуть и в отчете по итогам года.

Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ, а также необходимые справочные материалы представлены в том же Постановлении Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п. Кроме того, при подготовке отчета надо учитывать законодательство о персонифицированном учете и о системе пенсионного страхования.

Из общих правил напомним, что отчет подается на всех без исключения застрахованных лиц, то есть граждан, которые хотя бы один месяц в отчетном году числились как работники по трудовым соглашениям и гражданско-правовым договорам. При этом в отношении каждого работника необходимо уточнить периоды фактической работы, время пребывания на больничном или в отпуске за свой счет, отсутствие на рабочем месте в связи с учебным отпуском или дополнительным выходным, предоставленным для ухода за ребенком-инвалидом. Все эти подробности обязательно включаются в отчет, поскольку они учитываются при подсчете стажа.

Многих интересует, если директор не получает зарплату, СЗВ-СТАЖ на него сдавать надо? Обязательно! На всех работников в ПФР надо передавать данные по форме СЗВ-СТАЖ, директор без зарплаты сидит или какой-то другой специалист.

Еще один важный момент. Впервые годовой отчет сдавали по итогам 2017 года. И многие организации не включили в него сведения о директорах и учредителях, с которыми не заключены трудовые договоры или иные соглашения, подтверждающие наличие трудовых отношений. Это и понятно: до марта 2019 года чиновники из ПФР не требовали СЗВ-М (СТАЖ) на директора (учредителя) без зарплаты, с которым нет никакого контракта. Но сейчас позиция изменилась: с учетом Письма Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, а также Письма ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721 компании обязаны отчитываться и о так называемых бездоговорных руководителях.

Разберемся, как должна выглядеть в таком случае заполненная форма СЗВ-СТАЖ: генеральный директор без зарплаты и без договора.

Обратите внимание на даты в табличной части формы: в образце указан период с 01.04.2018 по 31.12.2018. Первая дата — 01.04.2018 — должна совпадать с периодом, когда вы впервые подали на бездоговорного руководителя сведения по форме СЗВ-М. Если это было сделано по итогам апреля, то и в отчете о стаже надо указать апрельскую дату, если позже или раньше — то другую дату. Иначе в ПФР возникнут вопросы, почему данные у компании разнятся. В графе 11 указывают код «НЕОПЛ», поскольку никаких денег он не получает. Также ничего не указывают в разделах 4 и 5, так как договора нет, выплат нет и, соответственно, страховые взносы тоже не уплачиваются.

При увольнении работнику нужно выдать выписку СЗВ-СТАЖ

Специалисты Роструда напомнили всем работодателям, что они обязаны выдавать в день увольнения своим работникам выписки из формы СЗВ-СТАЖ. Такие требования содержатся в новой редакции статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ . Чиновники отметили, что оформлять такие выписки необходимо также тем гражданам, которые выполняли работы или услуги по договором гражданско-правового характера, в день окончания таких договоров. При этом не имеет значения, попросил гражданин выдать ему такую выписку или нет. С 1 января 2018 года это является обязанностью работодателя. Форма документа утверждена постановлением ПФР от 11.01.2017 N 3п.

Сведения персонифицированного учета относятся по закону к персональным данным, которые нельзя разглашать в силу статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ . Однако, в отчетную форму СЗВ-СТАЖ входят сведения по всем работникам организации, поэтому, для одного работника необходимо сделать выписку из этого документа с его индивидуальными сведениями. Если в один день увольняются сразу несколько сотрудников, выписки необходимо изготовить индивидуально для каждого. Они составляются в двух экземплярах. На втором экземпляре необходимо получить личную подпись работника о том, что он получил этот документ.

Кроме того, у работников есть право затребовать сведения о стаже в процессе работы. В этом случае на изготовление выписки у работодателя есть пять дней с даты получения соответствующего заявления. В документе обязательно должны быть приведены данные о том, когда работник болел, был в отпуске или выполнял работы по договорам ГПХ.

Хотя прямая ответственность работодателей за невыдачу этой выписки не предусмотрена, специалисты предупреждают, что они могут быть оштрафованы на 50 тысяч рублей, как грубые нарушители требований трудового законодательства.

Выписка из СЗВ-М по общему правилу должна выдаваться на руки каждому сотруднику в части относящихся к нему сведений в срок не позднее крайней даты подачи отчета СЗВ-М в ПФР (ст. 11 и 15 ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Почему мало кто это выполняет и в каких случаях оформить выписку все-таки надо — расскажем в нашей статье.

Как уже отмечалось выше, выдавать сотрудникам выписки из СЗВ-М в идеале нужно одновременно с подачей отчета в ПФР — ежемесячно. Кроме того, в определенных случаях выписку следует выдать обязательно:

• Работнику, уходящему на пенсию. Выписка из СЗВ-М входит в пакет документов, который работник должен предъявить в ПФ РФ для назначения пенсии.
• Увольняющемуся сотруднику. В данном случае выписка должна входить в комплект документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Наемному работнику выписка выдается в день увольнения, а работнику по договору ГПХ — в последний день действия договора.

Следует иметь в виду, что это должна быть именно выписка, содержащая сведения, относящиеся к конкретному работнику. Сведения об остальных работниках, содержащиеся в самом отчете СЗВ-М, являются их персональными данными, защита которых обеспечена законом. Просто отдать сотруднику копии отчетов СЗВ-М нельзя!

Во избежание разногласий с проверяющими органами у предприятия должно остаться подтверждение факта, что работник получил в установленном порядке выписку из СЗВ-М.

Это можно организовать 3 путями:

• оформить выписку в 2 экземплярах и попросить работника расписаться на том, который останется в организации;
• вести журнал учета выдаваемых работникам документов, в том числе выписок из СЗВ-М, в котором работники будут расписываться в их получении;
• выдавать выписку из СЗВ-М под отдельную расписку.

Больше о порядке выдачи выписки читайте в статье «Нужно ли выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника?».

В большинстве случаев при подаче СЗВ-М в электронном виде в рабочих программах имеется функция создания выписки из СЗВ-М по конкретному работнику. То есть документ можно сформировать программными средствами. Однако тем, кто сдает отчеты СЗВ-М в бумажном виде или у кого по каким-то причинам нет возможности сформировать выписку в программе, при ее оформлении следует использовать образец.

Рабочий образец для заполнения выписки из СЗВ-М вручную можно скачать на нашем сайте.

Несмотря на установленное законом № 27-ФЗ требование представлять выписки из сведений, подаваемых в ПФР, одновременно с направлением этих сведений в фонд, на практике работодатели обычно этого не делают.

• За невыдачу таких выписок в текущем порядке пока не установлены какие-либо штрафные санкции для работодателей (за исключением случаев, когда представление сведений обязательно, например при увольнении или выходе на пенсию).
• Выписки не востребованы сотрудниками. Например, о том, что в течение прошлого месяца он работал в данной организации, сотрудник и так осведомлен. То есть выписка бывает нужна для подтверждения факта работы третьему лицу, а не самому сотруднику.

Составить выписку из СЗВ-М понадобится в случаях, когда информация о работе сотрудника должна быть представлена третьим лицам (например, ПФР для назначения пенсии). У организации должно остаться подтверждение выдачи выписки. В случае если выписку требуется сформировать вручную, можно воспользоваться образцом заполнения на нашем сайте.

Включайте в СЗВ-СТАЖ сведения о тех людях, кто застрахован по обязательному пенсионному страхованию и на выплаты и вознаграждения которым ваша организация должна начислять пенсионные взносы.

Нулевого отчета по СЗВ-СТАЖ быть не может.
В каждой организации есть директор-учредитель, которого нужно включить в отчет, даже если он не получает зарплату.

Исключение – предприниматель, у которого нет наемного персонала. Нулевой СЗВ-СТАЖ ИП не сдает.

Как заполнять отчет СЗВ-СТАЖ на СОТРУДНИКОВ в различных ситуациях

Этот код ставьте в графе 11.
Важно, была в отчетном году начислена оплата по договору или нет.
Если да, то ставьте код «ДОГОВОР».
Если нет и начислять вознаграждение будете в следующие отчетные периоды, то код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» ставьте в зависимости от вида договора.

Если авторский договор, то код «НЕОПЛАВТ», если договор подряда, оказания услуг или другой – код «НЕОПЛДОГ».

Помните, что при выплате аванса вознаграждение и взносы не начисляют. Это происходит, когда окончательно сданы результаты работы или ее отдельных этапов. Поэтому если исполнитель или автор получил аванс по ГПД и больше никаких выплат не было, то ставьте в СЗВ-СТАЖ код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ».

Сотрудников, которые работают неполный день в обычных условиях, специально выделять в СЗВ-СТАЖ не нужно. В графах 6 и 7 раздела 3 укажите только периоды, в которых действовали трудовые договоры.

Если же такой сотрудник работает в особых условиях, в графах 8 или 9 раздела 3 отразите код территориальных или особых условий труда, а также долю ставки. Например, при работе на полставки укажите 0,5

Есть два вида отпуска за свой счет, который предоставляют:
1. любым работникам по соглашению сторон – по семейным обстоятельствам и другим причинам (ст. 128 ТК);
2. педагогическим работникам раз в 10 лет продолжительностью до одного года (ст. 335 ТК)

С 1 января женщина находилась в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет.

С 20 августа до конца года она работала неполный день, не прерывая детский отпуск

Заполните по сотруднице две строки в разделе 3.
Первой строкой отразите период, когда она находилась в отпуске: с 01.01.2018 по 19.08.2018.
В графе 11 поставьте код «ДЕТИ».

Второй строкой отразите период, когда она стала работать неполный день, – с 20.08.2018 по 31.12.2018.
Код «ДЕТИ» уже не ставьте

Заполните три строки:

01.01.2018–25.02.2018 – работа;
26.02.2018–15.07.2018 – «ДЕКРЕТ»;
16.07.2018–31.12.2018 – «ДЕТИ» (отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет)

Второй строкой отразите дни болезни сотрудника.
В графах 6 и 7 поставьте период с 01.02.2018 по 07.02.2018, в графе 11 – код «ВРНЕТРУД».

Третьей строкой в графах 6 и 7 покажите день, когда сотрудник появился на работе и его уволили: с 09.02.2018 по 09.02.2018.

Прогул в разделе 3 не отражайте: этот день не засчитывается в стаж работника. Поэтому в отчете будет разрыв между периодом болезни и датой увольнения. Это не ошибка

Если сотрудник одновременно работал по трудовому договору – укажите это отдельной строкой

По подрядчикам есть и другой специальный код – «НЕОПЛДОГ». Его ставят, если в отчетном периоде с ними не успели расплатиться. Если оплата прошла в одном отчетном периоде, код «НЕОПЛДОГ» не ставьте

Сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет и в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет Е.И. Иванова в 2018 году находилась в отпусках по уходу за ребенком:
– до 1,5 лет – до 1 марта 2018 года включительно;
– до трех лет – с 2 марта 2018 года.

Оцените статью: