Приказ об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм

К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.

Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2019 года.

В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа. Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы. Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

1. Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
2. Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
3. Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
4. Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
5. В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
   1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
   2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
   3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
   4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.

Основы приказа об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм

Для покрытия предстоящих расходов, связанных с выдачей крупной суммы сотруднику, организация вынуждена оформить приказ об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм. Каков порядок формирования распорядительного документа?

Работник, которому выдаётся эта сумма, и есть подотчётное лицо. Средства выдаются согласно нормам, предусмотренным для операций по кассе.

Подотчётные суммы организация выдаёт в связи со следующими затратами:

• командировочными;
• представительскими;
• операционно-хозяйственными;
• экспедиционными;
• геологическими разведочными;
• для структурных подразделений предприятия или его филиалов;
• других уполномоченных организаций.

В приказе содержится следующая информация:

• список сотрудников, получаемых подотчётную сумму;
• сроки;
• цели выдачи;
• ограничения и прочее.

Также приказ формируется только после того, как работник отчитается за ранее полученные средства. Распорядительный документ оформляется для формирования списка сотрудников, уполномоченных получать средства под отчёт.

Отчитывается о полученной сумме сотрудник в течение трёх рабочих дней с момента получения денег. Если подотчётная сумма выдаётся в связи с командировкой – сотрудник отчитывается в трёхдневный срок после возврата с командировки. Этими средствами сотрудник не имеет права распоряжаться в личных целях, и передавать её сотрудникам и другим физическим лицам.

Поскольку в 2019 году для выдачи крупных сумм требуются авансовые отчёты, следует понимать нюансы составления и оформления. Некоторые компании оплачивают свои расходы через подотчётное лицо, в качестве которого может выступать даже генеральный директор. Ведь он тоже сотрудник.

Сами предприниматели авансовый отчёт не составляют. Им этот документ не нужен, поскольку нет необходимости в отчёте перед самим собой. Потому предпринимателю достаточно заполнить расходно-кассовый ордер для изъятия денежных средств и подтверждения затрат документацией. Информация о том, что ИП имеет право не составлять авансовый отчёт, указана в письме ФНС РФ от 31.08.2012 года и письме Банка России от 2.08.2012.

Ограничений по поводу выдачи денежной суммы, нет. Договор о материальной ответственности и другие дополнительные соглашения, также не обязательны. Сумма выдаётся денежным переводом с расчётного счёта или наличными из кассы предприятия. При наличии корпоративной карты у подотчётного лица покупки, оплаченные ею, также подлежат отчётности.

Чаще всего данной картой пользуется директор. Корпоративная карта выдаётся в порядке, установленном самим предприятием. Им же устанавливаются сроки возврата карты. Для контроля движения за ней заводится специальный журнал отчёта.

Само оформление имеет одинаковый алгоритм во всех случаях, единственное отличие заключается в источнике выдачи денежной суммы. Им является или касса, или расчётный счёт. Пакет документов, предоставляемых в качестве основания, варьируется в зависимости от способа выдачи суммы и статуса предприятия (ИП, ООО и т.д.).

Для получения денег сотрудник пишет служебную записку или заявление. Установленной формы для этих документов не предусмотрено, заявитель их пишет в свободной форме. Главное, чтоб в них отражалась информация о сумме и сроках, дата и подпись руководителя.

Бланк приказа об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм

Отчитывается сотрудник с помощью авансового отчёта. На оборотной стороне документа работник фиксирует информацию о документах, подтверждающих факт расходов. К авансовому отчёту прилагаются и сами документы: квитанции, билеты, ордеры и прочее.

В формулировках прилагаемой документации должна чётко отражаться информация о том, что затраты были выполнены исключительно в интересах компании. Авансовый отчёт делается в единичном экземпляре.

Согласно законодательству, установленные сроки между формированием отчёта и получением средств не предусмотрены. Но работнику, получившему наличные, рекомендуется подать отчёт не позднее трёх суток с момента истечения срока выдачи денег.

Если компания пользуется упрощённой системой налогообложения, документацию по доходам и расходам следует выписывать на имя предприятия. Контролёры настаивают, чтобы в актах или накладных присутствовало наименование организации предпринимателя. Пакет кассовой документации в такой ситуации включает в себя ПКО, оформленный получателем суммы.

Затраты производятся при участии либо двух юридических лиц, либо одного и предпринимателя, и выдача БСО (бланка строгой отчётности) вместо кассового чека – грубейшая ошибка. К тому же, между предпринимателями и юридическими лицами допустим перевод суммы до 100000 руб в пределах 1 договора. Если отчёту подлежит сумма более 100000 руб – вторую часть оформляют другим договором или перечисляют безналичным способа расчёта.

Редко, но случается, когда подотчётным лицом является сотрудник, не работающий с кассовым аппаратом, и выдающий только бланки строгой отчётности. Он фактически уполномочен работать только с физическими лицами, у юридических получать денежные суммы он не имеет права.

Перед окончательным расчётом авансовый отчёт проверяется главным бухгалтером предприятия и заверяется руководителем. После утверждения долговые обязательства за работником закрываются. Неиспользованную часть суммы он возвращает организации. Этот остаток (или наоборот, перерасход) в обязательном порядке указывается в авансовом отчёте.

Сумма возвращается в кассу или на расчётный счёт. Если остаток далее потребуется потратить на нужды предприятия, остаточную сумму он может не возвращать, указав её в новом авансовом отчёте.

Когда работник (в том числе и генеральный директор) закупает за свой счёт что-то для предприятия, данные суммы также учитываются при составлении авансового отчёта. Возмещение затрат осуществляется на основании поданных сотрудником документов, подтверждающих факт оплаты товаров или услуг для предприятия.

В возмещении может быть отказано, если у сотрудника нет подтверждающей документации по затратам. Данные накладные, акты, чеки и прочее должны быть оформлены на юридическое, а не на физическое лицо.

При неправильном заполнении кассовой документации налоговые органы дополнительно начисляют организации НДФЛ или штрафы. Для исключения риска получения пени документы о выдаче в подотчёт денежных средств следует подавать своевременно.

Отсюда вы узнаете подробнее об уточнении сведений при доступе к личному кабинету налогоплательщика.

Существуют некоторые общие моменты при выдаче подотчётных сумм:

• Перед принятием нового заявления сотрудника проверяют на наличие подобных задолженностей. При наличии таковой заявление не принимают. Сотрудник составляет заявление, руководитель – подписывает, а после главбух составляет и заверяет расходный кассовый ордер.
• Этот документ – основание выдачи кассиром денежных средств. На ордере должны расписаться и получатель, и кассир. Выдачу средств отображают в кассовой книге.

• При меньших затратах остаток подлежит возврату, при перерасходе затраченную сумму из личных средств сотруднику организация возвращает. Если деньги работник не вернул, они в должном размере удерживаются с заработной платы. Это регулируется 137 статьёй ТКРФ.
• На данную операцию должник даёт письменное согласие, иначе организация имеет право потребовать возмещение в судебном порядке. Согласно законодательству, предел ежемесячного удержания составляет 20% от заработной платы.

• Основной лимит – 100000 рублей. Ими ограничивается одна сделка, но если сотрудник сделал оплату от своего имени – данный лимит не применяется.
• Суммы, выдаваемые на длительный срок, налоговыми инспекторами трактуются как заём, ими начисляются соответствующие налоги. При отсутствии в заявлении даты выдачи денежной суммы документально она возвращается в течение 24 часов.
• При нарушении сроков также начисляется НДФЛ. Для их регулировки формируют приказ об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм.

Образец заявления выглядит следующим образом:

Генеральному директору ООО «Логос»

Прошу выдать мне под отчёт денежную сумму в размере 5500 (пять тысяч пятьсот) рублей на срок пять календарных дней для приобретения нового утюга.

14.03.2017 __________ К.Т. Терентьева

Ниже заявление заполняется главбухом.

Баланс расчётов по суммам:

По ранее выданным средствам в подотчёт у работника задолженностей не имеется.

Бухгалтер ___________ В.Р. Скворцова

Директор ____________Е.В. Кузнецова

Затраченные средства подтверждаются кассовой документацией, при командировках оформляют соответствующее удостоверение и транспортную документацию. Для судебного процесса очень важно, чтоб документация была верно составлена. Тогда решение будет в пользу предприятия.

Для проверки отчёта используется следующая документация:

• В обязательном порядке дополняется товарным чеком в случае отсутствия наименования купленного товара или слабо пропечатанных реквизитов. Приобретение должно осуществляться только в рабочее время.
• При переработках к заработной плате делают доначисления. Для включения расходов для налогообложения данного документа будет недостаточно, потребуются другие, содержащие ФИО должностных лиц с подписями.

Для перечисления денег на карту требуется:

• составить и ввести в дальнейший документооборот бланк с пометкой, свидетельствующей о выдаче средств по безналичному расчёту;
• отметить в положении о расчётах, что деньги отправлены с расчётного счёта на карту;
• в платеже зафиксировать информацию об отправлении подотчётной суммы;
• подать работнику заявление для выдачи средств в подотчёт;
• сохранять сотруднику слипы после оплаты, и прикреплять к отчётам.

Максимальные сроки законом не регламентированы, для указания в приказе срок берут тот, который указан в заявлении. Его указывает работник, главбух или руководитель. Даже если срок будет составлять 10 месяцев, штрафов за такой период не будет.

На предприятии не выдают новую подотчётную сумму до тех пор, пока сотрудник не оформит отчёт по предыдущей. Даже при срочности отправить его в командировку, подотчёт не формируют. Досрочно этот документ тоже не формируется, за исключением увольнения работника.

Если кроме должника для командировки у организации нет других сотрудников, руководитель может выдать новый подотчётный аванс под свою ответственность. Но данные схемы штрафуются налоговыми инспекторами. Руководитель получает штраф в размере 5000 рублей, организация – до 50000 рублей.

Пример содержания приказа об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм

В бланке приказа должна быть следующая информация:

• номер и дата составления;
• место составления (г. Таганрог и т.п.);
• наименование распорядительного документа по основной деятельности;
• вводная часть распорядительного текста (об установлении сроков отчётности);
• «Приказываю»;
• текст распоряжения, включающий в себя перечень подотчётных лиц и ограниченную сумму к выдаче;
• дата;
• подпись руководителя и её расшифровка;
• печать.

Образец приказа об утверждении сроков выдачи подотчётных сумм

Об утверждении сроков выдачи подотчётных сумм

Для улучшения бухучёта и контроля

1. Установить сроки для подотчётных лиц:

— по хозяйственным выплатам: 186 рабочих дней с момента получения денег в подотчёт;

— по командировочным: 3 рабочих дня с момента возврата с командировки.

Подотчётными лицами назначаются сотрудники, получившие средства из кассы.

Деньги в подотчёт выдают по расчётно-кассовым ордерам. Расходуются средства исключительно по назначению. По полученным суммам сотрудники составляют авансовый отчёт, утверждаемый руководителем. Данный документ служит основанием для расчётов.

1. Вычитывать сумму из зарплаты при превышении срока, установленного в п. 1, отделом бухгалтерии.
2. Составить отделу бухгалтерии служебную записку, содержащую информацию о необходимости в подаче судебного иска, если выплата суммы из заработной платы невозможна, или срок погашения составляет более 4 месяцев.

Директор ________Е.В. Кузнецова

С приказом ознакомлен (а):

Внимание! Правило о сроке выдачи подотчётных сумм, который равняется трём дням, следует соблюдать абсолютно всем сотрудникам организации, в том числе и руководителя предприятия.

При определении конкретного подотчётного срока организации неоспоримо его следует соблюдать. Иначе налоговая инспекция может оштрафовать предприятие в связи с отсутствием оприходования суммы в кассу. Размер штрафа регулируется КоАП РФ (п. 1 15 статьи). Это не всегда происходит, но риск есть. Поэтому так важно на основе внутрикорпоративных актов формировать срок выдачи.

Внимание! Организационные вопросы по поводу выдачи подотчётных сумм следует закреплять только в распорядительной документации. Если это делать в учётной политике, изменить процедуру при необходимости будет крайне проблематично.

Таким образом, сроки не установлены, их определяет сам субъект. Данные фиксируются в локальных актах.

Каков порядок выдачи наличных:

• при выдаче суммы составляется ордер по форме 0310002;
• он оформляется на основании заявления;
• в заявлении должны быть указаны цели, сумма и срок выдачи;
• формировать приказ каждый раз при необходимости в выдаче;
• выдавать наличные только при отсутствии других задолженностей.

В приказе может быть указан перечень сотрудников, уполномоченных выдавать наличные предприятия.

Зачем нужно оформлять заявление на пособие в связи с постановкой на учет в ранние сроки беременности — читайте тут.

Пояснения к декларации по НДС вы найдете в этой статье.

Составляем приказ о подотчетных лицах – образец 2018 – 2019

Приказ о подотчетных лицах – образец 2018-2019 годов представлен далее – оформляется, как правило, бухгалтерской службой и утверждается руководителем предприятия. Как составить такой приказ и что в нем отобразить?

Как составить приказ о назначении подотчетных лиц образца 2018-2019 годов

Приказ о назначении подотчетных лиц – образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.

Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах – образец его оформления будет представлен ниже – содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.

Среди подотчетных лиц могут быть указаны любые работники фирмы, которым в служебных целях выдаются средства на организационные, представительские или хозяйственные нужды предприятия. Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств.

Локальный акт — приказ о подотчетных лицах — должен содержать следующие реквизиты:

• в шапке — наименование компании;
• дату (даты) составления/утверждения документа;
• список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;
• информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);
• Ф. И. О. и подпись руководителя;
• Ф. И. О. и подпись должностного лица, ответственного за выдачу подотчетных средств.

Расположение реквизитов при этом должно быть следующим:

Приказ о подотчетных лицах образца 2018-2019 годов должен содержать указание о предельном сроке, на который могут выдаваться деньги под отчет. Дело в том, что в соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У срок, на который выдаются деньги под отчет, ничем не регламентируется, кроме распоряжения руководителя предприятия (путем издания упомянутого выше приказа).

Однако существуют нормативные ограничения по конечной дате сдачи отчета — не позднее трех дней после завершения срока, на который были выданы средства под отчет. Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.2017 действует правило, что вновь под отчет могут быть выданы средства, даже если подотчетное лицо не отчиталось по предыдущей выданной авансом сумме.

О других нововведениях в расчетах с подотчетными лицами читайте здесь.

Где скачать образец приказа о подотчетных лицах, применяемого в 2018-2019 годах

В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена.

Поэтому, имея перед глазами заполненный образец этого локального акта, бухгалтерам будет проще разработать собственный документ. Заполненный образец приказа о подотчетных лицах вы сможете скачать на нашем сайте.

Каждое предприятие (ИП) в обязательном порядке должно утвердить приказ о подотчетных лицах, чтобы иметь возможность выделять средства своим сотрудникам под отчет для произведения закупок для нужд предприятия. В указанном приказе, кроме перечня ответственных лиц, должна быть отображена информация о граничном сроке выдаваемых под отчет средств и их предельной сумме.

Приказ о выдаче подотчетных сумм пишется в случае, когда необходимо выдать определенную денежную сумму одному из сотрудников предприятия.

В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам.

Деньги могут предоставляться на самые разные цели:

• приобретение оргтехники и канцелярских принадлежностей, бытовых товаров
• оплату бензина
• командировочные расходы и т.д.

Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.

Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.

Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.

Руководство каждой организации самостоятельно определяет, кому, сколько и для решения каких задач выделять денег.

Однако надо помнить, что существует порог максимально допустимой суммы, которой представитель одного юр.лица может рассчитываться с работником другого юр.лица – это 100 тыс. рублей (с течением времени этот лимит может меняться).

После того, как подотчетные средства будут потрачены, лицо, производившее затраты, должно отчитаться перед бухгалтерией.

Сделать это нужно не позднее чем через три дня после того дня, который указан крайним для использования денег.

Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы:

• квитанции;
• товарные и кассовые чеки;
• проездные билеты;
• прочие, подтверждающие оплату бланки.

Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером.

Высшие должностные лица в организациях редко самостоятельно занимаются созданием разного рода бумаг. Обычно эту функцию выполняют либо секретари, либо руководители структурных подразделений, либо юристы – в зависимости от того, какой именно бланк нужно сформировать.

Приказ о подотчетных суммах обычно пишется с подачи отдела бухгалтерии либо в самом отделе, либо в секретариате.

Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.

Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности).

Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.

Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться. Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении.

В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.

На сегодняшний день к приказам, выпускаемым внутри коммерческих организаций, строгих требований не предъявляется. Это обозначает то, что писать их можно в свободном виде. Исключение составляют те ситуации, когда на предприятии есть свой разработанный стандарт документа – в таких случаях распоряжение директора нужно писать по его типу.

Приказ допустимо делать как в рукописном, так и в печатном формате – это никакого значения в определении роли законности его статуса не имеет. Единственный момент, на котором стоит заострить внимание: электронный бланк надо обязательно распечатать – для простановки подписей, без которых документ не станет действительным.

Надо ли регистрировать приказ о выдаче подотчетных сумм

Любое издаваемое в компании распоряжение нужно обязательно зафиксировать в специальном учетном журнале, который, как правило, находится у секретаря или иного работника, отвечающего за регистрацию такого рода бланков. Нужно это для того, чтобы обозначить сам факт создания приказа, а также для того, чтобы в дальнейшем при надобности документ легко можно было найти. В журнале достаточно указать название приказа, номер и дату его составления.

Все приказы, издаваемые в компании, подлежат обязательному хранению. Длительность этого периода определяется либо правилами учетной политики, установленной внутри компании, либо законодательством РФ.

После того, как данный срок окончится, приказ можно либо передать в архив, либо уничтожить (с соблюдением процедуры, также указанной в законодательстве).

Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.

Вначале бланка напишите:

• наименование организации;
• наименование приказа;
• его номер, дату, место составления.

После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:

• обоснование и основание для создания приказа;
• на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
• максимальный размер сумм;
• период, на который они могут выдаваться;
• работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
• ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.

В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.

Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).

Отметим, что с 19 августа 2019 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

• бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
• работники заранее планируют свои расходы;
• работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
• оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы

Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2019 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

Работники, которые получают денежные средства на административно-хозяйственные и иные нужды и которые должны предоставлять отчет по расходованию денег в интересах работодателя, именуются подотчетными лицами или подотчетниками. Типичные примеры подотчетников – это командируемые работники, а также работники, которые приобретают для работодателя ТМЦ. В принципе, подотчетником может быть не только работник организации, но и, например, лицо, выполняющее работы по ГПД.

О том, как ведется бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами, мы рассказывали в нашей консультации. О том, как составить приказ о назначении подотчетных лиц, расскажем в этом материале.

Кому выдавать денежные средства под отчет, работодатель решает сам. Издавать для этого какой-либо организационно-распорядительный документ, к примеру, приказ, в котором определять перечень подотчетных лиц, закон не обязывает. В то же время, в зависимости от специфики деятельности и особенностей управления в организации такой приказ может издаваться.

Приказ составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О., должности лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.

Если в организации нет разработанного, скажем, Положения о расчетах с подотчетными лицами или аналогичной инструкции, в приказе можно зафиксировать, например, срок выдачи денежных средств под отчет, когда такой срок единый во всех случаях выдачи денежных средств, а также иные особенности выдачи подотчетных денег.

С приказом о выдаче средств под отчет необходимо ознакомить указанных в нем лиц.

Приведем для приказа об утверждении перечня подотчетных лиц в организации образец его заполнения.

Напоминаем, что приказ об утверждении перечня подотчетных лиц не является документом, на основании которого подотчетнику могут выдаваться наличные. Для непосредственной выдачи денег потребуется либо соответствующий приказ работодателя на конкретную выдачу определенной суммы указанному лицу, либо заявление подотчетника, завизированное руководителем (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У ). Подробнее об оформлении факта выдачи наличных подотчетнику мы рассказывали здесь. О безналичной выдаче подотчетных средств мы рассказывали в отдельном материале, где приводили также образец соответствующего заявления работника.

Оцените статью: