Правила подписания бухгалтерских документов

Сегодня рассмотрим тему: "правила подписания бухгалтерских документов" и разберем основываясь на примерах. Все вопросы вы можете задать в комментариях к статье.

Как должно происходить подписание первичных документов по бухгалтерии? Кто может и кто должен ставить в них свою подпись, в т. ч. электронную? От ответа на данные вопросы зависит успешная и безопасная работа любой организации. Рассказываем, каких правил и принципов следует придерживаться с учётом Закона № 402-ФЗ, а также общероссийского стандарта для предприятий не госсектора – ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее также – Стандарт).

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

Практика показывает, что уже плотно вошла в бухгалтерский учет электронная подпись. Её проставляют исключительно на электронных документах.

Изображение - Правила подписания бухгалтерских документов proxy?url=https%3A%2F%2Fbuhguru.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F06%2Fc-users-vova-desktop-buhguru-iyun-2018-veb-podpis

Примечательно, что подходящие типы электронной подписи для своих документов бухучета предприятие определяет само из предусмотренных законодательством – ФЗ № 63 от 6 апреля 2011 года.

ЭЦП может быть (ст. 5):

  • простая;
  • усиленная (квалифицированная и наоборот).

Хотя законодательством может содержать требование об использовании определенного вида электронной подписи.

Изображение - Правила подписания бухгалтерских документов proxy?url=https%3A%2F%2Fbuhguru.com%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-dark%2Finfo

Состав сотрудников, у которых есть право подписание первичных бухгалтерских документов, определяет глава компании с учетом требований закона. В этом случае, если речь идёт о постоянной основе, готовят соответствующий приказ на подписание первичных документов.

Документы, которыми оформляют хозяйственные операции с деньгами, подписывают 2 лица – руководитель предприятия и главный бухгалтер. Сюда же Стандарт относит финансовые и кредитные обязательства – то есть документы, оформляющие:

  • финансовые вложения фирмы;
  • договор займа;
  • договор кредита;
  • товарный и коммерческий кредит.

Главбуха может заменять:

  • иной специалист компании, на которого возложили ведение учета (когда нет главбуха в принципе);
  • уполномоченный на подписание сотрудник (в этом случае готовят доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов).

От того, каким образом происходит подписание первичных документов будет зависеть успешная работа компании, а также ее безопасность. Подписывая бухгалтерские документы, придерживаться нужно закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и общероссийского стандарта ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В статье рассмотрим правила, по которым происходит подписание бухгалтерских документов.

На сегодняшний день довольно распространенным стал такой способ подписания документов, как электронный. Она необходима для подписания только электронных документов.

Тип подписи, который компания использует для подписания своих документов компания определяет самостоятельно. При этом она должна следовать требованиям законодательства, а точнее законом №63-ФЗ от 06.04.2011. Предусмотрены следующие виды электронных подписей:

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).
  • простая (неквалифицированная);
  • усиленная неквалифицированная;
  • усиленная квалифицированная.

Несмотря на то, что правила подписания электронных документов и вид используемой подписи определяются законодательством, многие фирмы осуществляют электронный документооборот по согласованию с контрагентами. При этом вид электронной подписи, которой подписываются документы определяется участниками документооборота и закрепляется в соглашении.

Какой из указанных видов подписей будет использовать организация зависит юридическая значимость документа. Если первичные документы заверяют простой подписью или усиленной неквалифицированной, то принять их для налогового и бухгалтерского учета не получится. Они в данном случае не будут признаваться равнозначными с документами, составленными на бумаге и заверенными личной подписью.

Важно! Только документы, которые заверяются усиленной квалифицированной подписью будут признаваться равноценными бумажным документам с личной подписью. Они могут приниматься и к бухгалтерскому и налоговому учету.

Первичные документы необходимо составлять в момент совершения операции, сделки или какого-либо события. Если это сделать невозможно, то документ оформляют уже после совершения сделки. При этом ответственность за оформление документа будут нести сотрудники, подписавшие документ. Такие правила установлены 9 статьей 402-ФЗ.

Важно! Сотрудники, которые имеют право подписи первичных документов утверждаются приказом руководителя компании. В приказе указывается перечень лиц и их должности.

Порядок, по которому происходит подписание документов, содержащих денежные операции, регламентируется иными нормативными актами, например, указанием Банка №3210-У, а также Положением Банка №383-П.

Подписание первичного документа должно происходить так, чтобы была возможность идентификации лица, подписавшего его. То есть тех лиц, которые ответственны за оформление конкретной операции. Это означает что каждая подпись в документе должна быть расшифрована (Читайте также статью ⇒ Порядок обработки первичных бухгалтерских документов).

Изображение - Правила подписания бухгалтерских документов proxy?url=http%3A%2F%2Fonline-buhuchet.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2013%2F01%2Fif_note_1296370-1

Крупная компания заключает договор на оказание услуг по ведению бухучета со сторонне компанией. Кто в этом случае должен подписывать первичную документацию, если своего главного бухгалтера в компании нет?

В данном случае руководитель компании самостоятельно определяет лиц, имеющих право подписи первички. Ими могут быть сотрудники организации, например, кассир, менеджер или иной специалист, либо представители компании, ведущие бухгалтерию.

Подписывать банковские документы могут штатные сотрудники и лица, осуществляющие ведение бухучета. То есть банковский документ подписывают руководитель организации, а также сотрудник или руководитель компании, осуществляющей ведение учета.

Сам руководитель может и не ставить подпись за главбуха. Это связано с тем, что компания не относится к малому бизнесу, поэтому полномочия по ведению бухучета руководитель взять на себя не вправе.

Читайте так же:  Отмена печати новые послабления для бизнеса

Что касается ИП, то здесь ситуация противоположная. Предприниматель не должен передавать право подписи первички третьим лицам.

Правила, по которым подписывается банковский документ закреплены в Положении Банка №385-П. Согласно Положения, документы, предъявляемые в банк на бумаге, должны иметь:

  • подписи уполномоченных лиц;
  • печать.

Кроме того заполнение и подписание документов должно соответствовать образцам, представленным банком. На всех документах подписи должны быть сделаны только ручкой с чернилами синего, фиолетового и черного цвета. Другие цвета в банковских документах не допускаются. Это связано с тем, что в случае копирования первички и счетов-фактур, которые заполнены чернилами красного (зеленого) цвета, указанные данные могут просто не копироваться. В последствии это может приводить к неприятностям в случае предоставления копий, например, запрашиваемых налоговой.

Как уже отмечалось ранее, руководитель организации определяет перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Закрепляется этот перечень приказом.

Если документ содержит хозоперацию с деньгами, то подписывать его должны 3 лица:

К таким документам в том числе относятся документы, содержащие финансовые и кредитные обязательства. Это документы, которыми оформляют:

  • договора кредита или займа;
  • коммерческий, товарный кредит;
  • финансовые вложения компании.

В данном случае заменить главного бухгалтера могут:

  • специалист организации, но которого возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета (например, в компании вовсе отсутствует главбух);
  • сотрудник, уполномоченный подписывать документы (при этом на него должна оформляться доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов).

Важно! Если на денежных, расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах отсутствует подпись главного бухгалтера, то они являются недействительными и не могут приниматься к исполнению. Такое же требование действует, если на документе отсутствует подпись лица, ведущего бухучет вместо главбуха или уполномоченного подписывать документ.

Вопрос: Если главный бухгалтер является учредителем компании, имеет ли он право подписывать договора?

Ответ: В данном случае подписывать документы он может только при наличии доверенности на право подписи. Такую доверенность выдает руководитель предприятия. В иных случаях подписывать договора от имени компании может только руководитель. Иные правила могут также предусматриваться Уставом компании.

Вопрос: Ручкой какого цвета можно подписывать первичные документ и счета-фактуры?

Ответ: По общим правилам требований к цвету чернил нет. Все записи в первичных документах можно делать чернилами, шариковой ручкой или химическим карандашом. Однако использовать все же лучше чернила синего, фиолетового или черного цвета.

Вопрос: Главного бухгалтера в нашей организации нет, как должно документально оформляться право подписи лица сторонней компании, осуществляющей наш бухгалтерский учет.

Ответ: Для этого нужно, чтобы в договоре на оказание услуг по бухучету было прописано следующее:

  1. Полномочия главного бухгалтера передаются сторонней организации.
  2. Лицо, являющееся представителем сторонней компании, имеющее право подписи документов за главного бухгалтера. Указать следует его ФИО, данные паспорта, должность, которую он занимает в сторонне организации.
  3. Право на подписание каких документов передается лицу сторонней компании по договору.

Если такой договор будет заключен и в нем прописаны все указанные моменты, то при подписании документов указывать нужно будет следующее: «Главный бухгалтер (согласно договора от ___ № ___)», где будет указан номер и дата договора, заключенного со сторонне компанией.

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Как правильно оформлять бухгалтерские документы, если индивидуальный предприниматель нанимает стороннюю фирму, чтобы она вела полностью бухгалтерскую отчетность его фирмы? Имеет ли право подписывать бухгалтерские документы бухгалтер фирмы, оказывающей услуги? Если может, то на основании чего (доверенности или другого документа)? Каков порядок подписания налоговых документов в рассматриваемой ситуации?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Требования Закона “О бухгалтерском учете” не ограничивают право индивидуального предпринимателя в установленном порядке передать право подписи первичных документов и отчетности другому лицу на основании доверенности или в соответствии с условиями договора на оказания услуг по ведению бухгалтерского учета.
Налоговая отчетность, а также счета-фактуры могут подписываться уполномоченным лицом организации, исполняющей услуги в соответствии с условиями договора на оказание бухгалтерских услуг, только на основании доверенности. При этом такая доверенность не подлежит обязательному нотариальному заверению.

Первичные документы

Первичные учетные документы подписывает лицо (лица), совершившее (совершившие) сделку, операцию и ответственное (ответственные) за ее оформление, либо лицо (лица), ответственное (ответственные) за оформление свершившегося события, с указанием их должности, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (пп.пп. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Регистры бухгалтерского учета подписывает также лицо, ответственное за их ведение (пп.пп. 6, 7 ч. 4 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).
Таким образом, полагаем, в силу ст. 7 Закона N 402-ФЗ список лиц, ответственных за оформление первичных учетных документов, а также регистров бухгалтерского учета, может определить руководитель (либо иное должностное лицо с соответствующими полномочиями) организации, выполняющей по договору услуги по ведению бухгалтерского учета.
Отметим, что для целей налогового учета документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации. Так, первичные документы оформляются в соответствии со ст. 9 Закона N 402-ФЗ (п. 1 ст. 248, п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ, смотрите, например, письмо Минфина России от 28.03.2016 N 03-03-06/1/17097, письма ФНС России от 06.10.2016 N СД-4-3/18888, от 19.05.2016 N СД-4-3/8904).

Читайте так же:  Могут ли доноры получить звание “ветеран труда”

Бухгалтерская отчетность

В организациях, где бухгалтерский учет ведется на договорных началах специализированной организацией (централизованной бухгалтерией) или бухгалтером-специалистом, бухгалтерская отчетность подписывается руководителем организации и руководителем специализированной организации (централизованной бухгалтерии) либо специалистом, ведущим бухгалтерский учет (п. 17 ПБУ 4/99 “Бухгалтерская отчетность организации”, п. 38 Положения N 34н). При этом полномочия на подписание бухгалтерской отчетности могут содержаться как в договоре на оказание услуг, так в отдельной доверенности.

Налоговая отчетность и счет-фактура

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ткач Ольга

Ответ прошел контроль качества

29 января 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Подробнее смотрите в материале: Энциклопедия решений. Нотариальное удостоверение доверенности.
*(2) Отметим, что НК РФ не содержит требований о том, что в случае подписи счета-фактуры лицом, не являющимся руководителем или главным бухгалтером, вместе со счетом-фактурой покупателю должны быть представлены документы, подтверждающие полномочия этого лица. Отсутствие у налогоплательщика таких документов не может повлечь для него отрицательных последствий. Для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету достаточно оформленного надлежащим образом счета-фактуры (смотрите, например, постановления ФАС Московского округа от 03.06.2009 N КА-А40/4697-09-2, Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2008 N 09АП-11535/2008, Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 N 18162/09, письмо ФНС России от 09.08.2010 N ШС-37-3/8664). Не установлен и запрет на подписание счета-фактуры единственным уполномоченным лицом (смотрите, например, письмо ФНС России от 18.06.2009 N 3-1-11/425).

Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

  • внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
  • доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.

И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.

Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.

Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.

Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо. Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.

Читайте так же:  Декларация по усн за 2019 - 2020 год сроки сдачи организациями и ип в 2019 - 2020 году

Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое — НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.

Полный текст семинара читайте в журнале “Главная книга. Конференц-зал” 2015, № 03

Правила составления и оформления бухгалтерских документов

Почти все бухгалтерские документы унифицированы. Они создаются на бланках типовых и типовых междуведомственных форм, а также и на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами. Большинство форм бухгалтерских документов относятся к бланкам строгой отчетности.

Реквизиты бухгалтерских документов не совпадают с реквизитами организационно-распорядительных документов; такие реквизиты, как текст и подпись конкретизированы. Текст, ради которого составляются и оформляются документы, Федеральным законом “О бухгалтерском учете” разбит на два реквизита: содержание хозяйственных операций и измерители хозяйственных операций. То же самое относится к подписи. В Федеральном законе подпись включает два реквизита: наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и личные подписи.

Нормативные акты позволяют в необходимых случаях приводить дополнительные реквизиты: номер документа; адрес предприятия, учреждения-автора; основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом; другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Так как первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на трафаретных бланках, при их составлении лишь вписывается (заполняется) изменяющаяся часть текста, несущая переменную информацию. К ее заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки в первичных документах прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма.

Затем исправление оговаривается надписью “исправлено” и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В определенных видах финансовых документов исправления не допускаются. Об этом сказано в пункте 5 ст. 9 Федерального закона “О бухгалтерском учете”: “Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений”.

Право подписи первичных документов может быть передано должностным или физическим лицам на основании приказа или доверенности. Делегирование полномочий на право подписи первичных учетных документов позволяет рациональным образом распределить обязанности между сотрудниками предприятия, а его руководству — сократить временные затраты на подписание некоторых второстепенных документов бухгалтерского и кадрового учета. В статье рассказывается о порядке, в котором осуществляется передача права подписи первичных документов предприятия.

У кого в организации есть право подписи первичных учетных документов

Понятие «документы первичного учета» устанавливается частью 1 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от Изображение - Правила подписания бухгалтерских документов proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.sekretariat.ru%2Fimages%2Fimages%2Fart_kartochka

06.12.2011 №402-ФЗ, вступившим в действие с 1 января 2013 года, далее — Закон № 402. В нем сказано, что любой факт хозяйственной деятельности предприятия должен осуществляться на основании или подтверждаться впоследствии надлежащим образом оформленными первичными учетными документами.

До принятия Закона № 402 формы первичной учетной документации были унифицированы. Их обязаны были использовать для подтверждения своих хозяйственных операций все без исключения предприятия. После принятия этого закона у работодателей, кроме государственных структур, появилась возможность самостоятельно разрабатывать и утверждать такие формы «первички», которые оптимальны именно для них. Впрочем, большинство работодателей предпочитают не изобретать велосипед и вполне успешно продолжают использовать унифицированные формы. При необходимости, они адаптируют их к особенностям своей производственной деятельности, устанавливая перечень лиц имеющих право подписи первичных документов.

Обратите внимание: обязательными для использования всеми предприятиями по-прежнему остались две унифицированные формы: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53).

Эти документы могут подразделяться на первичные документы кадрового и бухгалтерского учета, основные из них представлены в таблице ниже.

Тип первичных документов

Документы кадрового учета

Личная карточка работника;

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труд;

Табель учета рабочего времени.

Документы бухгалтерского учета

Выписка с расчетного счета;

Накладная и счет-фактура;

Акт выполненных работ/ оказания услуг;

Кассовый, товарный чек или ордер.

К документам первичного кадрового учета относятся те кадровые документы, которые используются для учета трудовой деятельности работников предприятия и ее оплаты. На основании этих документов бухгалтерия производит расчет пособий, отпускных и командировочных, начислений по сдельным и временным расценкам, расчет налоговых отчислений и выплат по страховым взносам во внебюджетные фонды.

Кто в организации имеет право подписи первичных документов

Любой первичный документ, чтобы он имел юридическую силу, должен иметь обязательные реквизиты, к которым относятся:

дата его составления;

наименование предприятия — субъекта хозяйственно-экономической деятельности, составившего данный документ;

описание факта хозяйственной деятельности и его содержание;

количественные показатели в натуральном или денежном исчислении;

Читайте так же:  Восстановление ндс ранее принятого к вычету

должности лиц совершивших или заверивших хозяйственную операцию;

подписи лиц, заверивших факт совершения хозяйственной операции с указанием всех их реквизитов, позволяющих однозначно идентифицировать этих лиц.

До принятия Закона №426 право подписи первичных учетных документов по умолчанию имели руководитель и главный бухгалтер предприятия. Теперь вторя подпись не обязательно должна принадлежать главному бухгалтеру — это может быть иное должностное лицо, уполномоченное на подписание документов руководителем предприятия. Да и собственное право подписи первичных документов директор компании также может передать другим сотрудника компании или даже третьим лицам.

Каким образом может быть передано право подписи первичных документов

Передача права подписи первичных учетных документов может быть осуществлена одним из двух способов:

в соответствии с внутренним распорядительным документом (приказом), подписанным руководителем;

на основании доверенности, выданной поручителем — руководителем компании доверенному лицу, которым может быть сотрудник этого предприятия или даже постороннее физическое лицо.

Основное различие этих двух вариантов передачи права подписи первичных документов в том, что приказом или иным локальным нормативным актом такая передача может быть предусмотрена хоть и в отношении конкретных людей, но занимающих определенные должности. То есть, в этом случае, в должностные обязанности человека, который получает данное право, входит подписание документов первичного кадрового или/и бухгалтерского учета.

В том случае, когда оформляется доверенность на право подписи первичных документов, это право передается конкретному физическому лицу, которое может даже не быть сотрудником данной организации.

Обратите внимание: Приказ и доверенность на право подписи первичных учетных документов предприятия регулируются разными отраслями права: приказ — трудовым законодательством, доверенность — гражданским.

Как и когда лучше оформить приказ на право подписи первичных документов

При выборе типа нормативного документа, которым будет делегировано право подписи «первички», следует руководствоваться тем, на кого распространяется ее действие. Если эти учетные документы внутреннего пользования и касаются только взаимоотношений работников и работодателя, следует издать приказ на право подписи первичных документов.

Такой приказ может быть оформлен как на одно определенное должностное лицо, но им также может быть утвержден и перечень лиц имеющих право подписи первичных документов. При этом в перечень могут быть включены как лица, трудовая функция которых ранее не предполагала такого права, так и те сотрудники, у которых такое право имеется в силу должностного положения.

В прежней редакции закона о бухгалтерском учете содержалось требование, чтобы такой список утверждался руководителем после согласования с главным бухгалтером организации. Действующая редакция Закон№ 426 не требует, чтобы руководитель утверждал, а главный бухгалтер согласовывал такой перечень лиц имеющих право подписи первичных документов. Но Министерство финансов России настаивает, чтобы на этом важном документе все-таки имелся гриф утверждения руководителем предприятия. Такой перечень с указанием видов первичных документов, которые имеет право подписывать тот или иной сотрудник позволит четко распределить полномочия между ними и предотвратит возникновение неясных или двойственных ситуаций.

Приказом может предусматриваться и возложение полномочий по подписанию каких-то определенных документов на конкретное должностное лицо. В этом случае важно четко оговорить, какие-именно документы имеет право подписывать данный сотрудник. Кроме того, в качестве приложения к приказу необходимо оформить образец подписи того сотрудника, которому делегируются полномочия по подписанию документов первичного учета. Приказ о праве подписи первичных документов, образец, представлен ниже.

Изображение - Правила подписания бухгалтерских документов proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.sekretariat.ru%2Fimages%2Fimages%2Fpervichnie_dokumenty_1_020617

Требования к оформлению образца доверенности на право подписи первичных документов

Для совершения и заверения внешних операций, чаще всего, требуется доверенность на право подписи первичных документов. Выписывает ее руководитель, действующий от имени предприятия на основании уставных документов. В данном случае именно он выступает в роли доверителя. Доверенное лицо представляет не организацию, а себя лично. Поэтому в доверенности, как правило, не указывается должность доверенного лица, да и само оно вовсе не обязательно является сотрудником данного предприятия.

В настоящее время в отношении сроков действия доверенности никаких ограничений не существует, указать можно любой. Но обязательным реквизитом без которого такой документ не будет иметь никакой юридической силы, является дата выдачи доверенности на право подписи первичных документов. В том случае, когда срок ее действия не указан, действителен будет этот документ только в течение одного года с того дня, когда выдан.

Обратите внимание: Если доверенность на право подписи первичных документов будет у доверенного лица отозвана, об этом следует предупредить всех контрагентов, с которыми он осуществлял взаимодействие, действуя по доверенности.

Если доверенность на право подписи первичных документов выдана физическому лицу, которое является сотрудником предприятия, это следует отразить в тексте его трудового договора или допсоглашения к этому документу, а также в должностной инструкции. И на допсоглашении, и на должностной инструкции ему нужно будет расписаться с указанием даты ознакомления.

Образец доверенности на право подписи первичных документов представлен ниже.

Столичный учебный центр
г. Москва

Тема: Порядок оформления бухгалтерских документов

1.Система документооборота первичных учётных документов

1. Система документооборота первичных учётных документов

Документооборот – это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

Читайте так же:  Какой размер командировочных расходов в 2019 - 2020 году суточные

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РК создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

С учетом назначения и среды обращения документов можно весьма условно разделить документооборот на: внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов — в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату.

Изображение - Правила подписания бухгалтерских документов proxy?url=https%3A%2F%2Ffs00.infourok.ru%2Fimages%2Fdoc%2F307%2F306570%2Fhello_html_1d5b77b1

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

4) обработка документа в бухгалтерии:

• таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

• группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

• котировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Пунктом 3 статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте» установлено, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Согласно п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Республике Казахстан, без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем республиканского органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина РК).

Основными правилами организации документооборота являются:

-оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

-максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

-порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Входящие. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие . Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы.

Внутренние . Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Индексация документов в делопроизводстве – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

Изображение - Правила подписания бухгалтерских документов 23423424
Автор статьи: Филипп Соловьев

Здравствуйте! Я Филипп, уже более 12 лет занимаюсь юриспруденцией. Я считаю, что являюсь профессионалом в своей области и хочу подсказать всем посетителям сайта как решать разнообразные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести как можно доступнее всю нужную информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте – всегда необходима консультация со специалистами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 4.3 проголосовавших: 14

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here