Не приняли 2-ндфл как действовать

Раз в год, до 1 апреля, в ИФНС сдается справка 2-НДФЛ. C 2016 года действует новая форма справки, которая утверждена приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Справки 2-НДФЛ представляют налоговые агенты (работодатели) по каждому физлицу, которому они в отчетном году выплачивали доход.

Если в момент сдачи в 2-НДФЛ обнаружены нарушения, то такая справка не принимается инспекцией и считается непредставленной. Почему могут не принять справку о доходах и как действовать в такой ситуации, разберемся в этой статье.

Какие справки могут не принять?

Сразу скажем, что отсутствие в справке ИНН физлица не является основанием для отказа в приеме отчетности (письма ФНС РФ от 02.02.2016 № БС-3-11/358, № БС-3-11/360). Штрафовать за это тоже не будут, но все же налоговому агенту нужно заранее принять меры для уточнения ИНН (письмо Минфина от 18.04.2016 № 03-04-06/22325). А вот если ИНН физлица будет указан, но неправильно, то это уже посчитают недостоверными сведениями и накажут штрафом в 500 рублей за каждую такую справку (п.1 ст.126.1 НК РФ).

Если отчетность сдается на электронных носителях или по телекоммуникационным каналам связи, то представленными считаются справки 2-НДФЛ, прошедшие форматный контроль, результаты которого указываются в Протоколе приема сведений о доходах. Формат представления справки о доходах физлиц установлен приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485 в приложении № 3, этот же приказ утвердил Порядок заполнения справки 2-НДФЛ. При его нарушении отчетность не примут, а в протоколе будут отражены все ошибки, которые следует исправить. Например, справка 2-НДФЛ в электронном виде не будет принята налоговой без указания фамилии ответственного лица, а также, если указанная фамилия не относится к владельцу электронной подписи.

Если справки 2-НДФЛ сдаются на бумаге, то представленными считаются только те из них, которые прошли контроль заполнения. Не примут справки, в которых отсутствуют обязательные данные, в том числе:

• наименование, ИНН, КПП, ОКТМО налогового агента,
• ФИО, дата рождения, адрес, паспортные данные физлица-получателя дохода,
• данные о доходах, суммах налога (исчисленных, удержанных и перечисленных).

Также не принимаются отчеты 2-НДФЛ с исправлениями. Справки, не прошедшие контроль, возвращаются налоговому агенту для исправления и вычеркиваются из общего реестра. Результаты обязательно отражаются в Протоколе приема.

Итак, что делать, если не приняли справку 2-НДФЛ и вы получили от ИФНС отказ в приеме сведений о доходах:

• исправьте ошибки, указанные в Протоколе приема сведений о доходах физлиц,
• сдайте непринятую отчетность заново. Если вы не успете в срок сдать новый отчет, вам грозит штраф по статье 126 НК РФ (200 руб. за каждый документ).

По «отказным» справкам 2-НДФЛ следует подавать не корректирующую отчетность, поскольку первичный отчет вообще не был принят, а заполнить новую справку под тем же номером, указав в поле «Номер корректировки» цифру «00» и новую дату.

Обратите внимание, что справки 2-НДФЛ в 2016 году лучше проверять внимательно и избегать ошибок. С 1 января 2016 года начала действовать новая статья НК РФ – 126.1 (введена законом от 02.05.2015 № 113-ФЗ), по которой за недостоверные сведения в документах налоговому агенту грозит штраф в 500 рублей за каждую справку. Это, кстати, касается и формы 6-НДФЛ, которая также является отчетностью налогового агента. Штраф придется заплатить, если ошибки обнаружил налоговая, даже если исправленные отчеты вы отправите в установленный срок – до 1 апреля. Штрафа не будет лишь, если вы сами выявите ошибки и справите их до того, как налоговый орган обнаружит недочеты в отчетности.

Любую отчетность, сдаваемую в налоговую, ответственные инспекторы подвергают тщательной проверке. Так, если при принятии 2-НДФЛ выяснится, что что-то заполнено неверно, ее не примут. Если же их было несколько, часть документации могут забрать, а остальные вернуть обратно. Как же действовать, если не приняли справку 2-НДФЛ?

Справка 2-НДФЛ проходит несколько этапов проверки. Они показаны в таблице.

В случае отсутствия ошибок налоговая инспекция забирает документ для дальнейшей проверки. Независимо от дальнейшей судьбы справки, она считается поданной в соответствии с установленным ФНС порядком.

Что предпринять, когда не приняли справку 2-НДФЛ

Во время проверки сдаваемых налоговыми агентами справок 2-НДФЛ ответственные лица составляют соответствующие протоколы приема. В них налоговики отображают информацию о том, какие из сдаваемых справок отклонены и какова причина отказа. Основная часть такого протокола выглядит так:

Далее налоговому агенту, а точнее – ответственному за сдачу отчетности лицу, необходимо внимательно изучить протокол. Посмотреть, что нужно переделать. После этого справки составляют заново с внесенными изменениями. Принятые 2-НДФЛ переписывать заново не надо, ведь они уже сданы в налоговую службу.

Кроме переделанных справок придется составить еще и реестр. Причем его отсутствие может послужить причиной отказа в приеме документов и штрафа в размере 200 рублей (ст. 126 НК РФ).

Внесение исправлений требует времени, потому сдавать справки лучше заранее. Когда не приняли справку 2-НДФЛ, отклоненные экземпляры нужно переделать и вновь сдать в налоговую службу до отчетной даты. Если сроки будут нарушены, за каждую несвоевременно принесенную справку налоговому агенту придется уплатить штраф. Он равен 200 рублям.

Если же изначально сдать справки хотя бы на несколько дней пораньше, то внести исправления можно будет вовремя.

ПРИМЕР
Налоговый агент сдал 12 справок 2-НДФЛ, шесть из которых инспекция не приняла. Предприниматель вносит исправления, но сдать отчетность с обновленными данными вовремя не успевает. В этом случае ему придется уплатить штраф в общей сумме – 1200 рублей.

Одна сторона медали – когда сразу не приняли справку 2-НДФЛ. Другая – когда уже после приемки справок налоговые инспекторы могут обнаружить, что одна или несколько 2-НДФЛ заполнены неверно. Например, при сверке информации может оказаться, что указанный в отчете ИНН принадлежит совсем не тому лицу, по которому был подан документ о доходах.

В такой ситуации на налогового агента наложат штраф в размере 500 рублей за каждую такую справку. Причиной тому будет указание сведений, оказавшихся недостоверными.

ПРИМЕР
Если при заполнении справок в четырех из них были сделаны ошибки в ИНН, то заплатить налоговому агенту придется уже 2000 рублей (500 × 4).

Если налоговый агент сам нашел в своих справках ошибки, он может избежать необходимости платить штраф. Это реально только в том случае, когда в ИФНС будет отправлена откорректированная справка. Подать ее нужно прежде, чем несоответствие будет выявлено налоговиками.

Все налоговые агенты сегодня знают о том, что за ними законодательством закреплена необходимость подачи справок 2-НДФЛ, и за несвоевременное предоставление отчетности предусматривается достаточно суровое наказание.

При этом с недавнего времени ввели административную ответственность не только в случае опоздания, но и в случае подачи недостоверной информации при подаче этих справок, и за каждую ошибочную статью придется платить штраф.

В связи с этим многим полезно будет заранее узнать о том, какие действия можно предпринять в том случае, если не приняли 2-НДФЛ, и по каким причинам может произойти такая ситуация.

В случае обнаружения каких-либо ошибок в отчетности некоторые компании предпочитают заново отправить в налоговую службу полный комплект необходимой документации, полностью выгружая стандартный файл из программы, но на самом деле это некорректное действие. Зато единственным правильным решением в данном случае будет уточнение только тех справок, в которых были обнаружены ошибки. Другими словами, придется создать отдельный файл, в котором будет писаться уточненная информация, так как в противном случае инспекция просто не примет поданные документы.

Помимо этого, некоторые компании заново проводят нумерацию справок, что также является некорректным, потому что в налоговой службе справки, имеющие один и тот же номер, будут дублироваться. Правильно ставить нумерацию на уточненной документации можно двумя способами.

По тем справкам, которые в принципе не были поданы, нужно продолжать нумерацию, но если компания вносит корректировки в уже сданный документ, то в таком случае нумеровать их нужно через дробь. Другими словами, если, к примеру, какие-либо ошибки были обнаружены в отчетности №20, то в таком случае повторно нужно подавать этот документ под номером №20/1.

Помимо всего прочего, в соответствии с последними изменениями компании имеют право подавать бумажную документацию меньше чем за 25 человек, но некоторые компании считают, что если они сдают менее 25 бумаг, то в таком случае они могут подаваться в бумажном формате, но на самом деле это неверное суждение.

Правила, связанные с электронной подачей справок, распространяются на те компании, которые на протяжении прошлого года выплачивали доход менее чем 25 сотрудникам.

При обнаружении каких-либо неточностей компания может встретиться с определенными проблемами при подаче отчетности, но при этом не все понимают, что именно может произойти в подобной ситуации.

В случае отправки документов нужно указывать следующую информацию:

• В корректируемых документах в разделе «Номер корректировки» нужно поставить значение, которое будет на единицу больше по сравнению с указанным в прошлой справке. В аннулирующем документе, который будет отослан вместо поданной ранее, в данном разделе уже нужно будет указывать «99», в то время как в первичной документации – «00».
• Отчетность должна включать в себя только те справки, в которые вносились какие-либо корректировки.
• Номера справок, которые должны отправляться вновь, должны полностью совпадать с теми, которые проставлены на ранее принятые документы.
• Если требуется подача только одного документа, то в таком случае в процессе его отправки нужно будет указывать следующий порядковый номер.

Если требуется провести корректировку личной информации, то в таком случае отчетность должна подаваться в соответствии с правилами, прописанными в пунктах 1-3.

Если на такую отчетность из налоговой службы поступит отказ, в котором будет указываться, что указан другой ФИО или другие личные данные, то в таком случае нужно будет подать повторное обращение сотрудникам инспекции и указать о просьбе принять отчетность, игнорируя ранее вынесенные предупреждение.

Помимо этого, можно будет также подать обращение инспектору и указать просьбу об удалении некорректных справок, после чего подать документы с правильной информацией, сохраняя указанную ранее нумерацию.

Бывает так, что компания просто не имеет возможности выплачивать своим сотрудникам зарплату в установленные сроки, и в такой ситуации многие бухгалтеры задаются вопросами о том, каким образом должна нужная сумма отражаться в подаваемой отчетности. На самом же деле отражать начисленную зарплату нужно вне зависимости от того, была ли она по факту выплачена сотрудникам.

При этом стоит отметить, что нужно указывать такую сумму заработной платы в соответствии со следующими правилами:

• сумма начисленной зарплаты пишется в разделе 3, после чего рассчитанная сумма будет указываться в итоговом показателе, а также отражаться в разделе 5;
• налог отражается в составе итогового значения в разделе 5 в пункте «Исчисленная сумма налога»;
• не нужно заполнять пункты «Перечисленная сумма налога» и «Удержанная сумма налога» в разделе 5;
• бухгалтер должен самостоятельно заполнить только ту справку, которая имеет признак «1».

Если же зарплата была начислена в одном году, а выплачена в другом, то в таком случае ее также нужно будет указывать, потому что, по мнению сотрудников налоговой службы, справка 2-НДФЛ должна включать в себя любую информацию, связанную с прошлогодней прибылью. Это правило полностью сохраняется и в той ситуации, если налоги с той заработной платы, которая была начислена в прошлом году, перечисляются в новом году. Если же данная справка уже была подана, то в таком случае работодатель должен будет провести корректировку.

Если налог был удержан правильно, но излишне начислен в бюджет, то в таком случае лишняя сумма не относится к категории налогов и, соответственно, ее не обязательно нужно указать в справке.

Случаются ситуации, когда сумма вычетов сотрудника превышает полученные им доходы, и в такой ситуации форма 2-НДФЛ заполняется с некоторыми сложностями. В частности, это связано с ограниченностью используемых программ, которые не позволяют прописывать сумму вычетов, если она превышает прибыль физического лица.

Коды доходов и вычетов для 2-НДФЛ за 2019 год представлены в нашей статье.

В такой ситуации нужно в разделе 4 указать сумму вычетов так, чтобы по прописанным кодам она была равной величине дохода, в то время как в разделе 5 указать нули в пунктах «Налоговая база», «Исчисленная сумма налога», а также «Удержанная сумма налога». Подобная справка должна оформляться исключительно с признаком «1».

Бланк формы 2-НДФЛ

Действующее законодательство устанавливает достаточно четкие правила того, как должны исправляться ошибки, и в частности, это касается указания соответствующего номера корректировки:

• в процессе оформления первичной справки указывается «00»;
• в процессе оформления корректирующей справки вместо ранее указанного значения указывается на единицу больше;
• в процессе оформления аннулирующей справки нужно ставить значение «99».

Корректирующая форма подается с целью корректировки ошибок в первичной форме, в то время как аннулирующая отправляется с той целью, чтобы отменить информацию, которую в принципе не требуется представлять.

В том случае, если после отправки данной справки в электронной форме налоговый орган ее не принял, потребуется подача не корректировки, а полностью нового документа с аналогичным номером, но только в нем нужно будет указать новую дату отправки. Таким образом, подача корректирующей справки не требуется, потому что по указанному физическому лицу отчетность не была принята и нужно информацию отправлять повторно.

Для тех, кто отчитывается по упрощенной системе налогообложения, ей нужно будет подавать отчетность также по форме 2-НДФЛ. При этом, если компания имеет менее 25 человек, то в таком случае все необходимые справки могут ей подаваться в бумажном виде, в то время как для более крупных организаций эта возможность не предусматривается, в связи с чем приходится подавать все нужные сведения в электронном формате. При этом, если справки будут понесены на бумаге или же магнитных носителях, то в таком случае потребуется также заполнение и подача реестра данных о прибыли физических лиц.

На каждого сотрудника должна подаваться только одна справка вне зависимости от того, сколько ставок используется по отношению к заработной плате того или иного сотрудника. В данном случае нужно просто отдельно заполнять разделы 3 и 5 по отношению к каждой отдельной ставке.

Если налог был удержан более положенного, то в таком случае нужно показывать его в справке только в том случае, если излишки на данный момент еще не были возвращены сотруднику в соответствии с действующим законодательством. При этом, соответственно, переплата должна быть возвращена сотруднику, и зачитывать ее в счет удержаний следующего периода запрещено.

На протяжении десяти дней с момента обнаружения ошибки о ней нужно сообщить сотруднику, после чего он напишет заявление с просьбой о возврате средств, и их нужно будет вернуть в течение трех месяцев. При этом стоит отметить тот факт, что данная переплата должна быть возвращена только в безналичной форме, то есть переведена на банковский счет работника.

Если справочник кодов не включает в себя тех или иных видов прибыли, то в таком случае ее нужно относить к категории других выплат, в то время как те виды прибыли, которые в принципе не облагаются налогом на доход физических лиц, в принципе не нужно заносить в справку. Данный перечень полностью указан в нормах статьи 217 Налогового кодекса.

Процедура проверки справки 2-НДФЛ осуществляется в несколько этапов. В первую очередь, документы подвергаются первичной проверки в процессе принятия сотрудниками налоговой службы, когда ответственные лица проводят внимательный осмотр справок. Делается это с той целью, чтобы убедиться в полноценности внесенной в отчетность информации, а также с целью проверки структуры указанной информации. Если все, на первый взгляд, соответствует установленным нормам, налоговая служба принимает справку к проверке.

После этого уже проводится комплексное изучение всей информации, то есть непосредственная проверка содержания документа. Чаще всего обнаружение ошибок происходит именно в этот момент, так как первоначально налоговые служащие определяют только соответствие принятым нормам заполнения, а не указанную информацию по факту.

В процессе проведения проверки поданной документации уполномоченные лица должны в обязательном порядке составить специализированные протоколы приема, в которых указывается полный перечень информации касательно того, какие из сдаваемых справок были полностью отклонены и в чем заключается причина этого решения.

После этого налоговый агент должен будет провести внимательное изучение протокола и определить перечень пунктов, которые должны подвергаться корректировке. Затем уже проводится повторное составление справок со всеми внесенными корректировками, и принятые 2-НДФЛ переписывать не обязательно, так как они уже были поданы в налоговую службу.

Помимо переделанных справок, также придется составлять специализированный реестр, отсутствие которого может стать причиной повторного отказа в приеме документации, а также наложения на уполномоченных лиц штрафа на сумму 200 рублей.

При этом стоит отметить, что бывает и так, что справки отклоняются не сразу, а только через определенный промежуток времени, когда инспекторы обнаруживают некорректное заполнение одного или нескольких отчетных документов. К примеру, при проведении сверки данных может обнаружиться, что ИНН, указанный в отчете, принадлежит не тому лицу, по которому подавалась отчетность о прибыли. В подобной ситуации налоговый агент получает штраф на сумму 500 рублей за каждую поданную справку, и причиной этого наказания является указание недостоверной информации.

Правильная форма 2-НДФЛ доступна по данной ссылке.

Пример заполнения 2-НДФЛ на иностранного работника можно посмотреть тут.

Как и любая отчетность, сдаваемая в ИФНС, справка 2-НДФЛ (утв. Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ ) проверяется налоговиками. При этом справки 2-НДФЛ проходят двойную проверку: при их представлении и после. Непосредственно при представлении налоговики проверяют справки в том числе на предмет заполнения всех обязательных полей и структуры данных в полях, т. е. справки 2-НДФЛ проходят форматно-логический контроль/контроль заполнения. И представленными считаются только те справки 2-НДФЛ, которые прошли такой контроль (п. 11, 17, 30 Порядка, утв. Приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@ (далее – Порядок)).

Проверив при приемке ваши справки 2-НДФЛ, налоговики обязаны выдать Протокол приема сведений о доходах физических лиц (Приложения № 2 и № 3 к Порядку ). Из этого протокола вы увидите, какие именно справки 2-НДФЛ не были приняты ИФНС и по какой причине.

Изучив Протокол, вам надо заново заполнить непринятые справки 2-НДФЛ, устранив в них найденные инспекторами ошибки, и представить их в ИФНС. Справки нужно сопроводить реестром.

Если исправленные справки 2-НДФЛ вы представили позже установленного срока

В этом случае вам грозит штраф в размере 200 руб. за каждую не вовремя сданную справку 2-НДФЛ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Поэтому имеет смысл не тянуть с представлением справок до последнего дня, установленного для их сдачи, а подать их в ИФНС заранее, чтобы в случае обнаружения в них ошибок у вас была возможность исправить непринятые справки 2-НДФЛ и сдать их в инспекцию без штрафа.

Если налоговики обнаружат ошибки в тех справках 2-НДФЛ, которые они уже приняли

Например, если инспекторы обнаружат, что поле справки 2-НДФЛ «ИНН в Российской Федерации» заполнено, но в нем указан ИНН, присвоенный не тому физлицу, на которого вы подали справку. Тогда вас оштрафуют на 500 руб. за указание недостоверных сведений (п. 1 ст. 126.1 НК РФ, Письма ФНС от 09.03.2016 №№ БС-3-11/959@, БС-3-11/957@, БС-4-11/3697@ ). Причем штраф в таком размере налагается за каждую справку 2-НДФЛ с неточными данными. К примеру, в 10 справках налоговики нашли неточности, соответственно, штраф составит 5000 руб. (500 руб. х 10). Единственная возможность избежать штрафа в этой ситуации – подать откорректированную справку 2-НДФЛ до того момента, пока ошибку в справке обнаружат инспекторы.

Все про новую 2-НДФЛ: теперь одна форма для инспекции, другая – для работника

Документ вступает в силу с 1 января 2019 года и применяется начиная с представления сведений о доходах физических лиц за 2018 год.

Полностью изменён порядок отражения данных о доходах и налоге. В новой справке расшифровка сведений о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода перешла из общих разделов в отдельное приложение.

Не нужно будет указывать ИНН физлица в стране гражданства — такого поля в новой справке нет. Нужно будет указывать только российский ИНН.

Детские, социальные и имущественные вычеты потребуется отражать в разделе 3, а не 4. Кроме этого, в 2-НДФЛ появится новое поле «Код вида уведомления».

Для новой справки 2-НДФЛ предусмотрено 4 признака: 1 — в общем случае; 2 — при невозможности удержать налог; 3 — в общем случае, если ее сдает правопреемник налогового агента, 4 — при невозможности удержать налог, если ее сдает правопреемник налогового агента. Кроме того, в приказе содержатся и другие коды, которые налоговые агенты должны применять при заполнении этого документа. В частности, коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика.

При невозможности в течение налогового периода удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан подать в ИФНС справку 2-НДФЛ с признаком «2». Срок направления НДФЛ в таких случаях — не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства.

Справка 2-НДФЛ с ошибками: исправление по новым правилам

В целях избежания негативных последствий налоговому агенту следует своевременно исправлять ошибки в справках 2-НДФЛ. С 1 января 2016 года вступила в силу статья 126.1 НК РФ (Федеральный закон от 02.05.2015 № 113-ФЗ) об установлении ответственности налоговых агентов за представление документов, содержащих недостоверные сведения (в том числе сведений по форме 2-НДФЛ) в виде штрафа в размере 500 рублей за каждый документ. Ранее законодательство предусматривало лишь ответственность за непредставление в установленный срок документов или иных сведений (ст. 126 НК РФ).

Ответственность в виде штрафа за недостоверные сведения будет применяться и к сведениям, представленным за 2015 год. Поэтому налоговые органы будут уделять особое внимание полноте и достоверности представления налоговыми агентами сведений по форме 2-НДФЛ за 2015 год (письмо ФНС России от 18.12.2015 № БС-4-11/22203@).

При выявлении фактов представления документов, содержащих недостоверные сведения, должностным лицом налогового органа в течение 10 дней со дня выявления указанного нарушения должен быть составлен акт по утвержденной форме (приказ ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@). Акт вручается лицу, совершившему налоговое правонарушение, под расписку или передается иным способом, свидетельствующим о дате его получения (ст. 101.4 НК РФ).

Однако штрафа можно избежать, если до получения такого акта налоговый агент самостоятельно выявит ошибки в представленных им справках по форме 2-НДФЛ и представит налоговому органу уточненные сведения (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Поэтому так важно своевременное выявление ошибок и подача корректирующих сведений.

Ни НК РФ, ни Порядок заполнения формы сведений о доходах физического лица (утв. приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ (далее – Порядок)) не раскрывают понятия “недостоверные сведения”. Помимо ошибок, влияющих на размер дохода и сумму налога, недостоверными сведениями также могут быть признаны неточности в персональных данных налогоплательщика. В частности, признаются недостоверными сведения, содержащие некорректный ИНН (присвоенный иному физическому лицу). Поэтому если нет уверенности в правильности ИНН, лучше его вообще не указывать, ведь сведения по форме 2-НДФЛ без указания ИНН считаются прошедшими форматно-логический контроль и подлежат приему (письмо ФНС России от 09.03.2016 № БС-4-11/3697@).

Можно предположить, что недостоверными сведениями признается любая информация, которая приведет к затруднению или невозможности осуществления налоговым органом контроля данных о суммах НДФЛ, исчисленных с каждого налогоплательщика, налоговых вычетах, предоставленных ему, и т.п. Поэтому в случае выявления таких недостоверных сведений налоговому агенту стоит оперативно их исправить, направив в налоговый орган соответствующую информацию, даже в том случае, если такие сведения не влияют на сумму налога.

В 2016 году налоговые агенты представляли сведения о выплаченных доходах за 2015 год по обновленной форме 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ (далее – Справка 2-НДФЛ) и в соответствии с новым Порядком. Дополнительно были утверждены новые коды видов доходов и вычетов (приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@), которые используются при заполнении Справки 2-НДФЛ.

Порядком установлены новые правила исправления ошибок, для чего в заголовке Справки 2-НДФЛ предусмотрено поле “Номер корректировки”:

• при составлении первичной формы Справки 2-НДФЛ проставляется “00”;
• при составлении корректирующей Справки 2-НДФЛ взамен ранее представленной указывается значение на единицу больше, чем указано в предыдущей Справке по форме 2-НДФЛ (“01”, “02” и так далее);
• при составлении аннулирующей Справки 2-НДФЛ взамен ранее представленной проставляется цифра “99”.

Корректирующую форму Справки 2-НДФЛ подают, чтобы исправить ошибки в первичной форме. А аннулирующую – чтобы отменить сведения, которые вообще не нужно было представлять.

В случае если после отправки Справки 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам она не была принята налоговым органом (получен протокол, содержащий описание ошибок форматного контроля), то необходимо подавать не корректировку, а новую справку с тем же номером, указанием в поле “Номер корректировки” значения “00”, но с указанием новой даты. То есть корректирующую Справку 2-НДФЛ подавать не надо, так как по данному физическому лицу Справка 2-НДФЛ налоговой инспекцией не принята и необходимо повторно отправить данные (п. 14 приказа ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@).

Если обнаружены ошибки в принятой налоговым органом Справке 2-НДФЛ, необходимо подать новую Справку 2-НДФЛ с правильными данными с указанием прежнего номера ранее представленной Справки 2-НДФЛ, но даты составления корректирующей. При этом если налоговый агент впервые уточняет сведения о доходах физического лица, то в поле “Номер корректировки” корректирующей Справки 2-НДФЛ необходимо поставить значение “01”, если подается вторая корректирующая Справка 2-НДФЛ по этому же физическому лицу – “02” и т.д.

Количество корректирующих Справок 2-НДФЛ практически не ограничено – номер уточнения (корректировки) Справки по форме 2-НДФЛ может принимать значения от 01 до 98.

Налоговый агент подал сведения о доходах физического лица, являющегося высококвалифицированным специалистом (Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ), не имеющего на 31.12.2015 статуса резидента РФ, ошибочно указав в поле “Статус налогоплательщика” код “1”, который применяется при подаче сведений о доходах, выплаченных физическим лицам – налоговым резидентам РФ. Впоследствии налоговым агентом ошибка была обнаружена и подана корректирующая Справка 2-НДФЛ (см. рис. 1, 2).

Рис. 1. Ошибочное указание неверного статуса налогоплательщика в первичной справке 2-НДФЛ

Рис. 2. Корректирующая справка при ошибочном указании неверного статуса налогоплательщика в первичной справке 2-НДФЛ

Важно верно указывать статус налогоплатека в поле “Статус налогоплательщика” даже в том случае, если к доходам различных категорий физических лиц применяется одинаковая ставка и на первый взгляд указание неверного кода статуса налогоплательщика (например, “1” вместо “3”) не влияет на результат налогообложения.

Ведь несмотря на то, что доходы некоторых категорий лиц, не являющихся резидентами, могут облагаться по ставке 13 процентов (то есть как и доходы резидентов (п. 1 ст. 224 НК РФ)), в отношении таких доходов нормами главы 23 НК РФ установлены особые правила, исполнение которых должен проконтролировать налоговый орган, например:

• только к доходам, полученным резидентами и облагаемым по ставке 13 процентов (кроме доходов от долевого участия), могут применяться налоговые вычеты (ст. 218-221, п. 3 ст. 210 НК РФ);
• ставка 13 процентов применяется только к доходам от осуществления трудовой деятельности лиц, признаваемых высококвалифицированными специалистами, участниками Госпрограммы по оказанию содействия добровольному переселению в Россию соотечественников, проживающих за рубежом и иных лиц, указанных в абзацах 4-7 пункта 3 статьи 224 НК РФ, не являющихся налоговыми резидентами РФ.

Уточненная Справка 2-НДФЛ о доходах физического лица, которому налоговым агентом был произведен перерасчет НДФЛ за предшествующие налоговые периоды (например, за 2014 год), представляется по форме, действовавшей в том налоговом периоде, за который вносятся соответствующие изменения (п. 5 приказа ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@).

В апреле 2016 г. после сдачи сведений по форме 2-НДФЛ за 2015 г. была выявлена ошибка по исчисленному налогу у одного из сотрудников, связанная с неотражением суммы подарка стоимостью 5000 руб., полученного им от организации на юбилей в ноябре 2015 г. Бухгалтерией стоимость подарка уменьшена на 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ) и осуществлено доначисление налога. Поскольку доначисление налога произошло после подачи сведений за отчетный период, налоговому агенту помимо подачи корректирующей Справки 2-НДФЛ необходимо также проинформировать налоговый орган (и самого налогоплательщика) о сумме дохода и о невозможности удержать НДФЛ. Заполненные корректирующая Справка 2-НДФЛ и сообщение о невозможности удержать налог для примера 2 приведены на рис. 3, 4.

Рис. 3. Корректирующая справка 2-НДФЛ

Рис. 4. Сообщение о невозможности удержать НДФЛ

Сообщить о невозможности удержать НДФЛ налоговый агент обязан, даже если был пропущен установленный для этого срок (п. 5 ст. 226 НК РФ) – 1 марта года, следующего за годом, в котором был выплачен доход.

При этом непредставление в установленный срок налоговым агентом в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ, влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

В форме аннулирующей справки 2-НДФЛ заполняются заголовок, все показатели раздела 1 “Данные о налоговом агенте” и раздела 2 “Данные о физическом лице – получателе дохода”, указанные в представленной ранее Справке 2-НДФЛ. Остальные разделы (3, 4 и 5) Справки не заполняются.

Сведения о доходах сотрудника обособленного подразделения, выплаченных ему за 2015 г., поданы по месту учета головной организации, что явилось нарушением (п. 2 ст. 230 НК РФ). При этом НДФЛ, исчисленный с его доходов, перечислялся в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения (п. 7 ст. 226 НК РФ). Для исправления ошибки необходимо подать Справку по форме 2-НДФЛ по месту учета обособленного подразделения и аннулировать Справку 2-НДФЛ, поданную по месту учета головной организации (см. рис. 5, 6).

Рис. 5. Аннулирующая справка 2-НДФЛ по месту учета головной организации

Рис. 6. Верная справка 2-НДФЛ, поданная по месту учета обособленного подразделения

Ольга Ткач, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Оцените статью: