Сегодня рассмотрим тему: "как налоговому агенту сдавать справки 2-ндфл по ткс с 2019 - 2020 года" и разберем основываясь на примерах. Все вопросы вы можете задать в комментариях к статье.
Содержание
- 1 Как налоговому агенту сдавать справки 2-НДФЛ по ТКС с 2019 года
- 2 За неверный ИНН физлица в справке 2-НДФЛ налоговому агенту грозит штраф
- 3 Налоговые агенты будут представлять справки 2-НДФЛ по машиноориентированной форме
- 4 Новая 2 НДФЛ: сроки сдачи в 2019 году за 2018 год таблица
- 5 Изменен порядок представления в инспекцию справок 2-НДФЛ
Порядок представления налоговыми агентами справок по форме 2-НДФЛ на бумажном носителе с 2019 года ФНС России несколько скорректировала в связи с введением совершенно нового бланка этой справки для сдачи её в налоговую. Далее детально о сдаче бумажных справок 2-НДФЛ в 2019 году.
Приказ ФНС России от 2 октября 2018 года № ММВ-7-11/566 (далее также – Порядок представления) утвердил с 2019 года совершенно новый бумажный бланк сведений о доходах физических лиц и суммах НДФЛ. Даже сама справка 2-НДФЛ на бумаге теперь называется иначе.
Это изменение автоматически затронуло правила, как сдать 2-НДФЛ на бумажном носителе. Порядок представления этих справок с 2019 года регулирует:
- Раздел II Приложения № 4 названного приказа ФНС (сдача справок);
- Приложение № 1 (сам бланк);
- Приложение № 2 (заполнение бланка).
Сведения о доходах физических лиц и суммах НДФЛ по ним в бумажном виде представляют в инспекцию вместе с сопроводительным реестром таких справок за 2018 год в двух экземплярах. Это можно сделать:
- лично (глава фирмы, ИП или кто-то по доверенности);
- почтой с описью вложения.
В день сдачи справок и сопроводительных реестров должностное лицо ИФНС, уполномоченное принимать эти документы, в присутствии налогового агента или его представителя осуществляет контроль заполнения всех поданных справок на предмет:
- наличия в 2-НДФЛ заполненных реквизитов о налоговом агенте, о физлице – получателе дохода, данных о доходах, удержанных и перечисленных суммах налога;
- отсутствия исправлений.
По результатам контроля заполнения инспекция ФНС России в 2019 году оформляет в 2-х экземплярах протокол приема справок о доходах и суммах налога физических лиц за 2018 год». Оба экземпляра протокола подписывает должностное лицо налогового органа.
По одному экземпляру реестра и протокола выдают налоговому агенту или его представителю на руки (если действия происходят в его присутствии) либо направляют по почте в течение 10 рабочих дней с даты приема справок. Вторые экземпляры остаются в налоговом органе.
В итоге, протокол подтверждает факт получения налоговым органом справок 2-НДФЛ на бумажном носителе от налогового агента.
Печать на бумажной 2-НДФЛ не нужна (письмо ФНС от 17.02.2016 № БС-4-11/2577).
![]() |
Видео (кликните для воспроизведения). |
Как налоговому агенту сдавать справки 2-НДФЛ по ТКС с 2019 года
В 2018 году порядок представления в налоговую справок по форме 2-НДФЛ в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) несколько скорректировали в связи с введением нового бланка этой справки. Далее подробности.
Приказ ФНС России от 2 октября 2018 года № ММВ-7-11/566 (далее также – Порядок представления) утвердил с 2019 года совершенно новый бланк сведений о доходах физических лиц и суммах НДФЛ. Даже сама справка теперь называется иначе.
Это изменение автоматически затронуло электронный формат и порядок представления справок 2-НДФЛ по ТКС. Этот регулирует:
- Раздел III Приложения № 4 названного приказа ФНС;
- Приложение № 3.
При сдаче Сведений о доходах физлиц и суммах налога на их доходы по форме 2-НДФЛ в электронной форме по телекоммуникационным каналам налоговый агент не дублирует их на бумажном носителе.
Справки представляют по месту учета налогового агента (нанимателя) через оператора, обеспечивающего обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота между ИФНС и налоговым агентом.
У налогового агента есть возможность сдавать справки 2-НДФЛ в электронном виде по ТКС, если он может:
- Формировать справки для их последующей передачи в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи;
- Шифровать при отправке и дешифровать при получении информации с использованием шифровальных средств;
- Формировать усиленную квалифицированную электронную подпись при передаче информации и проверять её при получении данных.
При отправке справок в электронной форме по ТКС налоговый орган обязан передать налоговому агенту извещение о получении электронного документа. Оно подтверждает факт получения справок налоговиками. Указанное извещение инспекция заверяет своей усиленной квалифицированной электронной подписью.
При отправке справок 2-НДФЛ в электронной форме по ТКС налоговый агент соблюдает следующий порядок электронного документооборота:
- подписывает файл усиленной квалифицированной ЭП;
- отправляет в зашифрованном виде в адрес налогового органа.
- подтверждение даты их отправки от оператора электронного документооборота;
- извещение о получении от налогового органа.
В течение 10 рабочих дней с даты отправки справок 2-НДФЛ налоговый орган направляет налоговому агенту два электронных документа:
- Реестр (Приложение № 1 к Порядку представления);
- Протокол приема справок о доходах и суммах налога физических лиц за 20__ год (Приложение № 2 к Порядку представления).
![]() |
Видео (кликните для воспроизведения). |
Учтите, что представленными можно считать только те справки, которые прошли в ИФНС контроль на предмет соответствия своему актуальному электронному формату.
За неверный ИНН физлица в справке 2-НДФЛ налоговому агенту грозит штраф
Налогового агента, который указал некорректный ИНН «физика» (например, присвоенный другому лицу), могут оштрафовать за подачу недостоверных сведений.
Размер штрафа составляет 500 рублей за каждую справку с некорректными данными.
Впрочем, если налоговый агент сам обнаружил свою ошибку и подал уточненную справку 2-НДФЛ до того, как о допущенной погрешности ему сообщила ИФНС, то от штрафа он освобождается п.2 ст.126.1 НК РФ.
Кстати, если сдать 2-НДФЛ вовсе без ИНН налогоплательщика, то справку все равно примут. Ведь порядок представления справки по форме 2-НДФЛ не требует обязательного заполнения этого реквизита .
Напомним, что представить в инспекцию 2-НДФЛ организации и ИП, выплачивавшие в 2015 году физлицам облагаемые НДФЛ доходы, должны не позднее 1 апреля . А в случае, если налоговый агент не смог по какой-то причине удержать соответствующую сумму налога – не позднее 1 марта .
Новостная рассылка для бухгалтера
Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.
Получайте бесплатную рассылку бухгалтерских новостей на электронную почту.
Налоговые агенты будут представлять справки 2-НДФЛ по машиноориентированной форме
Федеральная налоговая служба утвердила новую форму сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц «Справка о доходах и суммах налога физического лица» .
Приказом утверждены две формы справки:
- первая имеет машиноориентированную форму и предназначена для налоговых агентов (в частности, работодателей), представляющих налоговую отчетность на бумаге (форма 2-НДФЛ).
- вторая форма – справка о доходах и суммах налога физического лица, которая выдается налоговыми агентами физическим лицам по их заявлениям для представления по месту требования.
Машиноориентированная форма 2-НДФЛ состоит из основного листа и приложения. На основном листе отражены суммы дохода и налога на доходы физических лиц, а в приложении – сведения о доходах и соответствующих вычетах с разбивкой по месяцам налогового периода с указанием кодов видов дохода и кодов видов вычетов. При необходимости налоговым агентом заполняется нужное количество листов. Машиноориентированная форма позволит налоговым органам автоматизировать процесс сканирования, распознавания и оцифровки полученных от налоговых агентов на бумажном носителе справок 2-НДФЛ, что ускорит прием и обработку представленных данных, а также подтверждение прав на налоговые вычеты работников таких организаций (ИП).
При этом на налоговых агентах, представляющих налоговую отчетность в электронной форме по ТКС, изменение формы 2-НДФЛ практически не скажется, поскольку XML-файлы формируются с помощью специальной программы.
Форма справки, выдаваемой работникам, осталась прежней, за исключением незначительных изменений по сравнению с действующей формой 2-НДФЛ.
Справки по новой форме будут представляться, начиная с отчетности за 2018 год.
С 01 января 2019 года в Российской Федерации будут использоваться новые формы подачи сведений в ФНС России о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц.
Справка о доходах и суммах налога физического лица
Приказ Федеральной налоговой службы от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ был официально зарегистрирован 22.10.2018 за № 52491, а опубликован 23.10.2018 , номер опубликования 0001201810230019.
Таким образом, начиная с 2019 года, будет применяться совершенно новая форма справки 2-НДФЛ при сдаче сведений за 2018 год и последующие годы.
Изменения: Справка 2-НДФЛ теперь именуется «Справка о доходах и суммах налога физического лица» , а до этого она именовалась как: «Справка о доходах физического лица».
Еще одно важное нововведение: справки в инспекцию и работникам теперь отличаются.
Внешне новая форма выглядит, как налоговая декларация , где в самом верху заполняются ИНН и КПП организации и далее остальные реквизиты компании.
Раньше в справках нужно было ставить один из двух признаков 1 или 2.
У новой справки может быть 4 признака:
- цифра 1 – в общем случае;
- цифра 2 – при невозможности удержать налог;
- цифра 3 – в общем случае, если ее сдает правопреемник налогового агента;
- цифра 4 – при невозможности удержать налог, если ее сдает правопреемник налогового агента.
Теперь в отдельном приложении «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» должны отражаться все доходы и вычеты из дохода с расшифровкой по месяцам (которые раньше отражались в разделе 3).
.
Все, что раньше отражалось в разделе 5, а именно – «Общие доходы, база по налогам, исчисленный и удержанный НДФЛ », теперь попадают в раздел 2 новой справки.
Вместо раздела старой справки под номером 4 для отражения сведений «Детские, социальные и имущественные вычеты» теперь используется раздел 3.
Еще в новой редакции справки 2-НДФЛ появился новый реквизит «Код вида уведомления».
Теперь работодатели будут указывать коды:
- «1» — для уведомления на имущественный вычет;
- «2» — для уведомления на социальный вычет;
- «3» — для уведомления, которое подтверждает право работодателя уменьшить НДФЛ на аванс, который иностранец внес за патент.
Образец 1. Справка 2-НДФЛ в инспекцию:
Часть №1
Образец справки 2-НДФЛ для ИФНС начиная с 2019 года
Часть №2 (приложение)
Образец приложения к справке 2-НДФЛ для ИФНС начиная с 2019 года
Здесь нововведения заключаются в основном в компактности самой формы. Теперь справка выглядит, как облегченный вариант новой 2-НДФЛ, где будут отражаться самые важные и необходимые сведения без приложений.
В новой справке не нужно:
- заполнять номер (нет номера 2-НДФЛ);
- заполнять признак;
- заполнять коды;
- заполнять дату выдачи уведомлений о вычетах.
Образец 2. Справка о доходах работнику:
Образец новой справки о доходах работника начиная с 01 января 2019 года
Новая 2 НДФЛ: сроки сдачи в 2019 году за 2018 год таблица
В 2019 году сдавать 2 НДФЛ нужно по новой форме. В статье – все про 2 НДФЛ, в том числе сроки сдачи за 2018 г., а также бесплатные справочники на 2019 г., образцы документов и полезные ссылки.
Узнать сроки сдачи 2-НДФЛ в 2019 году вы можете при помощи персонального календаря в программе БухСофт. Он создан специально для бухгалтеров. Просто нажмите на кнопку ниже и программа сформирует персональный календарь и пришлет на ваш электронный адрес напоминания обо всех важных датах.
Без проблем отчитаться по новой форме вам помогут следующие документы:
2-НДФЛ – это отчет налогового агента о начисленных физлицам доходах, а также о суммах налога, удержанных и уплаченных в бюджет. Налоговые агенты – это фирмы и предприниматели, от которых физические лица получили облагаемые НДФЛ доходы – денежные и неденежные. Например, к облагаемым доходам относятся выплаты сотрудникам по трудовым договорам (зарплата, премии, надбавки, доплаты), вознаграждения физлицам по лицензионным договорам и физлицам-исполнителям ГП договорам, в том числе арендные платежи и т.д.
Если фирма или предприниматель выдали физлицу денежное или неденежное вознаграждение, облагаемое НДФЛ, то в их обязанности как налоговых агентов входит рассчитать налог, удержать его и перечислить в бюджет, причем точно в сроки, установленные Налоговым кодексом для соответствующего вида дохода. После чего, как и по другим налоговым платежам, необходимо подать отчетность в инспекцию.
Ознакомившись со сроком сдачи 2 НДФЛ, не забудьте посмотреть следующие документы, они помогут в работе:
При наступлении срока сдачи 2 НДФЛ за 2018 года в 2019 году в налоговую инспекцию заполнять справку придется на новом бланке и по новым правилам. Изменения внесены приказом от 02.10.18 No ММВ-7-11/566@ с отчетности за 2018 г.
Теперь справка действует одновременно в двух формах:
- Для направления в инспекцию.
- Для выдачи физлицу – получателю доходов.
Новый бланк справки для направления в налоговую представлен в окне ниже, его можно скачать:
Несмотря на изменение отчетной формы, общие сроки ее представления в инспекцию остались прежними. По срокам сдачи 2 НДФЛ в 2019 году таблицу смотрите далее.
Кроме того, изменена форма справки для выдачи на руки сотрудникам и другим физлицам, начиная с 1 января 2019 г. Новая форма принципиально отличается от той, которую нужно передавать в налоговую. Бланк справки для выдачи физлицам представлен в окне ниже, этот документ можно скачать:
Составлять отчет по форме 2-НДФЛ необходимо в следующих случаях:
- Чтобы отчитаться о доходах и НДФЛ в инспекцию по итогам года.
- Чтобы сообщить о доходах физлиц, с которых не удержан налог, и о сумме неудержанного НДФЛ.
- Для выдачи сотрудникам и другим физлицам по их заявлению.
В зависимости от причины оформления отчетности различается срок сдачи 2 НДФЛ. О сроках сдачи 2 НДФЛ в 2019 году таблица 1.
Общества и индивидуальные предприниматели, имеющие физических лиц в качестве наемных работников по трудовому договору, обязаны направить справки 2-НДФЛ в территориальный налоговый орган и предоставить их по заявлению (запросу) своих сотрудников. Нельзя отказать обратившемуся в бухгалтерию предприятия работнику в предоставлении справки (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию и работникам организации теперь различны!
Справка о доходах для работников
Для трудящихся форма 2-НДФЛ претерпела ряд изменений в сторону упрощения. Исключению из формы подверглись номер справки и ее признак (1 или 2 теперь неважно), не нужно указывать и номер корректировки. Так же в справке 2-НДФЛ пишут код налоговой инспекции и убрана информация о подтверждении права налогового агента на уменьшение «налога на доходы» и фиксированные платежи авансом.
Изменен порядок представления в инспекцию справок 2-НДФЛ
Приказом от 08.12.14 № ММВ-7-11/617@ ФНС России внесла изменения в порядок представления сведений о доходах физлиц и сообщений о невозможности удержать НДФЛ (далее — Порядок)*. В обновленном Порядке оговорено, что уточненные сведения представляются по форме, действовавшей в налоговом периоде, за который вносятся изменения. Остальные изменения заинтересуют тех, кто отчитывается в электронном виде. Так, согласно поправкам, представленными будут считаться те сведения, которые прошли форматный контроль. Среди других новшеств отметим отмену возможности подавать электронные справки 2-НДФЛ через интернет-сайт ФНС.
В электронном виде по ТКС — только через оператора ЭДО
Напомним, если численность физических лиц, получивших доходы, не превышает 10 человек, то налоговые агенты могут формировать сведения 2-НДФЛ на бумаге. В остальных случаях справки нужно представлять по телекоммуникационным каналам связи или сдавать их на флешке, дискете либо другом электронном носителе. При этом по действующим правилам допускается подача сведений через интернет-сайт ФНС России (п. 21 Порядка). Новый Порядок такую возможность исключает: отчитываться в электронной форме по ТКС можно только при помощи оператора ЭДО.
Как и прежде, датой представления сведений в электронном виде считается дата их отправки, зафиксированная в подтверждении оператора ЭДО или налогового органа (п. 4 Порядка). Комментируемым приказом уточнено, что реестр в электронной форме (в нем перечисляются принятые сведения), а также протокол приема сведений налоговый орган направляет налоговому агенту в течение десяти рабочих дней с даты отправки сведений (п. 29 Порядка). А представленными будут считаться те сведения, которые прошли форматный контроль. Он заключается в проверке сведений на соответствие формату справки о доходах физических лиц за 20__ год по форме 2-НДФЛ, утвержденному ФНС России и действующему в соответствующем налоговом периоде (п. 30 Порядка).
Напомним, что по действующим правилам представленными считаются сведения, прошедшие форматный контроль и зафиксированные в реестре, сформированном налоговым органом.
Если после отправления справок о доходах возникла необходимость уточнить в них сведения, налоговый агент должен представить только скорректированные справки. Причем по форме, действовавшей в том налоговом периоде, за который вносятся соответствующие изменения (п. 5 Порядка).
Остальные поправки носят технический характер. Так, «квалифицированная электронная подпись» в тексте документа заменена на «усиленную квалифицированную электронную подпись», а «специализированный оператор связи» — на «оператора электронного документооборота».
Также уточнено, что в сопроводительном Реестре нужно отражать код ОКТМО вместо кода ОКАТО. Напомним, что с 3 января 2014 года в справке 2-НДФЛ поле «Код по ОКАТО» заменено на поле «Код по ОКТМО» (изменения были внесены приказом ФНС России от 14.11.13 № ММВ-7-3/501@). Однако в Порядке представления сведений такое нововведения до сих пор не было отражено.
Комментируемый приказ вступит в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования. На момент размещения новости приказ опубликован не был.
* Полное название документа — «Об утверждении Порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц», утв. приказом ФНС России от 16.09.11 № ММВ-7-3/576@.
Налоговые агенты должны не только удерживать и перечислять НДФЛ c выплаченных физлицам доходов, но и представлять сведения об этом в налоговую инспекцию. По итогам года такие сведения представляют по форме 2-НДФЛ. О том, как заполнить форму 2-НДФЛ, см. Как правильно заполнить справку 2-НДФЛ .
C 2016 года у налоговых агентов по НДФЛ появилась дополнительная обязанность: составлять и сдавать в инспекции ежеквартальные расчеты по форме 6-НДФЛ . Однако введение новой формы не отменяет обязанность составлять годовые справки по форме 2-НДФЛ. У этих форм – разное назначение. Расчет 6-НДФЛ составляется в целом по организации, а справка 2-НДФЛ носит индивидуальный характер: ее надо заполнять по каждому человеку, получившему доходы, в отношении которых организация признается налоговым агентом.
Справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (п. 2 ст. 230 НК РФ). Как правило, организации представляют такие справки в инспекции, где они состоят на учете по своему местонахождению, а предприниматели – по местожительству. Это следует из пункта 1 статьи 83 и статьи 11 Налогового кодекса РФ. Однако в зависимости от статуса организации (предпринимателя) и источника выплаты дохода порядок представления справок 2-НДФЛ может быть иным. Сориентироваться во всех ситуациях поможет следующая таблица:
- по доходам за время, отработанное в головном отделении
- по доходам за время, отработанное в обособленных подразделениях
- либо по местонахождению обособленных подразделений;
- либо по месту учета организаций в качестве крупнейших налогоплательщиков. В таком случае инспекция по крупнейшим налогоплательщикам самостоятельно передаст сведения о доходах сотрудников обособленных подразделений в инспекции по местонахождению этих подразделений
Если к моменту представления справок о доходах, выплаченных обособленным подразделением, это подразделение было закрыто (ликвидировано), справки подавайте в налоговую инспекцию по местонахождению головной организации (письмо ФНС России от 7 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1838).
Ситуация: нужно ли отправить справку по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по местожительству сотрудника? Сотрудник зарегистрирован в другом субъекте РФ .
Организации, выплачивающие вознаграждения сотрудникам, признаются налоговыми агентами по НДФЛ. Это следует из пункта 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Налоговые агенты должны представлять в инспекцию сведения о выплаченных доходах и удержанном с них налоге. Однако отчитываться и платить налог нужно в ту инспекцию, где состоит на учете организация. Это требование прописано в пункте 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ. При этом налоговое законодательство не обязывает агентов отчитываться еще и по местожительству сотрудника.
По общему правилу организации и индивидуальные предприниматели должны подать справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Если организация ликвидируется или реорганизуется в середине года, то такую справку нужно подать за период с начала налогового периода до даты ликвидации или реорганизации (п. 3 ст. 55 НК РФ, письмо ФНС России от 26 октября 2011 г. № ЕД-4-3/17827).
Из общего правила есть исключение. Оно касается лиц, которые признаются налоговыми агентами в соответствии со статьей 226.1 Налогового кодекса РФ. При осуществлении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок, а также при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов такие лица тоже обязаны подавать в налоговые инспекции сведения о доходах, об их получателях и о суммах начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Однако для передачи сведений эти налоговые агенты используют не справки 2-НДФЛ, а формы отчетности по налогу на прибыль. И подавать такие сведения нужно не раз в год, а в сроки, установленные для представления отчетности по налогу на прибыль. То есть не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным (налоговым) периодом.
Это следует из положений пунктов 2 и 4 статьи 230, статьи 289 Налогового кодекса РФ.
Если вовремя не представить справку по форме 2-НДФЛ, инспекция может оштрафовать по статье 126 Налогового кодекса РФ. Штраф составляет 200 руб. за каждый документ, который вовремя не сдан.
Кроме того, за непредставление или несвоевременное представление справки 2-НДФЛ по заявлению налоговой инспекции суд может применить административную ответственность в виде штрафа в размере:
- для граждан – от 100 до 300 руб.;
- для должностных лиц – от 300 до 500 руб.
Такая ответственность применяется к должностным лицам организации, например к ее руководителю (ст. 15.6 КоАП РФ).
Важно: с 1 января 2016 года для налоговых агентов установлен новый вид ответственности – штраф за недостоверные сведения в представленных документах. Поэтому, если в полученных формах 2-НДФЛ инспекция обнаружит ошибки, она может оштрафовать налогового агента. Размер штрафа составит 500 руб. за каждый документ, который содержит неточность.
Штрафа не будет только в том случае, если налоговый агент сам обнаружит ошибку и своевременно (до того как ошибку найдет инспекция) уточнит сведения. Новая ответственность будет применяться и к формам 2-НДФЛ, которые организации подают за 2015 год. Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 126.1 Налогового кодекса РФ.
С 2016 года налоговые агенты могут подавать сведения о доходах по форме 2-НДФЛ:
- непосредственно в налоговую инспекцию через представителя организации на бумаге. При таком варианте сведения считаются представленными в день их подачи;
- почтовым отправлением с описью вложения. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки по почте;
- в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки, зафиксированную в подтверждении оператора электронного документооборота или налоговой инспекции.
Об этом сказано в абзаце 7 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ, пунктах 3–4 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.
Таким образом, с 1 января 2016 года у налоговых агентов есть только два способа представления справок по форме 2-НДФЛ: на бумаге или по телекоммуникационным каналам связи. Возможность подачи сведений в виде файлов на электронных носителях (дисках, флешках и т. п.) из Налогового кодекса РФ исключена. Этот порядок распространяется и на способы представления сведений за 2015 год.
С 1 января 2016 года сдавать справки 2-НДФЛ по ТКС обязаны все налоговые агенты, если количество их сотрудников как минимум 25 человек. Это касается и сведений, которые организации будут подавать за 2015 год (письмо ФНС России от 5 ноября 2015 г. № БС-4-11/19263).
Передать в инспекцию сведения о доходах по телекоммуникационным каналам связи можно через оператора электронного документооборота. Использование такого варианта передачи сведений допускается, если налоговый агент:
1) располагает сертифицированными средствами криптографической защиты информации, совместимыми со средствами налоговой инспекции;
2) имеет возможность:
- сформировать сведения в соответствии с утвержденным электронным форматом;
- обеспечить шифрование и дешифрование информации с использованием шифровальных средств;
- сформировать усиленную квалифицированную электронную подпись при отправке и ее проверку при получении информации.
При передаче сведений по ТКС дублировать их на бумажных или электронных носителях не нужно.
Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. Если количество сведений превышает эту величину, нужно сформировать несколько файлов. При этом в каждом файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП налогового агента, ОКТМО, отчетный год, признак представленных сведений.
После отправки налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ налоговая инспекция:
- на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением;
- в течение 10 дней направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах.
Сданными считают сведения, которые прошли форматный контроль и зафиксированы в Реестре, сформированном налоговой инспекцией.
Об этом сказано в пунктах 20–30 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.
С 1 января 2016 года сдавать формы 2-НДФЛ на бумаге можно только в том случае, если за год количество граждан, получивших доходы от налогового агента, меньше 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Такое ограничение распространяется и на сведения, которые налоговые агенты подают за 2015 год (письмо ФНС России от 5 ноября 2015 г. № БС-4-11/19263).
При этом к справкам нужно приложить реестр сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых останется в инспекции.
После проверки сотрудник инспекции и налоговый агент составляют протокол приема сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых передают представителю организации лично (или направляют по почте в течение 10 рабочих дней), а другой остается в инспекции.
Об этом сказано в пунктах 15–19 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.
Если справку 2-НДФЛ направили по почте, то датой ее представления в налоговую инспекцию считается дата отправки. Вместе со справкой необходимо представить опись вложения. Такой порядок предусмотрен приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.
Опись вложения заполните в двух экземплярах и попросите сотрудника почты поставить штамп на каждом экземпляре. Один из них вложите в почтовое отправление, другой храните у себя.
Дату подачи справки определите по почтовому штемпелю. Сведения признаются сданными своевременно, если они отправлены до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).
Помимо налоговой инспекции, справки по форме 2-НДФЛ налоговые агенты обязаны выдавать и налогоплательщикам по их заявлению (п. 3 ст. 230 НК РФ). Такие справки нужны, в частности, при переходе сотрудника из одной организации в другую в течение года. Предоставляя сотруднику стандартные налоговые вычеты , бухгалтерия на новом месте работы обязана учитывать суммы доходов, которые он получил на прежнем месте работы. Размеры доходов должны быть подтверждены справкой по форме 2-НДФЛ.
Ситуация: обязана ли организация выдать сотруднику справку по форме 2-НДФЛ, если в налоговом периоде у него не было облагаемых доходов, с которых исчислялся и удерживался НДФЛ ?
Организация не обязана выдавать сотрудникам справки по форме 2-НДФЛ, если они не получали доходы в налоговом периоде (в течение года). Такая ситуация возникает, например, когда сотрудницы находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (п. 1 ст. 226 НК РФ). А справки по форме 2-НДФЛ должны выдавать именно налоговые агенты (п. 3 ст. 230 НК РФ).
В рассматриваемой ситуации по заявлению сотрудника организация может:
- выдать ему справку, подтверждающую, что в течение налогового периода организация не выплачивала ему налогооблагаемых доходов;
- выдать справку по форме 2-НДФЛ с прочерками в разделах 3 и 4 и в соответствующих графах раздела 5.
Ситуация: может ли организация выдать родственникам сотрудника справку о его доходах по форме 2-НДФЛ ?
Налоговые агенты по заявлению сотрудников обязаны выдавать им справки по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Если у сотрудника нет возможности получить такую справку лично, он как налогоплательщик вправе поручить это своему уполномоченному или законному представителю, в том числе родственнику (п. 1 ст. 26 НК РФ).
Основанием для выдачи справки родственнику – уполномоченному представителю (например, супругу, брату, сестре) является заявление сотрудника и нотариально удостоверенная доверенность на имя родственника (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ, ст. 185 ГК РФ).
Законный представитель сотрудника может обратиться за справкой без доверенности (п. 2 ст. 27 НК РФ, п. 1 ст. 26, п. 2 ст. 28 ГК РФ). Для выдачи справки по форме 2-НДФЛ в этом случае достаточно заявления сотрудника.

Здравствуйте! Я Филипп, уже более 12 лет занимаюсь юриспруденцией. Я считаю, что являюсь профессионалом в своей области и хочу подсказать всем посетителям сайта как решать разнообразные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести как можно доступнее всю нужную информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте – всегда необходима консультация со специалистами.